W działalności agroturystycznej spotykamy się z dwoma podstawowymi grupami kosztów:
- kosztami wytwarzania produktu turystycznego
- kosztami produktu rolniczego.
Przyjrzyjmy się bliżej pierwszej grupie. Występują tu koszty materialne i koszty pracy żywej (jednostki czasowe zużyte na kolejne prace i czynności związane z przygotowaniem oferty turystycznej i jej sprzedażą). Koszty materialne obejmują wszelkiego typu nakłady surowcowo-materialne oraz koszty amortyzacyjne. Nakłady pracy obejmują czynności na etapie przygotowań do przyjmowania gości, następnie bieżącą obsługę, obsługę związaną z zakończeniem pobytu i przygotowaniem miejsc dla nowych turystów.
Koszty sfery gospodarki turystycznej obejmują zużycie środków produkcji i siły roboczej związane ze świadczeniem usług, wytwarzaniem produktów i ich zbytem (koszty zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży).
Jeśli za kryterium podziału kosztów przyjmiemy rozmiar wytwarzanych produktów, to koszty można podzielić na zmienne i stałe. Koszty zmienne rosną lub maleją na skutek zmian w górę lub w dół rozmiarów działalności turystycznej, czyli zależą od stopnia wykorzystania miejsc noclegowych, liczby posiłków dziennie, cen towarów (materiałów i surowców, energii, usług obcych, zdarzeń losowych). Koszty stałe odnoszą się do tej części nakładów, które nie zmieniają się w zależności od rozmiarów wytwarzanych produktów czy usług. Są to innymi słowy stałe wartości nakładów, warunkujące gotowość produkcyjną i usługową gospodarstwa agroturystycznego. Są to m.in. koszty wyposażenia w środki gospodarcze związane z utrzymaniem substancji majątkowej oraz inne, np. podatki, opłaty dzierżawne, amortyzacja budynków, maszyn, koszty reklamy.
Kalkulacja cen
Pomyślne wyniki w działalności agroturystycznej w dużym stopniu zależą od prawidłowego określenia cen. W wielu wypadkach decydują one o wielkości sprzedaży usług turystycznych. Wysokie ceny mogą zniechęcić potencjalnych turystów, zbyt zaś niskie mogą przynieść gospodarstwu straty.
Trzeba zatem ustalić optymalną cenę za proponowany wypoczynek, zadowalającą obie strony – jakąś formę ceny równowagi.
Warto przy kalkulacji cen pamiętać o tym, iż jest to powiat póki co niekonkurencyjny (w sensie potencjału) w stosunku do otoczenia, a zwłaszcza ośrodków turystycznych w Górach Świętokrzyskich czy na Wyżynie Krakowsko-Częstochowskiej. Ceny więc, zwłaszcza w pierwszym roku działalności, powinny być stosunkowo niskie (promocyjne). Z czasem, gdy ustabilizuje się klientela powinny wzrosnąć właśnie tak aby zadowalały obie strony. Dzięki wyższym cenom, a zatem wyższym dochodom uzyskanym ze sprzedaży produktu turystycznego, rolnicy będą mogli sukcesywnie przeznaczać dodatkowe środki na podnoszenie poziomu świadczonych usług, a zwłaszcza ciągłe wzbogacanie oferty rekreacyjnej.
Przy kalkulacji cen należy również pamiętać, że dla usług agroturystycznych charakterystyczny jest bardzo wysoki udział kosztów stałych (obiekt turystyczny wykorzystywany bądź pusty trzeba utrzymać), dlatego zmniejszenie ilości świadczonych usług podraża koszty, a w rezultacie może doprowadzić do nieopłacalności działalności turystycznej.