kontynuacja pracy mgr z poprzedniego miesiąca
E-mail jest jednym z najważniejszych wewnętrznych narzędzi e-PR. Zapewnia członkom organizacji szybką i wysoce efektywną platformę komunikacji wewnętrznej. Dzięki
Poczta elektroniczna ułatwiła dystrybucję informacji, wymianę poglądów czy merytoryczną współpracę między np. działami firmy, członkami grup roboczych pracujących w różnych działach czy przełożonymi i podwładnymi, a tym samym umożliwiła np. włączenie w proces komunikacji wewnętrznej znacznie większej liczby podmiotów. Ze względu na to, że menedżerowie zazwyczaj niechętnie nawiązują bezpośredni kontakt ze swoimi pracownikami, poczta elektroniczna może być postrzegana jako skuteczny, szybki i bardziej szczery sposób przekazywania informacji zwrotnych w porównaniu z innymi formami komunikacji wewnętrznej.
W książce „e-PR: The Essential Guide to Online Business Communication” Matt Heigh podaje pięć kluczowych powodów skuteczności poczty elektronicznej jako narzędzia komunikacji wewnętrznej:
– Koszt. Jeżeli organizacja ponosi koszty stałego korzystania z Internetu (stałe połączenia synchroniczne lub asynchroniczne), wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. W dużych organizacjach, zwłaszcza tych, których oddziały są rozproszone w kilku miastach lub krajach, efektywność finansowa tej formy komunikacji jest nieporównywalnie większa niż na przykład telefonów czy faksów. W przypadku mniejszych organizacji również trudno zaprzeczyć, że istnieją znaczne oszczędności.
– Wygoda i oszczędność czasu. Każdy członek organizacji może być jednocześnie informowany za pomocą poczty elektronicznej. W takich przypadkach stosuje się metodę jeden do wielu, więc zamiast organizować czasochłonne spotkania, konferencje lub powtarzać informacje wielu członkom organizacji poprzez wykonywanie wielu telefonów, można rozwiązać problem w kilka sekund, wysyłając jedną wiadomość do wielu odbiorców.
– Odpowiedź. Poczta elektroniczna daje bardziej introwertycznym członkom organizacji możliwość odpowiedzi lub ustosunkowania się do sprawy bez konieczności prowadzenia rozmowy twarzą w twarz lub telefonicznej. W związku z tym można założyć, że w wyniku korzystania z poczty elektronicznej wzrasta poziom szczerości w relacjach między członkami organizacji.
– Dostęp. Omawiając „dostęp” do poczty elektronicznej, podstawową kwestią jest oczywiście to, że nie ma ograniczeń czasowych dotyczących otrzymywania wiadomości. Jeśli pracownika nie ma w danej chwili w biurze, to kiedy wróci i sprawdzi skrzynkę odbiorczą – jego e-mail nadal tam będzie. Drugą ważną kwestią jest oczywiście dostęp do poczty elektronicznej za pośrednictwem urządzeń przenośnych, takich jak laptopy, palmtopy czy telefony komórkowe. W organizacjach, w których mamy do czynienia z tak zwanymi „pracownikami terenowymi”, poczta elektroniczna może być niezbędnym narzędziem do całodobowej komunikacji.
– Wielozadaniowość (zdolność do adaptacji). Poczta elektroniczna może być używana do wysyłania wykresów, diagramów, grafik, projektów, przypomnień i całego szeregu innych materiałów, których dystrybucja w firmie do czasu „wynalezienia” poczty elektronicznej była znacznie trudniejsza i często wiązała się z dodatkowymi kosztami lub trwała znacznie dłużej.
Wysyłanie wiadomości e-mail w sytuacji kryzysowej
Kiedy w instytucji pojawia się sytuacja kryzysowa, poczta elektroniczna jest jednym z podstawowych, obok innych, narzędzi komunikacji. Najważniejszą cechą e-mailingu, która jednocześnie decyduje o jego skuteczności w działaniach antykryzysowych, jest jego „bezsenność”, czyli możliwość natychmiastowej komunikacji 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Inną ważną zaletą poczty elektronicznej jest jej uniwersalność lokalizacyjna – fakt, że np. dany członek organizacji może odbierać i wysyłać e-maile z dowolnego miejsca – jedynym warunkiem jest dostęp do komputera i np. linii telefonicznej. Niezależnie od tego, czy przedstawiciel instytucji jest w biurze, czy w domu, może natychmiast zareagować na sytuację. Nawet jeśli w danej chwili nie ma dostępu do poczty elektronicznej, wysłane do niego wiadomości zawsze „dochodzą” i dzięki temu może się z nimi zapoznać, gdy tylko sprawdzi skrzynkę pocztową. Oprócz wyżej wymienionych cech e-mailing jest jedną z najczęściej stosowanych form komunikowania się z zainteresowanymi przedstawicielami środowiska, np. komunikatów prasowych lub innych wiadomości, które są odpowiedzią organizacji na sytuację kryzysową. Niebagatelną cechą e-mailingu jest również to, że w przeciwieństwie np. do rozmowy telefonicznej, treść komunikacji między np. przedstawicielem organizacji a dziennikarzem jest „przechowywana” na twardych dyskach komunikujących się osób, co zapobiega późniejszemu manipulowaniu informacjami i wprowadzaniu opinii publicznej w błąd przez nieuczciwych dziennikarzy.