Podatkowa księga przychodów i rozchodów służy ewidencjonowaniu operacji gospodarczych ( przychód i rozchód ) dokonywanych przez podatników wykonujących różne rodzaje działalności, jednak ustawodawca nałożył na określone grupy podatników obowiązek prowadzenia ewidencji dodatkowych, którymi są :
- ewidencja sprzedaży
- ewidencja wyposażenia
- ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- ewidencja przebiegu pojazdu
- imienne karty przychodów ( wynagrodzeń ) pracowników
- rejestr opłaty skarbowej
- ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy
- rejestr kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Ewidencja sprzedaży
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, obowiązek prowadzenia
ewidencji sprzedaży ciąży na podatnikach, którzy:
- zlecają prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu
- chcą być zwolnieni z obowiązku codziennego dokonywania wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów
- prowadzą jedną wspólną księgę przychodów i rozchodów dla przedsiębiorstwa wielozakładowego
- nie przechowują podatkowej księgi w miejscu wykonywania działalności gospodarczej ( przypadek ten ma szczególne zastosowanie dla działalności gospodarczej w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego )
Ewidencja sprzedaży, powinna być zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane. Obowiązek ten ciąży na podatniku. Powinna zawierać następujące dane :
- liczbę porządkową wpisu
- datę uzyskania przychodu
- kwotę przychodu ze sprzedaży wyrobów (towarów i usług) nie udokumentowanego fakturami, rachunkami.
Ewidencja ta nie musi być poświadczona przez urząd skarbowy.
Wpisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług
należy dokonywać po zakończeniu każdego dnia, nie później jednak niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Po zakończeniu miesiąca należy podsumować w ewidencji sprzedaży kolumnę dotyczącą sprzedaży(wyrobów i usług) nie udokumentowanej fakturami, rachunkami oraz sporządzić dowód wewnętrzny, określający kwotę miesięcznej sprzedaży, stanowiący podstawę dokonania wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.(1)
Tablica nr 3
| L.p. | Data uzyskania przychodu | Kwota przychodu |
Uwagi |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | 05.04.1999r. | 23,00 | Rozl. roczne |
| 2 | 07.04.1999r. | 156,00 | Usł. rach. |
| 3 | 08.04.1999r. | 37,00 | Rozl. Roczne |
| 4 | 09.04.1999r. | 237,12 | Usł. Rach. |
| Razem | 453,12 |
Źródło : J. Kulicki „Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów” Wyd. SeZaM s.c. Warszawa 1995r. str. 72
Ewidencja wyposażenia
Pod pojęciem wyposażenia, rozumie się rzeczowe składniki majątku, związanego z wykonywaną działalnością gospodarczą, nie zaliczone zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych.[1]
Podatnicy, prowadzący podatkową księgę przychodów, obowiązani są także prowadzić ewidencję wyposażenia, która powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- datę nabycia
- numer rachunku
- nazwę wyposażenia
- cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia
- numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia
- datę likwidacji ( w tym również datę sprzedaży lub darowizny ) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.
Objęte ewidencją mogą być składniki, które spełniają następujące warunki:[2]
- faktyczny okres użytkowania nie może być dłuższy niż 1 rok ( w tym przypadku nie ma znaczenia ich wartość początkowa )
- wartość początkowa nie może przekraczać 2.500 zł ( w tym przypadku nie ma znaczenia okres użytkowania )
Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa w roku 1999, w rozumieniu odrębnych przepisów o amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przekracza 1000 zł, natomiast w 2000 roku – 1500 PLN.
Przy zakładaniu ewidencji po raz pierwszy lub na skutek przejścia z opodatkowania zryczałtowanego, podatnicy dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.[3]
Zapisy w ewidencji wyposażenia muszą być dokonane w dniu przekazania wyposażenia do użytkowania.
Wyposażenie należące do firmy „Marad” przedstawia tablica nr 6
| L.p. | Data nabycia | Numer rachunku | Określenie wyposażenia | Cena nabycia | Nr pozycji księgowej | Data likwidacji | Przyczyna likwidacji |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 11.11.98 | 16/2/98 | Kserokopiarka | 1299,00 | 126 | 23.06.99 | zniszczenie |
| 2 | 23.11.98 | 124/98 | Telefaks | 1180,00 | 131 | ||
| 3 | 16.12.98 | 1113/98 | Kserokopiarka | 2299,00 | 167 | ||
| 4 | 20.12.98 | Um. K-S | Zestaw komp. | 1800,00 | 172 |
Źródło : opracowanie własne na podstawie prowadzonej ewidencji, zgodnej z wymogami wynikającymi z przepisu par. 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są zobowiązani również do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Obowiązek ten wynika z przepisów dotyczących amortyzacji składników majątku wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Ewidencja ta służy ustaleniu wysokości odpisów amortyzacyjnych, które stanowią koszt uzyskania przychodu.
Do środków trwałych zalicza się składniki majątku będące własnością lub współwłasnością podatnika, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, których przewidywany okres używania jest dłuższy niż jeden rok. Mogą to być między innymi budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu czy wyposażenie biurowe. Natomiast wartości niematerialne i prawne obejmują prawa majątkowe, licencje, programy komputerowe, prawa autorskie czy znaki towarowe.
Ewidencja środków trwałych powinna zawierać następujące dane:
- liczbę porządkową;
- datę nabycia środka trwałego;
- datę przyjęcia do używania;
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
- nazwę środka trwałego;
- symbol klasyfikacji rodzajowej środków trwałych;
- wartość początkową;
- stawkę amortyzacyjną;
- kwotę odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy;
- zaktualizowaną wartość początkową;
- datę likwidacji lub sprzedaży środka trwałego.
Wpisu do ewidencji należy dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania środka trwałego do użytkowania. Brak wpisu powoduje, że podatnik nie ma prawa dokonywać odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu.
Odpisy amortyzacyjne dokonywane są systematycznie przez cały okres użytkowania środka trwałego. Ich wysokość zależy od wartości początkowej składnika majątku oraz przyjętej stawki amortyzacyjnej. Dzięki amortyzacji przedsiębiorca może stopniowo zaliczać do kosztów działalności wydatki poniesione na zakup składników majątku trwałego.
Przykładowa ewidencja środków trwałych może wyglądać następująco:
Tablica nr 7
L.p. | Nazwa środka trwałego | Data nabycia | Wartość początkowa | Stawka amortyzacji | Uwagi
1 | Samochód osobowy | 12.03.1999 r. | 28 000,00 | 20% | użytkowanie bieżące
2 | Komputer biurowy | 21.04.1999 r. | 4 500,00 | 30% | dział księgowości
3 | Drukarka laserowa | 10.05.1999 r. | 1 800,00 | 20% | biuro
Źródło: opracowanie własne.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest przez podatników wykorzystujących do celów działalności gospodarczej samochody osobowe niezaliczone do środków trwałych przedsiębiorstwa. Ewidencja ta jest podstawą do zaliczania wydatków związanych z używaniem pojazdu do kosztów uzyskania przychodu.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
- nazwisko, imię i adres osoby używającej pojazdu;
- numer rejestracyjny pojazdu;
- pojemność silnika;
- kolejny numer wpisu;
- datę i cel wyjazdu;
- opis trasy;
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
- stawkę za jeden kilometr przebiegu;
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów i stawki;
- podpis podatnika.
Zapisy powinny być dokonywane po zakończeniu każdego wyjazdu służbowego. Brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu uniemożliwia zaliczenie wydatków eksploatacyjnych do kosztów działalności gospodarczej.
Ewidencja ta jest szczególnie istotna dla przedsiębiorców wykorzystujących prywatne samochody do wykonywania działalności gospodarczej. Pozwala ona ustalić rzeczywisty zakres wykorzystania pojazdu w działalności oraz wysokość należnych kosztów.
Imienne karty przychodów pracowników
Podatnicy zatrudniający pracowników zobowiązani są do prowadzenia imiennych kart przychodów pracowników. Dokumentacja ta służy ewidencjonowaniu wysokości osiąganych przez pracowników wynagrodzeń oraz pobieranych zaliczek na podatek dochodowy.
Karty przychodów powinny zawierać:
- dane identyfikacyjne pracownika;
- wysokość wynagrodzenia brutto;
- składki na ubezpieczenia społeczne;
- zaliczki na podatek dochodowy;
- składki zdrowotne;
- wysokość wynagrodzenia netto;
- informacje o ulgach podatkowych.
Dokumentacja ta stanowi podstawę do sporządzania deklaracji podatkowych oraz rozliczeń z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Rejestr opłaty skarbowej
Niektórzy podatnicy zobowiązani są także do prowadzenia rejestru opłaty skarbowej. Rejestr ten służy dokumentowaniu pobranych oraz odprowadzonych opłat skarbowych związanych z wykonywaniem określonych czynności urzędowych.
Rejestr powinien zawierać:
- datę dokonania czynności;
- rodzaj czynności podlegającej opłacie;
- wysokość pobranej opłaty;
- dane osoby dokonującej wpłaty.
Prowadzenie rejestru umożliwia prawidłowe rozliczenie należności wobec organów administracji publicznej.Ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy
Ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy prowadzą podatnicy wykonujący działalność lombardową. Ewidencja ta umożliwia kontrolę zawieranych umów pożyczek oraz przechowywanych przedmiotów stanowiących zabezpieczenie.
Powinna ona zawierać:
- dane klienta;
- datę zawarcia umowy;
- kwotę pożyczki;
- opis zastawionej rzeczy;
- termin zwrotu pożyczki;
- informacje dotyczące spłaty zobowiązania.
Dokumentacja ta ma duże znaczenie dowodowe oraz organizacyjne w działalności lombardowej.
Rejestr kupna i sprzedaży wartości dewizowych
Podatnicy prowadzący działalność kantorową mają obowiązek prowadzenia rejestru kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Rejestr ten służy dokumentowaniu wszystkich operacji związanych z obrotem walutami obcymi.
Powinien on zawierać:
- datę transakcji;
- rodzaj waluty;
- kurs kupna lub sprzedaży;
- wartość transakcji;
- dane kontrahenta.
Prawidłowe prowadzenie rejestru umożliwia kontrolę obrotu dewizowego oraz sporządzanie wymaganych rozliczeń finansowych.
Wszystkie wymienione ewidencje pełnią bardzo ważną rolę w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa oraz rozliczaniu działalności gospodarczej. Dzięki ich prowadzeniu możliwe jest rzetelne dokumentowanie operacji gospodarczych, kontrolowanie majątku firmy oraz prawidłowe ustalanie zobowiązań podatkowych. Obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji zwiększa wprawdzie zakres czynności administracyjnych przedsiębiorcy, jednak zapewnia przejrzystość dokumentacji oraz umożliwia właściwe rozliczenie z organami podatkowymi
[1] par. 3 ust.2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
[2] par. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. Nr 6, poz. 35 ze zmianami )
[3] B.Michalczyk „ Podatkowa księga przychodów i rozchodów”, Wyd. Michalczyk i Prokop s.c., Łódź 1998r s. ( 80-81)
(1) B. Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów.” Wyd.Michalczyk i Prokop s.c., Łódź 1998r. s. (77-80)