W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:
- Zasada planowania i kontroli
- Zasada racjonalnego podziału pracy
Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:
- Dokumentację zasad rachunkowości zawierającą m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego
- Plan (instrukcje) dokumentacji księgowej i jej obiegu
- Instrukcję i plan inwentaryzacji
- Plan (instrukcję) sprawozdawczości
- Schemat organizacji i plan podziału pracy działu rachunkowości
Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:
- Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacji jednostki gospodarczej
- Opracowanie schematu organizacji działu rachunkowości (struktura scentralizowana albo zdecentralizowana)
- Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości
- Równomierne rozłożenie czynności, aby nie nastąpiło spiętrzenie prac lub okresy „puste”
Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:
- Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości
- Przestrzeganie obowiązujących przepisów
- Znajomości form i technik księgowania
- Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej
- Określenie zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych
- Zdefiniowanie przedmiotu ewidencji
Kryteria oceny jakości organizacji rachunkowości:
- Kryteria wymierne
- Liczba przekrojów informacyjnych
- Szybkość dostarczania informacji
- Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości
- Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych
- Koszt utrzymania działu rachunkowości
- Kryteria niewymierne
- Szczegółowość informacji
- Elastyczność informacji (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych)
W wypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizację.
Przed ostatecznym wdrożeniem zmian należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny wynik uzasadnia modyfikacje rozwiązań organizacyjnych.
Do oceny wprowadzonych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności wyrażające stosunek rocznych efektów osiąganych dzięki wprowadzanym zmianom do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem.
Wskaźnik efektywności > 1 (opłacalność zmian organizacyjnych)
Wskaźnik efektywności < 1 (nieopłacalność wdrożenia zmian organizacyjnych)
W przypadku, gdy wskaźnik efektywności jest > 1 należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok.
Dopiero po rozwiązaniu różnych aspektów należy podjąć ostateczną decyzję.
Dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie kadr.