Od niej zależy kompletne i terminowe dostarczanie do działu księgowości, gdzie są podstawą czynności ewidencyjno – rozliczeniowych.
Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia albo wpływu do firmy, a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizacji. W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nich różnych czynności.
Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw w przedsiębiorstwie.
Dążąc do optymalnego obiegu dokumentów księgowych należy:
- określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniające ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać różni użytkownicy
- ustalić niezbędna liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentu przez różnych użytkowników
- ujednolicić układ dla rozbudowanych dokumentów
- ograniczyć do minimum liczbę dokumentów zaliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest zwolniony ze względu na rozbudowane procesy kontroli
- wprowadzić odpowiedni system symboli kodów co ułatwia wypełnianie dokumentów i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów
- ustalić rodzaj, zakres i typ kontroli
- doprowadzić do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:
- wyznaczenia minimalnego czasu pozostawiania dokumentów w określonych ogniwach
- eliminację zbędnych ogniw
- jednorazowy przepływ
- określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami
- kontrolowanie terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowości wpływów do działu rachunkowości
W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostce gospodarczej stosuje się instrukcję dokumentów. Instrukcja składa się z części:
- ogólnej
- szczegółowej – dotyczy poszczególnych dokumentów i ich obiegu
Elementy instrukcji:
- informacje wstępne
- dokumentacja ksiąg – zasięg
- zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli
- zasady obiegu dokumentów wg rodzajów operacji
Zawartość:
- interpretacja skutków, symboli
- zakres instrukcji
- wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów
- określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów i zawartych w nich dyspozycji
Instrukcja wystawiona w obiegu i kontroli dokumentów ksiąg w formie zarządzenia kierownika jednostki powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związanie z ich obiegiem.
Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania, wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli zależy ich jakość.