Import towarów – przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium kraju.
Obowiązek podatkowy w imporcie towarów powstaje z chwilą powstania długu celnego (art. 19 ust. 7).
Podstawą opodatkowania w imporcie towarów jest wartość celna powiększona o należne cło. Jeżeli przedmiotem importu są towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, podstawą opodatkowania jest wartość celna powiększona o należne cło i podatek akcyzowy (art. 29 ust. 13).
Prawo od obniżenia kwoty podatku należnego powstaje wg zasad określonych do faktur krajowych potwierdzających dostawę towarów i usług.
Dokumenty:
- przyjęcie nabytego składnika (np. PZ, OT).
- faktura obca (wystawiona przez dostawcę w walucie obcej),
- dokument celny (SAD).
Ujęcie w księgach importu towarów – przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego:
Import towarów jest jednym z podstawowych sposobów pozyskiwania produktów, materiałów i środków trwałych z rynków znajdujących się poza Unią Europejską. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa transakcja taka jest bardziej złożona niż zwykły zakup krajowy, ponieważ oprócz rozliczenia ze sprzedawcą konieczne jest uwzględnienie formalności celnych oraz podatku VAT. W zależności od rodzaju sprowadzanego towaru mogą również pojawić się inne obciążenia, w tym podatek akcyzowy.
Import należy odróżnić od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Jeżeli polskie przedsiębiorstwo kupuje towar od kontrahenta z Niemiec, Czech czy Francji i towar przemieszcza się pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej, zasadniczo mamy do czynienia z transakcją wewnątrzwspólnotową. Jeżeli natomiast towar zostaje przywieziony przykładowo z Chin, Stanów Zjednoczonych, Japonii czy innego państwa trzeciego, może wystąpić import towarów.
Import a zakup od zagranicznego dostawcy
Sam fakt otrzymania faktury od firmy znajdującej się poza Unią Europejską nie przesądza jeszcze o wszystkich skutkach podatkowych transakcji. Konieczne jest ustalenie, skąd i dokąd faktycznie przemieszczany jest towar oraz jaka procedura celna została zastosowana. W praktyce rachunkowość powinna więc dysponować zarówno dokumentami handlowymi, jak i informacjami dotyczącymi odprawy celnej.
Przedsiębiorstwo może przykładowo kupić towar od podmiotu amerykańskiego, ale towar może znajdować się już w magazynie na terytorium Unii Europejskiej. W takiej sytuacji sposób rozliczenia może być inny niż przy bezpośrednim przywozie towaru ze Stanów Zjednoczonych do Polski. Dlatego księgowy nie powinien ustalać charakteru transakcji wyłącznie na podstawie kraju siedziby wystawcy faktury.
Odprawa celna
Towar sprowadzany spoza obszaru celnego Unii Europejskiej musi zostać objęty odpowiednią procedurą celną. Jedną z podstawowych procedur jest dopuszczenie do obrotu, w wyniku którego towar uzyskuje status towaru unijnego i może być następnie swobodnie wykorzystywany w obrocie na odpowiednich zasadach. Procedura ta wiąże się z wykonaniem formalności celnych oraz ustaleniem należności związanych z importem.
W praktyce zgłoszenie celne przedsiębiorcy jest obecnie procesem w znacznym stopniu elektronicznym. Dokumentacja celna może więc występować przede wszystkim jako elektroniczne komunikaty i potwierdzenia pochodzące z właściwych systemów administracji celnej, a tradycyjne określenie „SAD” spotykane w starszych materiałach nie opisuje już w pełni współczesnego sposobu obsługi typowego importu przedsiębiorców. Dla księgowości najważniejsze jest jednak posiadanie dokumentów pozwalających jednoznacznie ustalić wartość towaru, należności celne i VAT związany z przywozem.
Wartość celna
Podstawowym elementem potrzebnym do określenia należności importowych jest wartość celna towaru. Nie zawsze jest ona identyczna z prostą wartością widniejącą na fakturze zagranicznego dostawcy, ponieważ przy jej ustalaniu mogą być uwzględniane również określone koszty związane z transakcją. Szczegółowy sposób ustalenia wartości zależy od zasad prawa celnego i warunków konkretnego importu.
Cena zakupu stanowi jednak naturalny punkt wyjścia do analizy. Jeżeli polska firma kupuje maszyny od producenta zagranicznego, dokument handlowy pozwala ustalić podstawową wartość transakcji. Następnie odpowiednie dane dotyczące transportu, ubezpieczenia i innych elementów mogą mieć znaczenie dla wartości przyjmowanej na potrzeby odprawy.
Cło
Cło jest obciążeniem związanym z wprowadzeniem określonych towarów na obszar celny Unii Europejskiej. Jego wysokość nie jest jednakowa dla wszystkich towarów i zależy między innymi od klasyfikacji taryfowej oraz pochodzenia produktu. W niektórych przypadkach zastosowanie odpowiednich preferencji może prowadzić do obniżenia lub nawet wyeliminowania należności celnych.
Prawidłowa klasyfikacja towaru ma zatem duże znaczenie ekonomiczne. Dwa towary podobne z punktu widzenia osoby nieposiadającej wiedzy celnej mogą podlegać odmiennym stawkom. Błędne zaklasyfikowanie produktu może skutkować nieprawidłowym ustaleniem cła, a później również VAT od importu.
Pochodzenie towarów
Znaczenie ma także pochodzenie importowanych towarów. Nie zawsze jest ono tożsame z państwem, z którego bezpośrednio wysłano przesyłkę albo w którym znajduje się sprzedawca. Towar może być sprzedawany przez przedsiębiorstwo z jednego państwa, a wytwarzany w innym.
Pochodzenie może wpływać na możliwość zastosowania preferencyjnych stawek celnych wynikających z odpowiednich porozumień handlowych. Dlatego importer powinien posiadać dokumentację pozwalającą zastosować preferencję, jeżeli chce z niej skorzystać. Brak odpowiedniego dowodu może spowodować konieczność zastosowania mniej korzystnej stawki celnej.
Podstawa opodatkowania VAT
Przy imporcie towarów podstawą opodatkowania VAT jest co do zasady wartość celna powiększona o należne cło. Jeżeli importowany produkt podlega akcyzie, również ten podatek może zwiększać podstawę opodatkowania VAT. Oznacza to, że VAT od importu nie jest zazwyczaj liczony wyłącznie od ceny netto wskazanej przez zagranicznego sprzedawcę.
Do podstawy mogą być również włączane określone dodatkowe wydatki związane z importem, jeśli spełniają właściwe warunki. Z tego powodu ostateczna wartość podatku może być wyższa od kwoty, którą otrzymalibyśmy, mnożąc samą cenę z faktury zagranicznej przez krajową stawkę VAT. Prawidłowe rozliczenie wymaga więc wykorzystania danych zawartych w dokumentacji celnej.
Przykład obliczenia VAT od importu
Załóżmy, że przedsiębiorstwo sprowadza z państwa trzeciego towar o wartości celnej 100 000 zł. Jeżeli należne cło wynosi 5 000 zł, podstawowym punktem wyjścia dla podstawy opodatkowania VAT będzie 105 000 zł, z zastrzeżeniem ewentualnych innych elementów, które zgodnie z przepisami powinny zostać uwzględnione. Dopiero od właściwie ustalonej podstawy oblicza się podatek według stawki właściwej dla danego towaru.
Przykład ten pokazuje, że cło i VAT nie powinny być analizowane jako całkowicie niezależne obciążenia. Wysokość cła może bezpośrednio wpływać na wartość podatku VAT należnego przy imporcie. Błąd przy ustaleniu wartości celnej lub stawki celnej może więc wpływać także na późniejsze rozliczenie VAT.
Stawka VAT przy imporcie
Stawka podatku stosowana przy imporcie zależy od rodzaju towaru. Nie można więc przyjąć, że każdy import automatycznie podlega jednej stawce. Należy ustalić, jaka stawka byłaby właściwa dla danego towaru zgodnie z zasadami obowiązującymi w krajowym systemie VAT.
Klasyfikacja produktu może mieć w tym zakresie duże znaczenie. W przedsiębiorstwie sprowadzającym wiele różnych grup asortymentowych warto więc stworzyć procedury ograniczające ryzyko przypadkowego stosowania niewłaściwych stawek. Księgowość powinna w razie potrzeby współpracować z osobami odpowiedzialnymi za obsługę celną i klasyfikację towarów.
Obowiązek podatkowy
Obowiązek podatkowy w typowym imporcie jest powiązany z powstaniem długu celnego. Jest to rozwiązanie odmienne od zwykłych krajowych dostaw, w przypadku których podstawowe znaczenie ma najczęściej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi. Dlatego przy imporcie bardzo istotne są dane wynikające z procedury celnej.
W szczególnych procedurach celnych zasady mogą być bardziej złożone. Przedsiębiorstwo powinno więc ustalić, czy towary zostały bezpośrednio dopuszczone do obrotu, czy też znajdują się przykładowo w procedurze magazynowania, odprawy czasowej albo innej procedurze specjalnej. Moment powstania określonych obowiązków może zależeć od zastosowanego rozwiązania.
Zapłata VAT przy imporcie
Jednym ze sposobów rozliczenia jest ustalenie VAT w związku z odprawą celną oraz odpowiednia zapłata należności importowych. Przedsiębiorstwo musi wtedy uwzględnić podatek w swoich przepływach pieniężnych, nawet jeżeli będzie mu później przysługiwało prawo do odliczenia. Może to powodować istotne czasowe zaangażowanie środków finansowych.
Problem jest szczególnie widoczny przy bardzo dużych dostawach. Importer może posiadać prawo do odliczenia podatku, ale wcześniej musi zapewnić odpowiednie finansowanie rozliczenia przywozowego. Dlatego sposób rozliczania VAT od importu może wpływać na zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na kapitał obrotowy.
Rozliczenie importu na zasadach art. 33a
Dla podatników spełniających wymagane warunki istnieje możliwość rozliczenia podatku z tytułu importu bezpośrednio w rozliczeniu VAT. Mechanizm ten pozwala wykazać VAT należny z tytułu importu w rozliczeniu podatkowym, zamiast finansować go w tradycyjnym modelu przy odprawie, a następnie oczekiwać na możliwość odliczenia. Rozwiązanie może więc znacząco ograniczać negatywny wpływ importu na płynność przedsiębiorstwa.
Nie jest to jednak rozwiązanie polegające na całkowitym pominięciu VAT. Podatek nadal musi zostać prawidłowo obliczony i wykazany, a podatnik musi spełniać warunki określone dla takiego sposobu rozliczenia. Księgowość powinna więc znać zastosowaną procedurę importową jeszcze przed przygotowaniem rozliczenia za dany okres.
VAT należny i naliczony
Import jest charakterystycznym przykładem sytuacji, w której ten sam podatek może być rozpatrywany zarówno jako należny z tytułu importu, jak i jako naliczony podlegający odliczeniu po spełnieniu właściwych warunków. Dla czynnego podatnika VAT wykorzystującego importowane towary do wykonywania działalności opodatkowanej mechanizm ten powinien w założeniu zachowywać neutralność podatku. Nie oznacza to jednak, że każdy VAT związany z importem można bezwarunkowo odliczyć.
Prawo do odliczenia zależy od spełnienia warunków przewidzianych przepisami. Znaczenie ma między innymi związek zakupionych towarów z działalnością dającą prawo do odliczenia oraz posiadanie właściwej dokumentacji. Przedsiębiorstwo nie powinno więc księgować każdej kwoty VAT wynikającej z dokumentu importowego automatycznie jako podlegającej pełnemu odliczeniu.
Dokumentacja celna a odliczenie VAT
Dokumentacja importowa pełni nie tylko funkcję celną, ale również podatkową i księgową. Na jej podstawie można ustalić między innymi podstawę opodatkowania, kwotę należnego cła i VAT oraz dane dotyczące importerów i towarów. Dokumentacja ta powinna zostać powiązana z fakturą zagranicznego dostawcy oraz dokumentami magazynowymi.
Współcześnie przedsiębiorstwo może otrzymywać przede wszystkim elektroniczne potwierdzenia wynikające z obsługi zgłoszenia celnego. Dlatego organizacja archiwizacji powinna uwzględniać zarówno dokumenty handlowe, jak i elektroniczną dokumentację celną. Brak możliwości łatwego powiązania dokumentu z konkretną dostawą może utrudniać późniejsze uzgodnienia księgowe.
Dokument PZ
Jeżeli przedmiotem importu są towary albo materiały przeznaczone do magazynu, ich fizyczne otrzymanie może zostać udokumentowane dokumentem PZ. Dokument potwierdza przyjęcie określonej ilości składników do magazynu przedsiębiorstwa. Powinien pozostawać zgodny z dokumentacją zakupową i faktyczną zawartością dostawy.
Rozbieżności ilościowe powinny być wyjaśnione możliwie szybko. Przykładowo dokumentacja handlowa może wskazywać 100 sztuk towaru, podczas gdy przedsiębiorstwo otrzymało jedynie 95 sztuk. Taka sytuacja ma znaczenie zarówno dla rozrachunku z dostawcą, jak i dla prawidłowej wyceny zapasu.
Dokument OT
Jeżeli przedmiotem importu jest maszyna lub inne urządzenie przeznaczone do użytkowania przez przedsiębiorstwo przez dłuższy okres, może ono zostać zaliczone do środków trwałych po spełnieniu właściwych warunków. Przyjęcie do użytkowania może być udokumentowane dokumentem OT. Dokument ten pozwala rozpocząć odpowiednią ewidencję środka trwałego i ustalić jego wartość początkową.
Wartość początkowa nie musi ograniczać się do kwoty znajdującej się na fakturze zagranicznego producenta. Mogą ją zwiększać określone koszty bezpośrednio związane z zakupem i przygotowaniem składnika do użytkowania. Przedsiębiorstwo powinno więc zebrać wszystkie dokumenty dotyczące nabycia jeszcze przed ostatecznym ustaleniem wartości środka trwałego.
Faktura zagranicznego dostawcy
Faktura od zagranicznego kontrahenta jest podstawowym dokumentem handlowym potwierdzającym zakup. Może być wystawiona w dolarach amerykańskich, euro, juanach lub innej walucie określonej przez strony umowy. Dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczne jest jednak odpowiednie ustalenie wartości transakcji w złotych.
Faktura powinna być powiązana z zamówieniem, dostawą oraz dokumentacją celną. W przypadku różnic ilościowych, korekt ceny albo reklamacji mogą pojawić się dodatkowe dokumenty wpływające na ostateczne rozliczenie. Jest to szczególnie ważne przy dużych i wieloetapowych dostawach.
Waluta obca
Import bardzo często wiąże się z rozrachunkami w walutach obcych. Oznacza to konieczność odpowiedniego przeliczania wartości operacji na złote zgodnie z zasadami przyjętymi dla rachunkowości i podatków. Kurs zastosowany przy zaksięgowaniu zobowiązania może być inny niż kurs występujący w momencie późniejszej zapłaty.
W konsekwencji powstają różnice kursowe. Mogą one zwiększać lub zmniejszać wynik przedsiębiorstwa zależnie od kierunku zmian kursu waluty. W przypadku importera dokonującego regularnych zakupów zagranicznych wpływ kursów walutowych na wyniki może być bardzo istotny.
Różnice kursowe
Załóżmy, że przedsiębiorstwo kupuje towar za 50 000 dolarów, a zapłata nastąpi dopiero po kilku tygodniach. Jeżeli w tym czasie dolar wyraźnie podrożeje, faktyczna ilość złotych potrzebnych do spłaty zobowiązania będzie większa. Jeżeli natomiast kurs spadnie, przedsiębiorstwo może potrzebować mniejszej ilości złotych.
Różnice kursowe należy odpowiednio ujmować w księgach. Nie powinny być one mylone z pierwotną wartością samego zakupu ani z należnościami celnymi. Stanowią odrębny skutek ekonomiczny wynikający ze zmiany wartości waluty.
Transport towarów
Koszty transportu są jednym z istotniejszych elementów ekonomicznego kosztu importu. Towar może być przewożony drogą morską, lotniczą, kolejową lub samochodową, a przy dłuższym łańcuchu logistycznym kilka środków transportu może być wykorzystywanych kolejno. Koszty te mogą znacząco wpłynąć na opłacalność zakupu zagranicznego.
W zależności od charakteru kosztu i momentu jego poniesienia może on mieć również znaczenie przy ustalaniu wartości celnej lub podstawy opodatkowania oraz wartości zapasu albo środka trwałego. Nie należy więc automatycznie księgować wszystkich kosztów transportowych według jednego schematu. Konieczne jest ustalenie ich związku z konkretną dostawą.
Ubezpieczenie transportu
Towary przemieszczane na duże odległości mogą być objęte ubezpieczeniem transportowym. Jest to szczególnie ważne przy drogich maszynach, elektronice, surowcach oraz innych produktach narażonych na uszkodzenie lub utratę podczas przewozu. Koszt ubezpieczenia stanowi jeden z elementów całkowitego kosztu sprowadzenia towaru.
Przy kalkulacji opłacalności importu przedsiębiorstwo nie powinno więc koncentrować się wyłącznie na cenie oferowanej przez zagranicznego dostawcę. Niska cena zakupu może być częściowo zniwelowana przez wysokie koszty przewozu, ubezpieczenia i odprawy. Dopiero pełna kalkulacja pokazuje rzeczywisty koszt pozyskania towaru.
Incoterms
Duże znaczenie w transakcjach importowych mają ustalone pomiędzy stronami warunki dostawy. W praktyce międzynarodowej często wykorzystuje się reguły Incoterms, które pomagają określić między innymi sposób podziału kosztów oraz ryzyka pomiędzy sprzedawcą i kupującym. Wybór odpowiedniej formuły może mieć istotny wpływ na organizację transportu i zakres obowiązków importera.
Księgowość powinna znać warunki konkretnej dostawy, ponieważ od nich może zależeć sposób ponoszenia części kosztów. Inaczej będzie wyglądać transakcja, w której zagraniczny sprzedawca organizuje dużą część transportu, a inaczej zakup, przy którym niemal całą logistykę organizuje polski importer. Reguła handlowa nie zastępuje jednak analizy przepisów celnych i podatkowych.
Wartość zapasów
Importowane towary i materiały powinny zostać prawidłowo wycenione po przyjęciu do przedsiębiorstwa. Cena wskazana na fakturze jest tylko jednym z elementów, które mogą wpływać na ich wartość ewidencyjną. Znaczenie mogą mieć również inne koszty związane bezpośrednio z doprowadzeniem składnika do miejsca i stanu, w jakim będzie wykorzystywany lub sprzedawany.
Prawidłowe ustalenie wartości zapasów ma wpływ na późniejszy wynik finansowy. Jeżeli wartość początkowa towaru zostanie zaniżona, koszt sprzedanych produktów może zostać również nieprawidłowo ustalony. Błąd w momencie przyjęcia importu może więc wpływać na rachunkowość jeszcze długo po zakończeniu odprawy.
Koszt zakupu a cena zakupu
W praktyce warto rozróżnić cenę wynikającą z faktury od szerszego kosztu pozyskania składnika majątku. Przedsiębiorstwo może zapłacić dostawcy stosunkowo niewielką kwotę, a jednocześnie ponieść duże koszty frachtu, ubezpieczenia, obsługi celnej i innych czynności. Dla oceny opłacalności importu znaczenie ma całkowity ekonomiczny koszt sprowadzenia produktu.
Porównując dostawcę krajowego i zagranicznego, przedsiębiorca powinien więc analizować więcej niż katalogową cenę towaru. Zakup za granicą może wydawać się tańszy, dopóki nie zostaną uwzględnione wszystkie dodatkowe koszty. W przypadku produktów o niskiej wartości jednostkowej logistyka może stanowić bardzo dużą część końcowego kosztu.
Agent celny
Przedsiębiorstwo może korzystać z pomocy agencji celnej lub innego profesjonalnego przedstawiciela przy dokonywaniu zgłoszenia. Jest to szczególnie przydatne w przypadku podmiotów, które importują towary sporadycznie lub sprowadzają asortyment wymagający bardziej skomplikowanej klasyfikacji. Specjalista może przygotować odpowiednie zgłoszenie oraz wspierać przedsiębiorstwo w kontakcie z organami celnymi.
Korzystanie z agencji nie oznacza jednak, że importer może przestać kontrolować dokumentację. Dane dotyczące wartości, pochodzenia, klasyfikacji i rodzaju towarów powinny być rzetelnie przekazywane przedstawicielowi. Błędy powstałe na początku procesu mogą później znaleźć odzwierciedlenie w deklarowanych należnościach.
Numer EORI
W działalności celnej przedsiębiorców duże znaczenie ma identyfikacja podmiotu w odpowiednich systemach celnych. Przedsiębiorstwo planujące dokonywanie operacji importowych powinno więc odpowiednio przygotować się pod względem formalnym. Jednym z elementów obsługi celnej przedsiębiorców jest numer EORI wykorzystywany do ich identyfikacji w kontaktach z administracją celną.
Uzyskanie właściwej identyfikacji powinno nastąpić przed rozpoczęciem regularnego importu. Brak przygotowania może powodować niepotrzebne opóźnienia podczas pierwszej dostawy. Dlatego formalności warto załatwiać jeszcze na etapie przygotowywania współpracy z zagranicznym dostawcą.
Kontrola dokumentów
Po zakończeniu odprawy księgowość powinna porównać ze sobą podstawowe dokumenty związane z importem. Dane z faktury zagranicznego dostawcy należy zestawić z dokumentacją celną, dokumentem magazynowym oraz dokumentami dotyczącymi kosztów dodatkowych. Pozwala to ustalić, czy wartości i ilości pozostają ze sobą zgodne.
Kontrola jest szczególnie ważna przy dużych dostawach zawierających wiele pozycji. Błąd w jednym kodzie lub wartości może wpływać na cło, VAT albo wycenę zapasu. Wczesne wykrycie rozbieżności znacznie ułatwia ich wyjaśnienie.
Reklamacje wobec zagranicznego dostawcy
Import nie zawsze kończy się bezproblemowym przyjęciem całej dostawy. Część towarów może być uszkodzona, niezgodna z zamówieniem albo może w ogóle nie dotrzeć do przedsiębiorstwa. Konieczne staje się wtedy odpowiednie udokumentowanie reklamacji i uzgodnienie sposobu rozliczenia ze sprzedawcą.
Korekta wartości zakupu może mieć także skutki dla dokumentacji księgowej, celnej lub podatkowej. Jeżeli zmienia się cena towaru albo część dostawy zostaje zwrócona, przedsiębiorstwo powinno ustalić, czy wymagane są również odpowiednie korekty innych rozliczeń. Nie należy ograniczać się wyłącznie do zaksięgowania faktury korygującej otrzymanej od sprzedawcy.
Import maszyn i środków trwałych
Szczególne znaczenie ma import maszyn i urządzeń inwestycyjnych. W takim przypadku zakup nie jest zwykle przeznaczony do dalszej sprzedaży, lecz ma służyć przedsiębiorstwu przez wiele lat. Należy więc prawidłowo ustalić wartość początkową środka trwałego.
Do wartości tej mogą być zaliczane określone koszty poniesione w celu sprowadzenia i przygotowania urządzenia do używania. Mogą to być między innymi niektóre koszty transportu, montażu i innych działań bezpośrednio związanych z uruchomieniem. Dopiero po przygotowaniu składnika do używania możliwe jest prawidłowe rozpoczęcie jego dalszego rozliczania.
Import towarów handlowych
W przedsiębiorstwie handlowym importowany asortyment trafia zazwyczaj do zapasów i jest następnie sprzedawany klientom. Bardzo ważna staje się wówczas prawidłowa kalkulacja jednostkowej wartości towaru. Pozwala ona później ustalać marżę i oceniać opłacalność sprzedaży.
Jeżeli firma sprowadza cały kontener zawierający wiele różnych produktów, koszty dodatkowe trzeba odpowiednio przyporządkować. Można stosować racjonalne klucze uwzględniające przykładowo wartość, wagę, objętość albo inne właściwości dostawy. Przyjęta metoda powinna pozwalać na wiarygodne określenie kosztu poszczególnych pozycji.
Import surowców
W przedsiębiorstwie produkcyjnym import może dotyczyć surowców i materiałów potrzebnych do procesu produkcyjnego. Wzrost kosztów frachtu, cła lub kursu waluty przekłada się wtedy pośrednio na koszt wytwarzanych produktów. Import ma więc znaczenie nie tylko dla działu zakupów, ale również dla kalkulacji kosztów produkcji.
Przy dużym uzależnieniu od zagranicznych surowców przedsiębiorstwo jest szczególnie narażone na zmiany warunków międzynarodowych. Zakłócenie transportu, zmiana taryfy celnej albo wzrost kursu waluty może szybko podnieść koszty działalności. Informacje z rachunkowości pozwalają obserwować skalę tego wpływu.
Import a płynność finansowa
Import może znacząco wpływać na płynność przedsiębiorstwa, ponieważ pomiędzy zapłatą zagranicznemu dostawcy a późniejszą sprzedażą towaru może upłynąć wiele tygodni lub miesięcy. Dodatkowo przedsiębiorstwo ponosi koszty transportu, cła i obsługi logistycznej. W tradycyjnym modelu rozliczenia również VAT może powodować czasowe zaangażowanie środków.
Firma powinna więc przygotowywać plan przepływów pieniężnych obejmujący całe przedsięwzięcie importowe. Sam fakt, że sprzedaż towaru ma być rentowna, nie gwarantuje, że przedsiębiorstwo będzie posiadało wystarczającą gotówkę na wcześniejsze wydatki. Przy większych zamówieniach konieczne może być finansowanie obrotowe.
Import a ryzyko walutowe
Ryzyko kursowe jest jednym z podstawowych ryzyk związanych z importem. Jeżeli polskie przedsiębiorstwo ustala cenę zakupu w walucie obcej, a następnie waluta ta drożeje, rzeczywisty koszt towaru wyrażony w złotych wzrasta. Zmiana może nastąpić pomiędzy momentem zamówienia, dostawą i ostateczną płatnością.
Przedsiębiorstwa dokonujące dużych zakupów mogą stosować różne sposoby ograniczania ryzyka kursowego. Do decyzji zarządzających należy określenie, czy ryzyko będzie pozostawione bez zabezpieczenia, czy firma zastosuje odpowiednie instrumenty lub rozwiązania umowne. Rachunkowość dostarcza natomiast danych pozwalających ocenić rzeczywistą skalę wpływu zmian kursowych.
Ryzyko logistyczne
W imporcie znacznie większe znaczenie niż przy wielu zakupach krajowych może mieć ryzyko logistyczne. Towar może znajdować się w transporcie przez wiele tygodni i przechodzić przez kilka portów, magazynów lub terminali. Opóźnienia mogą powodować problemy z realizacją zamówień klientów.
Przedsiębiorstwo powinno więc odpowiednio planować poziom zapasów i terminy składania zamówień. Zbyt późne zamówienie może doprowadzić do braku towarów, natomiast zbyt wczesne i nadmierne zakupy zamrażają kapitał. Efektywne zarządzanie importem wymaga równowagi pomiędzy bezpieczeństwem dostaw a kosztami utrzymywania zapasów.
Import a kontrola jakości
Towary sprowadzane z odległych rynków mogą wymagać szczególnie dokładnej kontroli jakości. Jeżeli niezgodność zostanie wykryta dopiero po sprowadzeniu dużej partii do Polski, reklamacja może być kosztowna i czasochłonna. Dlatego przedsiębiorstwa często stosują dodatkową kontrolę przed wysyłką albo bezpośrednio po otrzymaniu towaru.
Wyniki takiej kontroli powinny być odpowiednio dokumentowane. Jeżeli część dostawy nie nadaje się do wykorzystania lub sprzedaży, będzie to miało wpływ na ewidencję zapasów oraz rozliczenie z dostawcą. Brak dokumentacji utrudnia późniejsze wyjaśnienie różnic magazynowych.
Znaczenie pochodzenia i taryfy dla kalkulacji
Przed złożeniem zamówienia warto oszacować nie tylko cenę produktu, ale również przewidywane obciążenia celne. Towar o bardzo atrakcyjnej cenie u producenta może po doliczeniu cła, transportu i pozostałych kosztów okazać się mniej konkurencyjny. Prawidłowa kalkulacja powinna więc zostać wykonana jeszcze przed zawarciem transakcji.
Dział zakupów nie powinien traktować kwestii celnych wyłącznie jako zadania księgowości wykonywanego po przybyciu towaru. Kod taryfowy, pochodzenie i przewidywana stawka cła są informacjami wpływającymi bezpośrednio na rentowność zamówienia. Ich wcześniejsze ustalenie poprawia jakość decyzji zakupowych.
Import a sprawozdanie finansowe
Skutki importu znajdują odzwierciedlenie w różnych elementach sprawozdania finansowego. Importowany towar może znajdować się w zapasach, maszyna w środkach trwałych, a nieuregulowana faktura jako zobowiązanie wobec zagranicznego dostawcy. Mogą również wystąpić rozrachunki publicznoprawne, różnice kursowe i koszty finansowania.
Jedna dostawa może więc oddziaływać jednocześnie na wiele pozycji księgowych. Z tego względu właściwa ewidencja wymaga czegoś więcej niż prostego przepisania wartości z zagranicznej faktury. Konieczne jest odtworzenie pełnej ekonomicznej treści transakcji.
Uzgodnienie importu na koniec okresu
Na koniec miesiąca lub roku warto sprawdzić stan nierozliczonych dostaw importowych. Część towarów może znajdować się jeszcze w drodze, dokument celny może być już dostępny, podczas gdy faktura za transport dotrze później. Konieczne jest wtedy prawidłowe przypisanie poszczególnych kosztów do właściwego okresu.
Szczególnej uwagi wymagają dostawy rozpoczynające się przed końcem roku i kończące już w kolejnym okresie. Należy ustalić, kiedy ekonomiczne ryzyko i korzyści związane z zakupem przeszły na przedsiębiorstwo oraz jaką wartość należy wykazać w księgach. Warunki umowne i dokumentacja transportowa mogą mieć tutaj istotne znaczenie.
Elektroniczna dokumentacja importu
Cyfryzacja procedur celnych powoduje, że współczesny import generuje coraz więcej dokumentów w formie elektronicznej. Przedsiębiorstwo powinno więc stworzyć system archiwizacji pozwalający zachować powiązanie pomiędzy dokumentacją celną, fakturami, transportem i zapisami księgowymi. Samo przechowywanie pojedynczych plików w różnych folderach może być niewystarczające przy większej skali działalności.
Dobrze zorganizowany system powinien umożliwiać wyszukanie kompletu dokumentów na podstawie numeru dostawy, kontrahenta albo odpowiedniego numeru referencyjnego. Ułatwia to zarówno bieżące księgowanie, jak i późniejsze kontrole. Ma również znaczenie przy wyjaśnianiu rozbieżności wiele miesięcy po zakończeniu transakcji.
Import a rachunkowość zarządcza
Dane dotyczące importu mogą być wykorzystywane również w rachunkowości zarządczej. Kierownictwo powinno znać całkowity koszt dostawy, udział frachtu, cła, ubezpieczenia i innych kosztów w wartości towarów oraz wpływ zmian kursowych na marżę. Pozwala to porównywać opłacalność różnych dostawców i kierunków zakupów.
Może się okazać, że dostawca oferujący najniższą cenę jednostkową nie jest ostatecznie najtańszy. Długi transport, wysokie cło i częste reklamacje mogą powodować, że rzeczywisty koszt zakupu jest wyższy niż u konkurenta. Pełna kalkulacja importu jest więc ważnym elementem podejmowania decyzji zakupowych.
Kontrola wewnętrzna importu
Przy większej skali importu warto stworzyć formalną procedurę obiegu dokumentacji. Powinna ona wskazywać, kto zamawia towary, kto przekazuje informacje agencji celnej, kto weryfikuje dokumenty transportowe oraz kto odpowiada za przekazanie kompletu danych księgowości. Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których ważny dokument znajduje się w jednym dziale i nie trafia do osób odpowiedzialnych za rozliczenie.
Dobrze zorganizowana kontrola powinna również umożliwiać wykrywanie duplikatów i braków. Księgowość może przykładowo sprawdzać, czy każda faktura zagraniczna została powiązana z konkretną dostawą i czy każdej zakończonej odprawie odpowiada właściwa dokumentacja magazynowa. Takie uzgodnienia zwiększają wiarygodność ewidencji.
Import jako proces gospodarczy
Import nie jest pojedynczą operacją ograniczającą się do otrzymania zagranicznej faktury. Jest procesem rozpoczynającym się często od negocjacji i zamówienia, obejmującym płatność, transport, odprawę celną i przyjęcie towaru, a kończącym się dopiero po rozliczeniu wszystkich dokumentów oraz kosztów. Rachunkowość powinna odzwierciedlać kolejne etapy tego procesu.
Z ekonomicznego punktu widzenia najważniejsze jest ustalenie całkowitego kosztu pozyskania towaru i źródła jego finansowania. Z podatkowego punktu widzenia konieczne jest prawidłowe rozliczenie należności importowych i VAT. Z punktu widzenia zarządzania równie ważna jest ocena, czy zakup zagraniczny rzeczywiście przyniósł przedsiębiorstwu zakładane korzyści.
Prawidłowa ewidencja importu wymaga więc współpracy księgowości, działu zakupów, magazynu, logistyki oraz osób odpowiedzialnych za obsługę celną. Każda z tych komórek dysponuje innym fragmentem informacji potrzebnej do pełnego rozliczenia transakcji. Dopiero połączenie danych handlowych, celnych, magazynowych i finansowych pozwala właściwie przedstawić import w księgach rachunkowych.
Import towarów jest zatem znacznie szerszym zagadnieniem niż samo przeliczenie faktury zagranicznej na złote. Obejmuje klasyfikację towaru, odprawę celną, ustalenie wartości celnej, obliczenie należnego cła i VAT, rozliczenie kosztów transportu oraz prawidłowe ujęcie składnika majątku. Przy transakcjach walutowych dochodzi do tego również ryzyko kursowe i konieczność rozliczania powstających różnic.
Dobrze zorganizowany system ewidencji importu powinien umożliwiać prześledzenie całej transakcji od złożenia zamówienia aż do ostatecznego rozliczenia z dostawcą i organami publicznymi. Pozwala to nie tylko prawidłowo wykonać obowiązki księgowe i podatkowe, ale również ustalić rzeczywisty koszt zagranicznego zakupu. Informacja ta jest niezbędna do oceny rentowności sprzedaży oraz podejmowania decyzji o kolejnych zamówieniach.