Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który nabył takie aktywa w swojej działalności gospodarczej. Celem prowadzenia tej ewidencji jest kontrolowanie i rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem tych aktywów oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa podatkowego. Zarówno środki trwałe, jak i wartości niematerialne i prawne, mają swoją specyficzną klasyfikację i sposób amortyzacji, który jest kluczowy dla obliczania dochodu i podatku dochodowego.
Środki trwałe to składniki majątkowe przedsiębiorstwa, które są wykorzystywane przez dłuższy okres, czyli minimum 12 miesięcy. Do tej kategorii należą np. budynki, maszyny, pojazdy, urządzenia biurowe. W ewidencji środków trwałych przedsiębiorca musi ujmować wszystkie środki, które mają określoną wartość początkową (wynoszącą co najmniej 10 000 zł) i podlegają amortyzacji. Każdy środek trwały jest wpisywany do ewidencji na podstawie dokumentu zakupu lub faktury, a następnie podlega amortyzacji, której wysokość ustalana jest na podstawie stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych lub osób fizycznych.
Z kolei wartości niematerialne i prawne to aktywa, które nie mają formy materialnej, ale mają wartość gospodarczą. Przykładami takich wartości są patenty, licencje, znaki towarowe, a także koszty rozpoczęcia działalności, które można traktować jako aktywa w ewidencji. Wartości niematerialne i prawne, podobnie jak środki trwałe, podlegają amortyzacji, ale zgodnie z innymi zasadami. Czas amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych jest uzależniony od ich rodzaju, ale najczęściej wynosi od 2 do 5 lat.
Prowadzenie ewidencji tych aktywów ma na celu nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale także umożliwia przedsiębiorcy odpowiednie rozliczenie kosztów amortyzacji w celu optymalizacji podatkowej. Przedsiębiorca może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, co wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać szczegółowe dane o każdym z tych składników, takie jak: numer ewidencyjny, data nabycia, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, okres użytkowania, suma odpisów amortyzacyjnych, a także wartość pozostała po dokonanych odpisach. Tego typu ewidencja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym w praktyce coraz częściej korzysta się z rozwiązań komputerowych, które umożliwiają łatwiejsze zarządzanie i kontrolowanie tych danych.
Przedsiębiorcy, którzy dokonują odpisów amortyzacyjnych, muszą także pamiętać o sprawozdawczości. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca zobowiązany jest do przedstawienia ewidencji w zeznaniach podatkowych oraz innych dokumentach związanych z obiegiem finansowym firmy. Oprócz tego, przedsiębiorcy muszą pamiętać, że w przypadku likwidacji, sprzedaży lub przekazania środka trwałego, powinni dokonać odpowiednich korekt w ewidencji, uwzględniając wszelkie zmiany w wartości początkowej, odpisach amortyzacyjnych i innych związanych z tym procesach.
Ewidencję środków trwałych obowiązani są prowadzić wszyscy podatnicy wykorzystujący do prowadzenia działalności środki trwałe .
Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych pozwala ustalić ich stan , stopień zużycia oraz wielkość odpisu amortyzacyjnego. Ewidencja ta powinna zawierać[1]:
- liczbę porządkową
- datę nabycia
- datę przyjęcia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
- określenie środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej
- symbol klasyfikacji rodzajowej środków trwałych
- wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
- zaktualizowaną wartość początkową
- stawkę amortyzacyjną
- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok
- kwotę odpisów amortyzacyjnych narastająco za okres ich dokonywania , w tym także , gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji , a następnie z niej wykreślony i znowu wprowadzony
- datę likwidacji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej oraz jej przyczynę
Ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mogą być prowadzone zarówno odrębnie, jak i łącznie.[2]
Zapisy w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych muszą być dokonane najpóźniej w dniu przekazania składnika do używania . Jest to istotne , ponieważ od następnego miesiąca po oddaniu do używania rozpoczyna się amortyzowanie. Prawidłowe ujęcie w ewidencji jest warunkiem uznania odpisów amortyzacyjnych za koszty uzyskania przychodów i wpisania ich do podatkowej księgi przychodów i rozchodów .
W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie wykazuje się wydzierżawianych , wynajmowanych lub używanych przez właściciela do prowadzenia działalności : budynków mieszkalnych , lokali mieszkalnych i własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego . Ich wartość ustala się corocznie , mnożąc powierzchnię użytkową przez kwotę obowiązującą w danym roku.[3]
Firma „Marad” posiada środki trwałe niezbędne do prowadzenia działalności , więc jest zobligowana do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Ewidencja ta spełnia ustawowe wymogi formalne, ukazuje wartość środków trwałych firmy oraz ich stan. Środki trwałe należące do firmy zostały nabyte w drodze kupna.
Sposób ewidencji środków trwałych firmy „Marad” ukazuje podany na str. 116 aneksu wykaz.
[1] T. Kiziukiewicz K.Sawicki, „Rachunkowość małych firm „ , Wyd.PWE , Warszawa 1998r. s.75
[2] T. J.Kulicki, „Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepisy, przykłady,komentarz”, Wyd. SeZaM s.c. , Warszawa 1999r. s. 59
[3] T. Kiziukiewicz K.Sawicki, „Rachunkowość małych firm”, Wyd. PWE , Warszawa 1998r s. 75-78