Jednym z elementów dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości jest określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
Przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych stosowany w celach podatkowych. Dla osób prawnych może to być inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy.
Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, które zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 8 UoR stanowią okresy, za które sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdanie sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych, np. deklaracje podatkowe.
Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, a nawet cały rok obrotowy. Miesiąc jest najczęściej stosowany.
Rok obrotowy w kontekście rachunkowości to okres czasu, w którym firma sporządza pełne sprawozdania finansowe. Rok obrotowy nie musi zawsze pokrywać się z kalendarzowym rokiem; dla niektórych firm może zaczynać się i kończyć w dowolnym momencie w ciągu roku. Wybór daty rozpoczęcia i zakończenia roku obrotowego zależy od wielu czynników, w tym natury działalności firmy, cykli sezonowych, a nawet preferencji zarządu.
Rok obrotowy jest podzielony na okresy sprawozdawcze, które zazwyczaj obejmują kwartały, półrocza i całe lata. Podział na kwartały jest najbardziej powszechny, a każdy kwartał składa się zazwyczaj z trzech miesięcy. Wyjątkiem jest ostatni kwartał roku obrotowego, który może być dłuższy lub krótszy, w zależności od tego, czy rok obrotowy firmy pokrywa się z kalendarzowym rokiem.
Okresy sprawozdawcze są ważne, ponieważ umożliwiają zarządzanie finansami firmy na bieżąco. Sprawozdania finansowe są sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego, dając zarządowi aktualny obraz sytuacji finansowej firmy. Bez regularnych sprawozdań finansowych, zarząd miałby trudności z monitorowaniem wydajności firmy, podejmowaniem decyzji strategicznych i zapewnieniem odpowiednich informacji dla inwestorów i kredytodawców.
Przyjęcie roku obrotowego i podziału na okresy sprawozdawcze jest również istotne dla celów podatkowych. Rząd wymaga od firm sporządzania rocznych zeznań podatkowych, które są oparte na ich roku obrotowym. Okresy sprawozdawcze są również używane do obliczania kwartalnych płatności podatkowych.
Nie ma jednego „poprawnego” sposobu na wybór roku obrotowego i podziału na okresy sprawozdawcze. Zależy to od wielu czynników, w tym od specyfiki działalności firmy, jej struktury organizacyjnej i potrzeb zarządu. Ważne jest, aby wybór był dobrze przemyślany, zgodny z przepisami i służył interesom firmy.
Dla wielu firm, rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym rokiem ze względu na prostotę i wygodę. Jednak niektóre firmy, zwłaszcza te działające w sektorach o silnej sezonowości, mogą wybrać inny rok obrotowy, aby lepiej odzwierciedlić ich cykle biznesowe. Na przykład, firma detaliczna może chcieć, aby jej rok obrotowy kończył się tuż po sezonie świątecznym, kiedy to zwykle osiąga najwyższe przychody.
Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze to fundamentalne aspekty rachunkowości, które wpływają na sposób, w jaki firma zarządza swoimi finansami, sporządza sprawozdania finansowe i płaci podatki. Wybór odpowiedniego roku obrotowego i okresów sprawozdawczych może znacznie ułatwić zarządzanie finansami firmy i pomóc w osiągnięciu jej celów biznesowych.