Rola rachunkowości jako języka działalności gospodarczej odzwierciedlona w badaniach naukowych. Rachunkowość, jako język biznesu rachunkowość ma wiele elementów wspólnych z innymi językami. Różne działalności gospodarcze firm są przedstawiane w sprawozdaniach rachunkowości przy użyciu języka rachunkowości, tak samo jak wiadomości o wydarzeniach są przedstawiane w gazetach. Księgowi próbują sporządzić mapę zdarzeń ekonomicznych jednostki w unikalny sposób, który nazywamy językiem rachunkowości. Cała struktura rachunkowości jest wypełniona dużą ilością pojęć i może być nazwana językiem rachunkowości. (S. Tanaka)
Badania nad językiem rachunkowości wchodzą w zakres:
- W jaki sposób oddziałują pojęcia rachunkowości na odbiorców?
- jaki sens ekonomiczny mają pojęcia rachunkowości?
- czy pojęcia rachunkowości niosą logiczne przesłanie?
Potrzeby jednoznacznej interpretacji pojęć stosowanych w rachunkowości i powiązanie ich w logiczną całość skutkowało powstaniem Komitetu Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Do zadań Międzynarodowych Standardów Rachunkowości należy m.in. tworzenie zasad, standardów, norm i pojęć z zakresu rachunkowości.
Celem założeń koncepcyjnych rachunkowości jest przedstawienie interpretacji podstawowych pojęć i kategorii wchodzących w skład szeroko rozumianej rachunkowości a więc bilansu oraz rachunku wyników.
Nadal brak jednolitej treści semantycznej oraz zasad syntaktyki wielu pojęć dla przykładu środki pieniężne, instrumenty kapitałowe, koszty podlegające rozliczeniu w czasie, koszty produktu, koszty okresu oraz podatkowa interpretacja wielu kategorii (przychody i koszty ich uzyskania, moment uznania przychodu za dokonany, a kosztu za poniesiony itp.).
Wątpliwa relacja pomiędzy formą i treścią zdarzeń gospodarczych z punktu widzenia ewidencji księgowej, co jest ważniejsze w rachunkowości – fakt (treść) czy dokument (forma)?”.
Problem relacji pomiędzy treścią a formą zdarzenia gospodarczego należy do najważniejszych zagadnień współczesnej rachunkowości. Dokument jest podstawowym źródłem informacji o operacji, jednak nie zawsze jego formalna postać w pełni oddaje ekonomiczny sens zdarzenia. Z tego względu w rachunkowości duże znaczenie ma zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną. Oznacza ona, że zdarzenia powinny być ujmowane w taki sposób, aby sprawozdanie finansowe przedstawiało ich rzeczywisty charakter gospodarczy.
Nie można jednak całkowicie pomijać znaczenia dokumentów. Rachunkowość opiera się na dowodach pozwalających potwierdzić, że określone zdarzenie rzeczywiście miało miejsce. Dokumentacja pełni funkcję kontrolną, dowodową i informacyjną. Problem polega więc nie na wyborze pomiędzy faktem i dokumentem, ale na ich prawidłowym powiązaniu. Dokument powinien potwierdzać zdarzenie gospodarcze, natomiast księgowy powinien właściwie rozpoznać jego treść ekonomiczną.
Rachunkowość jako system informacyjny
Rachunkowość należy traktować przede wszystkim jako system pozyskiwania, przetwarzania i przekazywania informacji ekonomicznych. Ewidencja księgowa jest tylko jednym z elementów tego systemu.
Proces rozpoczyna się od powstania zdarzenia gospodarczego. Następnie zdarzenie jest dokumentowane, klasyfikowane, ujmowane w księgach i agregowane w odpowiednich kategoriach. Ostatecznym rezultatem jest informacja przedstawiana w sprawozdaniach finansowych, raportach wewnętrznych oraz innych zestawieniach.
Rachunkowość przekształca więc ogromną liczbę pojedynczych operacji w uporządkowany obraz sytuacji przedsiębiorstwa.
Przykładowo w dużej jednostce w ciągu roku mogą wystąpić dziesiątki tysięcy zakupów, sprzedaży, płatności, wypłat wynagrodzeń czy operacji związanych z majątkiem. Bez odpowiedniego systemu dane te byłyby praktycznie niemożliwe do wykorzystania przez kierownictwo.
Rachunkowość agreguje je i przedstawia w formie pozwalającej odpowiedzieć na konkretne pytania dotyczące majątku, zobowiązań, przychodów, kosztów i wyników.
Funkcja informacyjna
Najczęściej wskazywaną funkcją rachunkowości jest funkcja informacyjna. Polega ona na dostarczaniu danych potrzebnych różnym użytkownikom do podejmowania decyzji.
Kierownictwo przedsiębiorstwa potrzebuje informacji o kosztach, przychodach, rentowności i płynności.
Właściciele interesują się przede wszystkim stopą zwrotu z kapitału, poziomem ryzyka i możliwością osiągania zysków w przyszłości.
Banki analizują zdolność kredytową, poziom zadłużenia i możliwość terminowej obsługi zobowiązań.
Dostawcy chcą wiedzieć, czy przedsiębiorstwo będzie w stanie zapłacić za otrzymane towary.
Organy publiczne wykorzystują określone dane do realizacji swoich obowiązków administracyjnych i podatkowych.
Jedna informacja księgowa może więc być wykorzystywana przez wiele grup użytkowników, ale każda z nich interpretuje ją z nieco innej perspektywy.
Funkcja kontrolna
Rachunkowość pełni również funkcję kontrolną. System ewidencji pozwala sprawdzać, co dzieje się z majątkiem przedsiębiorstwa i w jaki sposób jest on wykorzystywany.
Każda operacja gospodarcza powinna pozostawić odpowiedni ślad w dokumentacji i księgach. Dzięki temu możliwe jest ustalenie odpowiedzialności za poszczególne działania.
Przykładowo stan magazynowy wynikający z ewidencji można porównać ze stanem rzeczywistym podczas inwentaryzacji. Jeżeli pojawia się różnica, należy wyjaśnić jej przyczyny.
Podobnie saldo rachunku bankowego można uzgodnić z wyciągiem bankowym, a należności wykazywane w księgach mogą być porównywane z potwierdzeniami kontrahentów.
Funkcja kontrolna pozwala więc ograniczać zarówno przypadkowe błędy, jak i celowe nadużycia.
Funkcja dowodowa
Dokumentacja księgowa pełni funkcję dowodową. Pozwala potwierdzić fakt dokonania określonej operacji oraz jej podstawowe parametry.
Ma to znaczenie w relacjach z kontrahentami, organami kontrolnymi, sądami, bankami oraz innymi podmiotami.
Jeżeli przedsiębiorstwo dochodzi zapłaty od odbiorcy, odpowiednia dokumentacja pozwala wykazać, że sprzedaż faktycznie nastąpiła i jaka kwota pozostaje do uregulowania.
W przypadku kontroli podatkowej dokumenty pozwalają natomiast uzasadnić sposób ujęcia określonych przychodów, kosztów lub podatków.
Rachunkowość tworzy więc uporządkowany zapis historii działalności przedsiębiorstwa.
Funkcja sprawozdawcza
Kolejnym zadaniem rachunkowości jest przekształcenie danych szczegółowych w syntetyczne sprawozdania.
Bilans przedstawia sytuację majątkową i finansową jednostki na określony dzień.
Rachunek zysków i strat pokazuje natomiast przychody, koszty i wynik osiągnięty w danym okresie.
Rachunek przepływów pieniężnych informuje o źródłach wpływów i kierunkach wydatkowania środków.
Pozostałe elementy sprawozdawczości uzupełniają te informacje i pozwalają lepiej zrozumieć sytuację przedsiębiorstwa.
Sprawozdanie finansowe jest więc swoistym podsumowaniem języka rachunkowości. Tysiące pojedynczych zapisów zostają sprowadzone do stosunkowo niewielkiej liczby pozycji możliwych do interpretacji przez odbiorców.
Funkcja analityczna
Dane rachunkowe stanowią podstawę analizy ekonomicznej.
Na ich podstawie można obliczać wskaźniki rentowności, płynności, zadłużenia i sprawności działania.
Można również badać zmiany struktury majątku, poziomu kosztów oraz źródeł finansowania.
Informacje takie pozwalają oceniać efektywność działalności i identyfikować niekorzystne tendencje.
Jeżeli przedsiębiorstwo obserwuje systematyczny wzrost należności przy niewielkim wzroście sprzedaży, może to świadczyć o pogorszeniu ściągalności.
Jeżeli koszty materiałowe rosną znacznie szybciej niż przychody, konieczne może być przeanalizowanie cen zakupów albo technologii produkcji.
Rachunkowość nie ogranicza się więc do opisu przeszłości. Jej dane stają się podstawą wnioskowania o przyszłości.
Funkcja planistyczna
Informacje pochodzące z rachunkowości są wykorzystywane również przy planowaniu.
Nie można przygotować realistycznego budżetu bez znajomości dotychczasowych kosztów, przychodów, poziomu inwestycji oraz zapotrzebowania na kapitał.
Historyczne dane są punktem wyjścia do tworzenia prognoz.
Jeżeli przedsiębiorstwo planuje wzrost sprzedaży o 20%, powinno ustalić, jak taki wzrost wpłynie na zapasy, należności, koszty produkcji i potrzeby finansowe.
Rachunkowość dostarcza danych potrzebnych do przygotowania takich analiz.
Rachunkowość finansowa i zarządcza
Rola rachunkowości jest inna w zależności od rodzaju odbiorcy.
Rachunkowość finansowa jest ukierunkowana przede wszystkim na tworzenie informacji o charakterze ogólnym, przydatnych między innymi użytkownikom zewnętrznym.
Rachunkowość zarządcza służy natomiast głównie potrzebom kierownictwa przedsiębiorstwa.
Może obejmować szczegółowe analizy kosztów produktów, klientów, oddziałów, procesów czy projektów.
Dane zarządcze nie muszą być prezentowane w takim samym układzie jak sprawozdanie finansowe. Powinny być przede wszystkim użyteczne przy podejmowaniu decyzji.
Przedsiębiorstwo może przykładowo osiągać ogólny zysk, ale jeden z produktów może generować straty. Sprawozdanie finansowe pokazuje wynik całej jednostki, podczas gdy rachunkowość zarządcza pozwala zejść na bardziej szczegółowy poziom.
Rachunkowość jako język biznesu
Określenie rachunkowości mianem języka biznesu wynika z faktu, że posiada ona własne pojęcia, reguły oraz sposoby przedstawiania rzeczywistości gospodarczej.
Tak jak język naturalny pozwala komunikować określone zdarzenia i opinie, tak rachunkowość umożliwia komunikowanie treści ekonomicznej.
Słowa takie jak aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody, koszty czy wynik finansowy posiadają określone znaczenie.
Nie można ich dowolnie interpretować, ponieważ utraciłyby swoją funkcję komunikacyjną.
Jeżeli inwestor otrzymuje bilans dwóch różnych spółek, powinien móc zakładać, że podstawowe pozycje zostały określone według porównywalnych zasad.
Właśnie dlatego standaryzacja rachunkowości ma tak duże znaczenie.
Semantyka rachunkowości
Semantyka dotyczy znaczenia pojęć.
W rachunkowości problem semantyczny pojawia się wtedy, gdy określony termin może być różnie rozumiany przez różnych odbiorców.
Przykładem może być pojęcie zysku. Osoba nieposiadająca wiedzy księgowej może utożsamiać zysk z ilością gotówki znajdującej się w firmie.
Tymczasem przedsiębiorstwo może wykazywać zysk, a jednocześnie posiadać bardzo mało środków pieniężnych, ponieważ duża część sprzedaży pozostaje w należnościach.
Różnica wynika z zastosowania zasady memoriałowej.
Podobnie pojęcie kosztu nie oznacza zawsze wydatku pieniężnego. Amortyzacja jest kosztem, choć nie wiąże się w danym okresie z bezpośrednim wypływem gotówki.
Właściwe rozumienie pojęć ma więc podstawowe znaczenie dla interpretacji sprawozdań.
Syntaktyka języka rachunkowości
Syntaktyka dotyczy reguł łączenia poszczególnych elementów języka.
W rachunkowości odpowiadają jej zasady określające relacje pomiędzy kategoriami.
Podstawowym przykładem jest równanie bilansowe:
aktywa = kapitał własny + zobowiązania.
Nie jest to przypadkowa relacja, ale fundamentalna zasada konstrukcji bilansu.
Każdy składnik majątku posiada określone źródło finansowania, dlatego suma aktywów musi odpowiadać wartości pasywów.
Podobne zależności występują przy ustalaniu wyniku finansowego.
Wynik jest konsekwencją relacji pomiędzy przychodami i kosztami.
Reguły takie tworzą logiczną strukturę języka rachunkowości.
Pragmatyka rachunkowości
Oprócz znaczenia i struktury pojęć ważny jest również sposób oddziaływania informacji na odbiorców.
Można to określić jako pragmatyczny wymiar rachunkowości.
Ta sama informacja może wywoływać różne reakcje w zależności od użytkownika.
Wysoki poziom zadłużenia może zostać oceniony przez właściciela jako sposób zwiększania rentowności kapitału własnego, natomiast dla banku może być sygnałem wzrostu ryzyka.
Duża wartość zapasów może być interpretowana przez kierownika sprzedaży jako przygotowanie do wzrostu popytu, podczas gdy analityk finansowy może dostrzegać ryzyko zamrożenia kapitału.
Informacja rachunkowa nie funkcjonuje więc w próżni. Jest interpretowana przez ludzi posiadających określone cele i oczekiwania.
Porównywalność informacji
Jedną z najważniejszych cech informacji rachunkowej jest porównywalność.
Użytkownik powinien móc porównać dane przedsiębiorstwa z wcześniejszymi okresami oraz z innymi jednostkami.
Jeżeli zasady wyceny lub prezentacji zmieniałyby się bez uzasadnienia, porównanie stawałoby się trudne.
Dlatego w rachunkowości duże znaczenie ma zasada ciągłości.
Nie oznacza ona zakazu dokonywania zmian, lecz wymaga, aby były one odpowiednio uzasadnione i ujawnione.
Porównywalność jest szczególnie istotna dla inwestorów analizujących kilka przedsiębiorstw działających w tej samej branży.
Wiarygodność informacji
Informacja rachunkowa powinna być wiarygodna.
Odbiorca powinien móc zakładać, że dane nie zostały przygotowane w sposób celowo zniekształcający sytuację przedsiębiorstwa.
Wiarygodność wymaga prawidłowej dokumentacji, właściwej wyceny, kompletności oraz zgodności z przyjętymi zasadami.
Nie oznacza to, że wszystkie wartości w rachunkowości są całkowicie obiektywne.
W wielu miejscach konieczne jest stosowanie szacunków.
Dotyczy to na przykład okresu użytkowania środków trwałych, wartości rezerw czy oceny możliwości odzyskania należności.
Ważne jest jednak, aby szacunki były racjonalne i oparte na dostępnych informacjach.
Istotność informacji
Nie każda informacja ma jednakowe znaczenie.
Rachunkowość musi dokonywać pewnej selekcji, ponieważ prezentowanie wszystkich szczegółów prowadziłoby do powstania dokumentów nieczytelnych.
Zasada istotności pozwala koncentrować uwagę na informacjach, które mogą wpłynąć na decyzje użytkowników.
Mała pomyłka dotycząca nieznacznej kwoty może nie zmieniać ogólnego obrazu przedsiębiorstwa.
Błąd dotyczący dużej pozycji aktywów lub zobowiązań może natomiast całkowicie zmienić ocenę sytuacji.
Istotność ma zarówno wymiar ilościowy, jak i jakościowy.
Rachunkowość a podejmowanie decyzji
Ostatecznym celem informacji rachunkowej jest wspieranie decyzji.
Kierownik może zdecydować o ograniczeniu produkcji nierentownego wyrobu.
Właściciel może zdecydować o pozostawieniu zysku w przedsiębiorstwie.
Bank może podjąć decyzję o udzieleniu albo odmowie kredytu.
Inwestor może kupić lub sprzedać akcje.
Dostawca może zdecydować, czy zaoferować przedsiębiorstwu odroczony termin płatności.
W każdym z tych przypadków rachunkowość stanowi jedno ze źródeł informacji.
Nie przesądza automatycznie o decyzji, ale ogranicza niepewność i pozwala lepiej ocenić ryzyko.
Rachunkowość a ryzyko gospodarcze
Informacja rachunkowa ma szczególne znaczenie w warunkach niepewności.
Przedsiębiorstwa działają na rynkach, na których zmieniają się ceny, popyt, stopy procentowe, kursy walut i warunki konkurencji.
Rachunkowość pozwala obserwować skutki tych zmian.
Można analizować spadek marży, wzrost kosztów finansowych, pogarszającą się płynność czy rosnący poziom zadłużenia.
Wczesne wykrycie niekorzystnych tendencji umożliwia podjęcie działań zanim sytuacja stanie się poważnym zagrożeniem.
Rachunkowość a odpowiedzialność zarządzających
Rachunkowość pełni również funkcję rozliczeniową.
Osoby zarządzające przedsiębiorstwem korzystają z majątku należącego do właścicieli i powinny być w stanie wykazać, jakie rezultaty osiągnęły.
Sprawozdanie finansowe jest jednym z podstawowych narzędzi takiego rozliczenia.
Pokazuje, jak zmienił się majątek, jakie powstały zobowiązania oraz jaki wynik osiągnięto.
Ma to szczególne znaczenie w spółkach, w których właściciele nie uczestniczą bezpośrednio w bieżącym zarządzaniu.
Rachunkowość ogranicza wówczas asymetrię informacji pomiędzy zarządem a właścicielami.
Rachunkowość a prawo podatkowe
Rachunkowość finansowa i rachunkowość dla celów podatkowych nie są tym samym systemem, mimo że pozostają ze sobą silnie powiązane.
Prawo bilansowe koncentruje się na rzetelnym przedstawieniu sytuacji ekonomicznej jednostki.
Prawo podatkowe służy natomiast między innymi ustaleniu podstawy opodatkowania i wysokości zobowiązań wobec państwa.
W rezultacie określony koszt w rachunkowości nie zawsze musi być kosztem podatkowym w tym samym momencie.
Podobne różnice mogą dotyczyć przychodów, amortyzacji czy sposobu ujmowania niektórych zdarzeń.
Stąd bierze się część problemów semantycznych wskazanych w pierwotnym tekście.
To samo słowo może być używane zarówno w rachunkowości, jak i w prawie podatkowym, ale jego szczegółowe znaczenie nie zawsze jest identyczne.
Znaczenie standardów rachunkowości
Standaryzacja pozwala ograniczać takie różnice przynajmniej w obszarze sprawozdawczości finansowej.
Wspólne zasady umożliwiają użytkownikom rozumienie i porównywanie informacji pochodzących z różnych przedsiębiorstw.
Nie oznacza to jednak całkowitej eliminacji profesjonalnego osądu.
W wielu sytuacjach standard określa ramy postępowania, ale osoba sporządzająca sprawozdanie musi dokonać oceny konkretnego przypadku.
Rachunkowość nie jest więc wyłącznie mechanicznym stosowaniem przepisów. Wymaga również wiedzy ekonomicznej, znajomości działalności jednostki oraz umiejętności interpretacji zdarzeń gospodarczych.
Cyfryzacja rachunkowości
Rozwój technologii zmienia sposób realizowania funkcji rachunkowości.
Dawniej podstawowym zadaniem księgowego było ręczne rejestrowanie dużej liczby dokumentów.
Obecnie wiele takich operacji może być wykonywanych automatycznie przez systemy finansowo-księgowe.
Dane mogą być pobierane z systemów sprzedażowych, magazynowych, bankowych i kadrowych.
Zmniejsza to udział ręcznej pracy ewidencyjnej, ale jednocześnie zwiększa znaczenie kontroli danych, analizy oraz prawidłowego projektowania procesów.
Rola księgowego stopniowo przesuwa się więc od prostego rejestrowania operacji w kierunku interpretowania informacji i nadzorowania systemu rachunkowości.
Rachunkowość a zarządzanie danymi
Współczesna rachunkowość jest również systemem zarządzania bardzo dużą ilością danych.
Jakość końcowej informacji zależy od jakości danych źródłowych.
Jeżeli w systemie zostanie błędnie wprowadzona cena, numer kontrahenta, data albo sposób klasyfikacji operacji, błąd może być później powielany w kolejnych raportach.
Dlatego coraz większego znaczenia nabiera kontrola jakości danych.
Automatyzacja może ograniczać pomyłki typowe dla pracy ręcznej, ale może też powodować szybkie powielanie błędnie ustawionej reguły.
Rachunkowość a prognozowanie
Choć rachunkowość kojarzy się głównie z opisem przeszłości, jej dane są podstawą prognozowania przyszłości.
Analiza dotychczasowej sprzedaży, kosztów i przepływów pozwala budować budżety oraz scenariusze.
Można oceniać, jak wzrost cen surowców wpłynie na wynik, jaki poziom sprzedaży jest potrzebny do osiągnięcia rentowności albo jak duży kredyt może zostać bezpiecznie obsłużony.
Rachunkowość staje się więc narzędziem wspierającym decyzje przyszłościowe, mimo że jej podstawowe dane pochodzą z operacji już dokonanych.
Granice informacji rachunkowej
Należy jednak pamiętać, że rachunkowość nie opisuje wszystkich elementów decydujących o wartości przedsiębiorstwa.
W sprawozdaniu finansowym trudno w pełni przedstawić takie czynniki jak kompetencje pracowników, reputacja, jakość relacji z klientami, kultura organizacyjna czy potencjał innowacyjny.
Mogą one mieć ogromne znaczenie dla przyszłych wyników, mimo że nie występują bezpośrednio jako wyodrębnione składniki aktywów.
Rachunkowość dostarcza więc bardzo ważnego, ale nie kompletnego obrazu przedsiębiorstwa.
Odbiorcy powinni łączyć dane finansowe z informacjami dotyczącymi rynku, strategii, konkurencji i innych aspektów działalności.
Rachunkowość jako narzędzie komunikacji
Najważniejsza rola rachunkowości polega ostatecznie na umożliwieniu komunikacji pomiędzy uczestnikami życia gospodarczego.
Przedsiębiorstwo przekazuje poprzez swoje sprawozdania informacje właścicielom, inwestorom, bankom i innym zainteresowanym podmiotom.
Aby komunikacja była skuteczna, nadawca i odbiorca muszą podobnie rozumieć używane pojęcia.
Właśnie dlatego tak istotne są definicje, zasady klasyfikacji i standardy.
Język rachunkowości musi być dostatecznie precyzyjny, aby ograniczać możliwość dowolnej interpretacji, ale jednocześnie na tyle elastyczny, aby można było opisywać bardzo różnorodne zdarzenia gospodarcze.
Rachunkowość pełni więc znacznie szerszą rolę niż tradycyjnie rozumiane prowadzenie ksiąg. Jest systemem informacyjnym, kontrolnym, sprawozdawczym i analitycznym. Pozwala rejestrować przeszłość, oceniać teraźniejszość oraz dostarczać danych potrzebnych do planowania przyszłości.
Określenie jej mianem języka biznesu jest zatem uzasadnione. Tak jak język pozwala porządkować i przekazywać informacje, rachunkowość umożliwia opisywanie działalności gospodarczej przy pomocy wspólnie rozumianych pojęć i reguł.
Jej przydatność zależy jednak od jakości tego języka. Pojęcia powinny mieć możliwie jednoznaczne znaczenie, zasady ich łączenia muszą być logiczne, a przedstawiane informacje powinny odpowiadać rzeczywistej treści ekonomicznej zdarzeń.
Dlatego rozwój rachunkowości nie sprowadza się wyłącznie do tworzenia nowych technik księgowania. Obejmuje także doskonalenie sposobu definiowania, mierzenia i komunikowania zjawisk ekonomicznych. Im lepiej system ten przedstawia rzeczywistość gospodarczą, tym większa jest jego użyteczność dla wszystkich osób podejmujących decyzje na podstawie informacji finansowych.