Rachunkowość stosując właściwe jej metody ma za zadanie dostarczenie podstawowych wiadomości o działalności danej jednostki gospodarczej.
Rachunkowości stawia się zazwyczaj 3 zadania:
- obiektywne informowanie zewnętrznych użytkowników informacji dostarczanych przez rachunkowość, a w szczególności: potencjalnych inwestorów, banków i innych pożyczkodawców, wierzycieli, agend rządowych, pracowników i ich związków;
- kontrola działalności, a zwłaszcza ochrona interesów jednostki gospodarczej,
- dostarczanie danych przydatnych do zarządzania.
Dla realizacji tych zadań rachunkowość jednostki gospodarczej powinna w szczególności informować o:
- stanie składników majątkowych i źródłach ich pochodzenia (finansowania) oraz wszelkich zmianach, powstających w trakcie działalności,
- zużyciu składników majątkowych w toku działalności,
- wykonaniu zadań gospodarczych, sprecyzowanych w zamierzeniach, np. planie finansowo-gospodarczym danej jednostki,
- finansowych rezultatach działalności jednostki, dzięki rejestrowaniu osiąganych wyników finansowych,
- wykorzystaniu zysku osiągniętego w rezultacie działalności gospodarczej.
Zakres zadań rachunkowości jest znacznie szerszy niż samo rejestrowanie dokumentów i ustalanie wyniku finansowego. Rachunkowość tworzy uporządkowany system informacji o działalności jednostki, który powinien umożliwiać zarówno ocenę jej aktualnej sytuacji, jak i analizę zmian zachodzących w czasie. Informacje te są wykorzystywane przez osoby zarządzające przedsiębiorstwem, właścicieli, wierzycieli oraz wiele innych grup zainteresowanych jego działalnością.
Podstawowym zadaniem rachunkowości jest przekształcanie pojedynczych zdarzeń gospodarczych w dane posiadające określone znaczenie ekonomiczne. Przedsiębiorstwo każdego dnia dokonuje zakupów, sprzedaży, płatności, wypłat wynagrodzeń oraz wielu innych operacji, które same w sobie tworzą bardzo rozproszony zbiór informacji. Rachunkowość porządkuje je, klasyfikuje i łączy w taki sposób, aby można było przedstawić spójny obraz funkcjonowania jednostki.
Zadanie informacyjne rachunkowości
Funkcja informacyjna rachunkowości polega na dostarczaniu użytkownikom danych potrzebnych do oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wynikowej przedsiębiorstwa. Informacje powinny być odpowiednio uporządkowane, aby odbiorca mógł ustalić między innymi, jakim majątkiem dysponuje jednostka, jakie posiada zobowiązania oraz czy jej działalność jest rentowna. Znaczenie ma przy tym nie tylko ilość danych, ale przede wszystkim ich jakość i możliwość właściwej interpretacji.
Różni użytkownicy informacji księgowych mają odmienne potrzeby. Właściciel może interesować się rentownością zaangażowanego kapitału, bank zdolnością przedsiębiorstwa do spłaty kredytu, a dostawca możliwością terminowego regulowania zobowiązań handlowych. Rachunkowość powinna więc dostarczać informacji na tyle uniwersalnych, aby mogły być wykorzystane przez różne grupy odbiorców.
Informacja pochodząca z rachunkowości powinna być również porównywalna w czasie. Kierownictwo powinno mieć możliwość sprawdzenia, czy przychody wzrosły w stosunku do poprzedniego roku, czy zwiększyło się zadłużenie oraz jak zmieniła się struktura kosztów. Dopiero obserwacja takich tendencji pozwala właściwie ocenić kierunek rozwoju przedsiębiorstwa.
Informacje dla właścicieli
Właściciele przedsiębiorstwa są jedną z najważniejszych grup użytkowników informacji rachunkowej. Interesuje ich przede wszystkim to, czy kapitał zaangażowany w działalność przynosi oczekiwany rezultat oraz czy wartość przedsiębiorstwa rośnie. Rachunkowość pozwala ocenić zarówno bieżący wynik, jak i sposób wykorzystania majątku finansowanego przez właścicieli.
Szczególnego znaczenia nabiera informacja o zysku i sposobie jego podziału. Właściciele mogą zdecydować o wypłacie części wyniku albo pozostawieniu go w przedsiębiorstwie w celu finansowania dalszego rozwoju. Rachunkowość dostarcza danych potrzebnych do oceny, czy jednostka może sobie pozwolić na wypłatę zysku bez pogorszenia swojej sytuacji finansowej.
Informacja o zysku nie powinna być jednak analizowana w oderwaniu od innych danych. Firma może wykazywać dobry wynik finansowy, ale jednocześnie mieć problemy z przepływami pieniężnymi albo posiadać bardzo wysokie zadłużenie. Z tego względu właściciele powinni korzystać z całego zestawu informacji tworzonych przez system rachunkowości.
Informacje dla banków i wierzycieli
Banki i inni pożyczkodawcy wykorzystują dane księgowe przede wszystkim do oceny ryzyka finansowania przedsiębiorstwa. Chcą wiedzieć, czy jednostka będzie zdolna do terminowej spłaty kapitału i odsetek oraz czy posiada odpowiednie zabezpieczenie majątkowe. Szczególną uwagę zwracają więc na poziom zadłużenia, płynność, rentowność i zdolność generowania środków pieniężnych.
Dostawcy również są zainteresowani sytuacją finansową swoich odbiorców. Jeżeli udzielają kredytu kupieckiego, w praktyce finansują klienta do czasu otrzymania zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Informacje o wypłacalności przedsiębiorstwa mogą więc wpływać na długość oferowanego terminu płatności oraz wysokość przyznanego limitu kupieckiego.
Rachunkowość ogranicza w ten sposób niepewność występującą w relacjach gospodarczych. Wierzyciel nie musi opierać swojej decyzji wyłącznie na zapewnieniach przedsiębiorcy, lecz może analizować konkretne dane finansowe. Im wyższa wiarygodność informacji księgowej, tym większa jej wartość dla podmiotów zewnętrznych.
Zadanie kontrolne
Drugim podstawowym zadaniem rachunkowości jest kontrola działalności jednostki. System księgowy powinien umożliwiać sprawdzenie, czy majątek przedsiębiorstwa jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem oraz czy operacje gospodarcze zostały prawidłowo wykonane i udokumentowane. Funkcja kontrolna chroni zarówno interes właścicieli, jak i bezpieczeństwo samej jednostki.
Każda istotna operacja powinna pozostawić odpowiedni ślad w dokumentacji. Dzięki temu możliwe jest późniejsze ustalenie, kto dokonał zakupu, kto zatwierdził płatność oraz gdzie znajduje się dany składnik majątku. Rachunkowość pozwala więc odtworzyć przebieg operacji i przypisać odpowiedzialność konkretnym osobom.
Kontrola księgowa może mieć charakter bieżący lub następczy. Bieżąca kontrola polega na sprawdzaniu dokumentów przed ich ujęciem albo realizacją płatności, natomiast kontrola następcza obejmuje analizę już dokonanych operacji. Oba rodzaje uzupełniają się i pozwalają ograniczać zarówno błędy, jak i celowe nadużycia.
Ochrona majątku
Jednym z ważniejszych aspektów funkcji kontrolnej jest ochrona majątku przedsiębiorstwa. Rachunkowość powinna umożliwiać ustalenie, gdzie znajdują się środki trwałe, jaka jest wartość zapasów oraz jakie środki pieniężne pozostają do dyspozycji jednostki. Bez takiej ewidencji trudno byłoby szybko wykryć niedobory lub nieuprawnione wykorzystanie majątku.
Duże znaczenie ma tutaj inwentaryzacja. Polega ona na ustaleniu rzeczywistego stanu określonych składników i porównaniu go ze stanem wykazywanym w księgach. Powstałe różnice należy następnie wyjaśnić i odpowiednio rozliczyć.
Ochrona majątku nie ogranicza się wyłącznie do zapobiegania kradzieżom. Może również polegać na wykrywaniu nadmiernych zapasów, przeterminowanych należności czy nieużywanych środków trwałych. Rachunkowość dostarcza danych pozwalających zauważyć, że część kapitału jest wykorzystywana nieefektywnie.
Kontrola dokumentów
System rachunkowości powinien zapewniać również właściwą kontrolę dokumentacji. Dokumenty księgowe powinny być sprawdzane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Pozwala to ograniczyć możliwość wprowadzania do ksiąg danych niepełnych lub niezgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji.
Kontrola formalna dotyczy przede wszystkim tego, czy dokument zawiera wymagane informacje i może stanowić podstawę zapisu. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności obliczeń, natomiast kontrola merytoryczna odnosi się do gospodarczego uzasadnienia operacji. Dopiero po przeprowadzeniu odpowiedniej weryfikacji dokument powinien trafić do dalszego przetwarzania.
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów wpływa więc bezpośrednio na jakość rachunkowości. Błąd popełniony na etapie źródłowym może zostać później przeniesiony do zestawień i sprawozdań. Im wcześniej zostanie wykryty, tym łatwiej ograniczyć jego skutki.
Zadanie zarządcze
Trzecim podstawowym zadaniem rachunkowości jest dostarczanie informacji potrzebnych do zarządzania. Kierownictwo musi podejmować decyzje dotyczące cen, kosztów, inwestycji, finansowania, zatrudnienia i wielu innych obszarów. Rachunkowość dostarcza danych pozwalających ocenić skutki tych decyzji.
Informacja zarządcza powinna być dostosowana do konkretnego problemu. Kierownik produkcji może potrzebować danych o kosztach wytworzenia jednostki produktu, natomiast zarząd może analizować rentowność całych segmentów działalności. Nie wszystkie takie informacje znajdują się bezpośrednio w sprawozdaniu finansowym, dlatego system rachunkowości może być rozbudowany o szczegółowe rozwiązania wewnętrzne.
Rachunkowość zarządcza pozwala również analizować alternatywne warianty działania. Można przykładowo obliczyć, czy bardziej opłaca się produkować określony element we własnym zakresie, czy kupować go od zewnętrznego dostawcy. Dane księgowe stają się wtedy podstawą podejmowania decyzji ekonomicznych.
Rachunkowość a planowanie
Jednym z ważnych zastosowań informacji rachunkowej jest planowanie przyszłej działalności. Dane historyczne pokazują, jakie przychody i koszty występowały w poprzednich okresach oraz jak zachowywały się poszczególne składniki majątku. Na tej podstawie można przygotowywać budżety i prognozy.
Plan sprzedaży może być powiązany z planem produkcji, zakupów, zatrudnienia i przepływów pieniężnych. Jeżeli przedsiębiorstwo przewiduje wzrost przychodów, powinno ustalić, jakie dodatkowe nakłady będą potrzebne do jego osiągnięcia. Rachunkowość dostarcza informacji pozwalających oszacować te zależności.
Planowanie nie powinno polegać jedynie na prostym zwiększaniu wartości z poprzedniego roku o określony procent. Kierownictwo powinno uwzględniać zmiany cen, kosztów, popytu oraz możliwości produkcyjnych. Dane księgowe są więc punktem wyjścia, a nie gotową odpowiedzią na wszystkie pytania.
Kontrola wykonania planów
Po przygotowaniu planu konieczne jest późniejsze sprawdzenie jego realizacji. Rachunkowość pozwala porównywać wartości planowane z rzeczywistymi przychodami, kosztami i innymi wielkościami. Powstające odchylenia mogą wskazywać zarówno na problemy, jak i na korzystne zmiany.
Jeżeli koszty produkcji okazują się wyższe niż planowano, kierownictwo powinno ustalić przyczynę. Może nią być wzrost cen materiałów, większe zużycie surowców, wyższe wynagrodzenia albo spadek wydajności. Samo stwierdzenie wystąpienia odchylenia jest więc dopiero początkiem analizy.
Kontrola wykonania planów umożliwia również ocenę jakości wcześniejszych założeń. Jeżeli prognozy regularnie znacznie odbiegają od rzeczywistych wyników, konieczne może być poprawienie sposobu planowania. Rachunkowość staje się w ten sposób elementem ciągłego procesu zarządzania.
Pomiar wyniku finansowego
Jednym z najważniejszych zadań rachunkowości jest ustalenie wyniku finansowego. System powinien prawidłowo przyporządkować przychody i koszty do odpowiednich okresów oraz określić, czy działalność przyniosła zysk czy stratę. Wynik jest jednym z podstawowych mierników oceny efektywności przedsiębiorstwa.
Samo obliczenie zysku nie wystarcza jednak do pełnej oceny działalności. Warto ustalić, z jakich źródeł wynik pochodzi i które obszary przedsiębiorstwa generują największy rezultat. Firma może bowiem osiągać zysk jako całość, mimo że niektóre produkty lub oddziały są nierentowne.
Analiza struktury wyniku pozwala więc podejmować decyzje dotyczące przyszłego zakresu działalności. Kierownictwo może rozwijać rentowne obszary i ograniczać te, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Rachunkowość pełni wtedy nie tylko funkcję sprawozdawczą, ale również diagnostyczną.
Informowanie o aktywach
Rachunkowość powinna dostarczać informacji o stanie i strukturze majątku jednostki. Użytkownik powinien wiedzieć, jaka część środków znajduje się w aktywach trwałych, a jaka w aktywach obrotowych. Pozwala to ocenić zarówno strukturę działalności, jak i stopień płynności majątku.
Sama wartość aktywów nie informuje jeszcze o jakości ich wykorzystania. Duży stan zapasów może oznaczać przygotowanie do intensywnej sprzedaży, ale może również wskazywać na problemy ze zbytem. Podobnie wysoka wartość należności może być skutkiem rozwoju sprzedaży albo pogarszającej się terminowości płatności klientów.
Rachunkowość powinna więc umożliwiać nie tylko ustalenie wartości poszczególnych składników, ale także ich bardziej szczegółową analizę. Informacja o wieku należności, rotacji zapasów czy stopniu zużycia środków trwałych zwiększa wartość danych księgowych. Dzięki temu można lepiej ocenić rzeczywistą sytuację majątkową.
Informowanie o źródłach finansowania
Drugą stroną majątku są źródła jego finansowania. Rachunkowość pokazuje, jaka część aktywów została sfinansowana kapitałem własnym, a jaka zobowiązaniami wobec innych podmiotów. Struktura ta ma podstawowe znaczenie dla oceny bezpieczeństwa finansowego.
Wysoki poziom zadłużenia może zwiększać możliwości rozwoju, ale jednocześnie powodować wyższe ryzyko. Przedsiębiorstwo musi regularnie obsługiwać zobowiązania i ponosić koszty finansowania. Informacja o strukturze pasywów pozwala ocenić, czy poziom długu pozostaje racjonalny w stosunku do możliwości jednostki.
Rachunkowość powinna również umożliwiać rozróżnienie zobowiązań według terminów wymagalności. Inaczej ocenia się dług spłacany przez kilka lat, a inaczej zobowiązania wymagające uregulowania w najbliższych tygodniach. Ma to szczególne znaczenie przy analizie płynności.
Kontrola kosztów
Jednym z podstawowych zadań informacyjnych i zarządczych rachunkowości jest kontrola kosztów. Kierownictwo powinno wiedzieć nie tylko, ile kosztów poniesiono łącznie, ale również z czego one wynikają. Szczegółowa ewidencja pozwala identyfikować miejsca powstawania kosztów oraz ich strukturę.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym można analizować koszty materiałów, energii, wynagrodzeń oraz amortyzacji. W firmie usługowej większego znaczenia mogą nabierać wynagrodzenia, usługi obce i koszty infrastruktury. Struktura kosztów zależy więc od charakteru działalności.
Regularna kontrola pozwala zauważyć niekorzystne tendencje. Jeżeli określona kategoria kosztów rośnie znacznie szybciej niż sprzedaż, kierownictwo powinno ustalić przyczynę. Rachunkowość dostarcza danych potrzebnych do rozpoczęcia takiej analizy.
Kontrola przychodów
Przychody również powinny być poddawane analizie. Ważna jest nie tylko ich łączna wartość, ale także struktura według produktów, klientów, rynków czy innych kryteriów. Pozwala to ustalić, które obszary działalności mają największe znaczenie dla przedsiębiorstwa.
Firma może odkryć, że znaczna część przychodów pochodzi od jednego odbiorcy. Taka koncentracja może oznaczać duże ryzyko, ponieważ utrata tego klienta istotnie wpłynęłaby na wyniki. Rachunkowość pozwala więc identyfikować również ryzyka związane ze strukturą sprzedaży.
Analiza przychodów pomaga również oceniać skuteczność działań handlowych. Można porównywać dynamikę sprzedaży w kolejnych okresach oraz badać wpływ zmian cen. Informacje te są potrzebne przy podejmowaniu decyzji o dalszym rozwoju oferty.
Kontrola należności
Rachunkowość powinna dostarczać bieżącej informacji o należnościach od odbiorców. Sam fakt dokonania sprzedaży nie oznacza bowiem, że przedsiębiorstwo otrzymało już środki pieniężne. Należności mogą pozostawać niespłacone przez wiele tygodni, a nawet miesięcy.
Kierownictwo powinno znać strukturę należności według terminów płatności. Pozwala to szybko wykrywać odbiorców, którzy opóźniają regulowanie zobowiązań. Im wcześniej zostanie podjęta reakcja, tym większa szansa na uniknięcie problemów z odzyskaniem środków.
Informacja o należnościach wpływa również na decyzje handlowe. Przedsiębiorstwo może ograniczyć dalszą sprzedaż z odroczonym terminem płatności klientowi posiadającemu duże zaległości. Rachunkowość wspiera więc zarządzanie ryzykiem kredytu kupieckiego.
Kontrola zobowiązań
Podobne znaczenie ma kontrola zobowiązań. Przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, jakie kwoty musi zapłacić dostawcom, bankom, pracownikom i innym podmiotom oraz kiedy przypadają terminy płatności. Informacja ta jest podstawą zarządzania płynnością finansową.
Nawet rentowna firma może znaleźć się w trudnej sytuacji, jeżeli nie posiada wystarczającej gotówki w momencie wymagalności zobowiązań. Dlatego księgowość powinna umożliwiać przygotowywanie zestawień przyszłych płatności. Pozwala to odpowiednio wcześniej zaplanować źródła środków.
Kontrola zobowiązań pomaga również unikać niepotrzebnych kosztów. Nieterminowa zapłata może prowadzić do naliczania odsetek oraz pogorszenia relacji z dostawcami. Rachunkowość wspiera więc zarówno płynność, jak i reputację przedsiębiorstwa.
Rachunkowość a płynność finansowa
Jednym z ważniejszych współczesnych zadań rachunkowości jest dostarczanie informacji potrzebnych do oceny płynności. Zysk nie gwarantuje bowiem zdolności do bieżącego regulowania zobowiązań. Firma może wykazywać wysokie przychody, ale jednocześnie posiadać niewielką ilość dostępnej gotówki.
Rachunkowość pozwala analizować środki pieniężne, należności, zapasy i zobowiązania krótkoterminowe. Na tej podstawie można obliczać odpowiednie wskaźniki i przygotowywać prognozy przepływów pieniężnych. Informacje te są szczególnie ważne w okresach szybkiego wzrostu lub pogorszenia koniunktury.
Właściwa kontrola płynności pozwala wcześniej wykryć ryzyko niedoboru środków. Kierownictwo może wtedy przyspieszyć ściąganie należności, ograniczyć zakupy albo pozyskać dodatkowe finansowanie. Rachunkowość staje się więc elementem systemu wczesnego ostrzegania.
Funkcja rozliczeniowa
Rachunkowość pełni również funkcję rozliczeniową wobec osób zarządzających przedsiębiorstwem. Właściciele powierzają zarządowi określony majątek i oczekują informacji o sposobie jego wykorzystania. Sprawozdania finansowe pozwalają ocenić rezultaty działań podejmowanych w danym okresie.
Funkcja ta ma szczególne znaczenie w dużych spółkach, w których właściciele nie uczestniczą bezpośrednio w codziennym zarządzaniu. Powstaje wówczas potrzeba ograniczenia różnicy w poziomie informacji pomiędzy zarządem i właścicielami. Rachunkowość tworzy formalny system komunikowania rezultatów działalności.
Rozliczenie może dotyczyć również poszczególnych jednostek organizacyjnych. Kierownik oddziału może odpowiadać za koszty lub wynik przypisany do jego obszaru. Dane księgowe pozwalają ocenić realizację powierzonych zadań.
Funkcja sprawozdawcza
Jednym z efektów systemu rachunkowości jest sporządzanie sprawozdań finansowych. Pozwalają one przedstawić syntetyczny obraz sytuacji jednostki po przetworzeniu bardzo dużej liczby pojedynczych zapisów. Bilans, rachunek zysków i strat oraz pozostałe elementy sprawozdawczości dostarczają różnych, uzupełniających się informacji.
Bilans pokazuje stan aktywów i źródeł ich finansowania na określony dzień. Rachunek zysków i strat przedstawia przychody, koszty i wynik osiągnięty w danym okresie. Inne elementy sprawozdawcze mogą ułatwiać zrozumienie zmian kapitału oraz przepływów pieniężnych.
Sprawozdawczość umożliwia porównywanie przedsiębiorstw oraz analizowanie ich zmian w czasie. Warunkiem jest jednak stosowanie odpowiednich zasad klasyfikacji i wyceny. Bez nich te same pozycje mogłyby być rozumiane w odmienny sposób.
Funkcja dowodowa
Zapisy księgowe i dokumentacja mają również znaczenie dowodowe. Pozwalają wykazać, że określona transakcja rzeczywiście miała miejsce i jakie były jej podstawowe warunki. Ma to znaczenie w relacjach z kontrahentami, organami kontrolnymi oraz innymi podmiotami.
Jeżeli przedsiębiorstwo dochodzi należności od odbiorcy, dokumentacja może potwierdzać powstanie i wysokość roszczenia. Podobnie w przypadku sporu dotyczącego płatności można wykorzystać faktury, potwierdzenia przelewów oraz zapisy rozrachunków. Rachunkowość tworzy w ten sposób uporządkowaną historię operacji gospodarczych.
Funkcja dowodowa wymaga jednak właściwego przechowywania dokumentacji. Dane powinny być zabezpieczone przed utratą i możliwe do odtworzenia również po upływie dłuższego czasu. Wraz z cyfryzacją rośnie znaczenie odpowiedniego zarządzania dokumentami elektronicznymi.
Funkcja analityczna
Rachunkowość dostarcza materiału do prowadzenia analizy ekonomicznej i finansowej. Na podstawie danych księgowych można obliczać wskaźniki rentowności, płynności, zadłużenia i sprawności działania. Pozwala to przejść od prostego opisu sytuacji do jej pogłębionej oceny.
Analiza może wskazywać zarówno mocne, jak i słabe strony przedsiębiorstwa. Wysoka rentowność może być korzystna, ale jeżeli towarzyszy jej gwałtowny wzrost zadłużenia, konieczna jest ostrożniejsza interpretacja. Poszczególne wskaźniki powinny więc być analizowane łącznie.
Dane powinny być również porównywane z wcześniejszymi okresami oraz podmiotami działającymi w podobnej branży. Dopiero wtedy można ustalić, czy określony poziom wskaźnika jest typowy, czy też wymaga szczególnej uwagi. Rachunkowość dostarcza podstawowego materiału do takich porównań.
Rachunkowość a podejmowanie decyzji inwestycyjnych
Informacje rachunkowe są wykorzystywane także podczas przygotowywania inwestycji. Przedsiębiorstwo może analizować, czy posiada wystarczające środki na zakup maszyny, rozbudowę zakładu albo otwarcie nowego oddziału. Rachunkowość pozwala określić możliwości finansowe i dotychczasową efektywność wykorzystania majątku.
Przy ocenie inwestycji potrzebne są również prognozy przyszłych przychodów i kosztów. Dane historyczne pozwalają przygotować bardziej realistyczne założenia dotyczące nowych przedsięwzięć. Nie eliminują niepewności, ale ograniczają ryzyko podejmowania decyzji całkowicie intuicyjnych.
Po zakończeniu inwestycji rachunkowość umożliwia kontrolę jej rzeczywistych rezultatów. Można porównać zakładane nakłady i efekty z wartościami faktycznie osiągniętymi. W ten sposób dane z przeszłości poprawiają jakość kolejnych decyzji.
Rachunkowość a podatki
Rachunkowość dostarcza również wielu danych potrzebnych do prawidłowego wypełniania obowiązków podatkowych. Należy jednak pamiętać, że rachunkowość finansowa i ewidencja podatkowa nie są pojęciami całkowicie tożsamymi. Te same operacje mogą być w określonych sytuacjach ujmowane inaczej dla potrzeb wyniku finansowego i rozliczenia podatku.
System księgowy powinien więc umożliwiać identyfikację różnic pomiędzy zasadami rachunkowymi i podatkowymi. Jest to szczególnie ważne w jednostkach prowadzących rozbudowaną działalność. Brak odpowiedniej analityki może utrudnić prawidłowe przygotowanie rozliczeń.
Informacje podatkowe nie powinny jednak całkowicie podporządkowywać rachunkowości potrzebom fiskalnym. Jej podstawowym zadaniem pozostaje rzetelne przedstawienie ekonomicznych skutków działalności jednostki. Podatki są ważnym, ale tylko jednym z obszarów wykorzystania danych księgowych.
Rachunkowość a zarządzanie ryzykiem
Informacje księgowe mogą pomagać w identyfikowaniu ryzyk występujących w działalności. Wzrost należności przeterminowanych może sygnalizować pogorszenie jakości portfela klientów, a gwałtowny wzrost zadłużenia wskazywać na zwiększenie ryzyka finansowego. Z kolei malejąca marża może informować o pogorszeniu opłacalności działalności.
Rachunkowość nie eliminuje ryzyka gospodarczego. Pozwala jednak szybciej zauważyć jego skutki i przygotować działania ograniczające zagrożenie. W tym sensie pełni ważną funkcję ostrzegawczą.
Warunkiem jest jednak odpowiednia częstotliwość przygotowywania informacji. Dane otrzymane kilka miesięcy po wystąpieniu problemu mogą mieć ograniczoną przydatność zarządczą. Współczesna rachunkowość powinna więc dążyć do możliwie szybkiego dostarczania wiarygodnych informacji.
Cyfryzacja zadań rachunkowości
Rozwój systemów informatycznych zmienia sposób realizacji tradycyjnych zadań rachunkowości. Coraz więcej danych może być pobieranych automatycznie z systemów bankowych, magazynowych, sprzedażowych i kadrowych. Ogranicza to liczbę ręcznych zapisów i pozwala szybciej przygotowywać informacje.
Automatyzacja nie zmniejsza jednak znaczenia kontroli. Program może poprawnie przetworzyć dane, które zostały błędnie sklasyfikowane już na początku procesu. Dlatego rośnie znaczenie weryfikacji reguł księgowania oraz jakości danych źródłowych.
Zmienia się także rola pracowników rachunkowości. Mniej czasu może być poświęcane na mechaniczne wprowadzanie dokumentów, a więcej na analizę, kontrolę oraz przygotowywanie informacji dla kierownictwa. W ten sposób funkcja rachunkowości przesuwa się coraz bardziej w stronę wspierania zarządzania.
Rachunkowość jako system wczesnego ostrzegania
Dobrze zorganizowana rachunkowość może pełnić funkcję systemu wczesnego ostrzegania. Niepokojące zmiany mogą być widoczne w danych zanim doprowadzą do poważnego kryzysu przedsiębiorstwa. Przykładem jest stopniowe pogarszanie się płynności albo rosnąca wartość zapasów, które nie znajdują nabywców.
Wczesne wykrycie takich sygnałów daje kierownictwu więcej czasu na reakcję. Można zmienić politykę sprzedaży, ograniczyć koszty, renegocjować finansowanie lub poprawić zarządzanie kapitałem obrotowym. Rachunkowość staje się wówczas narzędziem zapobiegania problemom, a nie jedynie ich późniejszego opisywania.
Sama obecność danych nie gwarantuje jednak odpowiedniej reakcji. Informacje muszą zostać przeanalizowane i właściwie zinterpretowane. Zadaniem systemu rachunkowości jest więc nie tylko gromadzenie liczb, ale również stworzenie warunków do ich efektywnego wykorzystania.
Jakość informacji rachunkowej
Wszystkie zadania rachunkowości mogą być realizowane prawidłowo tylko wtedy, gdy tworzone informacje mają odpowiednią jakość. Dane powinny być kompletne, wiarygodne, porównywalne i dostarczane w odpowiednim czasie. Informacja błędna lub spóźniona może prowadzić do niewłaściwych decyzji.
Szczególne znaczenie ma rzetelność danych. Kierownictwo powinno mieć pewność, że przedstawione wartości wynikają z rzeczywistych operacji i zostały poprawnie zaklasyfikowane. Celowe zniekształcanie informacji podważa sens całego systemu rachunkowości.
Ważna jest również zrozumiałość informacji. Nadmierna liczba szczegółów może utrudniać dostrzeżenie najważniejszych problemów. Rachunkowość powinna więc dostarczać zarówno danych szczegółowych, jak i odpowiednio przygotowanych zestawień syntetycznych.
Aktualność informacji
W działalności gospodarczej bardzo duże znaczenie ma szybkość dostępu do danych. Informacja o znacznym pogorszeniu płynności przekazana po kilku miesiącach może być znacznie mniej użyteczna niż bieżące ostrzeżenie. Współczesne systemy pozwalają coraz częściej analizować sytuację niemal na bieżąco.
Kierownictwo może obserwować sprzedaż, stan należności, zobowiązania i środki pieniężne bez oczekiwania na zakończenie roku. Pozwala to szybciej podejmować działania korygujące. Tradycyjne roczne sprawozdanie pozostaje ważne, ale nie może być jedynym źródłem informacji zarządczej.
Aktualność nie powinna jednak odbywać się kosztem wiarygodności. Bardzo szybka informacja oparta na niepełnych danych również może prowadzić do błędnych wniosków. Zadaniem rachunkowości jest więc znalezienie właściwej równowagi pomiędzy szybkością i dokładnością.
Rachunkowość a ocena efektywności
Jednym z najważniejszych zastosowań danych rachunkowych jest ocena efektywności wykorzystania zasobów. Przedsiębiorstwo powinno wiedzieć, jakie rezultaty osiąga dzięki zaangażowanemu majątkowi, pracy i kapitałowi. Pozwala to porównywać opłacalność różnych obszarów działalności.
Można przykładowo badać rentowność aktywów, kapitału własnego albo sprzedaży. Informacje te pokazują różne aspekty efektywności i nie powinny być analizowane osobno. Ich wspólna interpretacja pozwala lepiej zrozumieć model działania przedsiębiorstwa.
Ocena efektywności może również dotyczyć pojedynczych procesów. Kierownictwo może analizować koszt obsługi zamówienia, wydajność produkcji albo koszt pozyskania klienta. Rachunkowość zarządcza pozwala dostosować zakres danych do takich potrzeb.
Ograniczenia rachunkowości
Rachunkowość posiada jednak określone ograniczenia. Nie wszystkie zjawiska ważne dla przedsiębiorstwa można wiarygodnie wyrazić w pieniądzu i ująć w księgach. Reputacja, kompetencje pracowników czy jakość relacji z klientami mogą mieć duże znaczenie, a mimo to nie zawsze są widoczne jako odrębne pozycje sprawozdania.
Informacje rachunkowe dotyczą również w dużej mierze zdarzeń historycznych. Na ich podstawie można prognozować przyszłość, ale nie dają one pewności co do tego, co rzeczywiście się wydarzy. Warunki rynkowe mogą zmienić się w sposób, którego nie dało się przewidzieć na podstawie wcześniejszych wyników.
Z tego względu rachunkowość powinna być traktowana jako jedno z podstawowych, ale nie jedyne źródło informacji. Kierownictwo powinno łączyć dane finansowe z informacjami o rynku, konkurencji, klientach i technologii. Dopiero takie podejście daje pełniejszą podstawę do podejmowania decyzji.
Znaczenie zadań rachunkowości w praktyce
Zadania rachunkowości są ze sobą ściśle powiązane i nie powinny być traktowane jako całkowicie odrębne obszary. Ta sama informacja może jednocześnie służyć kontroli, sprawozdawczości i zarządzaniu. Przykładowo dane o należnościach pozwalają zarówno potwierdzić stan rozrachunków, jak i ocenić ryzyko utraty płynności.
Podobnie informacja o kosztach jest potrzebna do ustalenia wyniku finansowego, ale jednocześnie może służyć do kontroli wykonania budżetu. Dane o środkach trwałych mają znaczenie dla sprawozdania finansowego, a równocześnie pozwalają ocenić wykorzystanie majątku. Wartość systemu rachunkowości polega więc na wielokrotnym wykorzystaniu tych samych, odpowiednio uporządkowanych danych.
Współczesna rachunkowość jest zatem znacznie szerszym systemem niż ewidencja księgowa rozumiana jako mechaniczne zapisywanie operacji. Jej zadaniem jest tworzenie wiarygodnej informacji, ochrona majątku, wspieranie zarządzania, kontrola działalności oraz umożliwienie rozliczenia osób odpowiedzialnych za wykorzystanie zasobów. Wszystkie te funkcje wzajemnie się uzupełniają.
Najważniejszym rezultatem rachunkowości jest stworzenie możliwie rzetelnego obrazu działalności jednostki. Obraz ten powinien pokazywać zarówno stan majątku i źródeł jego finansowania, jak i procesy prowadzące do powstawania przychodów, kosztów i wyniku finansowego. Dzięki temu użytkownicy mogą podejmować decyzje na podstawie uporządkowanej informacji, a nie wyłącznie intuicji.
Rachunkowość realizuje więc jednocześnie zadania informacyjne, kontrolne, rozliczeniowe, analityczne i zarządcze. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rośnie znaczenie każdego z tych obszarów, ponieważ zwiększa się liczba operacji i użytkowników informacji. Dobrze zorganizowany system rachunkowości staje się wówczas jednym z podstawowych narzędzi sprawnego i bezpiecznego zarządzania jednostką gospodarczą.
- Irena Olchowicz, Podstawy rachunkowości, Wyd. Dyfin, Warszawa 1998.
- Jan Matuszkiewicz, Piotr Matuszkiewicz, Rachunkowość od podstaw, Wyd. Finans-Servis, Warszawa 1997.