Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

5/5 - (1 vote)

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który nabył takie aktywa w swojej działalności gospodarczej. Celem prowadzenia tej ewidencji jest kontrolowanie i rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem tych aktywów oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa podatkowego. Zarówno środki trwałe, jak i wartości niematerialne i prawne, mają swoją specyficzną klasyfikację i sposób amortyzacji, który jest kluczowy dla obliczania dochodu i podatku dochodowego.

Środki trwałe to składniki majątkowe przedsiębiorstwa, które są wykorzystywane przez dłuższy okres, czyli minimum 12 miesięcy. Do tej kategorii należą np. budynki, maszyny, pojazdy, urządzenia biurowe. W ewidencji środków trwałych przedsiębiorca musi ujmować wszystkie środki, które mają określoną wartość początkową (wynoszącą co najmniej 10 000 zł) i podlegają amortyzacji. Każdy środek trwały jest wpisywany do ewidencji na podstawie dokumentu zakupu lub faktury, a następnie podlega amortyzacji, której wysokość ustalana jest na podstawie stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych lub osób fizycznych.

Z kolei wartości niematerialne i prawne to aktywa, które nie mają formy materialnej, ale mają wartość gospodarczą. Przykładami takich wartości są patenty, licencje, znaki towarowe, a także koszty rozpoczęcia działalności, które można traktować jako aktywa w ewidencji. Wartości niematerialne i prawne, podobnie jak środki trwałe, podlegają amortyzacji, ale zgodnie z innymi zasadami. Czas amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych jest uzależniony od ich rodzaju, ale najczęściej wynosi od 2 do 5 lat.

Prowadzenie ewidencji tych aktywów ma na celu nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale także umożliwia przedsiębiorcy odpowiednie rozliczenie kosztów amortyzacji w celu optymalizacji podatkowej. Przedsiębiorca może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, co wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać szczegółowe dane o każdym z tych składników, takie jak: numer ewidencyjny, data nabycia, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, okres użytkowania, suma odpisów amortyzacyjnych, a także wartość pozostała po dokonanych odpisach. Tego typu ewidencja może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym w praktyce coraz częściej korzysta się z rozwiązań komputerowych, które umożliwiają łatwiejsze zarządzanie i kontrolowanie tych danych.

Przedsiębiorcy, którzy dokonują odpisów amortyzacyjnych, muszą także pamiętać o sprawozdawczości. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca zobowiązany jest do przedstawienia ewidencji w zeznaniach podatkowych oraz innych dokumentach związanych z obiegiem finansowym firmy. Oprócz tego, przedsiębiorcy muszą pamiętać, że w przypadku likwidacji, sprzedaży lub przekazania środka trwałego, powinni dokonać odpowiednich korekt w ewidencji, uwzględniając wszelkie zmiany w wartości początkowej, odpisach amortyzacyjnych i innych związanych z tym procesach.

Ewidencję środków trwałych obowiązani są prowadzić wszyscy podatnicy wykorzystujący do prowadzenia działalności środki trwałe .

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych pozwala ustalić ich stan , stopień zużycia oraz wielkość odpisu amortyzacyjnego. Ewidencja ta powinna zawierać[1]:

  • liczbę porządkową
  • datę nabycia
  • datę przyjęcia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
  • określenie środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej
  • symbol klasyfikacji rodzajowej środków trwałych
  • wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
  • zaktualizowaną wartość początkową
  • stawkę amortyzacyjną
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok
  • kwotę odpisów amortyzacyjnych narastająco za okres ich dokonywania , w tym także , gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji , a następnie z niej wykreślony i znowu wprowadzony
  • datę likwidacji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej oraz jej przyczynę

Ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mogą być prowadzone zarówno odrębnie, jak i łącznie.[2]

Zapisy w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych muszą być dokonane najpóźniej w dniu przekazania składnika do używania . Jest to istotne , ponieważ od następnego miesiąca po oddaniu do używania rozpoczyna się amortyzowanie. Prawidłowe ujęcie w ewidencji jest warunkiem uznania odpisów amortyzacyjnych za koszty uzyskania przychodów i wpisania ich do podatkowej księgi przychodów i rozchodów .

W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie wykazuje się wydzierżawianych , wynajmowanych lub używanych przez właściciela do prowadzenia działalności : budynków mieszkalnych , lokali mieszkalnych i własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego . Ich wartość ustala się corocznie , mnożąc powierzchnię użytkową przez kwotę obowiązującą w danym roku.[3]

Firma „Marad” posiada środki trwałe niezbędne do prowadzenia działalności , więc jest zobligowana do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Ewidencja ta spełnia ustawowe wymogi formalne, ukazuje wartość środków trwałych firmy oraz ich stan. Środki  trwałe należące do firmy zostały nabyte w drodze kupna.

Sposób ewidencji środków trwałych firmy „Marad” ukazuje podany na str. 116 aneksu  wykaz.


[1] T. Kiziukiewicz K.Sawicki, „Rachunkowość małych firm „ , Wyd.PWE  , Warszawa 1998r. s.75

[2] T. J.Kulicki, „Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepisy, przykłady,komentarz”, Wyd. SeZaM s.c. , Warszawa 1999r. s. 59

[3] T. Kiziukiewicz K.Sawicki, „Rachunkowość małych firm”, Wyd. PWE , Warszawa 1998r s. 75-78

Utrata prawa do opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego

5/5 - (1 vote)

W przypadku kiedy podatnik utraci prawo do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jest obowiązany zaprowadzić właściwe księgi, chyba, że jest zwolniony z tego obowiązku- i opłacać podatek na ogólnych zasadach. Obowiązek ten powinien nastąpić w dniu, w którym nastąpiła utrata tego prawa.[1]

Utrata prawa do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i przejście na opodatkowanie na zasady ogólne następuje w dniu uzyskania pierwszego przychodu z tytułów określonych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym.

O fakcie zmiany rodzaju opodatkowania należy powiadomić urząd skarbowy w terminach określonych przepisami.

Utrata prawa do opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego może nastąpić w wyniku kilku zdarzeń, które zmieniają status podatnika lub prowadzonej działalności. Ryczałt ewidencjonowany jest jedną z form opodatkowania dochodów, która jest stosunkowo prostsza niż tradycyjna forma opodatkowania (czyli zasady ogólne), ponieważ podatek płacony jest od przychodu, a nie od dochodu, bez możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodów. Niemniej jednak, aby skorzystać z tej formy, przedsiębiorca musi spełniać określone warunki. Utrata prawa do tego opodatkowania może wystąpić w kilku sytuacjach.

Przede wszystkim, ryczałt ewidencjonowany jest dostępny tylko dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą o odpowiednim charakterze. Przedsiębiorca traci prawo do opodatkowania tą formą, jeśli zacznie świadczyć usługi lub prowadzić działalność, która nie spełnia warunków określonych w przepisach o ryczałcie. Obejmuje to między innymi przekroczenie limitu przychodów określonego przez ustawodawcę. Dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą limit ten wynosi obecnie 2 miliony euro rocznie (około 10 milionów złotych), co oznacza, że po jego przekroczeniu przedsiębiorca musi przejść na inną formę opodatkowania, najczęściej na zasady ogólne.

Inną sytuacją, w której dochodzi do utraty prawa do opodatkowania ryczałtem, jest zmiana rodzaju działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca zaczyna świadczyć usługi lub wykonywać czynności, które są wyłączone z możliwości opodatkowania ryczałtem (np. działalność związana z handlem nieruchomościami, czy działalność finansowa), nie będzie mógł dalej korzystać z tej formy.

Kolejnym przypadkiem, w którym przedsiębiorca traci prawo do ryczałtu, jest przekroczenie określonych limitów zatrudnienia. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia więcej niż pięciu pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, nie może korzystać z ryczałtu ewidencjonowanego.

Zmiana formy opodatkowania może również wystąpić w przypadku, gdy podatnik nie złoży w terminie odpowiednich dokumentów lub zawiadomień, które wymagane są do kontynuowania opodatkowania ryczałtem, jak na przykład brak złożenia zgłoszenia wyboru formy opodatkowania do końca roku podatkowego.

W przypadku utraty prawa do opodatkowania ryczałtem, przedsiębiorca zobowiązany jest do przejścia na inną formę opodatkowania, najczęściej na zasady ogólne lub podatek liniowy. W takich przypadkach obowiązuje konieczność rozliczania się według rzeczywistych kosztów działalności, co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia pełnej ewidencji księgowej, a także stosowaniem wyższych stawek podatkowych, zależnych od osiąganego dochodu.

Przedsiębiorca, który utracił prawo do opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego, musi także pamiętać o obowiązkach związanych z rozliczaniem podatku dochodowego. W przypadku zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne, przedsiębiorca będzie zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości lub ewidencji przychodów, w zależności od wybranej formy opodatkowania. W przypadku wybrania podatku liniowego, przedsiębiorca będzie stosował jednolitą stawkę podatkową na poziomie 19% dla uzyskiwanego dochodu, co wiąże się z koniecznością wykazywania zarówno przychodów, jak i kosztów prowadzenia działalności.

Po utracie prawa do ryczałtu, przedsiębiorca powinien także dostosować swoje deklaracje podatkowe do nowych wymogów. W przypadku zasad ogólnych przedsiębiorca musi składać deklaracje PIT-36, a w przypadku podatku liniowego deklarację PIT-36L. Zmiana formy opodatkowania wiąże się również z koniecznością obliczania zaliczek na podatek dochodowy, które muszą być wpłacane do urzędów skarbowych w odpowiednich terminach, zwykle miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wybranej metody płatności.

Ponadto, przedsiębiorca może utracić prawo do ryczałtu również w wyniku zmiany statusu rezydencji podatkowej. Jeżeli przedsiębiorca przestaje być rezydentem podatkowym Polski i uzyskuje dochody w innym kraju, może utracić prawo do opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Zatem, aby kontynuować korzystanie z tej formy opodatkowania, musi spełniać odpowiednie warunki rezydencji podatkowej.

Utrata prawa do ryczałtu wiąże się także z wymogiem przekazania informacji do urzędu skarbowego o tej zmianie. Przedsiębiorca, który traci prawo do tej formy opodatkowania, zobowiązany jest do zgłoszenia zmiany w ciągu 14 dni od momentu jej zaistnienia. Należy pamiętać, że w przypadku braku zgłoszenia zmiany formy opodatkowania może zostać nałożona kara za niedopełnienie obowiązków podatkowych.

Dodatkowo, przedsiębiorcy, którzy tracą prawo do ryczałtu, mogą zostać zobowiązani do dokonania korekty rozliczeń podatkowych za okresy, w których byli opodatkowani ryczałtem, jeśli okazałoby się, że nie spełniali warunków tej formy opodatkowania. W takim przypadku, mogą zostać nałożone dodatkowe zobowiązania podatkowe wynikające z błędnego rozliczenia poprzednich okresów.

W związku z powyższym, utrata prawa do opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym to proces, który wymaga od przedsiębiorcy zmiany podejścia do prowadzenia działalności gospodarczej, zarówno w zakresie księgowości, jak i rozliczeń podatkowych. Jest to także sygnał, że przedsiębiorca musi na nowo zaplanować strategię podatkową, uwzględniając nową formę opodatkowania, która w przypadku zasad ogólnych wiąże się z większymi obowiązkami administracyjnymi i finansowymi.

Podsumowując omówione sposoby rozliczeń z skarbem państwa z tytułu dochodów jednostek prowadzących działalność gospodarczą należy dodać, iż w przypadku niedotrzymania warunków określonych przepisami podatkowymi, a omówionymi wyżej, jednostki tracą prawo do ich stosowania. Mają wtedy prawo do wyboru innej formy opodatkowania. W przypadku zrzeczenia się dotychczasowej formy opodatkowania, jednostki kontynuujące działalność powinny złożyć stosowne oświadczenie w urzędzie skarbowym . Zrzeczenie może nastąpić na początku roku obrotowego.


[1] B. Michalczyk „Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ” Wyd. Michalczyk i Prokop s.c. Łódź 2000r. str. 18-20

Stawki ryczałtu

5/5 - (1 vote)

Stawki procentowe zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych, są zróżnicowane i zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku kiedy podatnik prowadzi działalność gospodarczą , w której przychody opodatkowane są różnymi stawkami, ustala on podatek dochodowy według stawki właściwej dla poszczególnego rodzaju działalności. Konieczne jest w takim przypadku prowadzenie ewidencji przychodów w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie przychodów z każdego rodzaju działalności. W przeciwnym przypadku  podatek dochodowy liczony jest w wysokości 8,5% sumy przychodów ze wszystkich rodzajów działalności.

W przypadku spółki cywilnej osób fizycznych przychody ustala się osobno dla każdego ze wspólników, w stosunku do udziałów wspólników w dochodach spółki. (1)

Opodatkowanie stawką 8,5%

Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 8,5% opodatkowane są przychody z tytułu :

  • przychodów z działalności usługowej, w tym działalności gastronomicznej w zakresie przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5% alkoholu. Wyłącza się budownictwo i przewozy ładunków taborem o ładowności powyżej 2t)
  • przychodów z działalności polegającej na wytwarzaniu przedmiotów z materiału powierzonego przez zamawiającego
  • prowizji uzyskanej przez komisanta ze sprzedaży na podstawie umowy komisu
  • prowizji uzyskanej przez kolportera prasy na podstawie umowy o kolportaż prasy
  • przychodów określonych w art.6 ust. 2 pkt. 1 lit. b) i c)
  • przychody ze świadczenia usług, określonych w art. 6 ust.2 pkt. 3

Opodatkowanie stawką 5,5%

Opodatkowane są przychody z tytułu :

  • działalności wytwórczej
  • robót budowlanych
  • przewozów ładunków taborem samochodowym o ładowności powyżej 2 ton
  • uzyskanej prowizji z działalności handlowej w zakresie sprzedaży: znaczków pocztowych, znaczków opłaty skarbowej, żetonów i kart magnetycznych do automatów, znaczków do biletów miesięcznych oraz jednorazowych biletów komunikacji miejskiej
  • przychody rolników prowadzących gospodarstwo rolne ze sprzedaży piasku, żwiru, kamieni, gliny, glinki, torfu i innych minerałów wydobywanych z gruntów wchodzących w skład gospodarstwa rolnego.

Do działalności wytwórczej zalicza się również sprzedaż wyrobów własnej produkcji, prowadzoną przez podatnika. (2)

Opodatkowanie stawką 3,0%

Stawka ryczałtu ewidencjonowanego wynosi 3,0% przychodów: (3)

  • z działalności usługowej w zakresie handlu
  • z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5% alkoholu
  • ze świadczenia usług związanych z produkcją zwierzęcą, zaliczonych zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług do klasy 01.42- usługi związane z chowem i hodowlą zwierząt (z wyjątkiem usług weterynaryjnych) i do klasy 85.20- usługi weterynaryjne
  • z działalności rybaków morskich i zlewowych w zakresie sprzedaży ryb i innych surowców z połowów
  • o których mowa w art. 14 ust.2 pkt. 1,2 i 5-9 ustawy o podatku dochodowym
  • osób fizycznych z tytułu świadczenia usług hotelarskich, o których mowa w art.6 ust.2 pkt.2

Podatek zryczałtowany pobiera się bez pomniejszenia przychodu o koszty uzyskania.


[1] Michalczyk „ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ” Wyd. Michalczyk i Prokop , Łódź 2000r. , str. 23-24

[2] Michalczyk „ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ” Wyd. Michalczyk i Prokop , Łódź 2000r. , str. 28-29

[3] Biuletyn informacyjny dla służb ekonomiczno-finansowych , Nr 28 (315), Gorzów Wlkp, 1999r., str. 9

Ryczałt ewidencjonowany

5/5 - (2 votes)

Zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów ewidencjonowanych objęte są przychody z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej z wyjątkiem wykonywania wolego zawodu) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez osoby fizyczne, pod warunkiem spełnienia warunków uprawniających do skorzystania z tej formy opodatkowania.

Zryczałtowany podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych podobnie jak inne ryczałtowe formy opodatkowania, jest uproszczoną formą poboru podatku dochodowego od osób fizycznych, z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Dochodów, od których opłacono podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, nie łączy się z innymi źródłami przychodów, opodatkowanych na ogólnych zasadach, określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów ewidencjonowanych opodatkowane są przychody uzyskane przez osoby fizyczne z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej samodzielnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych.

Opodatkowanie przychodu a nie dochodu powoduje, że dla ustalenia zobowiązania podatkowego w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych w tej formie, nie jest istotne czy podatnik poniósł, i w jakiej wysokości, koszty uzyskania przychodu. Istotna jest jedynie wysokość osiągniętego w roku podatkowym przychodu z działalności gospodarczej. (1)

Ryczałtowiec musi prowadzić ewidencję przychodów według określonego wzoru. Ponadto jest zobowiązany do prowadzenia :

  • wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
  • kart przychodów pracowników
  • ewidencji VAT (2)

Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również przychody: (3)

  1. Rolników prowadzących gospodarstwo rolne
  • ze sprzedaży piasku, żwiru, kamieni, gliny, torfu i innych materiałów wydobywanych z gruntów wchodzących w skład gospodarstwa rolnego
  • z usług świadczonych osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym w zakresie przewozu mleka do punktów skupu, zrywki i wywozu drewna z lasu do punktów przeładunkowych oraz przewozu uczniów do szkół
  • z usług o charakterze agrotechnicznym i przewozowym, świadczonym na rzecz kół łowieckich
  1. osób fizycznych z tytułu świadczenia usług hotelarskich, polegających na wynajmie pokoi gościnnych i domków turystycznych, w tym również takich usług połączonych z wydawaniem posiłków, jeżeli łączna liczba pokoi, w tym także w domkach turystycznych, nie przekracza 12 osób fizycznych z działalności gospodarczej w zakresie wytwórczości ludowej i artystycznej, wykonywanej osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli:
  • sprzedają wytwarzane przez siebie wyroby i świadczą usługi w zakresie wytwórczości ludowej lub artystycznej wyłącznie na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej oraz osób fizycznych będących przedsiębiorcami; na równi z usługami traktuje się wywarzanie wyrobów o charakterze ludowym i artystycznym z materiałów powierzonych oraz naprawę tych wyrobów
  • ze sprzedaży wyrobów lub świadczenia usług osiągają przychody w kwocie nie przekraczającej 40.000 PLN rocznie
  • założą książkę zamówień

Jeżeli podatnik w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadził działalność samodzielnie, a także w formie spółki, opłaca w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:

  • odrębnie z działalności wykonywanej samodzielnie i odrębnie z działalności wykonywanej w formie spółki, gdy przychody z tej działalności lub suma przychodów wspólników, nie przekroczyły kwoty 400 000 PLN
  • a działalności wykonywanej samodzielnie, gdy uzyskali przychody nie przekraczające kwoty 400 000 PLN, a z działalności wykonywanej w formie spółki, gdy suma przychodów wspólników nie przekroczyła kwoty 400 000 PLN.

Podatnicy opłacają w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli:

  1. w roku poprzedzającym rok podatkowy:
  • uzyskali przychody z tej działalności prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości nie przekraczającej 400 000 PLN
  • uzyskali przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności nie przekroczyła kwoty 400 000 PLN
  1. rozpoczynają wykonywanie działalności w roku podatkowym i nie korzystają z opodatkowania w formie karty podatkowej – bez względu na wysokość przychodów

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opłacają również podatnicy, którzy w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadzili działalność samodzielnie lub w formie spółki, z której przychody były opodatkowane wyłącznie w formie karty podatkowej, lub za część roku na ogólnych zasadach, a łączne przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 400 000 PLN.

W tych przypadkach przychody opodatkowane w formie karty podatkowej oblicza się wyłącznie na podstawie wystawionych faktur lub rachunków. (4)


[1] Michalczyk „ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych” Wyd. Michalczyk i Prokop s.c. , Łódź 1998r.

[2] Haski „ podatek dochodowy od osób fizycznych „ Wyd. Sigma, Skierniewice 2000r., str 143-144

[3] Na podstawie art. 6 pkt. 2 ustawy z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne ( Dz.U.z 1998r. Nr 144, poz. 930)

[4] Na podstawie art. 6 pkt. 5 i 6 ustawy z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne ( Dz.U.z 1998r. Nr 144, poz. 930)

Wymogi dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

5/5 - (3 votes)

Podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę prawidłowo, zarówno pod względem formalnym (niewadliwie), jak i materialnym (rzetelnym).Księga jest prawidłowa pod względem formalnym, jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 14 grudnia 1995 r. Księga jest prawidłowa pod względem materialnym jeżeli jest prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym.

Księgę uznaje się za rzetelną również gdy:

  • nie wpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia , w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy
  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi
  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania , z wyjątkiem błędów polegających na wykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny
  • podatnik uzupełnił zapis lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy , bądź organ kontroli skarbowej
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki , a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom , o którym mowa w parag. 11 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 grudnia 199 5r.

Zapisy w księdze muszą być dokonywane w języku polskim i polskiej walucie w sposób staranny, czytelny i trwały , na podstawie prawidłowych , rzetelnych dowodów.

Stwierdzone błędy należ w zapisach poprawić poprzez:

  • skreślenie dotychczasowej treści i wpisaniu nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu , oraz podpisania poprawki i umieszczenia daty poprawki
  • wprowadzenia do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów niezawierających kwoty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym[1]

Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów , towarów handlowych i usług są dokonywane :

  • w przypadku sprzedaży udokumentowanej : na podstawie wystawionych faktur, rachunków oraz faktur, rachunków i not korygujących
  • w przypadku sprzedaży nie udokumentowanej rachunkami : na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży[2]

Podatnik jest osobiście odpowiedzialny za prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może ją prowadzić sam lub zlecić ją:

  • osobie współpracującej
  • pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy zlecenia
  • biuru rachunkowemu

Zlecenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu

Zlecenie podatkowej księgi nie zwalnia podatnika od odpowiedzialności przewidziana w przepisach podatkowych. Podatnik , który zlecił biuru rachunkowemu prowadzenie podatkowej księgi przychodów jest obowiązany[3]:

  • w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem zawiadomić o tym urząd skarbowy, wskazując dokładny adres, nazwę biura, miejsce (adres) przechowywania księgi i dokumentów związanych z jej prowadzeniem
  • prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży oraz inne rodzaje ewidencji przewidzianych w przepisach

Komputerowe prowadzenie księgi

Przepisy regulujące opodatkowanie na zasadach ogólnych dopuszczają możliwość prowadzenia księgi przy użyciu komputera. Należy w tym wypadku posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej prowadzenia. Stosowany program komputerowy powinien gwarantować możliwość bezzwłocznego wglądu w treść dokonywanych zapisów oraz wydruku wszystkich danych. Chodzi o możliwość szybkiego dostępu do informacji zarówno w formie wyświetlania danych na monitorze, jak i ich wydruku. Dane te muszą być ujęte w porządku chronologicznym, zaś obraz ich zapisu powinien być zgodny z wzorem podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zaleca się aby wydruk książki był bezwzględnie czytelny . Do czasu wydruku, ich zapisy na magnetycznych nośnikach informacji powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich ochronę przed zatarciem lub zniekształceniem. Sposób przechowywania danych musi chronić je przed naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Spełnienie omówionych warunków nakłada na firmę obowiązek tworzenia kopii archiwalnych, umożliwiających odczyt danych w przypadku awarii pamięci komputera.

Obowiązkiem podatnika prowadzącego księgę przy użyciu komputera jest złożenia zbroszurowanej księgi przychodów i rozchodów, do której po zakończeniu miesiąca podatnik powinien załączyć sporządzony wydruk komputerowy zawierający ponumerowane zapisy dowodów księgowych za dany miesiąc . Do odpowiednich kolumn zbroszurowanej księgi należy wpisać sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.[4]

Prowadzenie księgi w sposób chronologiczny

Wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokonuje się w porządku chronologicznym na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych oraz sum miesięcznych wynikających z prowadzonych ewidencji, a w szczególności z ewidencji sprzedaży, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem , lecz nie później niż do dnia dwudziestego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W tym samym czasie dowody księgowe i dane wynikające z miesięcznego podsumowania prowadzonych ewidencji, oraz wszelkie informacje mające wpływ na ustalenie dochodu , powinny być przekazane do miejsca prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.[5]


[1] Biuletyn informacyjny dla służb ekonomiczno – finansowych nr 3 (326) Gorzów Wlkp, 2000, str. 7

[2] B. Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd. Michalczyk i Prokop, Łódź 2000, str. 32-33

[3] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 1995r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 148, poz. 720)

[4] „Opodatkowania firm 98”: wyd. cyt. Str. 28

[5] B.Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd.Michalczyk i Prokop Łódź 2000r. str. 44-45