Dowody księgowe powinny być:
- rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
- kompletne, zawierające ww. elementy
- wolne od błędów rachunkowych
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala na stwierdzenie kiedy poprawka została wprowadzona i prześledzenie zmian od pierwszej wersji do wersji ostatecznej na dany dzień – podważa wiarygodność. Jedną z dopuszczalnych metod jest dokonywanie korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych, to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (wraz z uzasadnieniem).
Dowody księgowe, takie jak faktury, paragony, listy płac, umowy czy wyciągi bankowe, to dokumenty, które potwierdzają transakcje finansowe i są podstawą do prowadzenia księgowości w firmie. W przypadku, gdy po wystawieniu dowodu księgowego wystąpią błędy, konieczne może być ich skorygowanie.
Proces korekty dowodów księgowych zależy od rodzaju błędu oraz od rodzaju dokumentu. Poniżej przedstawiam kilka możliwych sytuacji:
- Błędy na fakturze: Jeżeli wystąpił błąd na fakturze, to należy wystawić fakturę korygującą (tzw. fakturę korygowaną lub notę korygującą). Faktura korygująca powinna zawierać wszystkie dane, które były na oryginalnej fakturze, plus informacje o korektach. Na przykład, jeżeli na oryginalnej fakturze była błędna kwota, to na fakturze korygującej powinna być podana poprawna kwota oraz kwota korekty.
- Błędy w księgach rachunkowych: Jeżeli błąd pojawił się w księgach rachunkowych, na przykład transakcja została zaksięgowana na niewłaściwym koncie, to należy dokonać korekty wpisu księgowego. Korekta ta powinna zawierać informacje o oryginalnym wpisie, informacje o błędzie oraz informacje o poprawnym wpisie.
- Błędy na wyciągach bankowych lub innych dokumentach: W przypadku błędów na wyciągach bankowych lub innych dokumentach, które nie są fakturami, zazwyczaj trzeba skontaktować się z instytucją, która wystawiła dokument, i poprosić o wystawienie poprawionego dokumentu.
Wszystkie korekty dowodów księgowych powinny być dokładnie udokumentowane, a poprawione dokumenty powinny być przechowywane razem z oryginalnymi dokumentami. Ponadto, korekty dowodów księgowych mogą mieć wpływ na podatki, więc firma powinna skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że prawidłowo zgłasza te korekty do urzędu skarbowego.