Ewidencja księgi majątku obrotowego powinna być prowadzona wg zasad ustalonych w zakładowym planie kont zgodnie z UoR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki. Ewidencja ta powinna zapewnić konkretne przychody, rozchody i zapasy oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Obrót materiałami, towarami, WG, powinien być odpowiednio udokumentowany.
Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:
- Pz
- Pw
- Zw
- Mm
- Wz
- Rw
Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenia zakupu.
Dokument Pz:
- Nr i datę dowodu zakupu
- Kolejny nr Pz
- Nazwę dostawcy
- Nazwę materiałów i towarów
- Datę przyjęcia składników majątku do magazynu
- Ilość przyjętą do magazynu
Dowód Pw dokumentuje przyjecie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży. Dokument Pw:
- Nr kolejny Pw
- Nazwę wyrobu
- Datę przyjęcia
- Ilość przyjętą do magazynu
- Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość
- Datę i podpis przekazującego i przyjmującego
Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy z magazynu pobrano za dużą ilość materiałów lub pomyłkowo niewłaściwy towar. Dokument Zw:
- Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu
- Kolejny nr Zw
- Nazwę wydziału dokonującego zwrotu
- Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary
- Powód zwrotu
- Data i podpis
Dowód MM dokumentuje przesunięcie składnika majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowego, a w drugim zwiększenie o te sama ilość i wartość. Zawiera:
- Nazwy magazynów
- Data wydania i przyjęcie
- Kolejny numer Mm
- Nazwa składnika majątku
- Ilość, jednostkę, wartość
- Data, podpis
Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.
Zawiera:
- Datę wystawienia dokumentu
- Kolejny nr Wz
- Nazwę odbiorcy
- Nazwę wydawanego składnika z magazynu
- Ilość wydanego materiału, towaru, WG, jednostkę miary, wartość
- Data i podpis
Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celu ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze i biurowe jednostki. Zawiera:
- Datę wystawienia dokumentu
- Kolejny nr Rw
- Nazwę magazynu wydającego
- Nazwę działu otrzymującego
- Nazwę składnika
- Datę i podpis