Elementy sprawozdania finansowego
Końcowym etapem cyklu informacyjnego rachunkowości jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe sporządza się:
- Na dzień kończący rok obrotowy
- Na dzień zakończenia działalności jednostki (likwidacji, upadłości, sprzedaży)
- Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej w przypadku:
- Przekształcenia spółki osobowej raz cywilnej w inną spółkę osobową
- Połączenia jednostek
- Ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu
- W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę (dzień wpisu do rejestru)
- Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek (wpis do rejestru)
- Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
- Na inny dzień bilansowy określony innymi przepisami nie później niż 3 miesiące od dnia zaistnienia tych zdarzeń
Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe.
Najczęściej sporządza się „zwykłe” sprawozdanie finansowe, na dzień kończący rok obrotowy albo rok kalendarzowy lub 31 marca roku następnego.
Rok obrotowy trwa 12 miesięcy kalendarzowych, ten sam okres stosowany jest także dla celów podatkowych. Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.
Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku to może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdanie finansowe za rok następny – wyjątek od zasady sporządzania sprawozdania za okres 12 miesięcy. W przypadku zmiany roku obrotowego, pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.
Odpowiedzialność za sporządzenia sprawozdania finansowego
Za termin sporządzenia sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, czyli osoba lub organ, który uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę ( nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego).
Kierownik jednostki odpowiada za termin sporządzenia sprawozdania finansowego nawet, gdy obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości przekazał innej osobie (najczęściej jest to główny księgowy).
Wynika to z art. 4 ust. 5 UoR zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Kierownik jednostki jest także zobowiązany wraz z osobą, której powierzono prowadzenia ksiąg rachunkowych, do podpisania sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje zespół wieloosobowy to podpis musi złożyć każda z tych osób. Odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Należy pamiętać, aby podpisany był każdy element sprawozdania, zarówno bilans, jak i rachunek wyników i informacja dodatkowa. Koniecznym elementem dla uznania sprawozdania za prawidłowe i ważne w świetle prawa jest data podpisu – która stanowi dowód dotrzymania terminu.
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie sprawozdania finansowego wprowadza art. 77 UoR stanowiąc, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
- niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Zakres sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe składa się z:
- bilansu
- rachunku zysków i strat
- informacji dodatkowej (wprowadzenia do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia)
- zestawienia zmian w kapitale własnym
- rachunku przepływów pieniężnych
Ostatnie 2 elementy dotyczą banków, zakładów ubezpieczeniowych i zakładów reasekuracji, jednostek działających na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i fundacjach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, jednostek działających na podstawie przepisów o organizowaniu i funkcjonowaniu funduszów emerytalnych, spółek akcyjnych i pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły następujące warunki:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
W przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.
Cechy sprawozdania finansowego
Rzeczowość – dążenie do zaspokojenia potrzeb użytkowników w zakresie informacji użytecznych przy podejmowaniu decyzji.
Zrozumiałość – użytkowników informacji cechuje różna zdolność do percepcji informacji, dlatego należy je dostarczać w najprostszej formie
Wiarygodność – użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji
Kompletność – sprawozdania finansowe powinny zapewniać całkowity obraz działalności ekonomicznej przedsiębiorstwa
Obiektywizm – informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne od celowej stronniczości
Aktualność – użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim czasie
Porównywalność – informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy podejmowaniu decyzji co wymaga spójności zasad rachunkowości
Zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Zgodnie z art. 53 ust. 1 UoR roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:
- w spółkach komandytowo-akcyjnych: walne zgromadzenia akcjonariuszy i komplementariuszy
- w sp. z o.o.: zgromadzenie wspólników
- w sp. SA.: walne zgromadzenie akcjonariuszy
- w spółdzielni: zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków
- w przedsiębiorstwach państwowych: Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski
- w sp. Osobowych: wspólnicy spółki w przedsiębiorstwach prywatnych: właściciel/ele