Ewidencjonowanie kosztów

5/5 - (1 vote)

W działalności gospodarczej dąży się do maksymalnego ograniczenia ponoszonych kosztów, ponieważ pomniejszają one dochód uzyskiwany z działalności. Ważne jest, które z ponoszonych wydatków stanowią koszt uzyskania przychodu. Każdy rodzaj działalności wiąże się z ponoszeniem kosztów.

Kosztem uzyskania przychodu nie są[1]:

  • wydatki na nabycie gruntu i prawa wieczystego użytkowania gruntu, z wyjątkiem rocznych opłat za jego użytkowanie oraz wydatki na nabycie lub wytworzenie środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli podlegają one odpisom amortyzacyjnym. Wydatki te są po zaktualizowaniu i pomniejszeniu o również zaktualizowane odpisy amortyzacyjne, kosztami uzyskania przychodu w przypadku ich dalszej odsprzedaży, bez względu na czas ich poniesienia oraz gdy sprzedaż nieruchomości praw jest przedmiotem działalności gospodarczej.
  • opłaty dodatkowe za nie zagospodarowanie dzierżawionych gruntów w terminie ustawowym
  • raty i inne opłaty leasingowe w części zawierającej w sobie wartość przedmiotu leasingu, jeżeli zalicza się go do składników majątku trwałego leasigobiorcy już w trakcie trwania umowy. W przypadku gdy umowa tego nie określa, tę część raty ustala się proporcjonalnie do okresów trwania umowy. Dotyczy to leasingu kapitałowego, gdy jest się leasigobiorcą. Oznacza to, że kosztem jest tylko część raty leasingowej zawierająca opłaty manipulacyjne, zysk leasingodawcy i odsetki. Pozostałą część odlicza się w postaci odpisów amortyzacyjnych. Do innych opłat leasingowych zaliczamy między innymi opłaty dzierżawne, najmu, użyczenia.
  • straty w środkach trwałych i obrotowych w części pokrytej amortyzacją i odszkodowaniem, powstałych np. w wyniku kradzieży, czy też pożaru.
  • wydatki na remont, modernizację lub przebudowę środka trwałego, które pozwalają na przeszacowanie jego wartości i tym samym zwiększenie kwot odpisów amortyzacyjnych. Wydatki te są kosztem uzyskania przychodu, kiedy nie powodują wzrostu wartości początkowej.
  • straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeśli likwiduje się je jako nieprzydatne, ze względu na zmianę rodzaju działalności lub zmianę technologii ( gdy są nadal sprawne )
  • wydatki ponoszone przez leasingodawcę na nabycie lub wytworzenie praw majątkowych lub przedmiotów leasingu, ale tylko wtedy, gdy zgodnie z umową będzie to środek trwały leasingobiorcy. W przeciwnym wypadku wydatki te są kosztami leasingodawcy- w leasingu operacyjnym, odliczanymi w postaci odpisów amortyzacyjnych
  • odpisy amortyzacyjne od tej części wartości środka trwałego, która została już odliczona od podstawy opodatkowania. Może to wystąpić w przypadku, kiedy dokonano wpisu do kosztów uzyskania przychodu w ramach umowy leasingowej lub odliczona w ramach ulg inwestycyjnych
  • odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia będącego środkiem trwałym samochodu osobowego lub innego samochodu o ładowności do 500 kg, od części jego wartości przekraczającej równowartość 10 000 ECU. Wartość jest to koszt nabycia lub wytworzenia ; ustala się ją w dniu odprawy celnej, kupna w kraju lub przekazania do użytku pojazdu wytworzonego we własnej firmie, według kursu sprzedaży walut NBP.
  • wydatki poniesione na zakup wyposażenia, o ile zostanie stwierdzone, że służą one nie firmie, a celom osobistym właściciela, pracowników lub innych osób, lub bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą firmy
  • wydatki z tytułu używania dla potrzeb firmy nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego lub innego samochodu o ładowności do 500 kg, w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez aktualną stawkę za jeden km, pomniejszoną o wysokość odpisów z tytułu zużycia oraz o koszty utrzymania i eksploatacji samochodu zaliczone już do kosztów uzyskania przychodu, w przypadku kiedy koszty te bez uzasadnienia zostały wpisane do księgi
  • składki na ubezpieczenie wcześniej omówionych samochodów w części odpowiadającej ich wartości powyżej 10 000 ECU w proporcji do wartości samochodu przyjętej w ubezpieczeniu. Wyliczenia dokonuje się w następujący sposób : składka ubezpieczeniowa x 10 000 ECU : wartość ubezpieczeniowa = koszt ubezpieczenia pojazdu
  • straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodu oraz koszty remontów powypadkowych, jeśli nie zostały one objęte ubezpieczeniem dobrowolnym
  • koszt jazd lokalnych samochodem własnym pracownika, w części przekraczającej przyznany ryczałt lub w wysokości przekraczającej stawkę za jeden kilometr przebiegu, gdzie pracownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, comiesięcznie poświadczanej przez pracodawcę. W przypadku braku takiej ewidencji wydatki te nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu.
  • koszt podróży służbowej pracownika :
  1. jazdy własnym samochodem, w części przekraczającej kwotę obliczoną dla faktycznie przejechanej liczby kilometrów
  2. całej podróży, gdy brak jest udokumentowania delegacją służbową
  • odsetki za zwłokę za nieterminowe wpłaty podatków, opłat skarbowych, obowiązujących składek
  • darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju, jednak te do wysokości 10% i 15% nie są zaliczane do kosztów, ale zalicza się je do grupy odliczeń od dochodu
  • składki na rzecz organizacji, do których właściciel lub firma nie muszą obligatoryjnie należeć, z wyłączeniem organizacji pracodawców, do wysokości określonej przez Radę Ministrów
  • odpisy i wpłaty na tworzone przez firmę fundusze, chyba że obowiązek lub możliwość ich tworzenia i finansowania określą odrębne ustawy. Dotyczy to kwot odpisów podstawowych.
  • podatek dochodowy, od spadków i darowizn, a także akcyzowy od nadmiernych i zawinionych ubytków produktów
  • koszty egzekucyjne, grzywny, kary, opłaty i odsetki od nich, wynikłe z postępowania karnego, karno-skarbowego, administracyjnego, a także opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub gminy
  • wydatki poniesione na spłatę pożyczek, kredytów- w tym wypadku w koszty ujmuje się skapitalizowane, tylko faktycznie zapłacone odsetki- nawet karne;
  • spłatę innych zobowiązań np. udzielonych poręczeń ; umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem, powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów
  • odsetki, prowizje i różnice kursowe od kredytów, zwiększające koszt inwestycji w okresie jej realizacji
  • odsetki od własnego kapitału zainwestowanego w firmę
  • naliczone, lecz nie zapłacone lub umorzone odsetki od zobowiązań, kredytów
  • wierzytelności umorzone, z wyłączeniem tych, które uprzednio zostały zaksięgowane jako przychody należne
  • wierzytelności odpisane jako przedawnione, to znaczy takie, przy których zaniedbano wykorzystania wszelkich dostępnych środków prawnych dla ich ściągnięcia
  • wierzytelności odpisane jako nieściągalne, z wyjątkiem tych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona
  • kary umowne, które zostały zapłacone z tytułu VAT wyrobów firmy, wykonanych robót i usług oraz kary za zwłokę w dostarczaniu towarów wolnych od VAT albo za zwłokę w usunięciu VAT towarów i usług
  • straty z tytułu sprzedaży wierzytelności np. sprzedaż długu, o ile zostały poprzednio zarachowane jako przychód należny
  • udzielone przez firmę pożyczki, w tym również te stracone
  • poniesione koszty zaniechanych inwestycji
  • umorzone pożyczki udzielone przez firmę, jeżeli nie jest to związane z postępowaniem ugodowym lub układowym
  • rezerwy tworzone na pokrycie wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona, z wyjątkiem tych które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne
  • inne rezerwy niż wymienione wcześniej, jeżeli obowiązek ich tworzenia nie wynika z odrębnych ustaw
  • jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadków przy pracy lub chorób zawodowych pracowników firmy i dodatkowa składka ubezpieczeniowa za stwierdzone pogorszenie warunków pracy
  • koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w części pokrytej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
  • koszty uzyskania od przychodów ze źródeł krajowych i zagranicznych, z których dochody nie podlegają opodatkowaniu lub są zwolnione z podatków
  • wydatki ze środków zakładowego funduszu socjalnego oraz odpisy i wpłaty na ten fundusz, chyba że obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów
  • wydatki na nabycie wkładów, udziałów w spółdzielniach i spółkach, akcji i innych papierów wartościowych albo jednostek uczestnictwa w funduszu powierniczym, świadectw udziałowych narodowych funduszy inwestycyjnych oraz dopłat wnoszonych do spółek prawa handlowego. Wydatki te staną się kosztami uzyskania przychodu w chwili ich dalszej odsprzedaży.
  • składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw, od nagród i premii, które zostały wypłacone załodze gotówką lub w papierach wartościowych z dochodu firmy, już po opodatkowaniu
  • podatek VAT : wyjątkowo zalicza się do kosztów podatek naliczony:
  1. jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT
  2. jeżeli nabyto towary i usługi do wytworzenia lub odsprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od VAT
  3. od zakupów towarów i usług, w części związanej ze sprzedażą zwolnioną, chyba, że jest to środek trwały i niedoliczona część VAT-u podwyższa wartość środka trwałego

Natomiast podatek należny VAT :

  1. w przypadku importu usług, z wyłączeniem usług transportowych
  2. w przypadku przekazania przez firmę towarów i świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy
  • wpłaty, o których mowa w art. 4 ust. 1 i art. 6 ust. 2 ustawy z 9 maja 1991 roku o zatrudnieniu i rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych[2]
  • kwoty dodatkowe, które zgodnie z przepisami o cenach podlegają wpłaceniu do budżetu państwa
  • kwoty podwyższające podstawową opłatę eksploatacyjną za wydobycie kopalin
  • strat powstałych w wyniku utraty dokonanych przedpłat, zaliczkę w związku z niewykonaniem umowy
  • wartość akcji lub udziałów w spółce albo wkładów w spółdzielni, objętych lub nabytych w zamian za wkład niepieniężny. W razie ich zbycia, kosztem ich nabycia ustalonym na dzień objęcia lub nabycia, są zaktualizowane wydatki na nabycie, wytworzenie lub ulepszenie składników majątku stanowiących wkład niepieniężny pomniejszone o odpisy amortyzacyjne dokonane przed wniesieniem wkładu i zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
  • wydatków związanych z przychodami zwolnionymi od podatku dochodowego
  • koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem w części przekraczającej 0,25% przychodu. Reklama emitowana przez środki masowego przekazu i publicznie nie podlega temu limitowi.
  • Składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczeniowych na jego pracowników, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca, a umowa przez pięć następnych lat wyklucza:
  1. wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie
  2. wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy
  3. możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy
  4. wartość pracy własnej- w przypadku spółki istnieje możliwość podpisania umowy o pracę między spółką a jej współwłaścicielem- można wtedy wynagrodzenia zaliczać do kosztów firmy; wartości pracy małżonka i małoletnich dzieci[3]

W pozarolniczej działalności gospodarczej, w prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, w działalności agencyjnej oraz w zakresie wykonywania wolnego zawodu kosztami uzyskania przychodów są przede wszystkim:

  1. Koszty zużytych w trakcie działalności gospodarczej surowców, materiałów, półwyrobów i wyrobów gotowych obcej produkcji, natomiast w przypadku handlu zalicza się jeszcze koszty zakupu towarów przeznaczonych do sprzedaży.

Koszty poniesione w walutach obcych liczone są według średniego kursu NBP w dniu ich poniesienia.

Po przeprowadzeniu spisu z natury oblicza się je następująco :

Remanent początkowy + koszty zawarte w kolumnie numer 10 + koszty uboczne – remanent końcowy

Biuro Rachunkowe „Marad” w kolumnie nr 10 przeznaczonej do wpisywania zakupów towarów handlowych i materiałów według cen zakupu nie księguje ani wartości zakupionych materiałów, surowców oraz wyrobów obcej produkcji, ponieważ przy świadczonych usługach nie dokonuje ich zakupu.

  1. Koszty uboczne zakupu zapisuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie nr 11. W firmie „Marad” księguje się tu koszty związane z usługami firmy przewozowej Servisco, dostarczającej niekiedy zamawiane materiały dydaktyczne, czy też urządzenia elektroniczne.
  2. Do kolumny nr 12, przeznaczonej na księgowanie wydatków poniesionych na koszty reprezentacji i reklamy wpisuje się wartości ponoszone na reklamę i reprezentację firmy. Koszty te objęte są limitem 0,25% rocznego przychodu. Nie wszystkie wydatki ponoszone na reklamę i reprezentację są kosztami uzyskania przychodu. Nie są nimi koszty reprezentacji i reklamy w części przekraczającej omówiony wyżej limit, chyba że reklama przekazywana jest przez środki masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Generalną zasadą jest fakt, że charakter wydatków ponoszonych na reklamę i reprezentację powinien być związany z prowadzoną działalnością, a wydatki na to poniesione powinny wpływać na osiągnięcie lub zwiększenie przychodu podatnika. Zasada ta dotyczy zarówno wydatków ponoszonych na reklamę publiczną jak i niepubliczną.

Za reklamę uważa się „ rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu”[4]

Do wydatków objętych limitem 0,25% rocznego przychodu zaliczamy:

  • koszty usług gastronomicznych dla klientów firmy, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń
  • przyjmowanie i utrzymywanie delegacji kontrahentów krajowych i zagranicznych oraz koszty organizacji przyjęć i imprez organizowanych na rzecz delegacji, w tym koszt hotelu, przejazdów itp.
  • koszt ulotek reklamowych, katalogów
  • upominki i nagrody wręczane w ramach reprezentacji firmy oraz degustacja produktów
  • organizowanie imprez artystycznych z okazji uroczystości, zakup kwiatów do dekoracji pomieszczeń lub wręczania ich określonym osobom
  • koszty udziału w imprezach targowych, reklamowych, giełdach, imprezach sportowych, w tym również obsługa, przewóz i ubezpieczenie eksponatów, likwidacja stanowisk. Dotyczy to np. imprez, na które przyjeżdżają specjaliści zajmujący się daną dziedziną, do których wysyłane są imienne zaproszenia na daną imprezę.
  • zakupy zastawy stołowej, artykułów dekoracyjnych, kawy, herbaty, napoi itp. – przeznaczonych na cele reprezentacyjne

W przypadku przekroczenia omówionego wcześniej limitu, nadwyżka nad nim nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Zapisów dokonuje się na podstawie faktur oraz rachunków.

W przypadku gdy firma przeznacza pewną ilość zakupionych towarów handlowych na upominki i nagrody, należy to odnotować w księdze poprzez dokonanie w kolumnie nr 10 ujemnego zapisu wartości przeznaczonych rzeczy według ich cen zakupu oraz zaksięgowanie ze znakiem plus tej wartości do kolumny nr 12. Jeżeli są to wyroby firmy, to należy wyksięgować wartość zużytych do ich wyprodukowania materiałów z kolumny nr 10, a zaksięgować tą wartość w kolumnę nr 12.

Podatnicy podatku od towarów i usług odliczają figurujący w fakturach VAT podatek naliczony w całości, niezależnie od tego, czy wydatek mieści się w omówionym limicie, czy też pokrywany jest z zysku. Prawo odliczenia podatku nie przysługuje od niektórych kosztów poniesionych na reprezentację i reklamę, a określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym ( Dz. U. Nr 109, poz. 1245).

Firma „Marad” ponosi następujące koszty reprezentacji i reklamy :

  • wydatki ponoszone na podjęcie klientów, kontrahentów np. zakup kawy, herbaty itp.
  • koszty upominków służących reprezentacji np. kalendarzyki, wizytówki itp.
  • koszty związane z wytworzeniem i wysyłką reklamy skierowanej do potencjalnego klienta np. listy ofertowe

4. W kolumnie nr 13 księguje się koszty związane z wypłacanymi wynagrodzeniami zatrudnianych pracowników. Omawiana firma nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Zatrudniani są okresowo pracownicy na podstawie umowy zlecenia. W kolumnie tej należy także zaksięgować ewentualne koszty rzeczowych świadczeń okolicznościowych, takich jak paczki, bony towarowe. Księguje się również ewentualne wynagrodzenie w naturze, którym może być wykonanie rocznego rozliczenia pracownika.

5. Pozostałe koszty wpisywane są do kolumny nr 14 księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy to kosztów poniesionych w celu uzyskania przychodu w danym roku podatkowym, nawet tych które w sposób pośredni związane są z uzyskaniem tego przychodu. Szczegółowe omówienie kosztów wpisywanych do tej kolumny jest mocno utrudnione ze względu na ich dużą ilość oraz ciągłe zmiany i nowości.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy.[5]

Ewidencjonowanie kosztów stanowi jeden z kluczowych obszarów rachunkowości zarządczej oraz finansowej, pozwalając na dokładne śledzenie, analizowanie i kontrolowanie wydatków ponoszonych przez jednostkę gospodarczą w procesie realizacji działalności operacyjnej. Proces ten odgrywa fundamentalną rolę zarówno w planowaniu i budżetowaniu, jak i w ocenie efektywności ekonomicznej prowadzonej działalności. Prawidłowe ewidencjonowanie kosztów umożliwia nie tylko ustalenie wyniku finansowego przedsiębiorstwa, ale także stanowi podstawę do podejmowania decyzji strategicznych, operacyjnych oraz inwestycyjnych.

Koszty ewidencjonuje się w przedsiębiorstwach zgodnie z określoną strukturą, w której rozróżnia się m.in. koszty według rodzaju, miejsc powstawania, nośników oraz funkcji. Ewidencja kosztów według rodzaju polega na grupowaniu ich zgodnie z typem zużywanych zasobów, takim jak materiały, energia, wynagrodzenia, amortyzacja czy usługi obce. To podejście dostarcza informacji o tym, jakiego rodzaju zasoby były konsumowane w toku działalności gospodarczej, i stanowi podstawowy sposób prezentacji kosztów w układzie sprawozdawczości finansowej.

Ewidencjonowanie kosztów według miejsca ich powstawania odnosi się do przypisywania kosztów do konkretnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, takich jak działy produkcyjne, administracyjne, magazynowe czy sprzedażowe. Takie podejście pozwala kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych na analizę kosztów przypadających na prowadzoną przez nich działalność i sprzyja lepszemu zarządzaniu budżetami wewnętrznymi. Z kolei ewidencjonowanie kosztów według nośników polega na przypisaniu kosztów do określonych produktów, usług lub zleceń, co umożliwia dokładne ustalenie jednostkowego kosztu wytworzenia wyrobu czy świadczenia usługi.

Innym podejściem jest ewidencjonowanie kosztów według funkcji, które polega na przypisaniu kosztów do funkcji pełnionych w przedsiębiorstwie, takich jak produkcja, sprzedaż, administracja czy badania i rozwój. Ten układ często wykorzystywany jest w rachunku zysków i strat sporządzanym w wersji porównawczej lub kalkulacyjnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości.

W polskich realiach prawnych i organizacyjnych, ewidencja kosztów oparta jest przede wszystkim na koncie zespołu 4 (koszty według rodzajów) i koncie zespołu 5 (koszty według funkcji), przy czym możliwe jest również równoległe prowadzenie ewidencji kosztów na obu zespołach kont – tzw. układ mieszany. W takim przypadku konto zespołu 4 służy głównie celom informacyjnym i sprawozdawczym, natomiast konto zespołu 5 odzwierciedla rozchody związane z poszczególnymi procesami gospodarczymi.

W praktyce ewidencjonowanie kosztów obejmuje nie tylko rejestrację samych kwot, ale również dokładne przypisanie dokumentów źródłowych, takich jak faktury, rachunki czy listy płac, do odpowiednich kont księgowych. Proces ten musi być przeprowadzony w sposób systematyczny i dokładny, zgodnie z przyjętym planem kont oraz polityką rachunkowości firmy. W tym kontekście niezwykle istotne jest również odpowiednie klasyfikowanie kosztów na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie to te, które można bezpośrednio przypisać do określonego produktu lub usługi (np. surowce zużyte do produkcji), natomiast koszty pośrednie to koszty ogólne, których nie da się przypisać jednoznacznie do konkretnego wyrobu (np. koszty administracyjne).

W wielu przedsiębiorstwach stosuje się również metody kalkulacyjne, które służą przypisaniu kosztów do jednostek produkcji. Do najczęściej stosowanych metod należą kalkulacja podziałowa (stosowana w produkcji masowej), kalkulacja doliczeniowa (typowa dla produkcji jednostkowej lub zleceniowej) oraz kalkulacja ABC (Activity-Based Costing), czyli rachunek kosztów działań. Metoda ABC umożliwia przypisanie kosztów pośrednich do produktów lub usług na podstawie rzeczywistego zużycia zasobów przez poszczególne działania, co czyni ją szczególnie przydatną w analizie kosztów w złożonych organizacjach.

Współczesne podejście do ewidencjonowania kosztów coraz częściej opiera się również na wykorzystaniu nowoczesnych systemów informatycznych klasy ERP, które pozwalają na bieżące monitorowanie kosztów w całym przedsiębiorstwie. Tego rodzaju systemy umożliwiają integrację danych pochodzących z różnych działów organizacji, automatyzację procesu księgowania oraz generowanie różnorodnych raportów i analiz wspierających zarządzanie kosztami.

Zarządzanie kosztami i ich właściwe ewidencjonowanie stanowi zatem nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także strategiczne narzędzie pozwalające na zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstwa, optymalizację procesów oraz osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Poprzez dokładne śledzenie źródeł kosztów i analizę ich struktury, przedsiębiorstwa są w stanie podejmować lepsze decyzje finansowe, planować inwestycje i reagować na zmieniające się warunki rynkowe w sposób bardziej świadomy i precyzyjny.


[1] na podstawie przepisów zawartych w art. 23 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku (Dz.U. z 1993r. Nr 90, poz. 416 ze zmianami)

[2] Dz.U. nR 46, Nr 80 i Nr 110 1991r., Nr 21 z 1992r. oraz Nr 28 z 1993r.

[3] W.J. Markowski „ ABC small business”u ”, Wyd. Markus s.c.,Łódź 1998 r., str. 80-85

[4] Biuletyn Informacyjny dla służb ekonomiczno – finansowych Nr 1 z 1 stycznia 1999 roku, Wyd. Zakład Doradztwa i Organizacji, Gorzów Wlkp. 1999r. str. 45

[5] na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku ( Dz.U. z 1993r. )

Wskaźniki płynności finansowej w firmie Ster Projekt S.A.

5/5 - (1 vote)

Poniżej zaprezentowano wybrane dane finansowe firmy STer Projekt.

Tabela 19. Wskaźnik bieżącej płynności finansowej (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Aktywa bieżące 10765 43268 86230
Pasywa bieżące 9471 32240 71087
Wskaźnik bieżącej płynności finansowej 1.14 1.34 1.21

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 7. Wskaźnik bieżącej płynności finansowej w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Jak obrazuje wykres wskaźnik bieżącej płynności finansowej nie mieści się w przedziale 1,6 – 1.9[1]. Stąd też można wywnioskować, że firma może mieć kłopoty z płynnością finansową. Taka sytuacja ma miejsce, ponieważ stosunek wartości aktyw do pasywów jest bliski jedności. Aby zachować wartość wskaźnika na wzorcowym poziomie firma musi obniżyć wielkość aktyw lub zwiększyć wartość pasywów.

Tabela 20. Wskaźnik płynności przyspieszonej (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Aktywa bieżące 10765 43268 86230
Rozliczenia międzyokresowe 264 2086 588
Zapasy 3449 10041 13220
Pasywa bieżące 9471 32240 71087
licznik 7052 31141 72422
mianownik 9471 32240 71087
Wskaźnik płynności przyspieszonej 0.74 0.97 1.02

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 8. Wskaźnik płynności przyspieszonej w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

W powyższej sytuacji mamy do czynienia ze stale rosnącą wartością wskaźnika, która w 2000 roku osiągnęła wartość satysfakcjonującą i zapewniającą bieżące regulowanie zobowiązań krótkoterminowych.

Wskaźniki płynności finansowej odgrywają kluczową rolę w ocenie kondycji finansowej przedsiębiorstwa, określając jego zdolność do terminowego regulowania zobowiązań krótkoterminowych. Płynność finansowa to zdolność firmy do przekształcania aktywów w gotówkę w celu pokrycia bieżących kosztów operacyjnych i zobowiązań wobec kontrahentów. Odpowiedni poziom płynności jest niezbędny do utrzymania stabilności finansowej, unikania problemów z wypłacalnością oraz zapewnienia długoterminowego rozwoju firmy.

Jednym z najważniejszych wskaźników płynności jest wskaźnik bieżącej płynności (current ratio), który mierzy stosunek aktywów obrotowych do zobowiązań krótkoterminowych. Wartość tego wskaźnika powyżej 1 oznacza, że przedsiębiorstwo dysponuje wystarczającymi aktywami obrotowymi, aby pokryć swoje zobowiązania. Optymalna wartość wskaźnika mieści się zazwyczaj w przedziale 1,2–2,0, ponieważ zbyt niski poziom może świadczyć o problemach z płynnością, a zbyt wysoki może sugerować nieefektywne zarządzanie aktywami obrotowymi.

Drugim kluczowym wskaźnikiem jest wskaźnik szybki (quick ratio), który eliminuje z aktywów obrotowych mniej płynne składniki, takie jak zapasy, i uwzględnia jedynie najbardziej płynne aktywa, takie jak gotówka, należności krótkoterminowe i papiery wartościowe. Jest to bardziej konserwatywna miara płynności, ponieważ pokazuje, czy firma jest w stanie spłacić swoje zobowiązania natychmiast dostępnymi środkami. Optymalna wartość tego wskaźnika wynosi około 1, co oznacza, że firma posiada wystarczające płynne aktywa, aby pokryć swoje krótkoterminowe zobowiązania.

Kolejnym istotnym wskaźnikiem jest wskaźnik płynności gotówkowej (cash ratio), który mierzy stosunek środków pieniężnych i ekwiwalentów gotówki do zobowiązań krótkoterminowych. Jest to najbardziej restrykcyjna miara płynności, ponieważ uwzględnia jedynie natychmiastowo dostępne środki finansowe. Wartość powyżej 0,2–0,5 oznacza, że firma ma wystarczającą ilość gotówki do pokrycia części bieżących zobowiązań, ale nadmiernie wysoka wartość może wskazywać na nieefektywne zarządzanie kapitałem i niewykorzystanie dostępnych środków w celu generowania większych zysków.

Poza klasycznymi wskaźnikami płynności warto analizować także wskaźnik rotacji należności, który określa, jak szybko przedsiębiorstwo przekształca swoje należności w gotówkę. Wysoka rotacja należności oznacza sprawne zarządzanie polityką kredytową i szybkie odzyskiwanie środków od kontrahentów. Wartość wskaźnika zależy od specyfiki branży – w niektórych sektorach dłuższe terminy płatności są normą, podczas gdy w innych szybki obrót gotówką jest kluczowy dla zachowania płynności.

Analogicznie, wskaźnik rotacji zobowiązań mierzy tempo regulowania zobowiązań przez firmę. Niska rotacja zobowiązań może sugerować, że firma wydłuża okres spłaty faktur dostawcom, co poprawia jej krótkoterminową płynność, ale jednocześnie może prowadzić do pogorszenia relacji z kontrahentami. Optymalna strategia polega na znalezieniu równowagi między utrzymaniem płynności a terminowym regulowaniem zobowiązań, aby unikać utraty zaufania partnerów biznesowych.

Efektywne zarządzanie płynnością finansową wymaga monitorowania wskaźników w czasie i dostosowywania polityki finansowej do zmieniających się warunków rynkowych. Wiele przedsiębiorstw stosuje strategie poprawy płynności, takie jak optymalizacja cyklu konwersji gotówki, renegocjacja warunków płatności z dostawcami, przyspieszanie wpływów z należności poprzez rabaty za wcześniejszą zapłatę lub wykorzystanie faktoringu.

Długoterminowe utrzymanie odpowiedniego poziomu płynności jest kluczowe dla stabilności i rozwoju firmy. Nadmierna płynność może wskazywać na nieefektywne zarządzanie kapitałem i brak inwestycji w rozwój, podczas gdy niedobór płynności prowadzi do problemów z wypłacalnością i ryzyka bankructwa. Właściwa analiza wskaźników płynności pozwala firmie podejmować świadome decyzje finansowe, zapewniając stabilność operacyjną i konkurencyjność na rynku.


[1] J. Ostaszewski, Ocena efektywności przedsiębiorstwa według standardów EWG, CIM, Warszawa 1991, s.54-55

Wybrane wskaźniki wystarczalności i wydajności gotówkowej w firmie Ster Projekt S.A.

5/5 - (1 vote)

praca dyplomowa z początku wieku

W latach 1998–2000 wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na spłatę długów długoterminowych w Ster-Projekt SA ulegał istotnym zmianom. W 1998 roku wynosił on 9,031, co oznaczało, że środki pieniężne netto z działalności operacyjnej były ponad dziewięciokrotnie wyższe niż zobowiązania długoterminowe. Świadczyło to o bardzo dobrej zdolności spółki do regulowania swoich długów długoterminowych z bieżącej działalności operacyjnej.

W 1999 i 2000 roku wskaźnik ten nie został wyliczony, ponieważ spółka całkowicie spłaciła swoje zobowiązania długoterminowe. Warto jednak zauważyć, że środki pieniężne netto z działalności operacyjnej wzrosły znacząco – z 2 917 tys. zł w 1998 roku do 27 259 tys. zł w 2000 roku. Taki wzrost wskazuje na poprawę zdolności generowania gotówki z podstawowej działalności spółki, co mogło mieć istotny wpływ na jej stabilność finansową.

Ster-Projekt SA w 1998 roku posiadał wysoką zdolność do spłaty zobowiązań długoterminowych, a w kolejnych latach całkowicie je wyeliminował, jednocześnie znacząco zwiększając poziom środków pieniężnych z działalności operacyjnej.

W tym przypadku mamy do czynienia z bardzo ciekawą sytuacją, gdyż analizowane przedsiębiorstwo nie posiada począwszy od 1999 roku zobowiązań długoterminowych.

Wskaźnik wydajności gotówkowej sprzedaży w Ster-Projekt SA w latach 1998–2000 wykazywał znaczące zmiany. W 1998 roku wynosił 0,07, co oznaczało, że na każdą złotówkę przychodu ze sprzedaży spółka generowała 7 groszy środków pieniężnych netto z działalności operacyjnej. W 1999 roku wskaźnik ten spadł do 0,04, wskazując na obniżenie zdolności firmy do przekształcania przychodów w gotówkę operacyjną.

W 2000 roku nastąpiła znacząca poprawa – wskaźnik wzrósł do 0,19, co oznacza, że na każdą złotówkę przychodu spółka generowała już 19 groszy gotówki operacyjnej. Wzrost ten wynikał przede wszystkim z dynamicznego zwiększenia środków pieniężnych netto z działalności operacyjnej, które w 2000 roku osiągnęły 27 259 tys. zł w porównaniu do 3 447 tys. zł w 1999 roku.

Wskaźnik wydajności gotówkowej sprzedaży w latach 1998–1999 malał, co mogło wynikać ze wzrostu kosztów operacyjnych lub dłuższego cyklu konwersji gotówki. W 2000 roku sytuacja uległa poprawie, co mogło świadczyć o efektywniejszym zarządzaniu przepływami pieniężnymi i zwiększonej rentowności operacyjnej.

Wykres 1. Wskaźnik wydajności gotówkowej sprzedaży w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Nastąpił wzrost wskaźnika w czasie. Wartość wskaźnika w 2000 roku wskazuje, że udział gotówki operacyjnej w stosunku do obrotu sięga blisko 20%. W analizowanym okresie wskaźnik wydajności gotówkowej sprzedaży przyjmował różne wartości. W 1998 roku jego wartość wynosiła 0,07, w 1999 – 0,04, aby w 2000 roku osiągnąć wartość 0,19. W 1999 roku zdecydowanie w stosunku do roku poprzedniego wzrosły przychody ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów (187%), natomiast środki pieniężne netto z działalności operacyjnej zwiększyły się o 118%. W roku 2000 wzrostowi przychodów towarzyszył również wzrost wielkości środków pieniężnych.

Tabela 12. Wskaźnik wydajności gotówkowej zysku (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Zysk (strata) na działalności gospodarczej 5224 9667 10007
Wskaźnik wydajności gotówkowej zysku 0.56 0.36 2.72

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 2. Wskaźnik wydajności gotówkowej zysku w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres ilustruje relację w jakiej pozostaje gotówka operacyjna do zysku generowanego przez ten obrót. Udział zysku obniżył się do 7%, natomiast środki pieniężne netto z działalności operacyjnej wzrosły na przestrzeni 3 lat niemal 9-krotnie. Świadczy to o rozwoju działalności firmy i poszerzenia liczby kontrahentów.

Tabela 13. Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Aktywa, razem 16585 53138 98253
(1998+1999) przez 2; (1999+2000) przez 2 16585 34862 75696
Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku 0.18 0.10 0.36

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 3. Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres ilustruje relację w jakiej pozostaje gotówka operacyjna do średniej wartości majątku ogółem. Z danych można odczytać, że w przeciągu trzech lat nastąpił znaczący wzrost tego udziału z 18% do 36%. Stało się tak, ponieważ środki pieniężne netto z działalności operacyjnej wzrosły blisko 9-krotnie, a majątek obrotowy zwiększył się tylko dwukrotnie.

Tabela 14. Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku obrotowego (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Majątek obrotowy 10501 41182 85642
(1998+1999) przez 2; (1999+2000) przez 2 10501 25842 63412
Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku obrotowego 0.28 0.13 0.43

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 4. Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku obrotowego w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wskaźnik wydajności gotówkowej majątku obrotowego zachowuje również tendencję wzrostową – w 2000 roku osiągnął wartość 0,43.

Tabela 15. Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na spłatę długów ogółem (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Zobowiązania 9425 31893 68654
Rozliczenia międzyokresowe i przychody przyszłych okresów 46 347 2433
mianownik 9471 32240 71087
Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na spłatę długów ogółem 0.31 0.11 0.38

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Tabela 16. Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na spłatę długów ogółem w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na spłatę długów ogółem na przełomie trzech lat zwiększył swoją wartość. W 2000 roku wielkość gotówki operacyjnej jest wystarczająca do pokrycia 38% długów. Przy tym poziomie środków pieniężnych z działalności operacyjnej zobowiązania mogą być uregulowane w ciągu 32 miesięcy.

Tabela 17. Wskaźnik ogólnej wystarczalności gotówki operacyjnej (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Nabycie składników rzeczowego majątku trwałego 2982 2343 3552
Płatności dywidend i innych wypłat na rzecz właścicieli 105
mianownik 2982 2448 3552
Wskaźnik ogólnej wystarczalności gotówki operacyjnej 0.98 1.41 7.67

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 5. Wskaźnik ogólnej wystarczalności gotówki operacyjnej w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej wzrósł na przełomie trzech lat ponad siedmiokrotnie – co obrazuje wykres. W zaistniałej sytuacji nie ma potrzeby sięgania po dodatkowe źródła gotówki z instrumentów finansowych.

Tabela 18. Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na zakup środków trwałych (dane w tys. zł)

1998 1999 2000
Środki pieniężne netto z działalności operacyjnej 2917 3447 27259
Płatności dywidend i innych wypłat na rzecz właścicieli 105
licznik 2917 3342 27259
Nabycie składników rzeczowego majątku trwałego -2982 -2343 -3552
Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na zakup środków trwałych -0.98 -1.43 -7.67

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Wykres 6. Wskaźnik wystarczalności gotówki operacyjnej na zakup środków trwałych w latach 1998-2000

 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Ster-Projekt SA

Z zaprezentowanego wykresu wynika, że przy tym poziomie środków uzyskanych z działalności operacyjnej wydatki związane z utrzymaniem i zakupem środków trwałych mogą być realizowane bez uciekania do zewnętrznych źródeł finansowania.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

5/5 - (1 vote)

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest jedną z form ewidencji księgowej, którą stosują osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki jawne i partnerskie, jeśli ich przychody netto nie przekroczyły określonego limitu, po którym obowiązkowe staje się prowadzenie pełnej księgowości. Jest to uproszczona forma rachunkowości, która pozwala na rejestrowanie wszystkich operacji gospodarczych związanych z działalnością przedsiębiorstwa, umożliwiając jednocześnie obliczenie dochodu do opodatkowania.

Podstawową zasadą prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest rzetelne i przejrzyste ujmowanie wszystkich przychodów oraz kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przychody obejmują przede wszystkim wpływy ze sprzedaży towarów i usług, natomiast koszty mogą obejmować wydatki na zakup materiałów, towarów handlowych, wynagrodzenia pracowników, opłaty za usługi obce oraz inne wydatki związane z funkcjonowaniem firmy. Ewidencja ta umożliwia przedsiębiorcom obliczenie podstawy opodatkowania, co jest kluczowe dla rozliczeń podatkowych.

Ważnym aspektem prowadzenia księgi jest jej struktura. Księga składa się z kolumn, w których zapisuje się kolejno numer porządkowy wpisu, datę zdarzenia gospodarczego, jego opis, wartość przychodów oraz poszczególne kategorie kosztów. Dzięki temu można w łatwy sposób kontrolować przepływy finansowe w firmie oraz dokonywać niezbędnych analiz dotyczących rentowności prowadzonej działalności. Obowiązujące przepisy dokładnie określają, w jaki sposób księga powinna być prowadzona oraz jakie dane muszą być w niej zawarte.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na programy księgowe, które automatyzują proces ewidencji i minimalizują ryzyko błędów rachunkowych. Ważnym elementem jest również bieżąca kontrola zapisów i ich zgodność z dokumentami źródłowymi, takimi jak faktury, rachunki czy umowy. W przypadku błędów w ewidencji możliwe jest ich skorygowanie poprzez odpowiednie adnotacje, jednak konieczne jest zachowanie przejrzystości i prawidłowej dokumentacji wszystkich zmian.

Prowadzenie księgi wymaga również znajomości zasad dotyczących kosztów uzyskania przychodu. Nie wszystkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę mogą zostać zaliczone do kosztów działalności. Muszą one mieć bezpośredni związek z prowadzoną firmą i być uzasadnione ekonomicznie. Niektóre wydatki, takie jak kary umowne, mandaty czy wydatki o charakterze osobistym, nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych. Z tego względu przedsiębiorcy często korzystają z pomocy biur rachunkowych lub doradców podatkowych, aby upewnić się, że prawidłowo prowadzą księgę i optymalizują swoje rozliczenia podatkowe.

Rozliczanie podatków na podstawie księgi przychodów i rozchodów odbywa się zgodnie z wybraną formą opodatkowania. Przedsiębiorcy mogą zdecydować się na podatek liniowy lub opodatkowanie według skali podatkowej. Wybór odpowiedniej metody wpływa na wysokość obciążeń podatkowych i sposób rozliczeń. Warto zauważyć, że przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów są również zobowiązani do prowadzenia innych ewidencji, takich jak ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy ewidencja wyposażenia. Dodatkowo osoby zatrudniające pracowników muszą prowadzić dokumentację związaną z wynagrodzeniami oraz składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Kontrola podatkowa oraz obowiązki wobec urzędów skarbowych stanowią istotny element prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Urząd skarbowy ma prawo przeprowadzać kontrole, podczas których sprawdzana jest rzetelność zapisów oraz zgodność z przepisami prawa. Dlatego przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty księgowe przez wymagany okres, który zazwyczaj wynosi pięć lat. W razie nieprawidłowości mogą zostać nałożone sankcje, takie jak kary finansowe lub obowiązek dokonania korekt podatkowych.

Księga przychodów i rozchodów pełni ważną funkcję w działalności gospodarczej, umożliwiając nie tylko spełnienie wymogów podatkowych, ale także skuteczne zarządzanie finansami firmy. Odpowiednie prowadzenie księgi pozwala na monitorowanie dochodowości przedsiębiorstwa, kontrolę kosztów oraz podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą ocenić, które obszary działalności przynoszą największe zyski, a które wymagają optymalizacji. Współczesne technologie ułatwiają prowadzenie ewidencji, a coraz większa liczba firm decyduje się na outsourcing usług księgowych, aby zapewnić sobie profesjonalne wsparcie i uniknąć błędów, które mogłyby skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi dowód tego co zostało w niej stwierdzone. Przesłanką przyznania księdze szczególnej mocy dowodowej jest prowadzenie jej w sposób rzetelny i zgodnie z wymogami ustalonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 1995r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ciąży na[1]:

  • osobach fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą
  • spółkach cywilnych osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą
  • osobach fizycznych prowadzących działalność w zakresie wolnych zawodów
  • spółkach cywilnych osób fizycznych prowadzących działalność w zakresie wolnych zawodów
  • osobach wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów
  • osobach prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg

Obowiązek prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów ograniczony został od 1 stycznia 1998r. do osób fizycznych i spółek cywilnych prowadzących działalność gospodarczą, o ile z ubiegłoroczny obrót (bez ewentualnego VAT-u) wyniósł ponad 400.000 ECU. Granica ta została zwiększona do 800.000 ECU.

Z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyłączone są osoby, które:[2]

  • prowadzą księgi rachunkowe (handlowe)
  • opłacają podatek w formach zryczałtowanych
  • wykonują przewóz osób i towarów taborem konnym
  • wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim
  • po likwidacji działalności dokonują sprzedaży środków trwałych

Podatnicy opodatkowani w formie księgi przychodów i rozchodów, rozpoczynający działalność w ciągu roku, muszą złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie o jej prowadzeniu w terminie siedmiu dni od dnia założenia księgi.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w roku ubiegłym mają obowiązek powiadomić urząd skarbowy o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów najpóźniej do dnia 20 stycznia roku podatkowego, w którym będą opłacać podatek dochodowy na zasadach ogólnych.

Wzór zawiadomienia w sprawie założenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[3]:

Marcin XXX Ostrówek, dnia 02.01.2009r.

Ostrówek XXX

98-311 Ostrówek

832-173-XX-XX

Urząd Skarbowy

98-300 Wieluń

Krakowskie Przedmieście 32

Zawiadomienie o prowadzeniu Podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zawiadamiam, że z dniem 01.01.1999 r. została zaprowadzona podatkowa księga przychodów i rozchodów. Podatkowa księga przychodów wraz z towarzyszącą jej dokumentacją będzie przechowywana w Biurze Rachunkowym „Marad” S.C. 98-311 Ostrówek 171.

Ostrówek 01.01.2009 r. Marcin XXX

Podatkowa księga przychodów i rozchodów odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu małych i średnich przedsiębiorstw, zapewniając prostą, lecz skuteczną metodę monitorowania finansów. Jednym z jej istotnych aspektów jest możliwość bieżącego śledzenia kondycji finansowej firmy. Systematyczne zapisywanie operacji gospodarczych pozwala na analizę struktury kosztów oraz identyfikację działań, które generują największe przychody. Przedsiębiorcy mogą na tej podstawie podejmować świadome decyzje dotyczące inwestycji, ograniczania zbędnych wydatków czy zmiany strategii biznesowej. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach kryzysowych, gdy konieczne jest szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.

Ważnym zagadnieniem związanym z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów jest ewidencja sprzedaży. Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestrowania wszystkich transakcji sprzedaży, zarówno tych udokumentowanych fakturami, jak i tych, dla których nie wystawia się odrębnych dokumentów księgowych. Szczególną rolę odgrywa tutaj obowiązek stosowania kas fiskalnych, który dotyczy wielu branż i rodzajów działalności. Zapisy w księdze powinny odzwierciedlać rzeczywiste przychody, a wszelkie błędy lub celowe zaniżanie wartości sprzedaży mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż detaliczną, często muszą również prowadzić dodatkowe ewidencje, takie jak raporty dobowe czy miesięczne zestawienia sprzedaży z kasy fiskalnej.

Kolejnym istotnym aspektem jest ewidencja kosztów uzyskania przychodu. Przepisy podatkowe określają, które wydatki mogą być zaliczone do kosztów działalności, a które nie podlegają odliczeniu. Do kosztów kwalifikowanych należą między innymi zakup towarów handlowych i materiałów, wydatki na wynajem lokalu, opłaty za energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne, transport oraz wydatki na reklamę i marketing. Niektóre kategorie wydatków wymagają jednak szczególnej uwagi, gdyż ich zaliczenie do kosztów podatkowych zależy od spełnienia określonych warunków. Przykładem mogą być wydatki na samochody firmowe, których odliczenie może być ograniczone w zależności od sposobu ich użytkowania. Przedsiębiorcy muszą także uważać na wydatki o charakterze reprezentacyjnym, takie jak koszty przyjęć dla klientów, które w wielu przypadkach nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Jednym z największych wyzwań w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów jest właściwa dokumentacja wszystkich operacji gospodarczych. Każdy wpis w księdze musi mieć swoje uzasadnienie w postaci odpowiedniego dokumentu, takiego jak faktura, rachunek, umowa czy dowód zapłaty. W przypadku transakcji gotówkowych niezbędne jest sporządzanie odpowiednich dowodów wewnętrznych. Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do zakwestionowania kosztów przez organy skarbowe i w konsekwencji do konieczności zapłaty wyższego podatku. Ponadto niektóre wydatki, zwłaszcza te o większej wartości, wymagają dodatkowej ewidencji, na przykład w księdze środków trwałych lub ewidencji wyposażenia.

Rozliczenia podatkowe na podstawie księgi przychodów i rozchodów obejmują różne zobowiązania wobec urzędu skarbowego, takie jak zaliczki na podatek dochodowy, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne czy podatek od towarów i usług. Przedsiębiorcy muszą regularnie obliczać należny podatek oraz składać odpowiednie deklaracje podatkowe. W przypadku podatku dochodowego zaliczki mogą być wpłacane miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wybranej metody. Podatek VAT wymaga prowadzenia osobnej ewidencji oraz składania deklaracji miesięcznych lub kwartalnych. Przedsiębiorcy muszą także pamiętać o terminowym regulowaniu należności wobec ZUS, gdyż zaległości w składkach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym naliczania odsetek i egzekucji należności przez organy skarbowe.

Coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z nowoczesnych narzędzi księgowych, które automatyzują proces prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Programy księgowe umożliwiają szybkie wprowadzanie danych, generowanie raportów oraz kontrolowanie terminów rozliczeń podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą ograniczyć ryzyko błędów oraz zaoszczędzić czas poświęcany na księgowość. Wiele biur rachunkowych oferuje również usługi prowadzenia księgi w imieniu przedsiębiorcy, co pozwala na profesjonalne zarządzanie finansami i zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów, mimo że jest uproszczoną formą księgowości, wymaga systematyczności i znajomości przepisów podatkowych. Prawidłowe prowadzenie ewidencji umożliwia nie tylko rzetelne rozliczenia z urzędem skarbowym, ale także lepszą kontrolę nad sytuacją finansową firmy. Dzięki księdze przedsiębiorcy mogą planować rozwój działalności, analizować opłacalność poszczególnych działań oraz unikać problemów związanych z nieprawidłowościami podatkowymi. W dobie cyfryzacji i automatyzacji wiele procesów księgowych ulega uproszczeniu, jednak wciąż kluczowe jest zachowanie dokładności i dbałość o zgodność z obowiązującymi regulacjami. Pomimo wielu obowiązków związanych z prowadzeniem księgi, jej właściwe prowadzenie przynosi przedsiębiorcom korzyści w postaci lepszej organizacji finansów i minimalizacji ryzyka podatkowego.


[1] B.Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd. Michalczyk iProkop, Łódź 2000r. str. 7

[2] B. Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd. Michalczyk i Prokop, Łódź 2000r. str. 11

[3] B. Michalczyk „ podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd. Michalczyk i Prokop, Łódź 1998r. str. 14

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

5/5 - (1 vote)

Podatnicy opłacający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mają obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi są składniki majątkowe, o których mowa w przepisach w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.[1]

Wykaz ten powinien zawierać co najmniej następujące dane :

  • liczbę porządkową
  • datę nabycia
  • datę przyjęcia do używania
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
  • określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
  • symbol klasyfikacji rodzajowej środków trwałych
  • wartość początkową stawkę amortyzacyjną
  • zaktualizowaną wartość początkową
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należy dokonać w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia do używania tych składników majątku.

Książka zamówień

Obowiązek prowadzenia książki zamówień dotyczy osób fizycznych wykonujących osobiście albo z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, działalność gospodarczą w zakresie wytwórczości ludowej i artystycznej.

Zapisów dokonuje się każdorazowo przy złożeniu przez podatnika faktury lub rachunku oraz przy każdej wpłacie należności.

Książka zamówień powinna zawierać co najmniej następujące dane :

  • numer kolejny wpisu
  • nazwę i adres płatnika
  • datę wystawienia faktury lub rachunku
  • kwotę należną za wykonanie świadczenia
  • rodzaj świadczenia
  • stawkę i kwotę ryczałtu
  • kwotę pobranej przez płatnika składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • kwotę należnego ryczałtu po odliczeniu składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
  • kwotę wypłaty netto
  • rodzaj, numer i datę dowodu wpłaty
  • podpis osoby upoważnionej przez płatnika

Istnieje obowiązek zbroszurowania oraz ponumerowania kolejnych stron książki zamówień.

Spis z natury

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, obowiązani są sporządzić spis z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków na dzień zaprowadzenia ewidencji przychodów oraz na koniec każdego roku podatkowego i wpisać go do ewidencji przychodów.

Remanent sporządza się również w przypadku zmiany wspólnika i likwidacji działalności.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane[2]:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwę firmy
  • datę sporządzenia spisu
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury
  • szczegółowe określenie towaru
  • jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową
  • łączną wartość spisu z natury
  • klauzulę „ Spis zakończono na pozycji….’’
  • podpisy osób sporządzających spis
  • podpis właściciela zakładu lub wspólników

Spis z natury należy nanieść do ewidencji w dniu sporządzenia według poszczególnych rodzajów jego składników. Wpisu można dokonać jedną pozycją, jeżeli na podstawie spisu sporządzono odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników i dołączono je do jego ewidencji.

Spis powinien być wyceniony w ciągu 14 dni od dnia sporządzenia.

Zasady poboru podatku

Podatnik obowiązany jest za każdy miesiąc obliczać zryczałtowany podatek dochodowy i wpłacać go w terminie do dnia 20 następującego miesiąca na rachunek właściwego urzędu skarbowego, a za miesiąc grudzień do 31 stycznia po upływie roku podatkowego.

Ponadto należy składać[3]:

  • informacje o wysokości uzyskanego przychodu i wysokości dokonanych odliczeń za pierwsze półrocze roku podatkowego – w terminie do dnia 31 lipca każdego roku
  • zeznania o wysokości uzyskanego przychodu, wysokość dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku

W razie niezłożenia zeznania o wysokości osiągniętego przychodu, dokonywanych odliczeniach i kwocie należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, urząd skarbowy wyda decyzję określającą wysokość zobowiązania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Podatnicy opłacający ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą korzystać z częściowego zwolnienia od tego podatku z tytułu szkolenia uczniów lub z tytułu zatrudniania pracowników w celu nauki zawodu, na zasadach i trybie określonych w odrębnych przepisach, z tym że kwotę ulgi odlicza się od zryczałtowanego podatku dochodowego.

Kwota podatku przekazywanego do urzędu skarbowego pomniejszana jest o kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne.


[1] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ( Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zmianami)

[2] B. Michalczyk „ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ” Wyd. Michalczyk i Prokop s.c. Łódź 2000r. str. 51-53

[3] B. Michalczyk „ Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ” Wyd. Michalczyk i Prokop s.c. Łódź 2000 r. str. 68