Planowanie jest pracą intelektualną i wymaga transformacji, jeśli rzeczywiście ma wyznaczać działania uczestników organizacji. Funkcja „organizowanie” w firmie „XXX” przede wszystkim kształtuje strukturę działania, która specyfikuje wszystkie konieczne zadania i tak je sprzęga, że realizacja planów jest zapewniona. Głównym zadaniem jest stworzenie odpowiadających planom przejrzystych jednostek zadaniowych (stanowisk, działów) i przyznanie im odpowiednich kompetencji oraz uprawnień dyspozycyjnych a także pionowe i poziome ich powiązanie. Należy do tego również budowa systemu komunikacji, który przekazuje utworzonym stanowiskom niezbędne do spełnienia zadań informacje[1].
Funkcja organizowania to jedna z podstawowych funkcji zarządzania, która obejmuje planowanie i ustalanie struktury organizacyjnej, tworzenie stanowisk pracy, grupowanie zadań, alokowanie zasobów, a także ustalanie procedur i zasad postępowania w ramach organizacji. Funkcja ta ma na celu zapewnienie, że organizacja działa zgodnie z określonymi celami, planami i strategiami, a także jest w stanie skutecznie wykorzystywać swoje zasoby.
Organizowanie w firmie obejmuje kilka zasadniczych elementów:
- Planowanie struktury organizacyjnej Jednym z kluczowych elementów funkcji organizowania jest planowanie struktury organizacyjnej. Struktura organizacyjna określa, jakie działania muszą być wykonane i przez kogo w celu realizacji celów organizacji. W ramach tego procesu definiowane są również poziomy hierarchii, struktura departamentów, ich relacje i zakres odpowiedzialności.
- Tworzenie stanowisk pracy Tworzenie stanowisk pracy jest jednym z kluczowych elementów funkcji organizowania. W ramach tej funkcji ustala się zadania, wymagania i zakres odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy. Wszystkie stanowiska powinny być jasno zdefiniowane, aby pracownicy wiedzieli, jakie zadania należy wykonywać, jakie są oczekiwania wobec ich pracy oraz jakie są możliwości rozwoju w firmie.
- Grupowanie zadań W ramach funkcji organizowania grupuje się zadania i czynności, które powinny być realizowane w organizacji. W wyniku grupowania zadań określa się, które czynności powinny być wykonywane razem, a które osobno. Dzięki temu można zwiększyć efektywność i wydajność pracy, a także zapewnić, że zadania są realizowane w sposób spójny i zgodny z celami organizacji.
- Alokowanie zasobów Funkcja organizowania obejmuje także alokację zasobów, takich jak ludzie, pieniądze, materiały i czas. W ramach tej funkcji określa się, jakie zasoby są potrzebne, aby zrealizować cele organizacji, a następnie planuje się ich alokację w taki sposób, aby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie zasobów.
- Ustalanie procedur i zasad postępowania Funkcja organizowania obejmuje również ustalanie procedur i zasad postępowania w ramach organizacji. Procedury i zasady postępowania określają, jakie kroki należy podjąć w określonych sytuacjach, jakie są wymagania dotyczące zachowania, jakie są standardy jakości i jakie są zasady etyczne.
Podsumowując, funkcja organizowania w firmie to kluczowy element zarządzania, który obejmuje planowanie struktury organizacyjnej, tworzenie stanowisk pracy, grupowanie zadań, alokowanie zasobów i ustalanie procedur i zasad postępowania. Funkcja ta jest niezbędna do skutecznego zarządzania organizacją, umożliwiając efektywne wykorzystanie zasobów i realizację celów. W wyniku funkcji organizowania, organizacja może działać bardziej efektywnie, z mniejszymi kosztami i z mniejszymi ryzykami.
Właściwe organizowanie jest ważne dla każdej firmy, niezależnie od jej rozmiaru czy branży. Przedsiębiorstwa, które mają dobrze zorganizowaną strukturę, stanowiska pracy i procedury, zazwyczaj są bardziej efektywne, mają lepsze wyniki finansowe i są w stanie szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe. Dlatego firmy powinny skutecznie zarządzać procesem organizowania, aby skutecznie wykorzystać swoje zasoby i osiągnąć cele organizacji.
[1] J. Stoner, Ch.Wankel, Kierowanie…, op. cit., s. 94.