Rozszerzanie pracy polega na łączeniu podobnych lub różnorodnych operacji wykonawczych na różnych stanowiskach pracy. Jego efektem jest wydłużenie cyklu pracy, dające większą swobodę działania pracowników. Rozszerzanie zakresu pracy może przejawiać się przez:
- wydłużenie cyklu pracy, scalenie kilku uprzednio rozdrobnionych operacji np. z cyklu 1-2 minutowego nawet do 60 minutowego i więcej; uważa się, że optymalny cykl pracy zależy od rodzaju pracy,
- dodawanie do wykonywanych czynności podstawowych czynności związanych z obsługą stanowiska pracy, konserwacyjnych i innych,
- przekazywanie dodatkowo pracownikowi odpowiedzialności za wykonywaną pracę np. wprowadzenie samokontroli.
Rozszerzanie zakresu pracy wiąże się najczęściej ze zmianą w stosunku do pierwotnie istniejącej struktury procesu pracy. Oznacza zastosowanie nowego podziału operacyjnego.
Formę organizacji pracy polegającą na rozszerzaniu zakresu pracy stosunkowo najłatwiej przeprowadza się w procesach ręcznych i ręcznomaszynowych. Znacznie trudniej wprowadza się ją w procesach zmechanizowanych i zautomatyzowanych ze względu na ograniczone możliwości łączenia czynności, operacji czy innych zadań wykonawczych. Rozszerzanie. Pracy wiąże się także z pewnym kłopotem, jakim jest nadmierne gromadzenie się przetwarzanych przedmiotów pracy i produktów.
Siła motywacji tej formy organizacji pracy, podobnie jak rotacji, też jest niewielka. Zastosowanie jej, co prawda urozmaica pracę, powoduje nieznaczny wzrost odpowiedzialności, nie zmienia jednak w sposób zasadniczy ani treści pracy, ani funkcji pracy, czy też stosunków międzyludzkich. Najlepsze rezultaty motywacyjne rozszerzanie zakresu pracy daje wówczas, gdy prowadzone jest w ramach wzbogacania pracy.
Rozszerzanie pracy stanowi jeden ze sposobów doskonalenia organizacji procesów pracy, którego znaczenie wynika przede wszystkim z możliwości ograniczania negatywnych skutków nadmiernej specjalizacji stanowisk. W przedsiębiorstwach stosujących daleko posunięty podział obowiązków pracownicy często wykonują powtarzalne czynności, wymagające stosunkowo niewielkiego zakresu umiejętności. Taki sposób organizowania pracy może przyczyniać się do zwiększenia wydajności, szczególnie w przypadku procesów o charakterze rutynowym, jednak jednocześnie może prowadzić do monotonii i stopniowego obniżania zainteresowania wykonywanymi zadaniami. Rozszerzanie zakresu pracy umożliwia częściowe ograniczenie tych problemów poprzez zwiększenie liczby i różnorodności czynności realizowanych przez jednego pracownika. W rezultacie możliwe staje się bardziej kompleksowe wykorzystanie jego umiejętności oraz stworzenie warunków sprzyjających większemu zaangażowaniu w wykonywanie obowiązków zawodowych.
Istotnym zagadnieniem związanym z rozszerzaniem pracy jest właściwe rozróżnienie tego rozwiązania od innych metod kształtowania stanowisk. Rozszerzanie pracy polega przede wszystkim na zwiększeniu liczby zadań wykonywanych na podobnym poziomie odpowiedzialności i trudności. Z tego względu określane jest często jako poziome rozbudowywanie stanowiska pracy. Odmienny charakter posiada wzbogacanie pracy, które zakłada zwiększenie samodzielności pracownika, rozszerzenie jego uprawnień decyzyjnych oraz przekazywanie odpowiedzialności za bardziej złożone działania. Chociaż oba rozwiązania mogą występować jednocześnie, nie należy traktować ich jako pojęć tożsamych. Samo zwiększenie liczby wykonywanych czynności nie oznacza bowiem automatycznie zwiększenia wpływu pracownika na sposób organizowania i realizacji powierzonych obowiązków.
W praktyce przedsiębiorstwa rozszerzanie zakresu pracy może być realizowane na różne sposoby, zależnie od charakteru działalności oraz stosowanych technologii. W przedsiębiorstwie produkcyjnym może polegać na połączeniu kilku kolejnych operacji wykonywanych dotychczas przez odrębnych pracowników. W działalności handlowej możliwe jest natomiast rozszerzenie obowiązków sprzedawcy o określone czynności związane z przygotowywaniem ekspozycji towarów, kontrolowaniem stanów magazynowych lub obsługą zamówień. Z kolei w pracy administracyjnej rozwiązanie to może obejmować przekazanie pracownikowi większej liczby etapów realizacji określonej sprawy. W każdym przypadku istotne jest odpowiednie dostosowanie nowych obowiązków do posiadanych kwalifikacji oraz zapewnienie warunków umożliwiających ich prawidłowe wykonywanie.
Jedną z potencjalnych korzyści wynikających z rozszerzania pracy jest zwiększenie elastyczności wykorzystania zasobów ludzkich. Pracownicy posiadający umiejętności wykonywania większej liczby czynności mogą łatwiej zastępować nieobecnych współpracowników oraz uczestniczyć w realizacji różnych etapów procesu organizacyjnego. Ma to szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach, w których występują okresowe zmiany natężenia pracy lub konieczność szybkiego reagowania na bieżące potrzeby klientów. Odpowiednie przygotowanie personelu do wykonywania zróżnicowanych obowiązków może ograniczać ryzyko zakłóceń związanych z czasową niedostępnością osób posiadających określone kwalifikacje. Jednocześnie zwiększenie elastyczności nie powinno prowadzić do przypadkowego przydzielania zadań, ponieważ mogłoby to negatywnie wpływać na jakość wykonywanej pracy.
Rozszerzanie zakresu obowiązków może również przyczyniać się do lepszego zrozumienia przez pracowników przebiegu całego procesu organizacyjnego. Osoba wykonująca wyłącznie jedną, powtarzalną czynność nie zawsze posiada pełną wiedzę dotyczącą znaczenia swojego działania dla ostatecznego rezultatu. Powierzenie jej kilku powiązanych ze sobą operacji umożliwia dostrzeżenie zależności pomiędzy poszczególnymi etapami pracy oraz lepsze rozpoznawanie przyczyn pojawiających się problemów. Pracownik może wówczas łatwiej identyfikować błędy występujące na wcześniejszych etapach i podejmować działania ograniczające ich dalsze konsekwencje. Takie rozwiązanie może sprzyjać poprawie jakości wykonywanych czynności, szczególnie jeżeli towarzyszy mu odpowiedni zakres samodzielności i możliwość zgłaszania propozycji usprawnień.
Z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi istotne znaczenie ma wpływ rozszerzania pracy na poziom motywacji zawodowej. Zwiększenie różnorodności wykonywanych zadań może ograniczać monotonię oraz wzmacniać zainteresowanie codziennymi obowiązkami. Pracownicy otrzymują możliwość wykorzystywania szerszego zakresu posiadanych umiejętności, co w określonych warunkach może zwiększać satysfakcję z pracy. Należy jednak pamiętać, że skuteczność motywacyjna takiego rozwiązania zależy od sposobu jego wprowadzenia. Jeżeli rozszerzenie obowiązków zostanie odebrane wyłącznie jako zwiększenie obciążenia bez zapewnienia odpowiednich korzyści lub możliwości rozwoju, może prowadzić do niezadowolenia. Dlatego przed dokonaniem zmian konieczne jest rozpoznanie oczekiwań pracowników oraz wyjaśnienie przyczyn i celów planowanej reorganizacji.
Ważnym warunkiem prawidłowego rozszerzania pracy jest odpowiednie przygotowanie zawodowe zatrudnionych osób. Powierzenie dodatkowych czynności może wymagać zdobycia nowych umiejętności, zapoznania się z procedurami lub opanowania obsługi określonych urządzeń i narzędzi. Przedsiębiorstwo powinno zatem zapewnić pracownikom niezbędne szkolenia oraz odpowiedni czas na przystosowanie się do zmodyfikowanego zakresu obowiązków. Szczególne znaczenie ma to w przypadku zadań wymagających zachowania określonych standardów jakości i bezpieczeństwa. Niewystarczające przygotowanie może prowadzić do zwiększenia liczby błędów, wydłużenia czasu realizacji czynności oraz pogorszenia wyników pracy. Z tego względu proces rozszerzania obowiązków powinien być odpowiednio zaplanowany i realizowany stopniowo, z uwzględnieniem rzeczywistych możliwości pracowników.
Kolejnym zagadnieniem jest wpływ rozszerzania pracy na obciążenie fizyczne i psychiczne zatrudnionych osób. Zwiększenie liczby wykonywanych czynności nie zawsze prowadzi do poprawy warunków pracy, szczególnie jeżeli nowe obowiązki wymagają dodatkowego wysiłku lub powodują konieczność częstego przełączania uwagi pomiędzy różnymi zadaniami. W niektórych przypadkach może wystąpić przeciążenie wynikające z nadmiernej liczby obowiązków realizowanych w ograniczonym czasie. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie analizy czasochłonności poszczególnych czynności oraz ustalenie realistycznych norm wykonywania pracy. Istotne pozostaje również uwzględnienie zasad ergonomii i bezpieczeństwa, zwłaszcza w sytuacjach, gdy rozszerzenie obowiązków wiąże się z obsługą dodatkowych urządzeń lub zmianą organizacji stanowiska.
Rozszerzanie pracy może wpływać także na system wynagradzania obowiązujący w przedsiębiorstwie. Jeżeli pracownik otrzymuje dodatkowe zadania wymagające nowych kwalifikacji, większego wysiłku lub szerszego zakresu odpowiedzialności, może oczekiwać odpowiedniego uwzględnienia tych zmian w warunkach zatrudnienia. Brak wyraźnego związku pomiędzy zwiększonym zakresem obowiązków a uzyskiwanymi korzyściami może prowadzić do poczucia niesprawiedliwego traktowania. Nie oznacza to jednak, że każda modyfikacja stanowiska musi automatycznie skutkować podwyższeniem wynagrodzenia. Istotne jest dokonanie oceny rzeczywistego charakteru zmian oraz ich wpływu na wymagania stawiane pracownikowi. Przejrzyste zasady ustalania wynagrodzeń i odpowiednie komunikowanie podejmowanych decyzji mogą ograniczać ryzyko powstawania konfliktów związanych z reorganizacją pracy.
Z perspektywy przedsiębiorstwa ważne jest również określenie ekonomicznych następstw rozszerzania zakresu pracy. Wprowadzenie takiego rozwiązania może przyczyniać się do ograniczenia liczby operacji związanych z przekazywaniem zadań pomiędzy stanowiskami oraz skrócenia czasu oczekiwania na realizację kolejnych etapów procesu. W niektórych sytuacjach możliwe jest także bardziej racjonalne wykorzystanie wyposażenia i dostępnej przestrzeni produkcyjnej. Jednocześnie reorganizacja może wymagać poniesienia kosztów związanych ze szkoleniami, dostosowaniem stanowisk lub zmianą obowiązujących procedur. Dlatego przed podjęciem decyzji o rozszerzeniu pracy wskazane jest porównanie przewidywanych korzyści z nakładami niezbędnymi do wdrożenia nowego rozwiązania. Ocena ta powinna obejmować zarówno bezpośrednie efekty finansowe, jak i możliwe zmiany jakości pracy oraz satysfakcji zatrudnionych osób.
Szczególnego znaczenia nabiera odpowiedni sposób komunikowania pracownikom planowanych zmian. Rozszerzenie zakresu obowiązków może budzić obawy dotyczące zwiększenia intensywności pracy, konieczności zdobywania nowych kwalifikacji lub zmiany dotychczasowych zasad odpowiedzialności. Kierownictwo powinno zatem wyjaśnić cele reorganizacji, przedstawić przewidywany zakres nowych zadań oraz określić warunki ich realizacji. Ważne jest również umożliwienie pracownikom zgłaszania uwag i przedstawiania propozycji dotyczących sposobu połączenia poszczególnych czynności. Osoby bezpośrednio wykonujące określone operacje posiadają bowiem praktyczną wiedzę dotyczącą występujących trudności oraz możliwości usprawnienia procesu. Uwzględnienie ich doświadczeń może zwiększać skuteczność wprowadzanych rozwiązań i ograniczać opór wobec zmian organizacyjnych.
W procesie rozszerzania pracy istotne znaczenie ma także odpowiednie określenie zakresu odpowiedzialności za wykonywane czynności. Połączenie kilku operacji w ramach jednego stanowiska może prowadzić do zmiany dotychczasowego podziału kompetencji oraz sposobu sprawowania kontroli. Konieczne jest zatem jednoznaczne ustalenie, które zadania należą do obowiązków pracownika oraz jakie uprawnienia przysługują mu podczas ich realizacji. Szczególnie ważne jest zapewnienie zgodności pomiędzy przydzielonymi obowiązkami a możliwością podejmowania decyzji dotyczących sposobu wykonywania pracy. Nieprecyzyjne określenie tych zależności może powodować nieporozumienia pomiędzy pracownikami i przełożonymi, a także utrudniać ustalenie odpowiedzialności za występujące nieprawidłowości.
Współczesne technologie mogą zarówno ułatwiać, jak i ograniczać możliwości rozszerzania pracy. W przedsiębiorstwach wykorzystujących zaawansowane systemy informatyczne część czynności wykonywanych dotychczas przez odrębnych pracowników może zostać połączona dzięki automatyzacji przepływu informacji i uproszczeniu procedur. Przykładowo zastosowanie zintegrowanego systemu obsługi zamówień może umożliwiać jednej osobie realizację kilku etapów procesu, które wcześniej wymagały udziału różnych komórek organizacyjnych. Z drugiej strony wysoki poziom specjalizacji technologicznej może utrudniać łączenie niektórych operacji, szczególnie gdy wymagają one odmiennych kwalifikacji lub wykorzystania urządzeń dostępnych wyłącznie na określonych stanowiskach. Dlatego możliwości rozszerzania zakresu pracy powinny być rozpatrywane z uwzględnieniem rzeczywistych warunków technicznych i organizacyjnych przedsiębiorstwa.
Ważnym zagadnieniem pozostaje również wykorzystanie rozszerzania pracy jako elementu rozwoju zawodowego pracowników. Wykonywanie większej liczby zróżnicowanych czynności może sprzyjać zdobywaniu nowych doświadczeń oraz lepszemu poznawaniu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ma to szczególne znaczenie w przypadku osób przygotowywanych do obejmowania stanowisk wymagających szerszej wiedzy organizacyjnej. Pracownik, który poznał różne etapy określonego procesu, może w przyszłości łatwiej podejmować zadania związane z koordynowaniem pracy innych osób. Nie należy jednak utożsamiać rozszerzania obowiązków z formalnym awansem zawodowym. Może ono stanowić jeden z etapów przygotowania do wykonywania bardziej odpowiedzialnych zadań, lecz samo w sobie nie musi prowadzić do zmiany pozycji pracownika w strukturze organizacyjnej.
Skuteczność rozszerzania pracy powinna podlegać systematycznej ocenie, obejmującej zarówno rezultaty organizacyjne, jak i reakcje zatrudnionych osób. W tym celu przedsiębiorstwo może analizować zmiany wydajności, jakości wykonywanych czynności, liczby popełnianych błędów oraz czasu realizacji poszczególnych procesów. Istotnym uzupełnieniem tych informacji są opinie pracowników dotyczące nowego zakresu obowiązków, stopnia obciążenia oraz możliwości wykorzystywania posiadanych kompetencji. W przypadku stwierdzenia niekorzystnych rezultatów konieczne może być ponowne przeanalizowanie sposobu podziału zadań lub zapewnienie dodatkowego wsparcia. Należy bowiem pamiętać, że rozwiązanie przynoszące pozytywne efekty na jednym stanowisku nie musi być równie skuteczne w innych warunkach organizacyjnych.
Rozszerzanie pracy stanowi jedną z metod doskonalenia organizacji stanowisk, której podstawowym celem jest zwiększenie różnorodności wykonywanych czynności oraz bardziej racjonalne wykorzystanie potencjału zatrudnionych osób. Właściwie przeprowadzone może przyczyniać się do ograniczenia monotonii, zwiększenia elastyczności organizacyjnej oraz poprawy koordynacji poszczególnych etapów procesu pracy. Jego skuteczność zależy jednak od odpowiedniego doboru zadań, przygotowania zawodowego pracowników oraz zachowania właściwych proporcji pomiędzy zakresem obowiązków a możliwościami ich realizacji. Szczególne znaczenie ma unikanie sytuacji, w których rozszerzanie pracy prowadzi wyłącznie do zwiększania obciążeń bez zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych. Z tego względu metoda ta powinna być stosowana jako element szerszego procesu doskonalenia zarządzania zasobami ludzkimi, uwzględniającego zarówno potrzeby przedsiębiorstwa, jak i oczekiwania zatrudnionych osób.