„Wśród metod prowadzenia analizy pracy na uwagę zasługuje metoda badań kwestionariuszowych. Dzięki wypełnianiu kwestionariusza przez pracowników metoda ta pozwala na szczególną analizę sześciu podstawowych obszarów związanych z wykonawstwem pracy, tj. wymagań (kwalifikacji), zbioru informacji niezbędnych do wykonywania pracy (na przykład prawnych), obciążenia fizycznego i umysłowego wynikającego z realizacji zadań, współpracy z innymi (współdziałanie, zależność), warunków pracy (fizycznych i społecznych) i charakterystyki pracy (zakresu zadań).”[1]
„Analiza może być przeprowadzona w formie wywiadów z osobą poprzednio zajmującą to stanowisko, z jej przełożonymi i związanym z nią personelem podczas naturalnego toku pracy. Wartość tego podejścia polega na opisaniu zadań, wykonywanych na aktualnie wolnym stanowisku i określa stosunek podległości (do przełożonego osoby zajmującej dane stanowisko) oraz inne formy łączności (np. z kolegami).
Istnieje również tradycja analizy pracy, gdzie osoba zajmująca dane stanowisko może zostać poproszona o prowadzenie dziennika pracy tak, aby powstał zapis rzeczywistego wykorzystania czasu.”[2]
Inną metodą analizy pracy jest obserwacja. Metoda ta polega na wielogodzinnym, a czasem nawet wielodniowym monitorowaniu danego stanowiska pracy w celu stworzenia jego charakterystyki. Jest to metoda bardzo czasochłonna, jednak najbardziej zobiektywizowana i dokładana.
W praktyce najczęściej wykorzystuje się kilka metod jednocześnie, dzięki czemu powstaje analiza wielowymiarowa i szczegółowa.
Analiza pracy jest procesem, którego celem jest zrozumienie i ocena różnych aspektów wykonywanych zadań w ramach konkretnego stanowiska pracy. Dzięki niej możliwe jest usprawnienie organizacji pracy, zwiększenie efektywności i wydajności, a także lepsze dopasowanie kwalifikacji pracowników do wymagań stanowisk. Istnieje wiele metod analizy pracy, które różnią się podejściem, narzędziami i zakresem. Oto niektóre z najczęściej stosowanych:
Pierwszą metodą, którą warto wymienić, jest analiza funkcjonalna. Skupia się ona na identyfikowaniu i opisywaniu funkcji, które pracownicy wykonują na danym stanowisku. Celem jest zrozumienie, jakie zadania są wykonywane, jakie umiejętności są do nich wymagane, jakie cele trzeba osiągnąć, i jakie narzędzia są potrzebne do ich realizacji. Ta metoda pozwala na szczegółowe określenie roli pracownika w organizacji i wskazuje, w jaki sposób jego praca przyczynia się do ogólnych celów firmy. Zaletą tej metody jest szczegółowość analizy, jednak jej wadą może być czasochłonność, szczególnie w przypadku większych organizacji.
Kolejną popularną metodą jest analiza kompetencji. Ta technika koncentruje się na badaniu umiejętności, wiedzy i cech charakteru, które są niezbędne do efektywnego wykonywania pracy. Analiza kompetencji pozwala na lepsze dopasowanie pracowników do stanowisk, uwzględniając zarówno ich aktualne umiejętności, jak i te, które mogą rozwinąć w przyszłości. Metoda ta jest szczególnie przydatna w procesach rekrutacyjnych oraz w planowaniu rozwoju kariery pracowników. Jej słabą stroną może być subiektywność oceny kompetencji, zwłaszcza gdy brakuje jednoznacznych kryteriów.
Metoda analizy stanowisk skupia się na dokładnym opisie poszczególnych stanowisk pracy. Obejmuje to zarówno opis czynności, jakie należy wykonać, jak i wymagania dotyczące wykształcenia, doświadczenia, umiejętności, odpowiedzialności czy warunków pracy. Analiza stanowisk pracy jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do opracowywania szczegółowych profili zawodowych oraz wynagrodzeń. Pozwala także na ustalenie, jakie zadania są kluczowe w danej pracy i jakie kwalifikacje są niezbędne, by je efektywnie realizować.
Metoda krytycznych zdarzeń polega na identyfikowaniu i analizowaniu specyficznych, często trudnych, sytuacji, które miały kluczowy wpływ na wykonywanie danej pracy. Analizuje się wówczas konkretne wydarzenia, które miały miejsce w przeszłości i które miały znaczący wpływ na efektywność wykonywanej pracy. Ta metoda jest szczególnie przydatna w przypadku analizowania problematycznych obszarów w pracy lub rozwiązywania sytuacji kryzysowych. Jest bardzo efektywna w identyfikacji najważniejszych umiejętności i kompetencji, które są wymagane w pracy, ale jej wadą może być to, że koncentruje się na wyjątkowych sytuacjach, które mogą nie odzwierciedlać codziennego charakteru pracy.
Metoda obserwacji polega na bezpośrednim monitorowaniu pracowników w trakcie wykonywania przez nich swoich obowiązków. Obserwacja może być prowadzona przez przełożonych, specjalistów ds. HR lub innych pracowników, którzy analizują sposób pracy. Istnieje kilka wariantów tej metody, w tym obserwacja jawna (gdzie pracownicy wiedzą, że są obserwowani) i niejawna (gdzie nie są tego świadomi). Jest to metoda, która daje bardzo praktyczny obraz wykonywanych zadań, jednak wiąże się z pewnym ryzykiem zakłócenia naturalnego toku pracy, jeśli pracownicy czują się obserwowani.
Inną metodą jest ankieta. Jest to technika, w której pracownicy wypełniają kwestionariusze dotyczące swojego stanowiska pracy, opisując swoje obowiązki, umiejętności oraz postrzeganie wymagań związanych z pracą. Ankiety mogą być skierowane do pracowników na różnych szczeblach organizacji, a także do ich bezpośrednich przełożonych. Tego typu metoda jest stosunkowo łatwa do wdrożenia, pozwala na zebranie dużej liczby informacji i jest mniej inwazyjna niż inne metody. Jednocześnie jednak może nie zawsze odzwierciedlać rzeczywisty obraz pracy, szczególnie jeśli pracownicy nie są szczerzy lub dokładni w swoich odpowiedziach.
W przypadku dużych organizacji, gdzie zachodzi potrzeba analizy pracy na szeroką skalę, można również wykorzystać metodę analizy danych. Ta technika polega na zbieraniu i analizowaniu danych dotyczących wydajności, efektywności, czasu poświęconego na poszczególne zadania i innych parametrów związanych z pracą. Takie podejście jest szczególnie pomocne w firmach, które stawiają na optymalizację procesów i dokładną ocenę efektywności pracy. Wymaga jednak posiadania odpowiednich narzędzi analitycznych i umiejętności interpretacji wyników.
Każda z wymienionych metod ma swoje zalety i ograniczenia, a ich wybór powinien być dostosowany do specyfiki organizacji, rodzaju pracy i celu, jaki ma zostać osiągnięty. Ważne jest, by proces analizy pracy był systematyczny, dokładny i uwzględniał różne aspekty wykonywanej pracy, ponieważ tylko wtedy pozwoli na pełne zrozumienie potrzeb organizacji i jej pracowników. Warto również pamiętać, że analiza pracy nie jest jednorazowym procesem – zmieniające się warunki pracy, technologie i potrzeby organizacyjne wymagają cyklicznego przeprowadzania takich analiz, by móc skutecznie dostosować się do nowych wyzwań i oczekiwań.
[1] Z. Janowska:” Zarządzanie zasobami ludzkimi”. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne. Warszawa 2002. s. 62
[2] E. Mc Kenna, N. Beech: „Zarządzanie zasobami ludzkimi”. Gebethner & Ska. Warszawa 1997. s.121