Współczesne przedsiębiorstwa często stają przed dylematem wyboru koncepcji zarządzania, która gwarantuje trwałą przewagę konkurencyjną na rynku. Przyjęcie określonej koncepcji zarządzania wiąże się z wymiernymi korzyściami z jej wdrożenia, z drugiej zaś powinno wiązać się z zarządzaniem związanym z zarządzaniem. W naukach o zarządzaniu platformą aktualną liczbą punktów konstytutywnych jest zastosowana metodologia i metodologia. Można znaleźć na przykład takie proste, stosowane koncepcje podejścia, jak: zarządzanie strategiczne, zarządzanie zasobami ludzkimi, logistyka, zarządzanie produkcją, zarządzanie finansami, zarządzanie organizacją, zarządzanie zasobami informacyjnymi (wiedzą), przedsiębiorczość czy TQM.
Podejście systemowe i sytuacyjne – (1950, 1976). Podejście systemowe – model Leavitta – elementy: ludzie, zadania, struktura, technika. Organizacja ściśle działa z otoczeniem.
Podejście sytuacyjne – reakcja na nadmierną schematyczność dotychczasowych teorii zezwala sięgać do jakiegokolwiek źródła pod warunkiem dokładnej diagnozy sytuacji firmy.
Model Leavitta powstał w roku 1965 roku. Autor proponuje spojrzenie na organizację jako złożony system, w którym za najważniejsze uznaje następujące elementy:
- zadania / cele – czyli funkcje, które organizacja wykonuje na rzecz środowiska ( w złożonych organizacjach można je podzielić na szczegółowe, ważne operacyjnie zadania),
- struktura – to system komunikacji, hierarchia, zakres działań, schemat organizacyjny i układ pracy,
- technika – są to narzędzia do rozwiązywania problemów (komputery, maszyny, oprogramowanie,
- (osoby) – to postawy, kwalifikacje, umiejętności, motywacje i wszelkie relacje międzyludzkie.
Wymienione przez Leavitta elementy są ściśle od siebie zależne, a zmiana jednego z nich skutkuje zmianami kompensacyjnymi w innych obszarach. Na przykład jakakolwiek zmiana struktury w kierunku decentralizacji pociąga za sobą zmiany w sposobie wykonywania zadań, stosowanej technologii i technikach oraz nastawieniu pracowników.
Podejście systemowe umożliwia analizowanie przedsiębiorstwa jako całości, której funkcjonowanie uzależnione jest od wzajemnych relacji pomiędzy poszczególnymi elementami organizacji. Szczególne znaczenie ma przy tym dostrzeganie zależności pomiędzy strukturą organizacyjną, stosowanymi technologiami, realizowanymi zadaniami oraz zasobami ludzkimi. Poszczególne obszary nie funkcjonują bowiem niezależnie od siebie, a zmiany wprowadzane w jednym z nich mogą wywoływać określone konsekwencje w pozostałych. Z tego względu skuteczne zarządzanie wymaga uwzględnienia zarówno bezpośrednich rezultatów podejmowanych decyzji, jak i ich wpływu na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Takie podejście pozwala ograniczać ryzyko wprowadzania rozwiązań, które poprawiają efektywność pojedynczego działu, lecz jednocześnie powodują trudności w innych obszarach działalności.
W zarządzaniu zasobami ludzkimi podejście systemowe znajduje zastosowanie przede wszystkim podczas projektowania i doskonalenia polityki personalnej przedsiębiorstwa. Poszczególne działania związane z rekrutacją, doborem pracowników, szkoleniami, ocenianiem i wynagradzaniem powinny tworzyć wzajemnie powiązany system. Przykładowo zatrudnienie osób posiadających wysokie kwalifikacje zawodowe nie zagwarantuje osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, jeżeli organizacja nie zapewni im odpowiednich warunków pracy i możliwości wykorzystania posiadanych umiejętności. Podobnie rozbudowany system szkoleń może okazać się mało efektywny, jeżeli zdobywana wiedza nie będzie odpowiadała rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa. Konieczne jest zatem odpowiednie powiązanie poszczególnych instrumentów zarządzania personelem z celami organizacyjnymi oraz charakterem wykonywanych zadań.
Istotnym elementem podejścia systemowego jest również uwzględnienie wpływu otoczenia zewnętrznego na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Organizacje pozostają w stałych relacjach z rynkiem pracy, klientami, dostawcami, instytucjami publicznymi oraz innymi podmiotami gospodarczymi. Zmiany zachodzące w tych obszarach mogą bezpośrednio oddziaływać na sposób zarządzania zatrudnionymi osobami. Przykładowo ograniczona dostępność pracowników posiadających określone kwalifikacje może wymagać modyfikacji zasad rekrutacji i zwiększenia nakładów na rozwój własnej kadry. Z kolei zmiany technologiczne mogą powodować konieczność aktualizacji zakresów obowiązków oraz wprowadzania nowych form organizacji pracy. Zarządzanie zasobami ludzkimi powinno zatem uwzględniać nie tylko bieżącą sytuację przedsiębiorstwa, ale również kierunki zmian zachodzących w jego otoczeniu.
Ważnym zagadnieniem związanym z systemowym postrzeganiem organizacji jest możliwość występowania niezamierzonych konsekwencji podejmowanych decyzji. Zmiana systemu wynagradzania, mająca na celu zwiększenie indywidualnej wydajności pracowników, może jednocześnie prowadzić do osłabienia współpracy zespołowej, jeżeli premiowanie będzie opierało się wyłącznie na wynikach poszczególnych osób. Podobnie ograniczenie liczby stanowisk kierowniczych może zmniejszać koszty administracyjne, ale jednocześnie zwiększać obciążenie pozostałych menedżerów i utrudniać sprawowanie nadzoru. Dlatego przed wprowadzeniem określonych rozwiązań należy przeanalizować ich możliwy wpływ na różne obszary działalności przedsiębiorstwa. Szczególne znaczenie ma przy tym przewidywanie skutków długoterminowych, które nie zawsze są widoczne bezpośrednio po dokonaniu zmian organizacyjnych.
Model Leavitta może stanowić przydatne narzędzie podczas analizowania takich zależności. Przykładowo wdrożenie nowego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem oznacza zmianę w obszarze technologii, lecz jednocześnie wpływa na sposób wykonywania zadań przez pracowników. Konieczne może okazać się przeprowadzenie odpowiednich szkoleń, zmodyfikowanie podziału obowiązków oraz dostosowanie procedur związanych z przekazywaniem informacji. Zmiany te mogą również oddziaływać na relacje pomiędzy poszczególnymi stanowiskami, szczególnie jeżeli nowe rozwiązania umożliwiają automatyzację czynności wykonywanych wcześniej przez określone osoby. Wdrożenie technologii powinno być zatem traktowane jako przedsięwzięcie organizacyjne, a nie wyłącznie techniczne.
Szczególnego znaczenia nabiera przygotowanie pracowników do uczestnictwa w procesach zmian. Nawet rozwiązania uzasadnione ekonomicznie i organizacyjnie mogą napotykać trudności, jeżeli zatrudnione osoby nie rozumieją ich celu lub obawiają się negatywnych konsekwencji. Opór wobec zmian może wynikać z niepewności dotyczącej przyszłości stanowiska pracy, konieczności zdobywania nowych kwalifikacji lub utraty dotychczasowej samodzielności. Zadaniem kierownictwa jest odpowiednie wyjaśnienie przyczyn wprowadzanych modyfikacji oraz zapewnienie pracownikom informacji dotyczących ich przewidywanego przebiegu. Istotne jest również umożliwienie zgłaszania uwag i rozpoznawanie problemów pojawiających się na kolejnych etapach wdrażania nowych rozwiązań.
Podejście sytuacyjne stanowi uzupełnienie systemowego sposobu postrzegania organizacji, zwracając uwagę na konieczność dostosowywania metod zarządzania do konkretnych okoliczności. Jego podstawowym założeniem jest przekonanie, że nie istnieje jeden uniwersalny sposób kierowania przedsiębiorstwem, który zapewniałby jednakową skuteczność we wszystkich warunkach. Rozwiązania sprawdzające się w dużej organizacji produkcyjnej nie muszą przynosić podobnych rezultatów w niewielkim przedsiębiorstwie usługowym. Podobnie metody zarządzania odpowiednie dla zespołu doświadczonych specjalistów mogą okazać się niewystarczające w przypadku pracowników rozpoczynających działalność zawodową. Wybór sposobu postępowania powinien zatem wynikać z analizy konkretnej sytuacji oraz uwzględniać charakter realizowanych zadań, kwalifikacje pracowników i warunki funkcjonowania organizacji.
W praktyce zarządzania zasobami ludzkimi podejście sytuacyjne znajduje zastosowanie przede wszystkim podczas doboru odpowiedniego stylu kierowania. Menedżer powinien potrafić rozpoznać poziom samodzielności podwładnych oraz określić zakres wsparcia niezbędnego do prawidłowej realizacji powierzonych obowiązków. Pracownicy posiadający niewielkie doświadczenie mogą wymagać bardziej szczegółowych instrukcji i częstszej kontroli, natomiast osoby o wysokich kwalifikacjach zazwyczaj są w stanie samodzielnie organizować znaczną część swojej pracy. Stosowanie jednakowych metod kierowania wobec wszystkich członków zespołu może prowadzić do obniżenia efektywności i ograniczenia zaangażowania. Dlatego skuteczny menedżer powinien wykazywać elastyczność, odpowiednio dostosowując sposób komunikowania się, delegowania zadań oraz oceniania uzyskiwanych rezultatów.
Ważnym obszarem zastosowania podejścia sytuacyjnego jest również motywowanie pracowników. Poszczególne osoby różnią się pod względem oczekiwań, potrzeb zawodowych i czynników wpływających na poziom ich zaangażowania. Dla części zatrudnionych szczególnie istotne może być wynagrodzenie i stabilność zatrudnienia, podczas gdy inni większą wagę przywiązują do możliwości rozwoju, samodzielności lub uznania ze strony przełożonych. Właściwy dobór instrumentów motywacyjnych wymaga zatem rozpoznania indywidualnych potrzeb oraz uwzględnienia możliwości organizacyjnych i finansowych przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak rezygnacji z jednolitych zasad wynagradzania i oceniania. Zróżnicowanie stosowanych metod powinno pozostawać zgodne z przyjętymi kryteriami sprawiedliwego traktowania pracowników.
Podejście sytuacyjne ma także istotne znaczenie w procesie rekrutacji i doboru personelu. Wymagania stawiane kandydatom powinny wynikać z rzeczywistego charakteru stanowiska oraz aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Organizacja prowadząca działalność w stabilnych warunkach może poszukiwać pracowników posiadających przede wszystkim doświadczenie w wykonywaniu określonych czynności. Natomiast przedsiębiorstwo realizujące przedsięwzięcia innowacyjne może większą wagę przywiązywać do zdolności uczenia się, kreatywności i umiejętności dostosowywania się do zmian. Odpowiednie określenie profilu kompetencyjnego pozwala zwiększyć prawdopodobieństwo zatrudnienia osoby, której kwalifikacje będą odpowiadały zarówno bieżącym obowiązkom, jak i przewidywanym kierunkom rozwoju organizacji.
Istotnym zagadnieniem pozostaje również wykorzystywanie podejścia sytuacyjnego w warunkach występowania problemów i sytuacji kryzysowych. Pogorszenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, zmiany popytu lub zakłócenia w funkcjonowaniu podstawowych procesów mogą wymagać zastosowania innych metod zarządzania niż w okresie stabilnego rozwoju. W takich okolicznościach szczególnego znaczenia nabiera szybkość podejmowania decyzji, odpowiednie określanie priorytetów oraz właściwe gospodarowanie dostępnymi zasobami. Jednocześnie kierownictwo powinno uwzględniać wpływ podejmowanych działań na sytuację pracowników i ich poczucie bezpieczeństwa. Nadmierne koncentrowanie się na ograniczaniu kosztów może bowiem prowadzić do utraty wykwalifikowanej kadry, co w dłuższej perspektywie utrudni odbudowę potencjału przedsiębiorstwa.
Połączenie podejścia systemowego i sytuacyjnego umożliwia bardziej kompleksowe analizowanie problemów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Pierwsze z nich pozwala rozpoznawać zależności pomiędzy elementami organizacji, natomiast drugie wskazuje na konieczność dostosowywania konkretnych rozwiązań do występujących warunków. Przykładowo decyzja o wprowadzeniu elastycznych form organizacji pracy powinna uwzględniać zarówno indywidualne potrzeby pracowników, jak i charakter wykonywanych zadań, możliwości technologiczne oraz zasady współpracy pomiędzy poszczególnymi działami. Rozwiązanie korzystne z punktu widzenia jednej grupy zatrudnionych może powodować trudności w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Konieczne jest zatem poszukiwanie takich metod zarządzania, które pozwalają łączyć efektywność organizacyjną z odpowiednim uwzględnieniem potrzeb personelu.
Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują również informacje pochodzące z systemów informatycznych do analizowania procesów kadrowych. Dane dotyczące rotacji zatrudnienia, absencji, wyników ocen pracowniczych oraz skuteczności szkoleń mogą stanowić ważne źródło wiedzy podczas podejmowania decyzji personalnych. Podejście systemowe pozwala analizować wzajemne zależności pomiędzy tymi zjawiskami, natomiast podejście sytuacyjne umożliwia ich interpretowanie z uwzględnieniem warunków funkcjonowania określonej jednostki organizacyjnej. Należy jednak pamiętać, że dane liczbowe nie zawsze przedstawiają pełny obraz sytuacji pracowników. Dlatego ich analiza powinna być uzupełniana informacjami jakościowymi, pochodzącymi między innymi z rozmów z zatrudnionymi osobami oraz obserwacji przebiegu procesów pracy.
Ważnym warunkiem skutecznego stosowania obu podejść jest odpowiednie przygotowanie kadry kierowniczej. Menedżerowie powinni posiadać nie tylko wiedzę dotyczącą podstawowych funkcji zarządzania, ale również umiejętność analizowania złożonych problemów organizacyjnych i przewidywania konsekwencji podejmowanych decyzji. Szczególnego znaczenia nabiera zdolność dostrzegania zależności pomiędzy działaniami dotyczącymi personelu a wynikami całego przedsiębiorstwa. Konieczne jest także rozwijanie umiejętności komunikacyjnych, ponieważ wdrażanie nowych rozwiązań często wymaga współpracy pracowników reprezentujących różne stanowiska i komórki organizacyjne. Odpowiednie przygotowanie kierownictwa może ograniczać ryzyko podejmowania decyzji opartych wyłącznie na dotychczasowych przyzwyczajeniach lub rozwiązaniach stosowanych w innych organizacjach.
Należy również zwrócić uwagę na ograniczenia podejścia systemowego i sytuacyjnego. Analizowanie organizacji jako zbioru wzajemnie powiązanych elementów może wymagać gromadzenia znacznej ilości informacji, których interpretacja nie zawsze jest jednoznaczna. W praktyce trudno również przewidzieć wszystkie skutki wprowadzanych zmian, szczególnie w przedsiębiorstwach działających w niestabilnym otoczeniu. Z kolei podejście sytuacyjne może prowadzić do nadmiernego różnicowania stosowanych metod zarządzania, jeżeli nie zostaną określone podstawowe zasady postępowania obowiązujące w całej organizacji. Dlatego elastyczność powinna być łączona z odpowiednim poziomem formalizacji oraz zachowaniem spójności polityki personalnej. Istotne jest również systematyczne ocenianie rezultatów podejmowanych działań i wprowadzanie niezbędnych korekt.
Podejście systemowe i sytuacyjne stanowią ważne koncepcje wykorzystywane we współczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Podejście systemowe umożliwia postrzeganie przedsiębiorstwa jako całości, w której poszczególne elementy pozostają we wzajemnych zależnościach, natomiast podejście sytuacyjne podkreśla konieczność dostosowywania stosowanych metod do konkretnych warunków organizacyjnych. Ich łączne wykorzystanie pozwala bardziej świadomie kształtować politykę personalną, planować rozwój pracowników oraz podejmować decyzje dotyczące organizacji pracy. Szczególne znaczenie ma przy tym uwzględnianie wpływu zmian technologicznych, strukturalnych i organizacyjnych na zatrudnione osoby. Skuteczne zarządzanie wymaga bowiem nie tylko znajomości określonych modeli teoretycznych, ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania i dostosowywania do potrzeb przedsiębiorstwa. Właściwe wykorzystanie obu podejść może sprzyjać zwiększaniu efektywności działalności, poprawie współpracy oraz bardziej racjonalnemu gospodarowaniu zasobami ludzkimi.