Wzrost poziomu wykształcenia i kwalifikacji rozbudził nowe potrzeby pracowników. Już nie tylko potrzeby fizjologiczne, bezpieczeństwa, ale również potrzeby:
- rozwoju, tj. potrzeby wykorzystania i dalszego podnoszenia swoich kwalifikacji,
- zmiany, wyrażającej się chęcią robienia czegoś innego tub nowego, przełamującego monotonię i znużenie,
- odpowiedzialności, wyrażającej się w dążeniu do samodzielności i potwierdzenia swojej wartości,
- orientacji w problemach jednostki organizacyjnej, w której pracuje (pragnie dostępu do informacji),
- szacunku i uznania.
Potrzeby te w obecnych warunkach można wykorzystać jako podstawowe motywy działań, jako narzędzie pobudzające aktywność człowieka w procesie pracy.
Organizacja pracy może stać się źródłem motywacji wewnętrznej tylko wówczas, kiedy kierownictwo zastosuje takie formy organizacji pracy, które będą w stanie zaspokoić oczekiwania wykonawców wobec pracy, stworzyć warunki do samorealizacji, pozwolą uzyskać satysfakcję z pracy, przyczynią się do pojawienia się człowieka zadowolonego z pracy.
Współcześnie stosuje się rozmaite motywacyjne formy organizacji pracy. Ich siła motywacyjna jest różna w zależności od wieku wykonawców, płci, poziomu i rodzaju wykształcenia, doświadczenia zawodowego, pozycji zawodowej czy obowiązujących wzorców kulturowych. Niemałe znaczenie ma środowisko społeczne, z którego wywodzi się pracownik.
W odniesieniu do pracy indywidualnej możliwe są do zastosowania następujące formy organizacji pracy:
- rotacja; job rotation,
- poszerzanie pracy; job enlargement, wzbogacanie pracy; job enrichment.
W warunkach pracy zespołowej wzrost motywacji może dać tworzenie małych zespołów roboczych (tzw. grupowych form organizacji pracy).
Organizacja pracy jako środek motywacji odgrywa istotną rolę w zapewnianiu efektywności i zaangażowania pracowników. Właściwe zaplanowanie i uporządkowanie codziennych obowiązków, jak również stworzenie odpowiednich warunków pracy, mają ogromny wpływ na poziom motywacji pracowników. Kiedy zadania są dobrze zorganizowane, a cele jasno określone, pracownicy czują się bardziej pewni swojej roli, co zwiększa ich poczucie odpowiedzialności i zaangażowania.
Jednym z kluczowych elementów organizacji pracy jest ustalenie priorytetów i określenie realnych terminów realizacji zadań. Pracownicy, którzy mają jasno wytyczoną ścieżkę działania, wiedzą, co jest dla nich najważniejsze, a także jakie rezultaty powinny zostać osiągnięte w określonym czasie. Kiedy cele są sprecyzowane, a zadania są realistyczne, pracownicy czują się bardziej zmotywowani, ponieważ mają wyraźne punkty odniesienia, do których mogą dążyć. To pozwala uniknąć poczucia chaosu i zagubienia, które może negatywnie wpłynąć na morale i zaangażowanie.
Również delegowanie odpowiedzialności w sposób, który uwzględnia umiejętności i mocne strony pracowników, może mieć znaczący wpływ na ich motywację. Pracownicy, którzy czują, że ich umiejętności są wykorzystywane w odpowiednich zadaniach, są bardziej zmotywowani do ich realizacji. Kiedy są odpowiedzialni za projekty, w których mogą wykazać się swoimi kompetencjami, mają większą satysfakcję z pracy. Daje to im poczucie, że są cenieni i ich wkład w firmę jest istotny.
Dobre zarządzanie czasem również jest kluczowe w organizacji pracy. Pracownicy, którzy mają odpowiednio rozplanowany dzień pracy i wiedzą, kiedy mają czas na realizację konkretnych zadań, są w stanie efektywnie zarządzać swoimi obowiązkami. Brak presji związanej z niewłaściwym rozplanowaniem pracy sprawia, że pracownicy mogą skupić się na zadaniach, nie czując się przytłoczeni. Z kolei, gdy mają zapewniony czas na odpoczynek i przerwy, mogą regenerować siły, co wpływa na ich motywację do dalszego działania.
Motywacja może również wzrosnąć, gdy w organizacji pracy uwzględnione są elementy feedbacku i uznania. Regularne ocenianie postępów i udzielanie pozytywnych informacji zwrotnych sprawia, że pracownicy czują się doceniani i zauważeni. Wspieranie ich rozwoju poprzez oferowanie szkoleń, możliwości awansu lub przekazywanie nowych wyzwań także może zwiększyć ich motywację. Widząc, że firma inwestuje w ich rozwój i stwarza przestrzeń do nauki, pracownicy czują, że mają przed sobą perspektywy, co sprzyja utrzymaniu wysokiego poziomu zaangażowania.
Odpowiednia organizacja pracy także wspiera budowanie zespołowej atmosfery. Wspólna realizacja zadań, wzajemne wsparcie i komunikacja są ważnymi elementami, które wpływają na motywację. Kiedy zespół dobrze współpracuje, a poszczególni pracownicy czują się częścią większego celu, ich zaangażowanie i chęć do pracy wzrastają. Otwarta komunikacja, klarowność celów zespołowych oraz dzielenie się sukcesami mogą motywować do dalszych działań, tworząc środowisko pracy sprzyjające efektywności.
Wreszcie, elastyczność w organizacji pracy również wpływa na motywację. Pracownicy, którzy mają możliwość samodzielnego zarządzania czasem pracy, np. poprzez elastyczne godziny pracy czy możliwość pracy zdalnej, mogą lepiej dopasować swoje obowiązki zawodowe do życia osobistego. Ta elastyczność przekłada się na poczucie większej kontroli nad swoim czasem, co z kolei wpływa na ich motywację i satysfakcję z pracy.
Organizacja pracy jako środek motywacji ma kluczowe znaczenie dla efektywności i zaangażowania pracowników. Przez odpowiednie zaplanowanie zadań, klarowność celów, delegowanie odpowiedzialności oraz zapewnienie przestrzeni do rozwoju i odpoczynku, pracownicy czują się bardziej zmotywowani i gotowi do podejmowania wyzwań. Dobre zarządzanie czasem i elastyczność w organizacji pracy także sprzyjają wyższej motywacji i satysfakcji z wykonywanej pracy.