Miesiąc: październik 2020

Zgodnie z klasyfikacją której dokonał Henri Fayol planowanie stanowi jedną z funkcji zarządzania.[1]

Planowanie wymieniane jest jako pierwsza funkcja – przed organizowaniem, motywowaniem, budżetowaniem oraz kontrolowaniem.

Logicznym punktem wyjścia klasycznego procesu zarządzania jest planowanie, tzn. rozważanie tego, co należy osiągnąć i jak najlepiej to uczynić. W małych i średnich przedsiębiorstwach odbywa się to w ten sposób, że wyznaczane zostają cele, rozwijane przyszłe opcje działania i wybór spośród nich. Przechodząc od orientacji długoterminowej do krótkoterminowej, stwierdzamy, że planowanie zawiera m.in. wyznaczanie celów, ramowych wytycznych, programów i sposobów postępowania dla całego przedsiębiorstwa lub poszczególnych jego części. Jest to idea, która przypisuje planowaniu rolę funkcji pierwotnej w tym sensie, że wszystkie inne funkcje są określone przez planowanie i niejako podporządkowane reżimowi planowania[2].

Planowanie to projektowanie przyszłości, jakiej pragniemy, wraz z podaniem skutecznych sposoby jej osiągnięcia. Oznacza zdefiniowanie celów i określenie, jak je osiągnąć. Niestety nie ma możliwości jednorazowego wykonania planu. Planowanie to proces – to szereg decyzji polegających na przewidywaniu przyszłych warunków i mierników działania oraz sytuacji, w jakiej znajdzie się przedsiębiorstwo. Plan należy, oczywiście, okresowo weryfikować.

Planowanie to proces określania celów, zasobów i strategii działania, które mają na celu osiągnięcie zamierzonych rezultatów w określonym czasie. Jest to kluczowy element zarządzania, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym, który pozwala firmom oraz organizacjom zminimalizować ryzyko i skutecznie wykorzystać dostępne zasoby. Dobre planowanie umożliwia również elastyczność w reagowaniu na zmiany w otoczeniu, zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym.

Pierwszym krokiem w procesie planowania jest określenie celu, który organizacja chce osiągnąć. Cel ten powinien być konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie, co nazywane jest zasadą SMART. Ważne jest, aby cel był zgodny z misją i wizją organizacji, ponieważ tylko wówczas planowanie będzie prowadziło do długofalowego sukcesu. Cele mogą być zarówno krótko-, jak i długoterminowe, w zależności od specyfiki organizacji i jej potrzeb.

Kolejnym etapem planowania jest analiza sytuacji wyjściowej. Należy dokładnie ocenić obecny stan organizacji, jej zasoby, mocne strony, słabości oraz szanse i zagrożenia wynikające z otoczenia. Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) jest jedną z najczęściej stosowanych metod, pozwalających zrozumieć, jakie czynniki mogą wspierać osiąganie celów oraz które elementy wymagają poprawy lub uwagi. Pozwala to na lepsze dostosowanie strategii do realiów, w których organizacja funkcjonuje.

Planowanie wiąże się również z określeniem zasobów niezbędnych do realizacji celu. Zasoby te mogą obejmować zarówno ludzi, jak i finanse, technologie, czas czy infrastrukturę. W procesie tym ważne jest, aby dobrze oszacować, jakie zasoby będą potrzebne, aby zadania zostały wykonane efektywnie, oraz w jaki sposób będą one zarządzane w trakcie realizacji planu. Planowanie zasobów pozwala na identyfikację potencjalnych braków i zaplanowanie działań, które pozwolą te braki uzupełnić.

Kiedy cele są określone, a zasoby i analiza sytuacji wyjściowej są gotowe, przechodzi się do opracowania strategii działania. Strategia to zestaw wytycznych, które pozwalają na osiągnięcie zamierzonych celów. Może ona obejmować decyzje dotyczące działań operacyjnych, marketingowych, finansowych, produkcyjnych, a także związanych z zarządzaniem personelem. Warto przy tym pamiętać, że strategia nie powinna być sztywna – musi być elastyczna, aby można było ją dostosować do zmieniających się warunków.

Po opracowaniu strategii, należy ustalić szczegółowy plan działań. Plan ten powinien zawierać konkretne kroki, terminy realizacji, osoby odpowiedzialne oraz wskaźniki mierzące postęp. Określenie odpowiednich wskaźników pozwala na monitorowanie realizacji planu i na bieżąco ocenianie, czy działania zmierzają w dobrym kierunku. Dzięki wskaźnikom można również szybko zidentyfikować problemy i podjąć odpowiednie kroki naprawcze.

Implementacja planu to kolejny etap, który wiąże się z wdrożeniem ustalonych działań. W trakcie realizacji planu ważne jest, aby systematycznie monitorować postępy i podejmować decyzje operacyjne, które pozwolą na eliminowanie trudności oraz optymalizację działań. Często w tym czasie pojawiają się nieoczekiwane problemy, które wymagają dostosowania strategii lub planu do nowych warunków. Istotnym elementem tego etapu jest również komunikacja z pracownikami i innymi interesariuszami, aby zapewnić płynność realizacji działań.

Ostatnim etapem planowania jest ocena wyników. Po zakończeniu realizacji planu, organizacja powinna przeprowadzić szczegółową analizę, aby ocenić, czy cele zostały osiągnięte i jakie efekty przyniosła realizacja planu. W tym celu porównuje się wyniki z założeniami, weryfikuje skuteczność podejmowanych działań oraz identyfikuje obszary do poprawy. Wyniki tej analizy stanowią cenną wiedzę, która może być wykorzystana w przyszłości do udoskonalania procesów planowania i realizacji celów.

Planowanie jest procesem cyklicznym, ponieważ po ocenie wyników i identyfikacji obszarów do poprawy, organizacja często wraca do etapu określania nowych celów i opracowywania kolejnych strategii. W ten sposób planowanie staje się integralną częścią zarządzania organizacją, pozwalając jej na nieustanny rozwój i adaptację do zmieniających się warunków rynkowych. Kluczem do sukcesu w planowaniu jest nie tylko precyzyjne określenie celów i strategii, ale także elastyczność w reagowaniu na zmiany oraz zdolność do szybkiego dostosowywania się do nowych wyzwań.