Głównym celem identyfikacji potrzeb szkoleniowych jest znalezienie i wskazanie potrzeb szkoleniowych poszczególnych pracowników i całej firmy. Na tym wstępnym etapie należy określić, kto wymaga szkolenia, jakie są rzeczywiste powody przeprowadzania szkolenia oraz jakiego typu działań rozwojowych pracownicy firmy rzeczywiście potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoje zadania. Ważne, aby zdać sobie sprawę, że identyfikowanie potrzeb to nie zadawanie pytania:, „Jakiego szkolenia brakuje w pana (pani) firmie?” Lub:, „W jakim szkoleniu chciałby pan (pani) wziąć udział?”.
Identyfikacja „potrzeb polega na dotarciu do tych obszarów funkcjonowania, w których pracownik może się doskonalić, aby lepiej wypełniać swoje obowiązki. Często się zdarza, że istnieje ogólna wiedza na temat obszarów, problemowych w firmie („U nas są problemy z komunikacją”), ale nie wiadomo dokładnie, co jest ich przyczyną. Identyfikacja potrzeb ma właśnie wskazać problem, jego przyczyny, stopień trudności oraz skalę. Należy pamiętać, że problemy zwykle nie pojawiają się niezależnie, ale są częścią wadliwie funkcjonujących mechanizmów w firmie. Potrzeby szkoleniowe mogą, więc wynikać zarówno z niedostatecznego wywiązywania się pracowników z powierzonych im zadań, jak i ze zmiany stanowiska pracy, zmian organizacyjnych (ekspansja, restrukturyzacja firmy), wprowadzenia nowej technologii czy zmian legislacyjnych.
Sam proces identyfikacji potrzeb szkoleniowych polega na zbieraniu informacji pochodzących z licznych źródeł, z których najważniejsze to: udokumentowana ocena pracowników, zadania i plany organizacyjne, dokumentacja organizacyjna (wywiązywanie się z obowiązków, rotacja kadr), rozmowy z kierownikami i personelem. Nie sposób wymienić wszystkie źródła potrzeb szkoleniowych, gdyż zwykle są one specyficzne dla każdego przedsiębiorstwa.