Planowanie kadr jest – według przyjętego modelu – pierwszym elementem zarządzania kadrami. Działania wchodzące w skład planowania kadr, umożliwiają przewidywanie warunków, w jakich będzie funkcjonowało przedsiębiorstwo i przygotowanie się do tych warunków pod kątem ukształtowania i dostosowania do nich odpowiedniego potencjału kadrowego.[1]
Planowanie zatrudnienia stanowi z jednej strony integralną część planowania biznesowego w przedsiębiorstwie, z drugiej zaś – integralną część zarządzania zasobami ludzkimi, będąc punktem wyjścia innych działań w ramach funkcji personalnej. Wychodząc z założenia o zmienności otoczenia oraz związanej z nią zmienności strategii, struktury i kultury organizacyjnej, można przyjąć, iż planowanie zatrudnienia jest stałym procesem, obejmującym określanie potrzeb personalnych w wymiarze ilościowym i jakościowym, analizowanie istniejącego stanu i struktury personelu, tworzenie planów minimalizujących lukę między podażą a popytem na wewnętrznym rynku pracy oraz monitorowanie procesu wdrażania planów zatrudnienia w życie.[2]
Planowanie zatrudnienia składa się z trzech głównych obszarów:
- Planowanie potrzeb personalnych – stanowi ono punkt wyjścia w procesie planowania zasobów ludzkich i jest ukierunkowane na określenie pożądanej liczby pracowników o danych kwalifikacjach niezbędnych do realizacji zaplanowanego programu działania organizacji.[3]
- Planowanie wyposażenia personalnego w organizacji – polega ono na przewidywaniu przyszłych zmian w stanie i strukturze istniejącego zatrudnienia, które można określić również jako wyposażenie personalne firmy.[4]
- Planowanie obsad personalnych – obszar ten został wyodrębniony z powodu różnicy między potrzebami personalnymi, będącymi wielkością normatywną, wynikającą z wymaganej liczby i kwalifikacji personelu, a wyposażeniem personalnym, będącym wielkością rzeczywistą, określającą istniejący stan i strukturę zatrudnienia. Oznacza to, że w praktyce powstaje problem obsady konkretnego stanowiska pracy o ściśle określonych wymogach osobami mającymi szersze kwalifikacje, lub też powstaje problem wyboru odpowiedniego kandydata na dane stanowisko pracy spośród kilku spełniających wymogi formalne.[5]
Planowanie – jako jedno z narzędzi zarządzania firmą – posługuje się dwoma rodzajami planów, różniącymi się horyzontem czasu, zakresem i stopniem szczegółowości:
- Plany strategiczne – wytyczające zasadnicze kierunki działania i określające ogólne cele organizacji w perspektywie wielu lat.
- Plany operacyjne – zawierające szczegółowe ustalenia dotyczące wdrożenia planów strategicznych w codziennych działaniach, najczęściej w perspektywie jednego roku.[6]
Wszelkie działania składające się na procedurę planowania kadr można podzielić na dwie grupy. W wyniku realizacji tych działań, powinny zostać osiągnięte podstawowe cele planowania kadr. Są to:
- Identyfikacja przyszłych potrzeb kadrowych, czyli określenie, ilu pracowników i o jakich kwalifikacjach firma będzie potrzebowała do realizacji założonych celów;
- Przygotowanie działań, które powinny zapewnić eliminacje różnic między stanem pożądanym a istniejącym.[7]
Proces planowania kadr powinien zaczynać się od stworzenia strategii personalnej, zintegrowanej ze strategią ogólną firmy. Wymaga to szerszych działań, składających się na proces planowania strategicznego. Są nimi:
- zdefiniowanie filozofii firmy i określenie jej misji,
- przegląd warunków otoczenia,
- ocena mocnych i słabych stron firmy,
- sformułowanie celów,
- opracowanie strategii.
Działania składające się na procedurę planowania kadr powinny zakończyć się stworzeniem konkretnych planów kadrowych. Do podstawowych planów należy zaliczyć:
- Plan zatrudnienia – określa liczbę zatrudnionych, stanowiska jakie wymagają lub będą wymagać obsady, kwalifikacje zatrudnianych pracowników, źródła rekrutacji, metody doboru, ewentualne zwolnienia itp. Plan ten może także obejmować – jeśli istnieje taka potrzeba – redukcję zatrudnienia.
- Plan doskonalenia kadr – to określenie między innymi tego, kto lub jakie grupy pracowników powinny odbyć określony rodzaj szkolenia, liczba pracowników przewidzianych do szkolenia, rodzaje szkoleń, ich formy, metody, techniki szkoleniowe, czas trwania itd.
III. Plan następstw – to określenie zastępstw na stanowisku w przypadku odejścia, zwolnienia, przesunięcia lub czasowej nieobecności pracownika aktualnie na nim pracującego.
- Plany rozwoju pracowników – dotyczą wskazania poszczególnych etapów kariery, z uwzględnieniem wymagań stawianych pracownikowi, ustaleniem rodzajów szkoleń itp.
- Plan działań motywacyjnych – obejmuje składniki materialne i niematerialne, służące oddziaływaniu na postawy i zachowania pracowników. Oznacza to zaplanowanie odpowiedniego systemu wynagradzania powiązanego z efektywnością firmy.[8]
Podsumowując – planowanie kadr jest etapem, w którym przygotowuje się działania w pozostałych obszarach zarządzania kadrami, czyli dokonuje się wyboru celów i sposobów działania w fazie realizacji: pozyskiwania pracowników, rozwój kadry i jej motywowanie, odejścia pracowników oraz w fazie kontroli funkcji personalnej.
[1] J. Jasińska, Planowanie kadr w: T. Listwan (red.), Zarządzanie kadrami, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 59
[2] A. Pocztowski, Zarządzanie zasobami ludzkimi, PWE, Warszawa 2003, s. 108
[3] Ibidem, s. 110
[4] Ibidem, s. 115
[5] A. Pocztowski, op. cit., s. 117-118
[6] J. Jasińska, Planowanie…op. cit., s. 60
[7] Ibidem, s. 62
[8] Ibidem, s. 70-71