podrozdział pracy licencjackiej
Podstawowym warunkiem stosowania Public Relations jest dokładne poznanie działalności przedsiębiorstwa i zgromadzenie odpowiednich informacji dotyczących jego funkcjonowania. Zgromadzone i odpowiednio wyselekcjonowane informacje są narzędziem oddziaływania na otoczenie. Informacje te mogą być różne w zależności od grupy otoczenia. Przed selekcją i doborem informacji należy więc przeprowadzić charakterystykę grup otoczenia jako podmiotu oddziaływania.
Stosowanie działań w sferze Public Relations może być skuteczne, jeżeli jest oparte na wspólnym przedmiocie zainteresowań. Działania w tym zakresie nie mogą być jednak identyczne w stosunku do różnych grup otoczenia. Stosując Public Relations, należy przeprowadzić analizę zainteresowań poszczególnych grup w celu odpowiedniego zróżnicowania programu działań. Ogólnie rzecz biorąc polegają one na:
- w stosunku do finalnych nabywców: upowszechnianiu informacji na temat produkcji, dystrybucji, zastosowań wytwarzanych produktów; zmianie postaw wobec produktów, przedsiębiorstwa; stwarzaniu szans rozwojowych na poszczególnych rynkach;
- w stosunku do pracowników własnego przedsiębiorstwa: stwarzaniu możliwości szkolenia w dziedzinie kontaktów z otoczeniem; kreowaniu postaw zadowolenia i dumy z pracy, przedsiębiorstwa oraz wytwarzanych przez nie produktów;
- w stosunku do akcjonariuszy: upowszechnieniu informacji o perspektywach działania przedsiębiorstwa, planach, dokonywanych zmianach w zarządzaniu, koniecznych nakładach finansowych;
- w stosunku do mieszkańców miasta-siedziby przedsiębiorstwa: upowszechnianiu informacji o przedsiębiorstwie i jego produktach; informowaniu o celach, perspektywach i sposobach działania przedsiębiorstwa oraz o jego akcjach na rzecz najbliższego otoczenia[1].
Reasumując należy stwierdzić, że do podstawowych zadań Public Relations zalicza się:
- Reputacja, jej ochrona i poprawa. Głównym zadaniem PR jest troska o dobrą reputację-wizerunek firmy, czyli tam gdzie trzeba-jej ochrona, zaś tam gdzie jest ona „niezła”-dalsze jej umacnianie.
- Służba informacyjna. Jednym z podstawowych zadań RP jest rozpowszechnianie informacji o firmie, używając różnorodnych mediów interpersonalnych oraz masowych.
- Komunikowanie marketingowe. Public Relations wspomagają marketing firmy, między innymi przez nagłaśnianie nowych produktów, wykazywanie zalet towarów już utrwalonych na rynku itd.
- Relacje inwestycyjne. W tej sferze aktywności chodzi przede wszystkim o utrzymanie dobrych kontaktów z akcjonariuszami.
- Relacje finansowe. Chodzi o utrzymanie dobrych kontaktów z bankami, analitykami finansowymi, dziennikarzami ekonomicznymi.
- Relacje ze społecznościami i władzami lokalnymi. Podtrzymywanie korzystnych układów z lokalnymi politykami, władzami samorządowymi organizacjami społecznymi.
- Relacje z własnymi pracownikami. Komunikowanie się oraz wzajemne zrozumienie kierownictwa i załogi.
- Organizacja firmowych imprez promocyjnych. Przygotowanie tras zwiedzania zakładów, przyjmowanie wybitnych gości, organizacja „drzwi otwartych”, konferencji prasowych, itp.
- Rozwiązywanie nagłych problemów firmy. Gdy zaistnieje kryzys PR stara się minimalizować jego wpływ na wizerunek firmy.
- Kwestowanie i sponsoring. Public Relations ma często decydujący głos w rozpatrywaniu wniosków o finansowe wsparcie, sponsorowanie osób, instytucji i imprez. W organizacjach społecznych ma także zadanie pozyskiwania funduszy.
- Lobbing. Sztuka skutecznego wywierania wpływu prowadzonego zgodnie z zasadami prawa i moralności[2].
Działalność Public Relations przybiera różne formy. W poniższym zestawieniu przedstawiono przykłady działań w ramach form PR. Współpraca ze środkami masowego przekazu została tutaj podzielona na formę prasową oraz formy radiową i telewizyjną.
Forma prasowa
- działalność rzecznika prasowego;
- notatki prasowe (np. o podpisanych umowach, ważniejszych wydarzeniach, itp.);
- wywiad w prasie z dyrektorem firmy;
- reportaż o współpracy firmy z instytucjami naukowymi;
- oświadczenia prasowe (odpowiedź na krytykę);
- zwoływanie konferencji prasowych.
- reportaż o przygotowaniach do uruchomienia nowej produkcji czy otwarciu nowego oddziału danego przedsiębiorstwa;
- filmy video o historii firmy lub o procesie technologicznym.
Forma radiowa
- reportaż w /o laboratorium firmy;
- audycja o sukcesach eksportowych;
- rozmowa z ekspertem – pracownikiem firmy.
Forma wydawnicza
- broszury, ulotki, foldery o firmie, jej organizacji, historii, zakresie produkcji;
- kalendarze firmowe, bilety wizytowe, etykiety samoprzylepne ze znakiem firmowym;
- druki okolicznościowe.
Forma wystawiennicza
- wystawy dorobku firmy;
- stała ekspozycja ilustrująca historię rozwoju firmy;
- stoiska informacyjne na prestiżowych wystawach i targach.
Forma pocztowa
- wysyłanie listów okolicznościowych (np. życzeń świątecznych i noworocznych);
- wysyłanie zaproszeń na imprezy firmowe;
- utrzymywanie kontaktów listownych i telefonicznych z klientami.
Spotkania
- konferencje, seminaria, np. na temat nowych technologii produkcji;
- spotkania i utrzymywanie kontaktów osobistych z ludźmi biznesu, klientami, ekspertami;
- przyjęcia.
Zwiedzanie
- dni otwarte dla klientów firmy;
- pokazy pracy ciekawych jednostek firmy;
- spotkania z ekspertami.
Forma upominkowa
- wręczanie upominków przypominających o istnieniu firmy (teczki, kalendarze)
Świadczenia charytatywne
- przekazywanie pieniędzy na cele charytatywne;
- utrzymanie domu dziecka;
- przekazywanie urządzeń jednostkom społecznie użytecznym (np. komputera szkole);
Sponsoring
- sponsorowanie zawodów sportowych oraz drużyn sportowych;
- sponsorowanie imprez kulturalnych;
- sponsorowanie działalności naukowej[3].
[1] L. Garbarski, I. Rutkowski, W. Wrzosek, dz. cyt., s.497.
[2] wizerunek.com.pl/zadania.html
[3] W. Budzyński, dz. cyt., s. 20-22.