Kontroling operacyjny – rachunek wyników i wskaźniki finansowe

Rate this post

W celu ustalenia wielkości zysku w firmie w krótkich okresach czasu, niezbędne jest przeprowadzenie rachunku wyników. Rachunek wyników nazywany jest też rachunkiem zysków i strat i obejmuje wszystkie elementy określające wynik finansowy firmy.

Rozumiemy go jako system ciągłego w czasie ujmowania, grupowania, przetwarzania i prezentowania przy pomocy różnych metod w odpowiednich przekrojach ogólnych i szczegółowych danych liczbowych odzwierciedlających ponoszone przez firmę koszty i straty oraz osiągane przychody i zyski. Z tym, że prowadzenie przez firmę działalności, która przynosi straty, doprowadzić może do sanacji tej firmy, postępowania upadłościowego, układowego bądź bankructwa.

Rachunek wyników może być prowadzony wg wariantu porównawczego lub wariantu kalkulacyjnego. Istotą pierwszego wariantu (globalnego) jest ustalenie wyniku finansowego w drodze porównania sumy przychodów ze sprzedaży z ogólną sumą ich uzyskania, czyli kosztami.

W wariancie kalkulacyjnym (segmentowym), wynik finansowy jest ustalany jako suma wyników osiągniętych ze sprzedaży produktów gotowych, robót, materiałów, towarów, etc. Jego zaletą jest łatwość określenia źródeł tworzących zysk lub straty ze sprzedaży. Innym elementem wyniku finansowego takim jak koszty, przychód operacyjny, przychody finansowe, straty i zyski nadzwyczajne, ujmowane są w obu wariantach w ten sam sposób.

Wybór wariantu stosowania rachunku wyników zależy od decyzji kierownictwa firmy. Do oceny wyników finansowych firmy służą wskaźniki, które rozpatrujemy z różnych punktów widzenia: nazwa wskaźnika, metoda kalkulacji, treść wskaźnika.

Wskaźniki finansowe pozwalają szybko dostrzec tendencje, znaleźć niezgodności, słabe i mocne punkty. Wskaźniki dzielą się na wskaźniki płynności finansowej, wskaźniki zadłużenia, wskaźniki rentowności (zyskowności) i operacyjności (sprawności działania). Jako wskaźniki płynności finansowej uznaje się:

  • Wskaźnik płynności bieżącej

Wskaźnik ten informuje o tym, ile razy bieżące aktywa pokrywają zobowiązania bieżące. Bezpieczny poziom tego wskaźnika powinien kształtować się na poziomie od 1,5 do 2.

  • Wskaźnik płynności szybkiej

Wskaźnik ten nazywany mocnym testem, określa, ile razy aktywa bieżące o najwyższej płynności pokrywają zobowiązania bieżące. Najbardziej wskazany przedział tego wskaźnika powinien wynosić od 1,2 do 1,5.

Warto zauważyć, że zbyt wysokie wartości każdego ze wspomnianych wyżej wskaźników świadczą o złej strukturze finansowania działalności. W szczególności może to oznaczać nadmiar środków pieniężnych na rachunku bankowym lub (i) niepokojąco wysoki poziom należności. Z kolei ich zbyt niski poziom może stanowić sygnał zbliżających się kłopotów finansowych, uniemożliwiając tym samym spłatę bieżących zobowiązań. Niekiedy, np. w przypadku wysokiej inflacji, uzasadniony może być niższy poziom wspomnianych wskaźników. Firmy, w których występuje znaczna różnica między obydwoma wskaźnikami, charakteryzują się zbyt wysokim poziomem zapasów (zamrożone środki obrotowe). W niektórych branżach wysoki poziom zapasów może być koniecznością spowodowaną jej specyfiką.

Do wskaźników zadłużenia należą:

  • Wskaźnik zadłużenia aktywów

Wskaźnik zadłużenia aktywów (zadłużenia ogółem) określa udział wszystkich zobowiązań (kapitałów obcych) w finansowaniu majątku firmy. Zwykle za dobry poziom wskaźnika uważa się wartości od 55 do 65%, co oznacza, że w przeciętne przedsięwzięcie firma powinna zaangażować przynajmniej 35% kapitału własnego. Zbyt wysoki poziom wskaźnika świadczy o podwyższonym ryzyku finansowym, spowodowanym bardzo prawdopodobną możliwością utraty zdolności do spłaty zadłużenia. Zbyt niski poziom wskaźnika może wskazywać na zbyt mały udział kapitałów obcych w finansowaniu działalności firmy.

  • Wskaźnik zadłużenia kapitału własnego

Wskaźnik ten informuje o stosunku poziomu zobowiązań (kapitałów obcych) do kapitału własnego firmy. Jego pożądany poziom zależy od tego jakie granice zadłużenia aktywów uznamy za dopuszczalne. Jeśli będą one należeć do przedziału <55 – 65%>, to pożądany poziom zadłużenia kapitału własnego powinien wynosić od 122 – 186%.

  • Wskaźnik zadłużenia długoterminowego

Określa on relacje między zobowiązaniami długoterminowymi, które muszą być uregulowane w okresie dłuższym niż jeden rok, do kapitału własnego. Zwykle za pożądaną wartość składnika uznaje się jego wartość do 50 – 100%.

  • Wskaźnik pokrycia obsługi długu

Powyższy wskaźnik określa stosunek wielkości zysku przed potrąceniem kosztów odsetek oraz podatku dochodowego do poziomu obciążeń wynikających z obsługi zadłużenia. Zadowalający poziom wskaźnika znajduje się w przedziale <1,3 – 2,5>, a wzrost jego wartości jest równoznaczny ze zmniejszeniem się ryzyka związanego z udzieleniem firmie kredytu.

Jako wskaźniki rentowności wyróżniamy:

  • Wskaźnik rentowności brutto

Wskaźnik ten informuje o wartości zysku brutto (przed opodatkowaniem), przypadającego na każdą złotówkę sprzedanych produktów i towarów.

  • Wskaźnik rentowności netto

Wskaźnik ten informuje z kolei o wartości zysku netto (po opodatkowaniu), przypadającego na każdą złotówkę sprzedanych produktów i towarów. Minimalny poziom tego wskaźnika powinien wynosić 5%, a pożądany 15%.

  • Wskaźnik rentowności kapitału własnego

Wskaźnik rentowności kapitału własnego pozwala ocenić rentowność zaangażowanego kapitału własnego. Wysokie wartości tego wskaźnika, wskazują na korzystną sytuację finansową firmy, szczególnie z punktu widzenia akcjonariusza firmy. Wysokość wskaźnika na poziomie 15% uważa się za dobry.

Do wskaźników operacyjności (sprawności działania) zaliczamy:

  • Wskaźnik rotacji należności

Wskaźnik rotacji należności określa ile razy w ciągu badanego okresu odtwarza stan swych należności. Pożądane są więc wszelkie działania zmierzające do podniesienia poziomu tego wskaźnika.

  • Wskaźnik cyklu należności

Za pomocą wskaźnika cyklu należności można określić długość okresu (w dniach) ściągania należności. Zbyt wysoki poziom tego wskaźnika może świadczyć o nieskutecznym ściąganiu należności, co w rezultacie może prowadzić do bankructwa. Nie sposób jednak prawidłowo zinterpretować wartości omawianego wskaźnika bez znajomości specyfiki branży.

  • Wskaźnik rotacji zobowiązań

Wskaźnik rotacji określa, ile razy w ciągu badanego okresu przedsiębiorstwo odtwarza stan swych zobowiązań.

  • Wskaźnik cyklu zobowiązań

Wskaźnik cyklu zobowiązań określa średni czas regulowania zobowiązań. Im wyższa wartość wskaźnika tym korzystniejsza sytuacja firmy, ponieważ finansuje się ona za pomocą kapitału wierzycieli. Pożądaną sytuacją byłby wyższy poziom wskaźnika rotacji zobowiązań niż rotacji należności.

Wynik finansowy podmiotu gospodarczego ustalany jest w sposób umożliwiający określenie wpływów segmentów działalności firmy na ostateczny wynik. Możemy wyróżnić wynik brutto na sprzedaży. Występuje on wówczas, gdy jednostka gospodarcza sporządza rachunek wyników wg wariantu kalkulacyjnego. Różnica pomiędzy sumą należnych przychodów ze sprzedaży produktów, tzn. wyrobów, usług, robót, towarów i materiałów wyrażonych w rzeczywistych cenach sprzedaży z uwzględnieniem upustów, rabatów itp. i bez należnego podatku od towarów i usług, a wartością sprzedanych towarów, produktów i materiałów wycenianych po koszcie wytworzenia lub cenie nabycia powiększonych o podatki obciążające sprzedawcę (np. akcyza) nosi nazwę zysku lub straty brutto na sprzedaży.

Wynik netto na sprzedaży jest to różnica pomiędzy wynikiem brutto na sprzedaży bez względu na to, czy wynik ten jest eksponowany jako oddzielna pozycja czy też nie, a całością kosztów sprzedaży i ogólnego zarządu nosi nazwę zysku lub straty na sprzedaży.

Wynik operacyjny: w toku prowadzenia działalności gospodarczej występują zdarzenia związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą firmy, jak też i te, które są wygenerowane przez działalność podstawową, ale tej działalności nie stanowią, są efektem „ubocznym” składającym się na pozostałą działalność operacyjną. Tak więc wynik na pozostałej działalności operacyjnej stanowi różnicę pomiędzy sumą realizowanych pozostałych przychodów operacyjnych obejmujących takie pozycje, jak przychody ze sprzedaży składników rzeczowych majątku trwałego, dotacje i pozostałe przychody operacyjne, a sumą pozostałych kosztów operacyjnych obejmujących wartość sprzedanych składników rzeczowych majątku trwałego i pozostałe koszty operacyjne.

Suma dwóch wyników, tj. suma na sprzedaży i wyniku pozostałej działalności operacyjnej jest zyskiem lub stratą na pozostałej działalności operacyjnej. Wynik finansowy netto, jest to wynik finansowy brutto pomniejszony o obowiązkowe obciążenia i może to być zysk lub strata netto.

Realny wynik finansowy ustala się wg formuły ZR=P-(K+∆K)

co oznacza17:

P – przychody firmy,

K – koszty,

∆K – inflacyjny przyrost kosztów.

Wskaźniki należy czytać łącznie

Pojedynczy wskaźnik finansowy rzadko wystarcza do oceny przedsiębiorstwa. Wysoka rentowność sprzedaży może współistnieć z niedoborem gotówki, jeżeli należności są ściągane zbyt wolno. Dobra płynność bieżąca może natomiast wynikać z nadmiernych zapasów, których nie da się szybko sprzedać. Dlatego wartości trzeba porównywać w czasie, odnosić do planu oraz zestawiać z warunkami właściwymi dla danej branży.

Przy analizie odchylenia warto przejść od objawu do źródła. Spadek wyniku może być skutkiem niższej marży, zmiany struktury sprzedaży, wzrostu kosztów stałych albo gorszego wykorzystania majątku. Podobnie wydłużenie cyklu należności wymaga rozróżnienia pomiędzy zmianą warunków płatności, opóźnieniami klientów i błędami w procesie fakturowania. Dopiero takie rozpoznanie pozwala wskazać działanie, osobę odpowiedzialną i termin sprawdzenia efektu.

Znaczenie ma też kierunek i tempo zmian. Stabilny wskaźnik na przeciętnym poziomie może być bezpieczniejszy niż wynik pozornie dobry, który szybko się pogarsza. Analiza trendu pomaga zauważyć taki sygnał odpowiednio wcześnie.

Przypisy

  1. M. Sierpińska, B. Niedbała, System controllingu operacyjnego w przedsiębiorstwie, PWN, Warszawa 1999. ↩

Początki i sektory polskiego rynku leasingu

Rate this post

Procesy transformacji polskiej gospodarki zapoczątkowane reformami gospodarczymi w początku lat dziewięćdziesiątych XX wieku doprowadziły do wzrostu zainteresowania sferą finansową działalności przedsiębiorstwa oraz problematyką inwestycyjną, koncentrującą się zarówno w inwestycjach rzeczowych, jak i inwestycjach kapitałowych1.

W Polsce do czasu wejścia w życie ustawy z 23 grudnia 1988 roku o działalności gospodarczej oraz działalności gospodarczej z udziałem podmiotów zagranicznych transakcje leasingu występowały niezmiernie rzadko. Pierwsze nieśmiałe transakcje zaczęły się pojawiać w 1989 roku, choć ich konstrukcja bardziej przypominała umowę dzierżawy lub wręcz umowę sprzedaży na raty niż obecnie funkcjonującą umowę leasingową.

Tabela 1. Leasing środków transportu drogowego

Wartość kontraktów 3137,40
w mln zł 2990,00
1791,20
1376,80
Rok: 1997 1999 1999 2000

Firmy leasingowe powstałe w 1991 roku w chwili obecnej należą do grupy przedsiębiorstw zawierających najwięcej transakcji, ponadto posiadają najbardziej rozbudowaną sieć sprzedaży swoich usług (filie, oddziały i przedstawicielstwa). W kolejnych latach nastąpił rozwój rynku w związku z dominacją leasingu samochodów osobowych. Ówcześni leasingobiorcy dostrzegali przede wszystkim w leasingu możliwość obniżenia poziomu płaconych podatków.

Tabela 2. Leasing maszyn i urządzeń przemysłowych

Wartość kontraktów
w mln zł 1947,70
1738,70
1295,20
534,80
Rok: 1996 1997 1998 1999

W 1993 roku leasing samochodów osobowych stał się w Polsce nieopłacalny ze względu na duże zmiany w prawie podatkowym, traktującym samochody osobowe bardzo restrykcyjnie praktycznie w każdej dziedzinie związanej z podatkami. Udział samochodów osobowych w strukturze globalnej zmalał niemal do zera. Było to odmienne zjawisko od występujących rozwiązań w krajach Europy gdzie udział samochodów osobowych w ogólnej liczbie zawieranych transakcji leasingu jest bardzo wysoki2. Następnie rok 1995 okazał się być korzystny dla rozwoju leasingu, zwłaszcza z powodu wzrastającej koniunktury w sektorze transportu ciężarowego (ze względu na pojawienie się zaostrzonych norm ekologicznych, których spełnienie warunkowało otrzymanie koncesji na przewozy międzynarodowe). Ponadto stworzono pewne rozwiązanie prawne pozwalające korzystać z leasingu również przez auta o charakterze zbliżonym do osobowych. Zaczęto mianowicie dokonywać pewnych przeróbek i modyfikacji samochodów osobowych w celu utworzenia przestrzeni ładunkowej i kwalifikowania takiego pojazdu na równi z samochodami ciężarowymi.

Tabela 3. Leasing statków, samolotów, taboru kolejowego

Wartość kontraktów
w mln zł 234,20
30,30 29,50 26,80
Rok: 1996 1997 1998 1999

W latach 1995 – 1996 pojawiło się już około sto podmiotów oferujących usługi leasingowe, wiele z nich wywodzi z instytucji bankowych, które obserwując dynamiczne rozwijających się swoich klientów (leasingodawców – którzy musieli przecież szukać w bankach możliwości finansowania swojej działalności) nie chciało zmarnować okazji zaistnienia na rynku. Pojawiały się na rynku kolejne grupy nowo utworzonych firm w wyniku napływu zagranicznego kapitału do Polski, często związanych z producentami pojazdów i urządzeń sprzedawanych w naszym kraju.

Tabela 4. Leasing komputerów i sprzętu biurowego

Wartość kontraktów
w mln zł
366,80
328,10
279,00 291,60
Rok: 1996 1997 1998 1999

Obecnie funkcjonuje kilkaset podmiotów leasingowych w Polsce, a kolejne instytucje będą musiały wykazać się znacznie większą operatywnością i sprawnością działania zarówno ze względu na istniejącą olbrzymią konkurencję jak i konieczność pozyskania dobrych źródeł finansowania swojej działalności.

Tabela 5. Leasing nieruchomości

Wartość kontraktów
w mln zł
1680,86
1020,05
38,8
Rok: 1997 1998 1999

W 1991 roku powstała w Polsce nieformalna struktura pod nazwą Konferencji Przedsiębiorstw Leasingowych. Na początku zrzeszał kilkanaście firm – pionierów na rynku usług leasingowych. Z biegiem czasu liczba członków zwiększyła się do kilkudziesięciu. Wśród wielu zadań Konferencji jest zbieranie i publikowanie danych statystycznych na temat rynku usług leasingowych w Polsce.

Tabela 6. Najwięksi leasingodawcy w 2000 r.

Firma mln zł
1 Mercedes Benz Leasing Warszawa 419,60
2 Bel Leasing Warszawa 237,37
3 Grupa Kapitałowa CTL Warszawa 210,27

Rozwój usług leasingowych w Polsce wiązał się z przemianami gospodarczymi na początku lat dziewięćdziesiątych. Przedsiębiorstwa potrzebowały maszyn, środków transportu i wyposażenia, a jednocześnie nie zawsze dysponowały kapitałem ani historią kredytową pozwalającą na zakup. Finansowanie przez wyspecjalizowaną firmę dawało możliwość korzystania z aktywa bez jednorazowego pokrycia całej ceny. To tło pomaga wyjaśnić, dlaczego rynek zaczął szybko poszerzać ofertę.

Wczesne lata przyniosły nie tylko wzrost liczby kontraktów, lecz także uczenie się nowej formy działalności. Firmy musiały opracować sposób oceny klientów, finansowania zakupów i odzyskiwania przedmiotów po zakończeniu umów. Klienci z kolei poznawali różnice między leasingiem, kredytem i najmem. Dojrzałość rynku zależała więc od wiedzy obu stron oraz od tego, czy warunki umowy można było zrozumieć i przewidzieć.

Tabele w tej części pokazują, że leasing obejmował wiele grup aktywów, od transportu po wyposażenie biurowe i nieruchomości. Różne kategorie rozwijały się w odmiennym tempie. Popularność danego przedmiotu mogła wynikać z aktualnych potrzeb inwestycyjnych, cen, przepisów lub dostępności finansowania. Dane warto traktować jako zapis określonego momentu historycznego, a nie jako stały ranking tego, co przedsiębiorstwa powinny finansować.

Konkurencja między leasingodawcami zwiększała wybór, ale sama liczba ofert nie przesądzała o jakości finansowania. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy firma ma doświadczenie w danej kategorii aktywów, jak obsługuje reklamacje i jakie koszty pobiera poza ratami. Wczesny rynek uczył, że zaufanie buduje się przez przewidywalne postępowanie w całym okresie umowy, a nie wyłącznie przez atrakcyjną ofertę początkową.

Powstanie organizacji branżowych mogło pomagać w wymianie wiedzy i porządkowaniu praktyk. Wspólne zestawienia rynku pozwalały dostrzegać jego skalę, lecz wymagały ostrożnego odczytania: różne tabele mogły prezentować wartość nowych kontraktów, portfela lub określonych kategorii. Przed porównaniem danych warto sprawdzić ich definicję, okres oraz jednostkę. Wtedy liczby stają się podstawą wniosku, a nie tylko dekoracją tekstu.

Rozwijający się rynek wpływał także na dostęp do finansowania poza dużymi ośrodkami. Rozbudowa sieci sprzedaży mogła przybliżyć usługę mniejszym firmom, ale nie eliminowała różnic w warunkach oceny klienta. Małe przedsiębiorstwo powinno przygotować rzetelne informacje o planowanej inwestycji, przewidywanych wpływach i sposobie wykorzystania przedmiotu. Dobry opis celu ułatwia obu stronom rozmowę o ryzyku i dopasowaniu harmonogramu.

Historyczne doświadczenie pokazuje, że rozwój rynku nie jest prostą konsekwencją pojawienia się produktu finansowego. Potrzebne są przejrzyste umowy, dostęp do informacji i mechanizmy obsługi sytuacji nietypowych. Jeśli klient nie rozumie, co stanie się przy opóźnieniu, szkodzie lub wcześniejszym zakończeniu, nominalna dostępność finansowania może okazać się niewystarczająca. Stabilny rynek wymaga zatem równowagi między szybkim wzrostem a odpowiedzialnym zarządzaniem zobowiązaniami.

Wzrost liczby firm leasingowych oznaczał, że przedsiębiorcy musieli nauczyć się porównywać nie tylko ceny, ale i wiarygodność oferentów. Warto sprawdzić, kto jest stroną umowy, jak finansujący zabezpiecza przedmiot i czy może sprawnie obsłużyć reklamację. Im bardziej nowa była usługa dla klienta, tym większe znaczenie miała przejrzystość dokumentów oraz możliwość uzyskania wyjaśnienia przed podpisaniem.

Rozwój poszczególnych segmentów wiązał się z różnymi inwestycyjnymi potrzebami. Transport ułatwiał dostawy, maszyny poszerzały zdolność produkcyjną, a sprzęt biurowy wspierał organizację pracy. Jedna ogólna miara rynku nie pokazuje, czy finansowane dobra odpowiadały długofalowym planom firm. Dlatego dane sektorowe warto zestawiać z opisem sposobu ich wykorzystania.

Klient analizujący tabelę o największych leasingodawcach powinien pamiętać, że wielkość portfela nie mówi sama w sobie o jakości obsługi. Duży podmiot może mieć szerokie możliwości finansowe, lecz przedsiębiorstwo nadal powinno ocenić warunki konkretnej oferty, kontakt z opiekunem i procedury w razie sporu. Ranking jest jednym z punktów orientacyjnych, nie substytutem badania umowy.

Rynek rozwija się również dzięki standaryzacji dokumentów. Ujednolicony sposób przedstawiania opłat ułatwia porównanie, o ile klient otrzymuje jasną definicję każdej pozycji. Różnie nazwane prowizje lub koszty administracyjne mogą ukrywać podobne obciążenia. Przedsiębiorca powinien poprosić o zestawienie pełnych płatności w jednym harmonogramie, aby oceniać oferty na równych zasadach.

Z perspektywy klienta ważny był też sposób oceny przyszłej wartości przedmiotu. Aktywa o szerokim zastosowaniu można łatwiej wykorzystać ponownie, natomiast sprzęt specjalistyczny wymaga lepszego rozpoznania branży. Ta cecha wpływa na gotowość finansującego do zaoferowania umowy i na warunki końcowego rozliczenia. Firma powinna zapytać, czy planowany przedmiot ma rynek wtórny oraz kto ponosi ryzyko jego utraty wartości.

Rozwój rynku można oceniać także przez dostępność wiedzy dla przedsiębiorców. Jasne materiały, wzory harmonogramów i wyjaśnienie procedury reklamacyjnej ułatwiają wejście do nowej usługi. Jeżeli klient otrzymuje jedynie krótką ofertę cenową, może nie dostrzec kosztu wykupu, zwrotu lub ubezpieczenia. Edukacja kontraktowa jest więc częścią budowania zaufania do leasingu.


  1. J. Różański (red.), Inwestycje rzeczowe i kapitałowe, Difin, Warszawa 2006, s. 9 ↩
  2. Por. M. Okręglicka, Leasing. Aspekty prawne, organizacyjne i ekonomiczne, Difin, Warszawa 2004, s. 45 ↩

Kontroling operacyjny – cele, funkcje i miejsce w zarządzaniu

Rate this post

Rodzaje i funkcje kontrolingu w firmie.

Kontroling operacyjny.

Kontroling operacyjny ukierunkowany jest na osiąganie bieżących celów w zakresie zyskowności przy wykorzystaniu danych ilościowych, przede wszystkim kosztów, przychodów i wyników15.

Zadania kontrolingu koncentrują się na sterowaniu procesami ustalania celów (same cele ustalane są przez menagerów firm) i polegają na następujących działaniach:

  • zapewnienie przejrzystego i dostępnego dla wszystkich systemu celów (przynajmniej system celów formalnych),

  • zapewnienie jasnego, realistycznego i dokładnego sformułowania celów, żeby można je było osiągnąć i kontrolować,

  • kierowanie przebiegiem ustalania celów jako procesu politycznego przetargu decydentów i różnych grup nacisku,

  • określenie reguł i linii postępowania przy opracowywaniu celów.

Cele firmy charakteryzują się następującymi cechami:

  • istnieje wiele celów i może ich być od kilku do kilkunastu. Cele te odnoszą się na ogół do przychodów, zysków, produkcji, udziału na rynku oraz szeregu wymiernych zadań związanych z daną funkcją dla których cele zostały wyznaczone,

  • cele wyznaczone są w sposób hierarchiczny,

  • horyzont czasowy dla poszczególnych celów jest różny, np. dla korporacji cel długoterminowy może być wyznaczony od jednego roku do dziesięciu lat. Cel krótkoterminowy może być wyznaczony na okres tygodnia, miesiąca, itp.

  • z punktu widzenia menagera cele mogą być zależne lub kontrolowalne. Większość celów w firmie jest zależna od menagerów i podlega im ich kontrola. Cel kontrolowany jest to cel, który można wyznaczyć w sposób niezależny np. cel dla sprzedawcy samochodów – obsługa minimum 10 klientów dziennie,

  • cele zawsze muszą określać co ma być realizowane, gdzie należy tego dokonać jeżeli lokalizacja ma znaczenie oraz w jakim terminie cel ma być osiągnięty.

Na etapie określenia celów zadania kontrolingu koncentrują się na sterowaniu procesami ustalania celów. Realizacja funkcji kontrolingu związana jest głównie z celami dotyczącymi rentowności (plan wyników), płynności finansowej (plan finansowy) oraz efektywności działania (rachunek kosztów normatywnych i analiza odchyleń).16

Kontroling składa się z trzech części składowych:

  • funkcje kontrolingu,

  • realizacja funkcji,

  • obszar objęty tą realizacją.

Funkcje kontrolingu to podsystem zarządzania firmą, który częściowo wspomaga takie procesy, jak: planowanie, sterowanie i kontrolowanie umożliwiając w ten sposób koordynację funkcjonowania całego systemu.

Zadania kontrolingu koncentrują się na sterowaniu procesami ustalania celów firmy. Mogą one być wykonywane przez odrębną komórkę organizacyjną bądź stanowisko kontrolera. Jeżeli chodzi o obszar objęty systemem kontrolingu, to jest uzależniony od tego czy dotyczy tylko operatywnej części kontrolingu, czy też dotyczy części strategicznej.

W Niemczech kontroling traktowany jest jako odmiana rachunkowości zarządczej, która jest rozbudowana jako element sterowania i regulacji i obejmuje zarządzanie strategiczne co oznacza, że obejmuje on sferę operacyjną i strategiczną w funkcjonowaniu firmy.

Wykres 2

Księgowość finansowa a kontroling

Planowanie roczne

Controlling operacyjny, 2-5 lat

Planowanie średniookresowe

Księgowość finansowa

Działalność dzisiejsza

Controlling strategiczny

Planowanie strategiczne, >5 lat

Źródło: F. Hülsenberg, J. Wróbel, Controlling, Wydawnictwo TNOiK, Zielona Góra 1995

W Europie Zachodniej i USA jest to podstawowy system zarządzania firmą ponieważ steruje działalnością firmy, kierunkiem wyznaczonych celów poprzez koordynację procesów planowania, dysproporcjami i kontrolą oraz dostarczaniem podstawowych informacji. Dlatego kontroler zajmuje się w mniejszym stopniu kontrolą finansową (księgowością finansową, kalkulacją porównawczą). W większym stopniu zainteresowany jest przetwarzaniem, opracowywaniem informacji, tj. kalkulacji kosztów własnych, wydajności pracy, kalkulacjami porównawczymi i planowymi. Wskutek rozróżnienia szczebli zarządzania firmą (strategiczny, taktyczny i operacyjny), służą one wyodrębnieniu kontrolingu strategicznego i operacyjnego.

Celem kontrolingu strategicznego jest przeprowadzanie korekt i sprawowanie nadzoru nad różnymi dziedzinami działalności firmy. Jest to proces kompleksowy, w którym dochodzi do scalania czynności koordynacyjnych, kontrolnych, informacyjnych i planistycznych. Cel ten realizowany jest przez tworzenie odpowiednich struktur i procedur wewnętrznych.

Kontroling strategiczny ma na celu także stworzenie warunków do działań zgodnych z długofalowymi działaniami firmy. Służą mu do tego programy i strategie rozwojowe.

Kontroling operacyjny ma na celu sterowanie zyskiem firmy. Nie oznacza to, że przedmiotem sterowania jest jedynie zysk, rozumiany jako rezultat działalności przedsiębiorstwa i wyliczany jako różnica między przychodami ze sprzedaży a kosztami uzyskania tych przychodów. Przedmiotem kontrolingu w sferze produkcji są przede wszystkim komponenty wyniku operacyjnego działalności produkcyjnej, tj. elementy (składowe) przychodów i kosztów, zależne od decyzji zarządzania produkcją.

Porównanie kontrolingu strategicznego z operacyjnym jest możliwe przy uwzględnieniu charakterystycznych cech obu rodzajów kontrolingu. Zostały one przedstawione w formie tabeli.

Tabela 2. Charakterystyczne cechy kontrolingu operacyjnego i strategicznego.

typ kontrolingu

cechy kontrolingu

STRATEGICZNY

OPERACYJNY

1. cele

Jest to długofalowe planowanie strategiczne w zakresie wzrostu

i utrzymania zdolności do:

  • osiągania zysku,

  • zapewnienia rozwoju firmy,

  • osiągnięcia wzrostu.

sterowanie zyskiem firmy

2. orientacja

Szybkie dopasowanie działalności firmy do zmian w jego otoczeniu

regulacja wewnętrzna procesów firmy, zachowanie płynności w firmie

3. charakter zadań

uwzględnia wielkości kwalitatywne

zajmuje się wielkościami kwantytarnymi (szczegółowymi)

4. przedmiot zadań

mocne i słabe strony, czyli SWOT (Strengths and Weaknesses), a szczególnie bada możliwości i szanse firmy na osiąganie „trwałych zysków” oraz zagrożenia działania (Opportunities and Threats)

mierzy i ocenia takie wielkości jak koszty, przychody, wynik finansowy, wpływy, wydatki

5. horyzont czasowy

nastawiony na długie okresy czasu i czas ten na ogół nie jest ograniczony

może się zajmować kwartałem, rokiem bądź kilkoma latami

Źródło: F. Hülsenberg, J. Wróbel, Controlling, Wydawnictwo TNOiK, Zielona Góra 1995.

Jak przełożyć cele operacyjne na codzienne działania

Kontroling operacyjny jest najbardziej użyteczny wtedy, gdy ogólne zamierzenia przedsiębiorstwa zostają przekształcone w mierzalne zadania dla poszczególnych obszarów. Sam cel wzrostu zysku nie wskazuje jeszcze, co powinien zrobić kierownik produkcji, sprzedaży lub zaopatrzenia. Trzeba rozłożyć go na czynniki, takie jak wielkość sprzedaży, cena, zużycie materiałów, wydajność pracy, poziom zapasów oraz koszty obsługi. Każdy z tych elementów powinien mieć określoną wartość planowaną, termin i osobę odpowiedzialną.

Nie wszystkie mierniki należy jednak traktować jednakowo. Wskaźnik przypisany kierownikowi powinien dotyczyć zjawiska, na które może on rzeczywiście oddziaływać. Rozliczanie jednostki z czynników pozostających poza jej wpływem osłabia odpowiedzialność i zachęca do kwestionowania całego systemu. Jednocześnie lokalny cel nie może skłaniać do działań niekorzystnych dla przedsiębiorstwa jako całości. Obniżenie kosztu zakupu przez zamówienie nadmiernej partii materiału może na przykład zwiększyć koszty magazynowania, zamrozić gotówkę i podnieść ryzyko utraty wartości zapasu.

Odchylenie jako początek analizy

Porównanie planu z wykonaniem dostarcza sygnału, ale samo nie wyjaśnia przyczyny. Odchylenie kosztów może wynikać ze zmiany ceny, ilości zużytego zasobu, struktury produkcji albo wielkości działalności. Każda z tych sytuacji wymaga innej reakcji. Wzrost ceny materiału może prowadzić do negocjacji z dostawcą lub zmiany źródła zakupu, natomiast nadmierne zużycie wymaga sprawdzenia technologii, jakości surowca i organizacji pracy. Dlatego raport powinien umożliwiać rozdzielenie wpływu poszczególnych czynników.

Progi istotności pomagają ustalić kolejność reakcji. Można je określić kwotowo, procentowo albo przez połączenie obu kryteriów, lecz sama wartość graniczna nie powinna zamykać analizy. Znaczenie ma także powtarzalność i kierunek zmiany. Niewielkie odchylenie narastające przez kilka okresów może sygnalizować trwałą tendencję, mimo że w żadnym pojedynczym miesiącu nie przekracza formalnego limitu.

Rytm sterowania operacyjnego

Pełny cykl obejmuje przygotowanie planu, bieżący pomiar, analizę odchyleń, wybór działania korygującego i ocenę jego skuteczności. Częstotliwość przeglądu należy dopasować do charakteru procesu. Płynność może wymagać obserwacji tygodniowej, sprzedaż oceny miesięcznej, a wybrane parametry produkcji kontroli na każdej zmianie. Dzięki temu reakcja następuje wtedy, gdy możliwe jest jeszcze wpłynięcie na wynik okresu.

Po wykryciu ważnego odchylenia przydaje się krótka karta reakcji. Zapisuje się w niej źródło różnicy, przewidywany wpływ na wynik końcowy, wybrane działanie i oczekiwany efekt. Kolejny pomiar pokazuje, czy reakcja zadziałała, czy też potrzebna jest zmiana sposobu postępowania. Taki rejestr pozwala porównywać podobne zdarzenia i zapobiega powracaniu problemów, które wcześniej uznano za rozwiązane.

Kontroling operacyjny nie powinien prowadzić do mechanicznego trzymania się planu. Jeśli zmieniły się warunki rynkowe lub założenia okazały się błędne, potrzebna jest aktualizacja prognozy. Plan pozostaje punktem odniesienia dla odpowiedzialności, natomiast prognoza pokazuje najbardziej prawdopodobny wynik. Rozdzielenie tych dwóch perspektyw pozwala zachować dyscyplinę, a jednocześnie podejmować decyzje na podstawie aktualnej wiedzy.

Warto przy tym zachować ciągłość założeń. Każda korekta prognozy powinna wskazywać, co się zmieniło i dlaczego. Bez takiego śladu łatwo poprawiać przewidywania tak, aby odpowiadały bieżącym wynikom, tracąc możliwość oceny jakości planowania.

Przypisy

  1. M. Sierpińska, B. Niedbała, Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2003, s. 51. ↩

  2. M. Sierpińska, B. Niedbała, Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2003, s. 53. ↩

Geneza i rozwój leasingu

Rate this post

Najstarszych prototypów współczesnego leasingu należy doszukiwać się w umowach najmu i dzierżawy, cywilizacji starożytnego Egiptu i Mezopotamii, które polegały na oddaniu rzeczy do czasowego używania za umówioną odpłatność, nierzadko z przyrzeczeniem jej sprzedaży. Umowy te były zawierane około pięciu tysięcy lat temu i należy przyznać, że były one jednym z najstarszych przejawów gospodarki naturalnej. Umowy najmu i dzierżawy zawierane były również w państwie Sumerów (XXX w p.n.e.), o których świadczą dokumenty sporządzone pismem klinowym na tabliczkach glinianych. Uregulowania dotyczące tychże umów znalazły się również w kodeksie władcy Babilonii Hammurabiego (XVIII w p.n.e.), oraz bardziej wyczerpująco w prawie starożytnej Grecji i Rzymu. Uważa się, że rzymski najem rzeczy, ostatecznie ukształtowany 200 lat p.n.e., jest protoplastą zarówno leasingu jak i umów najmu i dzierżawy współczesnego prawodawstwa stanowionego krajów Europy kontynentalnej. Rzymski najem rzeczy obejmował swym znaczeniem zarówno współczesną umowę najmu, która obligowała wynajmującego do oddania rzeczy do używania najemcy na czas oznaczony najczęściej z góry za uzgodnioną odpłatą, jak i współczesną dzierżawę, dającą dzierżawcy prawo do używania rzeczy oraz pobierania z niej pożytków. Prawo dopuszczało najem rzeczy własnej co można utożsamiać z leasingiem zwrotnym.

Postępujące rozwarstwienie ekonomiczne i społeczne państwa rzymskiego, przejawiające się między innymi koncentracją środków produkcji oraz kształtowaniem wolnego proletariatu, zaowocowały wzrostem znaczenia najmu rzeczy ruchomych oraz najmu i dzierżawy nieruchomości, wywodzącymi się z najmu i dzierżawy rzeczy ruchomych. W Wielkiej Brytanii do końca XVIII wieku. dominował leasing nieruchomości gruntów i budynków. Jedną z głównych przyczyn szerokiego stosowania leasingu była obowiązująca tam zresztą do dziś teoria, według której nieograniczona własność ziemi przysługuje wyłącznie koronie. Rzeczy ruchome tj. inwentarz żywy i martwy oddawano w leasing tylko wtedy gdy pozostawały w bezpośrednim związku z nieruchomością. Statut Walijski z 1284 roku, uznany za jedną z pierwszych regulacji prawnych leasingu, uznał równość znaczenia leasingu ruchomości i nieruchomości nadając takie same środki prawne stronom umowy leasingu ruchomości jakie przysługiwały stronom leasingu nieruchomości. Rewolucja przemysłowa pierwszej połowy XIX wieku. przejawiająca się między innymi w wynalezieniu maszyny parowej stosowanej w transporcie kolejowym oraz przemyśle lekkim burzliwie rozwijającym się w Anglii, jak również mechanizacji rolnictwa, przyczyniła się do coraz częstszego wykorzystania długoterminowych umów leasingu jako formy pozyskiwania środków produkcji oraz środków transportu w rozwijającym się transporcie kolejowym. Jest to okres rozwoju leasingu często nazywany: okresem leasingu pierwszej generacji. Przykładem niech będzie kompania South Eastern Railway, która wzięła w leasing w roku 1884 na 999 lat linię kolejową Londyn-Greenwich wraz z parowozami i wagonami, funkcjonującą niezależnie przez kilkanaście lat. Strategia rozwoju kompani Midland Railway, własności króla kolei G. Hudsona została oparta na transakcjach leasingu. W dobie rozwoju górnictwa węgla i rud metali prywatni inwestorzy oddawali w leasing właścicielom kopalń wcześniej celowo zakupione przez siebie wagony do przewozu kopalin. Okres leasingu odpowiadał często okresowi ekonomicznego życia środków trwałych1.

W drugiej połowie XIX w. w życiu gospodarczym Wielkiej Brytanii w praktyce leasingu pojawiły się innowacje, a mianowicie zaczęto do umowy leasingu włączać klauzulę opcji zakupu przedmiotu umowy po upływie umownego okresu leasingu, za cenę zbliżoną do ceny rynkowej z dnia wygaśnięcia umowy. Czas trwania umowy skrócił się i wynosił zazwyczaj od 5 do 8 lat. Powyższe innowacje zaistniały prawdopodobnie za przyczyną swobodnej możliwości powstawania i rozwoju spółek kapitałowych w związku z wydaniem ustawy o spółkach akcyjnych (Joint Stock Compannies Act). Spółki kapitałowe oferowały znacznie elastyczniejsze warunki transakcji i zaczęły powoli wypierać prywatnych z reguły drobnych inwestorów, oferujących leasing środków produkcji i transportu. Efektem tych zmian był również fakt, że liczący się z późniejszym zakupem leasingobiorcy utrzymywali sprzęt w lepszym stanie, co powodowało mniejszy spadek wartości rzeczy. W 1878 r. leasing maszyn i urządzeń oraz zakładów przemysłowych stanowił na tyle znaczącą gospodarczo transakcję, że ustalono dla niego odrębne zasady w prawie podatkowym.

Leasing jako prawna i gospodarcza forma obrotu dobrami inwestycyjnymi do połowy XX w rozwijał się w USA podobnie jak w Wielkiej Brytanii. Początkowo występowała dominacja leasingu nieruchomości, wraz z rozwojem transportu kolejowego i rzecznego, środki transportu stały się coraz częstszymi przedmiotami umów. Przedmiotem pierwszych transakcji leasingu środków transportu około 1830 r. były barki rzeczne. W drugiej połowie XIX wieku spółka Bell Telephone Company oddawała w leasing aparaty telefoniczne. W historii gospodarczej Stanów Zjednoczonych leasing był wykorzystywany również w praktykach monopolistycznych. Pod koniec XIX w. niektórzy wytwórcy maszyn do produkcji obuwia i innych dóbr konsumpcyjnych oferowali swoje dobra jedynie w drodze leasingu niestety na warunkach zdecydowanie niekorzystnych dla leasingobiorców. Antytrustowa ustawa Claytona wydana w 1914 roku wyeliminowała ten rodzaj zachowań monopolistycznych. Koniec drugiej wojny światowej wiązał się z ożywieniem całej gospodarki USA. Każde ożywienie gospodarcze niesie ze sobą wzrost zapotrzebowania na środki produkcji. Niedomagający rynek kredytów średnioterminowych oraz ograniczone możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych na przełomie lat czterdziestych i pięćdziesiątych należy uznać za istotne przesłanki wzrostu znaczenia leasingu. Niebagatelne znaczenie miało zadomawiające się wśród przedsiębiorców przekonanie, że posiadanie rzeczy nie jest konieczne do efektywnego korzystania z niej. Wzrost kapitałochłonności produkcji powojennej spowodował wzrastające zapotrzebowanie na kapitał, jednakże potencjał finansowy producentów powoli zmniejszał się i skierował zainteresowania w stronę konwencjonalnych metod finansowania inwestycji – tj. kredytu. Naturalną koleją rzeczy był wzrost kosztu kredytu, który oczywiście zmniejszył opłacalność finansowania inwestycji z kapitałów obcych. Doskonałym antidotum na ówczesne kłopoty w realizowaniu inwestycji mógł stać się właśnie leasing, ale żeby podołał nowym czasom i wzmożonym potrzebom inwestycyjnym musiał być powszechniejszy i łatwiej dostępny.

O leasingu drugiej generacji możemy mówić od czasu powołania w San Francisco w roku 1952 przez H. Schoenfelda – United States Leasing Corporation – pierwszej niezależnej spółki zajmującej się wyłącznie działalnością leasingową. Znaną już ideę mówiącą, że własność środków produkcji nie jest konieczna do osiągania zysku, gdyż zysk można również wypracować używając cudzych dóbr inwestycyjnych, Schoenfeld wykorzystał jako koncepcję stworzenia nowej działalności. Pay as you earn – płać kiedy zarobisz, głosił slogan kampanii reklamowej spółki United States Leasing, która rozwijała się szybko i rozpowszechniła finansowany leasing pośredni. Dobre wyniki pierwszych spółek leasingowych zachęcały rozmaite korporacje finansowe i przemysłowe do wejścia na rynek usług leasingowych2.

W Stanach Zjednoczonych, stanowiących kolebkę współczesnego leasingu, uznaje się go za transakcję, w której jedna strona oddaje drugiej stronie przedmiot do użytku za opłatą, na czas oznaczony, zasadniczo z zastrzeżeniem zwrotu rzeczy, przy czym przez rzecz rozumie się dobra ruchome trwałego użytku3.

Leasing pośredni był wykorzystywany głównie przez przedsiębiorstwa mające obniżoną zdolność kredytową, chcące realizować całość inwestycji w drodze leasingu. Leasing bezpośredni dla wielu przedsiębiorstw produkujących dobra inwestycyjne stał się alternatywną formą zbytu czy też alternatywną formą marketingu. Leasing pozwalał na uzyskiwaniu większych korzyści, które wynikały z rozdziału między strony uprawnień do odpisywania z ich przychodów uiszczonych opłat leasingowych i amortyzacji przedmiotu leasingu; z tego punktu widzenia stanowił on naturalną i logiczną odpowiedź przemysłu i handlu na sztywne założenia ówczesnego federalnego systemu podatkowego. Leasingowane środki trwałe nie musiały być wykazywane w bilansie leasingobiorcy, chociaż Amerykański Instytut Przysięgłych Księgowych nakładał obowiązek informowania organy skarbowe o istniejącym zaangażowaniu w umowy leasingu. Uchylenie w 1962 roku zakazu prowadzenia działalności leasingowej przez banki było kolejnym stymulatorem dla rozwoju branży usług leasingowych. W rok po zmianie przepisów nastąpił wzrost liczby podmiotów gospodarczych chcących mieć swój udział w rokującym wzrost rynku usług leasingowych. Leasing stał się przedmiotem działalności banków, firm ubezpieczeniowych, funduszy powierniczych i fundacji.

Wzrost liczby spółek leasingowych zaowocował wzmożoną konkurencją na tym rynku, co zmusiło menedżerów do redefiniowania strategii rozwoju, specjalizacji w oferowanych usługach leasingowych np. pośrednictwo wyłącznie między określonymi grupami inwestorów i producentów, czy wzrostu liczby usług towarzyszących leasingowi jak np. doradztwo w wyborze i montażu przedmiotu umowy, porady rachunkowe dotyczące leasingu. Nowy stan rzeczy w tej młodej a jak burzliwe rozwijającej się dziedzinie usług przyczynił się do powstania nowego zawodu – brokerów leasingowych. Praca brokerów polega przede wszystkim na analizie konkurencyjności licznych ofert leasingu oraz pomocy przedsiębiorcom przy wyborze optymalnej firmy lub rodzaju leasingu, negocjacji finansowych i ogólnych warunków umowy. Spółki leasingowe poszerzyły zakres swoich usług o sporządzanie wstępnego rachunku efektywności transakcji, doradztwo przy wyborze i montażu przedmiotu leasingu oraz prowadzenie dotyczącej go rachunkowości – można mówić o wykształceniu się leasingu trzeciej generacji.

Lata sześćdziesiąte XX w. to okres ekspansji leasingu oraz amerykańskich spółek leasingowych w Kanadzie, Europie Zachodniej i na Dalekim Wschodzie, a następnie w innych częściach świata. Wzrost liczby spółek leasingowych w poszczególnych państwach spowodował potrzebę utworzenia ich krajowych i międzynarodowych związków aby koordynować ich współpracę, usuwać bariery ekonomiczne i prawne. Leasing w handlu międzynarodowym rozwijał się jednak znacznie wolniej niż w obrocie krajowym poszczególnych państw.

Jedną z organizacji która powstała w celu zajęcia się leasingiem w skali międzynarodowej jest Międzynarodowy Instytut Unifikacji Prawa Prywatnego z siedzibą w Rzymie (Unidroit). W 1988 r., po czternastu latach prac, została przyjęta konwencja. Miała ona na celu ujednolicenie infrastruktury prawnej dla międzynarodowych transakcji leasingu finansowego. Określenie leasingu finansowego w konwencji wykazuje duże podobieństwo z definicją zawarta w art. 2A jednolitego kodeksu handlowego USA. Przyjęto podobne założenia: finansujący (leasingodawca) przyznaje prawo do czasowego używania rzeczy przez korzystającego (leasingobiorcę) za wynagrodzeniem. Katalog praw i obowiązków stron leasingu uregulowany w konwencji nie jest pełny co wynika zarówno ze złożoności problemu jak i z dążenia do uniwersalności. Polski nie ma na liście sygnatariuszy konwencji.


  1. R. K. Brealey, S. Myers, The principles of corporate finance , Wyd.McGraw Hill, 1991. ↩
  2. M. H. Miller, C. W. Upton, Leasing buying and the cost of capital services , Journal Finance nr 31, 1976. ↩
  3. J. Poczobut, Umowa leasingu, C.H. Beck, Warszawa 2002, s. 10 ↩

Rozwój kontrolingu w Polsce – zadania, informacje i bariery wdrożenia

Rate this post

Uważa się także, że kontroling: „należy do tzw. funkcji poprzecznych zarządzania przedsiębiorstwem, podobnie jak zarządzanie kadrami, jakością itd. (…). W ten sposób przyczynia się on do współdziałania planów i koordynacji decyzji wszystkich obszarów funkcjonalnych i wszystkich szczebli decyzyjnych według jednolitego systemu celów”9.

W Polsce wprowadzenie kontrolingu ściśle związane jest ze zmianami w gospodarce10. Dopiero w latach dziewięćdziesiątych w wyniku kształtowania się systemu rynkowego przedsiębiorstwa stanęły przed nowymi i coraz trudniejszymi problemami11. „Wynikają one

  1. z działania dwóch zależnych od siebie tendencji, a mianowicie12:

  2.   ze wzrostu dynamiki i złożoności otoczenia przedsiębiorstwa (rozbijanie monopoli, forsowanie stosunków konkurencyjnych, likwidowanie dotacji, tworzenie rynku kapitałowego, wprowadzanie nowych zasad finansowania i opodatkowania) oraz

  3. z konieczności reagowania na dokonujące się zmiany w otoczeniu.

 Obecnie uważa się, że podstawowe zadania kontrolingu można sprowadzić do13:

  • przygotowania i oddawania do dyspozycji kadry kierowniczej przedsiębiorstwa metod, technik, instrumentów oraz informacji zasilających prognozowanie, planowanie i nadzorowanie (kontrolowanie) procesów realizacji planów,

  • synchronizowania przebiegu realnych procesów społeczno – materialnych w ramach poszczególnych funkcji organicznych przedsiębiorstwa, tj. produkcji, zaopatrzenia, zbytu i marketingu oraz ich integracji wokół przyjętego systemu celów.

Zadania stawiane przed kontrolingiem w przedsiębiorstwie należy analizować ściśle w powiązaniu z osobą kontrolera. Już w 1962 roku Kontroler’s Institute of America przemianowany na Financial Executive Institute opracował „Katalog zadań kontrolera” obejmujący14:

  • planowanie (opracowywanie, realizacja i koordynacja różnorodnych planów w przedsiębiorstwie),

  • sprawozdawczość i interpretację (porównanie planu z jego realizacją, analiza i interpretacja wyników),

  • ocenę i doradztwo (pomoc dla kierownictwa w realizacji funkcji kierowniczych),

  • nadzór nad realizacją zadań (kontrola wewnętrzna, rewizja),

  • sprawozdawczość na “zewnątrz” (udziałowcy, banki),

  • badania rozwoju całej gospodarki.

Kontroler odgrywa rolę doradczą w stosunku do kierownictwa przedsiębiorstwa. Szczególnie istotne jest to w procesach opracowywania planów operacyjnych i strategicznych, kontroli wyników działalności oraz przy podejmowaniu decyzji sterujących.

Poza koniecznością wypracowania właściwego systemu informacyjnego na potrzeby kontrolingu, podstawą jego powodzenia może okazać się ludzka psychika. Początkowo pracownicy kojarzą kontrolera z kontrolerem, a to budzi niechęć. Jeśli wprowadzanie kontrolingu napotka opory pracowników i kierowników przedsiębiorstwa, okazać się może, że wskazane będzie, aby funkcję kontrolera przejął właściciel (bądź dyrektor) lub osoba z zewnątrz, niezależna personalnie od nikogo, a która sprawnie doradzi i doszkoli kierownictwo. W takim przypadku wdrożenie kontrolingu może być nawet szybsze, gdyż opierać się będzie na wykonywaniu wyłącznie poleceń dyrektora z pominięciem etapu dyskusji, uzasadniania i przekonywania kierowników.

Do zadań kontrolera należy głównie opracowywanie planów (strategicznych i operacyjnych), kontrola wyników, działania korygujące, podawanie dyrekcji danych scenariuszowych do podejmowania decyzji oraz przedstawianie ich w czytelnej dla odbiorcy formie. Warto pamiętać, że na potrzeby kontrolingu rachunek kosztów pełnych (znany księgowym) powinien zostać zastąpiony rachunkiem kosztów bezpośrednich. Rachunkowość od kontrolingu odróżnia fakt przedstawiania przez nią danych z przeszłości, w sposób określony przez ustawodawcę, podczas gdy kontroling wymaga danych dynamicznych i często operuje danymi szacunkowymi i przewidywanymi (np. w tworzeniu informacji scenariuszowych). Dane faktyczne, w tym dane księgowe, a więc prezentujące przeszłość, powinny być uwzględniane przez kontrolera tylko wtedy, jeśli będą przydatne w przewidywaniu przyszłości i wyciąganiu wniosków z doświadczenia.

Zbieranie i wykorzystywanie danych (np. księgowych), ich przetwarzanie, przygotowywanie i przedstawianie w czytelnej formie, a szczególnie przygotowywanie danych scenariuszowych, wymaga szybkich narzędzi systemu informatycznego. W niektórych przedsiębiorstwach kontrolerem może być komórka informatyczna. Jaki rodzaj systemu (programu komputerowego) zastosujemy w firmie zależy przede wszystkim od jej specyfiki. Program taki nie może ograniczać się tylko do podstawowych funkcji kontrolnych i do prezentacji danych z przeszłości.

Zanim firma zadecyduje o zakupie programu, najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przetestowanie i wypróbowanie go (np. u producenta, w zaprzyjaźnionej firmie). Powinien on przede wszystkim umożliwiać przetwarzanie rachunków kosztów bezpośrednich, rachunków kosztów (krótko)okresowych, rachunku wyników, kartotek (grup) produktów, klientów oraz funkcji porównawczych planów z wielkościami faktycznie osiągniętymi, określających odchylenia i wyznaczenie skorygowanego kursu.

Od danych do wspólnego języka zarządzania

Wdrożenie kontrolingu w polskim przedsiębiorstwie nie sprowadza się do utworzenia stanowiska kontrolera ani zakupu programu. Najpierw trzeba ustalić, jakie decyzje mają być wspierane, kto ich potrzebuje i w jakim rytmie są podejmowane. Innych informacji wymaga zarząd oceniający opłacalność inwestycji, innych kierownik produkcji reagujący na wzrost zużycia materiałów, a jeszcze innych dział handlowy analizujący marżę klientów. Dopiero po rozpoznaniu tych potrzeb można zaprojektować obieg danych, zakres raportów i odpowiedzialność poszczególnych komórek.

Szczególną trudność stanowi uzgodnienie pojęć. Koszt, przychód, wynik czy rentowność mogą być rozumiane odmiennie przez księgowość, sprzedaż i produkcję. Jeśli każdy dział posługuje się własną definicją, zestawienia formalnie dotyczą tego samego zjawiska, lecz prowadzą do sprzecznych wniosków. Dlatego jednym z pierwszych efektów wdrożenia powinien być słownik zarządczy. Określa on źródła danych, zasady obliczeń, okresy sprawozdawcze oraz osoby zatwierdzające informacje. Wspólny język ogranicza dyskusje o poprawności liczb i pozwala skupić uwagę na przyczynach odchyleń.

Jak ograniczyć opór wobec kontrolingu

Niechęć pracowników pojawia się zwykle wtedy, gdy nowy system jest przedstawiany jako narzędzie wyszukiwania błędów lub rozliczania winnych. Można ją zmniejszyć, pokazując korzyści na poziomie konkretnego stanowiska. Kierownik otrzymuje wcześniej sygnał o zagrożeniu budżetu, handlowiec lepiej widzi opłacalność rabatów, a osoba odpowiedzialna za zakupy może powiązać ceny materiałów z wynikiem produktu. Ważne jest też, aby użytkownicy uczestniczyli w projektowaniu raportów. Dzięki temu system odpowiada na rzeczywiste pytania, zamiast tworzyć zestawienia potrzebne tylko centrali.

Rozsądne wdrożenie może przebiegać etapami. W pierwszej kolejności warto objąć kontrolingiem obszar, w którym dane są dostępne, odpowiedzialność jasno określona, a poprawa wyniku możliwa do zauważenia w krótkim czasie. Może to być analiza marży produktów, kontrola kosztów wydziału albo monitoring należności. Udany etap pilotażowy daje przedsiębiorstwu własny przykład użyteczności systemu. Pozwala też ujawnić błędy w danych i procedurach, zanim rozwiązanie zostanie rozszerzone na całą organizację.

Istotna jest jakość informacji, a nie sama liczba raportów. Dane powinny być aktualne, porównywalne i przypisane do osób, które mają realny wpływ na wynik. Raport przekazany zbyt późno nie wspiera sterowania, nawet jeśli jest całkowicie poprawny. Z kolei codzienne zestawienie nie ma sensu, gdy analizowana wielkość zmienia się dopiero w cyklu miesięcznym. Częstotliwość informacji należy zatem dopasować do tempa procesu i możliwości reakcji.

Warto także ustalić zasady postępowania z danymi niepełnymi. W praktyce informacja potrzebna do decyzji często pojawia się wcześniej niż ostateczne zamknięcie ksiąg. Kontroling może wówczas korzystać z szacunków, pod warunkiem że ich status jest wyraźnie oznaczony, a sposób wyliczenia powtarzalny. Po uzyskaniu danych rzeczywistych należy sprawdzić różnicę między prognozą a wykonaniem. Taka analiza doskonali kolejne szacunki i pozwala rozpoznać obszary, w których jakość informacji wymaga poprawy.

Przy wyborze pierwszych narzędzi trzeba uwzględnić dojrzałość ewidencji i umiejętności pracowników. Firma, która dopiero porządkuje dane, więcej skorzysta z kilku stabilnych zestawień niż z rozbudowanego systemu wymagającego wielu niepewnych parametrów. Ważne, aby można było analizować koszty i wyniki według produktów, klientów oraz jednostek organizacyjnych, porównywać plan z wykonaniem i odtworzyć sposób obliczenia wskaźnika. Zakres warto rozszerzać dopiero po kilku poprawnie zamkniętych cyklach, kiedy użytkownicy rozumieją liczby i potrafią wskazać, jakiej informacji nadal brakuje.

Nadzór nad systemem wymaga jednoznacznego podziału odpowiedzialności. Właściciel danych dba o ich poprawność, kontroler określa reguły przetwarzania, a odbiorca raportu podejmuje działanie. Jeżeli te role nie są rozdzielone, błędy pozostają bez właściciela, zaś korekty bywają wprowadzane bez wiedzy innych użytkowników. Pomocny jest prosty rejestr zmian definicji i raportów, dzięki któremu wyniki z kolejnych okresów zachowują porównywalność.

Po kilku cyklach warto zapytać użytkowników, które informacje rzeczywiście zmieniły ich sposób działania. Ważnym sygnałem są prywatne arkusze prowadzone poza uzgodnionym obiegiem: mogą wskazywać zarówno brak potrzebnego przekroju, jak i brak zaufania do oficjalnych danych. Zamiast mechanicznie dodawać kolejne raporty, należy ustalić przyczynę i poprawić źródło, definicję albo termin dostarczenia informacji.

Praktycznym testem przyjęcia się kontrolingu jest regularność pracy. Cele zostają przełożone na plany, wykonanie jest mierzone, a uzgodnione działania mają właścicieli i terminy. W kolejnym okresie sprawdza się nie tylko liczby, lecz także realizację wcześniejszych decyzji. Powtarzalny rytm buduje odpowiedzialność i zmienia kontroling z jednorazowego projektu w sposób współpracy pomiędzy komórkami przedsiębiorstwa oraz uczenia się na podstawie własnych wyników.

Przypisy

  1. S. Nowosielski, op. cit., s.12. ↩

  2. Najwcześniej kontroling pojawił się w USA. Już w 1880 roku jedno z amerykańskich przedsiębiorstw transportowych wprowadziło stanowisko tzw. comptrollera, do którego zadań należało zajmowanie się sprawami finansowymi przedsiębiorstwa. Dopiero w 1892 roku w firmie General Electric Company powierzono kontrolerowi zadania koordynacji działań firmy. W wyniku kryzysu światowego lat dwudziestych następował dalszy rozwój kontrolingu. Przedsiębiorstwa amerykańskie poszukiwały nowych metod zarządzania, co powodowało, że kontrolerowi przyporządkowano nowe (wykraczające poza finansowe) zadania. W 1931 roku został założony Kontroler’s Institute of America. Faktyczne zainteresowanie kontrolingiem można było zaobserwować w USA począwszy od lat pięćdziesiątych. W Europie kontroling rozpowszechnił się w latach pięćdziesiątych, co spowodowane było głównie zakładaniem filii firm amerykańskich. Przeniesione z USA wzorce, po pewnych modyfikacjach, zostały najszerzej wdrożone w Republice Federalnej Niemiec. ↩

  3. J. Goliszewski, Controlling – system koordynacji przedsiębiorstwa (I), „Przegląd Organizacji” 1990, nr 8-9, s. 16. ↩

  4. Ibidem, s. 16. ↩

  5. S. Nowosielski, op. cit., s. 11. ↩

  6. J. Goliszewski, op. cit., s. 16. ↩