Dla zobrazowania otoczenia jednostki penitencjarnej posłużę się tu zmodyfikowanym schematem otoczenia standardowej organizacji, który w swej pierwotnej postaci jest zamieszczony w publikacji K. Wójcika : Public Relations. Centrum Kreowania Liderów. Międzybór 1992.
Wielość instytucji współdziałających z jednostką penitencjarną ujętych w schemacie świadczy wyraźnie o wielce skomplikowanych relacjach pomiędzy zakładem, a światem zewnętrznym. Relacje te wynikają bądź z mocy odnośnych przepisów prawa, są więc niejako są wymuszone np. z Policją. Nieraz wynikają z powodów ekonomicznych np. dostawcy towarów. Bądź też mają charakter dobrowolny dla jednostki i wytworzyły się w naturalnej drodze nawiązywania kontaktów i współdziałania z podmiotami zewnętrznymi np. Dom Kultury.
Należy stwierdzić, że te ostatnie instytucje przynoszą jednostkom swego rodzaju „zysk”, który nie jest zyskiem wyliczalnym lub ukonkretnionym przedmiotowo. Celowo jednak używam tego określenia, gdyż najlepiej oddaje sens współdziałania i współpracy. „Zyskiem” jest dla jednostki penitencjarnej konkretne wzbogacenie oferty oddziaływań penitencjarnych kierowanej do skazanych, której samodzielnie nie bylibyśmy w stanie przedstawić z różnorakich powodów, takich jak: brak odpowiednich środków finansowych, brak odpowiedniej kadry o rzadkich specjalnościach zawodowych lub wreszcie brak odpowiedniej bazy architektonicznej i wyposażenia technicznego. W tym sensie PR ma służyć poszerzaniu otoczenia zewnętrznego, ale tego otoczenia, które jest związane z działalnością penitencjarną i koniecznie przyjazne dla naszej pracy.
Jednocześnie dodatkowym zadaniem praktyki PR ma być pozyskiwanie dla więziennictwa przychylności osób i instytucji kształtujących opinie publiczną ( w naszym schemacie jest to poziom trzeci w ogóle, a poziom drugi otoczenia zewnętrznego). Nie trzeba udowadniać, że wpływ osób i instytucji opiniotwórczych ma decydujące znaczenie dla pozytywnego kształtowania stosunków z instytucjami zewnętrznymi – współdziałającymi Jeśli bowiem opinia publiczna uznaje więziennictwo za „firmę” z dobrą reputacją to uwiarygodnia nas jako partnerów do konkretnych działań wspólnych z reprezentantami świata zewnętrznego.
Niewątpliwie na skutek otwierania się więziennictwa w ostatnich dziesięciu latach zaprezentowany schemat otoczenia wewnętrznego, bliższego i dalszego jest bardzo uproszczony i niepełny. Ponadto bliższe i dalsze otoczenie pozostaje w związkach z jednostką penitencjarną na różnym stopniu „bliskości”, co zależy od bieżącej potrzeby, czy wręcz koniunktury lub sympatii, (ewentualnie antypatii) osób reprezentujących jednostkę i „otoczenie”. Wielość składników otoczenia sama w sobie stanowi ogromną trudność dla osoby lub osób zabiegających o budowanie pozytywnego obrazu więziennictwa lub konkretnej jednostki penitencjarnej, zwłaszcza, że w naszych warunkach nadal abstrakcyjnym luksusem kadrowym byłoby wydzielenie etatu rzecznika prasowego i umożliwienie mu zajmowania się tylko i wyłącznie sprawowaniem tej funkcji, ewentualnie łączonej z typowymi zadaniami PR, wspartymi określonymi środkami finansowymi.
Można także spojrzeć na opracowany przez mnie schemat otoczenia jednostki penitencjarnej przez pryzmat najnowszych teorii o tak zwanej inteligencji emocjonalnej. Mianowicie tworzenie sieci „przyjaciół” poprzez wytwarzanie niezbędnych więzi pomiędzy grupami lub jednostkami jest warunkiem sine qua non odniesienia sukcesu przez osobę lub zespół (w tym przypadku kadrę zakładu karnego). Uważa się, że umiejętność wytwarzania takich więzi jest jedną ze znaczących kompetencji inteligencji emocjonalnej, właściwej tak jednostkom jak i zespołom. W myśl tych teorii grupa (zespół) może przejawiać nawet wyższy grupowy iloraz inteligencji od osoby pojedynczej o najwyższym ilorazie inteligencji wchodzącej w skład tej grupy. Osoby lub zespoły, które posiadają tę kompetencję:
- tworzą i podtrzymują rozległe formalne i nieformalne sieci powiązań.
- szukają korzystnych dla obu stron związków z różnymi osobami lub zespołami.
- nawiązują z innymi więzi porozumienia.
- nawiązują i podtrzymują przyjaźń ze współpracownikami w samym miejscu pracy.
Jak udowodniono w amerykańskich badaniach i opracowaniach z dziedziny psychologii społecznej, tworzenie sieci wzajemnych powiązań jest tajemnicą sukcesu we wszystkich branżach. Śmiem twierdzić, że to odkrycie dotyczy także więziennictwa. Można podać przykłady jednostek penitencjarnych, które poprzez wytworzenie takich sieci istotnie wzbogaciły proces wychowawczy, czym skutecznie ustaliły, dobry, wyrównany poziom atmosfery wychowawczej w zakładzie. A jest to przecież jedno z najważniejszych zadań stawianych przed kadrą jednostek penitencjarnych.
W dalszej części pracy zostaną pokazane przykłady ukonkretniające tezę o stosowaniu inteligencji emocjonalnej przez osoby zajmujące się w więziennictwie kontaktami ze światem zewnętrznym.
Na marginesie należy stwierdzić, że zbadanie możliwości stosowania inteligencji emocjonalnej jako nowoczesnego narzędzia kierowania jednostką penitencjarną jest tematem interesującym na tyle, że wartym odrębnego przeanalizowania i opisania.