Podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę prawidłowo, zarówno pod względem formalnym (niewadliwie), jak i materialnym (rzetelnym).Księga jest prawidłowa pod względem formalnym, jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 14 grudnia 1995 r. Księga jest prawidłowa pod względem materialnym jeżeli jest prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym.
Księgę uznaje się za rzetelną również gdy:
- nie wpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia , w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania , z wyjątkiem błędów polegających na wykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny
- podatnik uzupełnił zapis lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy , bądź organ kontroli skarbowej
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki , a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom , o którym mowa w parag. 11 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 grudnia 199 5r.
Zapisy w księdze muszą być dokonywane w języku polskim i polskiej walucie w sposób staranny, czytelny i trwały , na podstawie prawidłowych , rzetelnych dowodów.
Stwierdzone błędy należ w zapisach poprawić poprzez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisaniu nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu , oraz podpisania poprawki i umieszczenia daty poprawki
- wprowadzenia do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów niezawierających kwoty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym[1]
Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów , towarów handlowych i usług są dokonywane :
- w przypadku sprzedaży udokumentowanej : na podstawie wystawionych faktur, rachunków oraz faktur, rachunków i not korygujących
- w przypadku sprzedaży nie udokumentowanej rachunkami : na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży[2]
Podatnik jest osobiście odpowiedzialny za prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, może ją prowadzić sam lub zlecić ją:
- osobie współpracującej
- pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy zlecenia
- biuru rachunkowemu
Zlecenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu
Zlecenie podatkowej księgi nie zwalnia podatnika od odpowiedzialności przewidziana w przepisach podatkowych. Podatnik , który zlecił biuru rachunkowemu prowadzenie podatkowej księgi przychodów jest obowiązany[3]:
- w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem zawiadomić o tym urząd skarbowy, wskazując dokładny adres, nazwę biura, miejsce (adres) przechowywania księgi i dokumentów związanych z jej prowadzeniem
- prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży oraz inne rodzaje ewidencji przewidzianych w przepisach
Komputerowe prowadzenie księgi
Przepisy regulujące opodatkowanie na zasadach ogólnych dopuszczają możliwość prowadzenia księgi przy użyciu komputera. Należy w tym wypadku posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej prowadzenia. Stosowany program komputerowy powinien gwarantować możliwość bezzwłocznego wglądu w treść dokonywanych zapisów oraz wydruku wszystkich danych. Chodzi o możliwość szybkiego dostępu do informacji zarówno w formie wyświetlania danych na monitorze, jak i ich wydruku. Dane te muszą być ujęte w porządku chronologicznym, zaś obraz ich zapisu powinien być zgodny z wzorem podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zaleca się aby wydruk książki był bezwzględnie czytelny . Do czasu wydruku, ich zapisy na magnetycznych nośnikach informacji powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich ochronę przed zatarciem lub zniekształceniem. Sposób przechowywania danych musi chronić je przed naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Spełnienie omówionych warunków nakłada na firmę obowiązek tworzenia kopii archiwalnych, umożliwiających odczyt danych w przypadku awarii pamięci komputera.
Obowiązkiem podatnika prowadzącego księgę przy użyciu komputera jest złożenia zbroszurowanej księgi przychodów i rozchodów, do której po zakończeniu miesiąca podatnik powinien załączyć sporządzony wydruk komputerowy zawierający ponumerowane zapisy dowodów księgowych za dany miesiąc . Do odpowiednich kolumn zbroszurowanej księgi należy wpisać sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.[4]
Prowadzenie księgi w sposób chronologiczny
Wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dokonuje się w porządku chronologicznym na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych oraz sum miesięcznych wynikających z prowadzonych ewidencji, a w szczególności z ewidencji sprzedaży, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem , lecz nie później niż do dnia dwudziestego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
W tym samym czasie dowody księgowe i dane wynikające z miesięcznego podsumowania prowadzonych ewidencji, oraz wszelkie informacje mające wpływ na ustalenie dochodu , powinny być przekazane do miejsca prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.[5]
[1] Biuletyn informacyjny dla służb ekonomiczno – finansowych nr 3 (326) Gorzów Wlkp, 2000, str. 7
[2] B. Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd. Michalczyk i Prokop, Łódź 2000, str. 32-33
[3] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 1995r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 148, poz. 720)
[4] „Opodatkowania firm 98”: wyd. cyt. Str. 28
[5] B.Michalczyk „Podatkowa księga przychodów i rozchodów” Wyd.Michalczyk i Prokop Łódź 2000r. str. 44-45