prace

Korekty dowodów księgowych

5/5 - (1 vote)

Dowody księgowe powinny być:

  • rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
  • kompletne, zawierające ww. elementy
  • wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala na stwierdzenie kiedy poprawka została wprowadzona i prześledzenie zmian od pierwszej wersji do wersji ostatecznej na dany dzień – podważa wiarygodność. Jedną z dopuszczalnych metod jest dokonywanie korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych, to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (wraz z uzasadnieniem).

Dowody księgowe, takie jak faktury, paragony, listy płac, umowy czy wyciągi bankowe, to dokumenty, które potwierdzają transakcje finansowe i są podstawą do prowadzenia księgowości w firmie. W przypadku, gdy po wystawieniu dowodu księgowego wystąpią błędy, konieczne może być ich skorygowanie.

Proces korekty dowodów księgowych zależy od rodzaju błędu oraz od rodzaju dokumentu. Poniżej przedstawiam kilka możliwych sytuacji:

  1. Błędy na fakturze: Jeżeli wystąpił błąd na fakturze, to należy wystawić fakturę korygującą (tzw. fakturę korygowaną lub notę korygującą). Faktura korygująca powinna zawierać wszystkie dane, które były na oryginalnej fakturze, plus informacje o korektach. Na przykład, jeżeli na oryginalnej fakturze była błędna kwota, to na fakturze korygującej powinna być podana poprawna kwota oraz kwota korekty.
  2. Błędy w księgach rachunkowych: Jeżeli błąd pojawił się w księgach rachunkowych, na przykład transakcja została zaksięgowana na niewłaściwym koncie, to należy dokonać korekty wpisu księgowego. Korekta ta powinna zawierać informacje o oryginalnym wpisie, informacje o błędzie oraz informacje o poprawnym wpisie.
  3. Błędy na wyciągach bankowych lub innych dokumentach: W przypadku błędów na wyciągach bankowych lub innych dokumentach, które nie są fakturami, zazwyczaj trzeba skontaktować się z instytucją, która wystawiła dokument, i poprosić o wystawienie poprawionego dokumentu.

Wszystkie korekty dowodów księgowych powinny być dokładnie udokumentowane, a poprawione dokumenty powinny być przechowywane razem z oryginalnymi dokumentami. Ponadto, korekty dowodów księgowych mogą mieć wpływ na podatki, więc firma powinna skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że prawidłowo zgłasza te korekty do urzędu skarbowego.

Dekretacja dowodów księgowych

5/5 - (1 vote)

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać m.in.:

  • Stwierdzenie sprawdzenia dowodu
  • Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

Po sprawdzeniu dowód powinien być zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UoR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miejsca, sposobu ujęcia (dekretacji).

Zakwalifikowanie powinno wskazywać:

  • Datę, pod którą dokument ma być księgowany
  • Konta i strony tych kont (Wn i Ma), na których nastąpi zapis
  • Kwotę operacji gospodarczej
  • Ewidencje analityczną

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu rachunkowego i sposobu ujęcia w księgach – powinna się podpisać.

UoR nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji, może to być zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę i określona w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (art. 10 UoR).

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki (pola do wymienionych wskazań).

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 UoR).

System komputerowy powinien umożliwiać:

  • Uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu
  • Ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych wraz z nr w dzienniku

Elementy dowodu księgowego:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt. 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

5/5 - (1 vote)

Ewidencja księgi majątku obrotowego powinna być prowadzona wg zasad ustalonych w zakładowym planie kont zgodnie z UoR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki. Ewidencja ta powinna zapewnić konkretne przychody, rozchody i zapasy oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia. Obrót materiałami, towarami, WG, powinien być odpowiednio udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:

  • Pz
  • Pw
  • Zw
  • Mm
  • Wz
  • Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenia zakupu.

Dokument Pz:

  • Nr i datę dowodu zakupu
  • Kolejny nr Pz
  • Nazwę dostawcy
  • Nazwę materiałów i towarów
  • Datę przyjęcia składników majątku do magazynu
  • Ilość przyjętą do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjecie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży. Dokument Pw:

  • Nr kolejny Pw
  • Nazwę wyrobu
  • Datę przyjęcia
  • Ilość przyjętą do magazynu
  • Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość
  • Datę i podpis przekazującego i przyjmującego

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy z magazynu pobrano za dużą ilość materiałów lub pomyłkowo niewłaściwy towar. Dokument Zw:

  • Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu
  • Kolejny nr Zw
  • Nazwę wydziału dokonującego zwrotu
  • Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary
  • Powód zwrotu
  • Data i podpis

Dowód MM dokumentuje przesunięcie składnika majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowego, a w drugim zwiększenie o te sama ilość i wartość. Zawiera:

  • Nazwy magazynów
  • Data wydania i przyjęcie
  • Kolejny numer Mm
  • Nazwa składnika majątku
  • Ilość, jednostkę, wartość
  • Data, podpis

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.

Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Wz
  • Nazwę odbiorcy
  • Nazwę wydawanego składnika z magazynu
  • Ilość wydanego materiału, towaru, WG, jednostkę miary, wartość
  • Data i podpis

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celu ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze i biurowe jednostki. Zawiera:

  • Datę wystawienia dokumentu
  • Kolejny nr Rw
  • Nazwę magazynu wydającego
  • Nazwę działu otrzymującego
  • Nazwę składnika
  • Datę i podpis

Odpowiedzialność głównego księgowego

5/5 - (1 vote)

Kierownik jednostki może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie. Nie zwalnia to kierownika z odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości. Powoduje to solidarna odpowiedzialność kierownika i tej osoby.

Zakres obowiązków głównego księgowego obejmuje przede wszystkim:

  • Prowadzenie rachunkowości jednostki, którą może rozpatrywać w ujęciu:
  • Merytorycznym, dotyczącym prawidłowego prowadzenia ksiąg
  • Organizacyjnym
  • Nadzoru
  • Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz czuwanie nad efektem tych procesów
  • Wykonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej dotyczącej procesów występujących w jednostce

W stosunku do osób prowadzących księgi rachunkowe można wyciągnąć konsekwencje z tytułu:

  • Odpowiedzialności dyscyplinarnej – wynika z obowiązków zawartych w umowie o pracę
  • Odpowiedzialności cywilnej – ponoszą osoby prowadzące rachunkowość za szkodę wyrządzoną innym w wyniku swojego postępowania, określa je kodeks cywilny.

Główny księgowy jest kluczową figurą w strukturze każdej firmy. Odpowiada za wszystkie aspekty związane z finansami firmy, co obejmuje zarówno bieżącą operacyjność, jak i strategiczne decyzje dotyczące finansów.

Oto niektóre z kluczowych obszarów odpowiedzialności głównego księgowego:

  1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych: Główny księgowy jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i standardami rachunkowości.
  2. Raportowanie finansowe: Główny księgowy przygotowuje i prezentuje raporty finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne itp., które są niezbędne dla zarządu firmy, inwestorów, kredytodawców, regulatorów i innych zainteresowanych stron.
  3. Zarządzanie płynnością: Główny księgowy jest odpowiedzialny za zarządzanie środkami pieniężnymi firmy, w tym planowanie płatności, inwestowanie nadwyżek pieniężnych i zapewnienie, że firma ma wystarczające środki na pokrycie jej zobowiązań.
  4. Planowanie podatkowe i zgodność z przepisami: Główny księgowy musi zapewnić, że firma przestrzega wszystkich obowiązków podatkowych, w tym terminowego składania zeznań podatkowych i płacenia podatków. Ponadto, jest odpowiedzialny za planowanie podatkowe, aby zminimalizować zobowiązania podatkowe firmy.
  5. Wsparcie strategiczne: Główny księgowy często pełni rolę strategicznego doradcy dla zarządu firmy, dostarczając analizy finansowe i rekomendacje dotyczące decyzji inwestycyjnych, finansowania, budżetowania, prognozowania i innych kwestii strategicznych.

Odpowiedzialność głównego księgowego jest ogromna, a ewentualne błędy mogą mieć poważne konsekwencje, zarówno finansowe, jak i prawne. Dlatego od głównych księgowych oczekuje się wysokiego poziomu kompetencji, doświadczenia i profesjonalizmu. W przypadku zaniedbań, główny księgowy może ponieść odpowiedzialność cywilną, a w niektórych przypadkach nawet karną. Zależy to od konkretnej jurysdykcji i regulacji prawnych, ale zawsze należy pamiętać o podstawowym celu: prowadzeniu prawidłowej, transparentnej i rzetelnej księgowości.

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

5/5 - (1 vote)

Do podstawowych przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w których wskazuję się na odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy zaliczyć:

  • 4a ust. 5 – Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w niniejszej ustawie. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1.
  • 77 – Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
  • – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
  • 79 – Kto wbrew przepisom ustawy:
  • nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
  • nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
  • nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
  • nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,
  • nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,
  • prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

Pod pojęciem kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego lub organu wieloosobowego, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową – uprawniony jest do zarządzania jednostką z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Art. 4 ust. 5 UoR zawiera zapis, że Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru.

Kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na inną osobę. Rozporządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury może wydać tylko kierownik jednostki.

Żaden pracownik, w tym również główny księgowy, nie jest władny zarządzić przeprowadzenia spisu z natury. Natomiast już samo przeprowadzenie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności.

Podstawowe obowiązki kierownika jednostki:

  • sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
  • składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
  • Złożenie sprawozdania finansowego we właściwym Urzędzie Skarbowym
  • obowiązany jest złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz z opinią biegłego rewidenta, z zastrzeżeniem ust. 1c, oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Zakres rocznego i półrocznego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy oraz termin złożenia do ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego, w tym połączonego sprawozdania finansowego funduszy inwestycyjnych z wydzielonymi subfunduszami oraz sprawozdań jednostkowych subfunduszy określają odrębne przepisy. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, 1a-1c oraz art. 64 ust. 4, następuje w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski B”, a w odniesieniu do spółdzielni – w „Monitorze Spółdzielczym”.
  • Powiadomić właściwy US o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
  • ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację
  • Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.