Na wynik działalności jednostki gospodarczej oddziaływuje szereg czynników zależnych i niezależnych od danej jednostki, odzwierciedlanych przez poniesione koszty i zrealizowane przychody ze sprzedaży oraz wzajemne relacje pomiędzy tymi podstawowymi dla funkcjonowania jednostki kategoriami ekonomicznymi. Dlatego podlegają one wieloaspektowej ewidencji, kontroli i ocenie, tak, aby zarządzający daną jednostką w imieniu ich właścicieli, a także sami właściciele mogli być informowani na bieżąco o poziomie kosztów i przychodów, operatywnie zarządzać i trafnie oceniać przyszłość ekonomiczną jednostki.
Jednostka gospodarcza każdego typu realizując działalność gospodarczą wchodzi w umowne związki z kontrahentami, z którymi zawiera transakcje kupna-sprzedaży. W wyniku tych transakcji powstają rozrachunki w postaci należności i zobowiązań, które powinny być regulowane terminowo dla zachowania wiarygodności jednostki gospodarczej. Dlatego każda jednostka gospodarcza musi posiadać szczegółowe informacje o wysokości i terminach rozliczeń, a także na bieżąco śledzić czy jest wypłacalna.
Korzyści osiągane z działalności gospodarczej przypadają przede wszystkim jej właścicielom, jednakże w pierwszej kolejności część zysku ustawowo należy przekazać do budżetu. Skarb Państwa chce być informowany, czy jego udział w zysku jest ustalany rzetelnie. Oceny tej na podstawie ksiąg rachunkowych dokonują urzędnicy skarbowi.
Źródłem większości tych informacji ekonomicznych jest rachunkowość, bowiem celem jej prowadzenia jest dostarczanie bieżących informacji dla potrzeb zarządzania, a także ustalanie i informowanie o wyniku działalności i stanie majątkowym i finansowym jednostki gospodarczej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, ewentualnie na każdy inny ważny moment np. zmiany prawnej, bądź likwidacji jednostki.
Dlatego RACHUNKOWOŚĆ trzeba zdefiniować jako system informacyjny danej jednostki gospodarczej. Dokonuje ona bowiem identyfikacji, pomiaru, zbierania i przetwarzania danych, analizy i oceny zjawisk i procesów gospodarczych oraz przekazuje informacje finansowe różnym użytkownikom.
Innymi słowy rachunkowość stanowi oparty na dokumentach, zamknięty i bilansujący się system ewidencji gospodarczej. Ujmuje ona w sposób systematyczny i ciągły, przebieg oraz skutki procesów gospodarczych występujących w jednostce gospodarczej tj. procesów zaopatrzenia, produkcji, zbytu i finansowania. Rachunkowość posługuje się miernikiem pieniężnym i w pieniądzu wyraża przebieg zjawisk gospodarczych.
Zatem rachunkowość zajmuje się liczbowym ujęciem i interpretacją – dla celów poznawczych i decyzyjnych – zjawisk i procesów zachodzących w jednostkach gospodarczych.
Omawiając pojęcie rachunkowości należy również zwrócić uwagę na zakres rachunkowości i jej elementy składowe:
- Księgowość to podstawowy element rachunkowości. Stanowi ona jej część rejestracyjną (ewidencyjną), której efektem jest odzwierciedlenie zmian w majątku i jego stanów, źródeł pochodzenia majątku oraz efektów działalności jednostki gospodarczej. Księgowość stanowi tym samym prowadzenie ksiąg rachunkowych. Mianem tym określa się również służbę organizacyjną jednostki gospodarczej zajmującą się prowadzeniem tychże ksiąg.
- Rachunek kosztów to następny element rachunkowości. Obejmuje on ewidencję, kalkulację, analizę i planowanie kosztów. Służy do oceny do oceny sytuacji w zakresie ponoszenia kosztów, ich kontroli i podejmowania decyzji gospodarczych. Dołączane do rachunku kosztów elementy planowania i zarządzania finansami powodują, iż ta część rachunkowości jest coraz częściej traktowana jako odrębny element rachunkowości.
- Sprawozdawczość finansowa jest elementem rachunkowości zintegrowanym z księgowością, a także rachunkiem kosztów. Jest ona zestawieniem informacji charakteryzujących stan majątkowy i sytuację finansową oraz efekty działalności jednostki gospodarczej sporządzonym na określony moment i w określonej formie. Zasadniczo sprawozdanie finansowe jest sporządzane na koniec roku obrotowego.
Rachunkowość w Polsce jest prowadzona według zasad wzorowanych na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości i Dyrektywach EWG zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591).
W ustawie tej zawarto przepisy składające się na sposób prowadzenia rachunkowości, a mianowicie:
- opis przyjętych zasad rachunkowości,
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- zasady dokonywania inwentaryzacji,
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, i inne.