Koszty zapasów

Gromadzenie rezerw jest niezbędne do zapewnienia ciągłości produkcji a także na trudne do przewidzenia rozmiary popytu wyrobów gotowych towarów. Wiąże się to z obsługą klienta, który wymaga dostępu do towarów w określonym przez siebie czasie. Brak zamawianego przez klienta towaru w magazynie pociąga za sobą utratę zysku realizowanego na sprzedaży towaru, a także może spowodować utratę potencjalnych klientów w przyszłości (tzw. koszty utraconych korzyści).[1]

Z drugiej strony utrzymywanie towarów na składzie wiąże się z powstawaniem określonych kosztów. Są to koszty zapasów, które można zdefiniować jako “wyrażone w formie pieniężnej nakłady poniesione w związku z tworzeniem, utrzymaniem i ruchem zapasów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz ich wyczerpaniem” [2]

W systemie logistycznym firmy koszty zapasów są ważne z następujących powodów:

1. reprezentują  (obok kosztów transportu) istotny element całkowitych kosztów logistycznych,
2. zapasy utrzymywane w różnych punktach systemu logistycznego oddziałują na poziom usług, jakie firma może zaoferować klientom; ścisłe powiązanie między kosztami zapasów a poziomem obsługi klientów wymaga równoważenia kosztów zapasów z jakością usług oferowanych klientom,
3. decyzje trade – offs podejmowane w systemie logistycznym, a także poza nim, w innych funkcjonalnych obszarach przedsiębiorstwa (marketing, produkcja, finanse) znajdują finalne odbicie w kosztach utrzymania zapasów.[3]

Do kosztów zapasów stanowiących podstawę decyzji logistycznych można zaliczyć koszty utrzymania zapasów,, zamawiania (lub przestawienia produkcji), wyczerpania zapasów oraz koszty utrzymania zapasów w tranzycie. Jest to funkcjonalny podział kosztów zapasów stosowany ze względu na ich istotność w systemie logistycznym.

Koszty utrzymania zapasów obejmują przede wszystkim wydatki związane z fizycznym przechowywaniem zapasów oraz zaangażowaniem środków finansowych w ich finansowanie. Im większy jest przeciętny poziom zapasów utrzymywanych przez przedsiębiorstwo, tym wyższe są z reguły koszty ich utrzymania. Zależność ta powoduje, że przedsiębiorstwo powinno dążyć do ograniczania wielkości zapasów, jednak tylko do takiego poziomu, który nie spowoduje zakłóceń w produkcji, sprzedaży lub obsłudze klientów.

Jednym z najważniejszych składników kosztów utrzymania zapasów jest koszt kapitału zaangażowanego w zapasy. Środki finansowe przeznaczone na zakup surowców, materiałów, półproduktów lub towarów nie mogą być w tym samym czasie wykorzystane do innych celów. Utrzymywanie zapasów wiąże się więc z zamrożeniem określonej części kapitału przedsiębiorstwa.

W przypadku przedsiębiorstwa korzystającego z kapitału obcego koszt ten może być związany między innymi z oprocentowaniem kredytów służących finansowaniu zapasów. Jeżeli natomiast przedsiębiorstwo wykorzystuje środki własne, koszt kapitału może być rozpatrywany jako utracona możliwość uzyskania dochodu z innego sposobu wykorzystania tych środków. Z tego względu nawet wtedy, gdy przechowywanie zapasu nie powoduje bezpośredniego wydatku pieniężnego, jego utrzymywanie należy traktować jako źródło kosztów.

Do kosztów utrzymania zapasów zalicza się także koszty magazynowania. Obejmują one wydatki związane z wykorzystaniem powierzchni magazynowej, eksploatacją budynków i urządzeń, zużyciem energii, wynagrodzeniami pracowników magazynu oraz wykonywaniem czynności związanych z przyjęciem, rozmieszczeniem i wydawaniem zapasów.

Wysokość tych kosztów zależy w dużym stopniu od rodzaju magazynowanych dóbr. Inne wymagania dotyczą przechowywania materiałów niewymagających szczególnych warunków, a inne produktów spożywczych, chemicznych lub materiałów wymagających określonej temperatury i wilgotności. W niektórych przypadkach konieczne jest wykorzystanie specjalnych urządzeń magazynowych, chłodni, zabezpieczeń przeciwpożarowych czy systemów kontroli dostępu. Powoduje to wzrost kosztów przechowywania jednostki zapasu.

Kolejną grupę stanowią koszty ubezpieczenia zapasów oraz obciążenia związane z ryzykiem ich przechowywania. Zapas znajdujący się w magazynie może zostać uszkodzony, zniszczony, skradziony lub utracić część swojej wartości. Ryzyko takie występuje praktycznie w każdym przedsiębiorstwie, choć jego poziom może być bardzo różny w zależności od charakteru przechowywanych dóbr.

Szczególne znaczenie ma ryzyko utraty wartości zapasu wskutek jego starzenia się. Może ono mieć charakter fizyczny lub ekonomiczny. Starzenie fizyczne dotyczy przede wszystkim produktów, które posiadają ograniczony okres przydatności lub mogą ulegać pogorszeniu podczas przechowywania. Starzenie ekonomiczne występuje natomiast wtedy, gdy produkt pozostaje pełnowartościowy pod względem technicznym, lecz traci swoją wartość na rynku.

Dotyczy to między innymi produktów szybko zmieniających się technologicznie, części komputerowych, urządzeń elektronicznych czy towarów uzależnionych od zmian mody. Zbyt długie przechowywanie takich produktów może prowadzić do konieczności ich przeceny lub nawet całkowitego wycofania ze sprzedaży. W takim przypadku koszt utrzymywania nadmiernego zapasu może być bardzo wysoki.

Odrębną grupę stanowią koszty zamawiania. Powstają one każdorazowo w związku z przygotowaniem i realizacją zamówienia, niezależnie od wartości lub wielkości zamawianej partii. Mogą obejmować między innymi koszty przygotowania dokumentacji, kontaktu z dostawcą, kontroli warunków zamówienia, przyjęcia dostawy oraz rozliczenia związanych z nią dokumentów.

Jeżeli przedsiębiorstwo składa dużą liczbę niewielkich zamówień, suma kosztów zamawiania może być stosunkowo wysoka. Ograniczenie liczby zamówień poprzez zwiększenie wielkości jednorazowej dostawy powoduje natomiast zmniejszenie kosztów zamawiania przypadających na jednostkę produktu. Równocześnie jednak większe partie dostaw prowadzą zazwyczaj do zwiększenia przeciętnego poziomu zapasów, a tym samym do wzrostu kosztów ich utrzymania.

Powstaje więc zależność, która ma istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji logistycznych. Zwiększenie wielkości partii zamówienia zmniejsza częstotliwość składania zamówień i obniża koszty zamawiania, ale zwiększa koszty utrzymania zapasów. Zmniejszenie wielkości partii działa odwrotnie. Zadaniem przedsiębiorstwa jest znalezienie takiej wielkości zamówienia, przy której suma tych kosztów będzie możliwie najmniejsza.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych odpowiednikiem kosztów zamawiania mogą być koszty przestawienia produkcji. Powstają one w przypadku konieczności przygotowania urządzeń i stanowisk pracy do wytwarzania kolejnej partii określonego produktu. Mogą obejmować między innymi koszty przezbrojenia maszyn, regulacji urządzeń, przygotowania narzędzi, kontroli pierwszych wyrobów oraz czasu, w którym maszyny nie uczestniczą bezpośrednio w procesie produkcyjnym.

Podobnie jak w przypadku zamawiania, częste uruchamianie małych partii produkcyjnych może prowadzić do wysokich kosztów przestawienia. Produkowanie dużych partii pozwala ograniczyć liczbę przezbrojeń, ale powoduje powstawanie większych zapasów wyrobów gotowych lub produkcji w toku. Także w tym przypadku przedsiębiorstwo musi więc uwzględniać zależność pomiędzy różnymi rodzajami kosztów.

Następną kategorią są koszty wyczerpania zapasów. Powstają one w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo nie posiada odpowiedniej ilości materiałów lub produktów potrzebnych w danym momencie. W przedsiębiorstwie produkcyjnym brak zapasu materiałów może prowadzić do ograniczenia lub całkowitego zatrzymania produkcji. Powoduje to między innymi straty wynikające z niewykorzystania maszyn, czasu pracy zatrudnionych osób oraz opóźnień w realizacji planu produkcji.

W przedsiębiorstwie handlowym brak towaru oznacza przede wszystkim niemożność zrealizowania zamówienia klienta. Skutkiem może być utrata konkretnej sprzedaży, ale również pogorszenie relacji z odbiorcą. Klient, który nie otrzyma produktu w oczekiwanym terminie, może zrezygnować z zakupu lub skorzystać z oferty konkurencji.

Koszt wyczerpania zapasu nie zawsze jest łatwy do dokładnego określenia. O ile wartość utraconej sprzedaży można w pewnych przypadkach oszacować, znacznie trudniej jest określić koszt pogorszenia opinii o przedsiębiorstwie lub utraty klienta w przyszłości. Z tego względu koszty braku zapasów mają częściowo charakter kosztów utraconych korzyści.

W niektórych sytuacjach brak zapasu nie prowadzi do całkowitej utraty sprzedaży, ponieważ klient może zgodzić się na późniejszą realizację zamówienia. Przedsiębiorstwo ponosi jednak wtedy dodatkowe koszty związane z obsługą zaległego zamówienia. Mogą one wynikać między innymi z konieczności wykorzystania szybszego i droższego transportu, realizowania dodatkowej dostawy lub udzielania klientowi rabatów rekompensujących opóźnienie.

Ostatnią z wymienionych grup stanowią koszty utrzymania zapasów w tranzycie. Zapas w tranzycie obejmuje towary znajdujące się w drodze pomiędzy dostawcą a odbiorcą albo pomiędzy poszczególnymi ogniwami systemu logistycznego. Pomimo że towary te nie znajdują się jeszcze w magazynie przedsiębiorstwa, stanowią określoną wartość i mogą wiązać zaangażowane środki finansowe.

Wielkość zapasów w tranzycie zależy przede wszystkim od czasu przewozu oraz wartości i częstotliwości dostaw. Im dłuższy jest czas transportu, tym większa ilość produktów znajduje się jednocześnie w drodze. Z tego względu wybór środka transportu wpływa nie tylko na bezpośredni koszt przewozu, ale również na koszty zapasów.

Przykładowo tańszy, lecz wolniejszy środek transportu może prowadzić do wzrostu wartości zapasów znajdujących się w tranzycie. Szybszy transport może być droższy, ale jednocześnie pozwala ograniczyć ilość kapitału zamrożonego w zapasach oraz zmniejszyć poziom zapasu bezpieczeństwa. Przy wyborze sposobu transportu należy zatem uwzględniać nie tylko stawkę przewozową, lecz także wpływ czasu transportu na całkowite koszty logistyczne.

Analiza kosztów zapasów pokazuje, że poszczególne ich rodzaje są ze sobą ściśle powiązane. Dążenie do zmniejszenia jednego rodzaju kosztów może powodować wzrost innych. Przykładowo ograniczenie poziomu zapasów zmniejsza koszty ich utrzymania, lecz może zwiększać częstotliwość zamówień oraz ryzyko wystąpienia braków. Z kolei utrzymywanie wysokiego poziomu zapasów poprawia dostępność produktów, ale zwiększa koszty magazynowania i zaangażowania kapitału.

Z tego też powodu decyzje dotyczące zapasów nie powinny być podejmowane wyłącznie na podstawie jednego rodzaju kosztów. Właściwe zarządzanie zapasami wymaga uwzględnienia całkowitych kosztów związanych z ich tworzeniem, utrzymaniem i wyczerpaniem. Celem nie jest więc zawsze osiągnięcie najniższego możliwego poziomu zapasów, ale znalezienie takiego poziomu, który zapewni właściwe funkcjonowanie przedsiębiorstwa przy możliwie korzystnej relacji pomiędzy kosztami a poziomem obsługi klienta.

Istotne znaczenie ma również sposób podziału zapasów. Nie wszystkie materiały i towary powinny być traktowane jednakowo. W przypadku produktów o dużej wartości nawet niewielkie ograniczenie poziomu zapasów może oznaczać znaczące zmniejszenie zaangażowania kapitału. Natomiast w odniesieniu do materiałów tanich nadmierne ograniczanie zapasu może nie przynosić istotnych oszczędności, a równocześnie zwiększać ryzyko zakłóceń.

Z tego względu przedsiębiorstwa często różnicują sposób zarządzania zapasami w zależności od ich wartości, znaczenia dla działalności oraz przewidywalności zużycia. Szczególnej kontroli wymagają zazwyczaj zapasy o wysokiej wartości lub takie, których brak może spowodować poważne konsekwencje dla produkcji albo obsługi klientów.

Na poziom kosztów wpływa również dokładność prognozowania zapotrzebowania. Jeżeli przedsiębiorstwo potrafi z dużą dokładnością przewidzieć przyszłą sprzedaż lub zużycie materiałów, może ograniczyć wielkość zapasu bezpieczeństwa. Przy dużej niepewności popytu konieczne jest zazwyczaj utrzymywanie większych rezerw, co prowadzi do wzrostu kosztów.

Podobne znaczenie ma niezawodność dostawców. Regularne i terminowe dostawy umożliwiają przedsiębiorstwu funkcjonowanie przy niższym poziomie zapasów. Częste opóźnienia dostaw, błędy ilościowe lub problemy z jakością zwiększają natomiast potrzebę utrzymywania zapasów zabezpieczających. Z punktu widzenia kosztów zapasów ocena dostawcy nie powinna więc ograniczać się wyłącznie do ceny zakupu.

Przedsiębiorstwo może uzyskać niższą cenę u dostawcy charakteryzującego się słabą terminowością, lecz jednocześnie być zmuszone do utrzymywania większych zapasów bezpieczeństwa. W takim przypadku korzyści wynikające z niższej ceny mogą zostać częściowo lub całkowicie zniwelowane przez wzrost kosztów logistycznych.

Koszty zapasów powinny być zatem analizowane w powiązaniu z innymi elementami funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza transportu, zaopatrzenia, produkcji, magazynowania oraz poziomu obsługi klienta. Dopiero łączne rozpatrywanie tych elementów pozwala ocenić rzeczywiste skutki podejmowanych decyzji.

W praktyce zarządzanie kosztami zapasów sprowadza się więc do poszukiwania kompromisu pomiędzy ekonomią a bezpieczeństwem działania przedsiębiorstwa. Zapas powinien być na tyle duży, aby ograniczać ryzyko przerw w produkcji i utraty sprzedaży, ale jednocześnie nie powinien powodować nadmiernego zamrożenia środków finansowych i wzrostu kosztów magazynowania.

Odpowiednie określenie poziomu zapasów oraz kontrolowanie związanych z nimi kosztów ma bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Nadmierne zapasy pogarszają efektywność wykorzystania kapitału, natomiast zbyt niskie mogą prowadzić do zakłóceń działalności i utraty klientów. Racjonalna gospodarka zapasami powinna więc uwzględniać zarówno koszty ponoszone bezpośrednio przez przedsiębiorstwo, jak i potencjalne straty wynikające z braku dostępności materiałów lub produktów.