Dokumentacja obrotu magazynowego i ewidencja zapasów W każdym magazynie istnieje potrzeba prowadzenia ewidencji ilościowej przechowywanych wyrobów, wyróżniamy trzy rodzaje dokumentacji związanych z:
- przyjęciem towaru na magazyn
- wydaniem towaru na zewnątrz do klienta
- inwentaryzowaniem[1]
Wszystkie zasady opracowywania dokumentacji określone są w instrukcji magazynowej. Kierownictwo kładzie szczególny nacisk na poprawność takich ewidencji.
Zasady opracowywania dokumentacji i ewidencji zapasów
Do sporządzania odpowiednich dokumentacji wyznaczone są odpowiednie osoby, które odpowiadają za ich stan merytoryczny i formalny.
Dokumentacja obrotu magazynowego w firmie Selena dotyczy przede wszystkim wyrobów gotowych chemii budowlanej i w nielicznych przypadkach depozytów magazynowych. W skład takich depozytów wchodzą wszystkie towary niezgodne z zamówieniem, ze zbyt krótkim terminem ważności, oraz materiały inwestycyjne. Kierownicy magazynu są odpowiedzialni za prawidłowy przebieg dokumentacji. Mają za zadanie wyrywkowe monitorowanie magazynierów w tym zakresie, oraz szkolenia i opracowanie szczegółowego zakresu obowiązków. Wszystkie towary niezgodne z zamówieniem nie mogą być przyjęte na magazyn bez podpisu kierownika.
Zgodność dokumentacji pod względem merytorycznym przejawia się poprzez bardzo dokładne sprawdzenie ilościowe i jakościowe towaru zarówno podczas przyjęcia i wysyłki do klienta. Dokumenty takie muszą zawierać podpisy osób odpowiedzialnych za dostawę, realizację zamówień, kontrolę i przyjęcie towaru.
Pod względem formalnym każdy dokument musi posiadać odpowiednią datę, nie można kreślić i poprawiać informacji na nim, jeżeli jest już taka konieczność, to w takim miejscu musi znajdować się podpis magazyniera i pieczątka magazynu. Wszystkie dokumenty powinny być napisane w sposób czytelny, najlepiej drukowanymi literami.
[1] Z. Dudziński, Poradnik Magazyniera, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2006 s. 265