podrozdział pracy mgr
Magazyn firmy Selena S.A. nie jest łatwy w obsłudze oraz zarządzaniu. Duża liczba indeksów towarów cały czas wzrasta, a powierzchnia magazynu jest w dalszym ciągu stała. Kierownictwo, oraz pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie magazynem często muszą stawić czoła bardzo trudnym problemom. Wiele procesów potrzebuje przeanalizowania i zastanowienia się nad nowymi rozwiązaniami.
Główne zagadnienia dotyczące poprawności funkcjonowania magazynu chemii budowlanej w firmie Selena S.A.:
Pierwszym głównym problemem dotyczącym funkcjonowania magazynu są problemy kadrowe. Dla przykładu stan zatrudnienia w przeciągu ostatnich 2 lat na magazynie zmniejszył się o 35%, Oczywiście magazynierzy pracujący od początku tego okresu znacznie podwyższyli swoje kwalifikacje i efektywność, co tłumaczy ową redukcję, ale problem jest najbardziej widoczny w okresie wakacyjnym, a zarazem w okresie o największym stężeniu zamówień. Większość pracowników swoje plany urlopowe ma właśnie w tym okresie. Dochodzą do tego osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim i okazuje się, że stan pracowników w danym okresie jest zbyt niski aby zrealizować dzienne zlecenia. Pierwszą reakcją zarządu jest zatrudnienie osób poprzez zewnętrzną firmę na czas określony. Efekty tego bywają bardzo niekorzystne. Spowodowane jest to oczywiście brakiem doświadczenia takich ludzi. Wiele błędów popełnianych przez nich jest wyłapywanych, lecz zawsze jakaś liczba pomyłek umknie uwadze bardziej doświadczonych magazynierów. Trzeba zastanowić się nad lepszym rozwiązaniem tego problemu. Można by zadać pytanie, czy nie lepiej byłoby zatrudnić 3-4 osoby więcej na pełnym etacie.
Kolejnym problemem są ograniczenia sprzętowe. Analizując tu sprzęt jeżdżący można skłonić się do stwierdzenia iż ilość i jakość wszystkich wózków jest wystarczająca. Jedynie jeden wóz wysokiego składowania nie do końca spełnia swoje zadanie, gdyż jego maksymalne wysunięcie masztu w górę nie jest wystarczające aby móc operować towarem lokowanym na najwyższym poziomie. Z kolei drugi wóz tego typu jest skonstruowany w taki sposób, że podczas opuszczania palety z towarem na sam dół trzeba pamiętać o wysunięciu masztu maksymalnie od wózka, w przeciwnym wypadku zahaczy ona o wysunięte koło. Było to przyczyną wielu incydentów na magazynie, gdyż nie każdy wózkowy pamięta o tym szczególe. Problemy są również z ładowaniem baterii. Nie ma osoby odpowiedzialnej za tą czynność i często dochodzi do sytuacji, że któryś z wózków jest wyłączony z pracy z powodu właśnie nie podłączenia takiego akumulatora dzień wcześnie do ładowania.
Regały są skonstruowane w różny sposób. Odległość między przęsłami jest bardzo różna, gdyż wysokość palet zbiorczych lokowanych na magazynie wynosi od kilkudziesięciu centymetrów do trzech metrów. W większości magazynu przęsła na regałach porozmieszczane są w sposób standardowy, co powoduje w konsekwencji mało ergonomiczne rozmieszczenie palet. Często w okresie sezonu dochodzi do sytuacji że nie ma możliwości zlokowania jakiejś części dostawy ze względu na zapełnienie wszystkich miejsc paletowych na regałach
Organizacja dostaw ma bardzo duży wpływ przede wszystkim na szybkość realizacji zamówień. Często zamawiane dostawy awizowane są w sposób niewłaściwy i kolidują z czasem składania zamówień. Testowanych było wiele sposobów pogodzenia tych dwóch procesów. Przede wszystkim planowane były dostawy tylko na czas pracy nocnej zmiany, jednak spotkało się to ze stanowczym sprzeciwem ze strony przewoźników. Priorytetem jest znalezienie rozwiązania tej kwestii.
Jakość towaru jaki jest odbierany powinna być kontrolowana przez pracowników magazynu w sposób szczegółowy. W późniejszym czasie kiedy okaże się, że towar przyjęty wcześniej na stan magazynu nie nadaje się do wysyłki pojawiają się problemy. Najważniejszym punktem podczas odbioru przesyłki powinna być kontrola daty ważności asortymentu. W firmie Selena S.A. panuje zasada dotycząca większości asortymentu, że wydajemy towar który ma więcej niż 6 miesięcy ważności. Kiedy taki termin zbliża się do tej daty (podczas przyjmowania towaru) powinno być to zgłoszone kierownikowi magazynu w celu podjęcia decyzji, co z takimi produktami zrobić. Duży problem pojawia się również przy przyjęciu i wydaniu siatki podtynkowej, która sprowadzana jest kontenerami z Chin. Opakowania zbiorcze w dużym stopniu są pogniecione, również dochodzi do takich uszkodzeń podczas rozładunku. Towar taki często jest zwracany przez klientów.
Brak kontroli mających na celu ewentualne aktualizacje stanów magazynowych doprowadza do sytuacji, że w systemie mamy pewną ilość dostępną, a w rzeczywistości takiego towaru już nie ma. Sytuacja taka ma miejsce także odwrotnie, czyli na przykład pewien indeks zazwyczaj mało chodliwy zalega miesiącami na magazynie, dlatego, że system pokazuje, że go na stanie nie ma, Do takich sytuacji dochodzi z wielu przyczyn:
- brak odejmowania ze stanu towaru uszkodzonego na magazynie,
- odkładanie towaru ze zwrotów na magazyn, bez żadnej informacji,
- problemy z towarem przeterminowanym, zalegającym na magazynie
- błędy pracowników podczas wydawania towarów
Wprowadzenie takich kontroli zapewniło by pewną równowagę w stosunku stanów rzeczywistych ze stanami systemowymi.
Organizacja spraw związanych z reklamacjami i zwrotami pozostawia wiele do życzenia. Sprawy związane z ocenieniem towaru jaki został zwrócony tub zareklamowany powinny odbywać się na bieżąco, a często są odkładane na późniejszy termin. Wielokrotnie asortyment dopuszczony do ponownej sprzedaży nie nadaje się do wysyłki, nie jest zwracana uwaga na datę ważności, a stan kartonów zbiorczych jest w stanie niezadowalającym potencjalnego odbiorcy.
Zbyt duża liczba indeksów w stosunku do powierzchni magazynu jest kolejnym problemem oddziałującym na prawidłowe funkcjonowanie magazynu. Wielkość i waga produktów magazynowanych w firmie Selena S.A. jest bardzo zróżnicowana. W ostatnim czasie w prowadzono do obrotu około 200 nowych indeksów produktów o bardzo małych gabarytach. Problem polega na odpowiednim rozmieszczeniu takiego towaru na miejscach zerowych w taki sposób aby magazynier nie miał żadnych problemów z kompletacją zamówienia (zbiórka odbywa się wyłącznie na poziomie „0”). Towar taki magazynowany jest często na takiej wysokości, że pojawiają się problemy ze ściągnięciem takiego asortymentu.
Za dużo osób ma dostęp do edytowania stanów magazynowych w systemie komputerowym. Wielokrotnie pojawiają się sprzeczne informacje. Problem dotyczy niepoprawnego wprowadzenia ilości, oraz możliwości korekt z wielu miejsc, poprzez różnych użytkowników. Sam system informatyczny nie jest doskonały i wymaga kilku drobnych poprawek.
Nie wszystkie zlecenia są kontrolowane przez osoby za to odpowiedzialne. Każde zamówienie złożone przez pickera powinno posiadać podpis pracownika upoważnionego do dokonania kontroli. Często dochodzi do sytuacji, że jedna osoba po złożeniu zlecenia podbija się, że rzekomo dokonała sprawdzenia. Niektóre zlecenia wypisywane są bez podpisu co prowadzi do wielu błędów. Odsetek błędnych zleceń, które nie zostały sprawdzone w sposób prawidłowy jest bardzo duży.
Ułożenie opakowań na palecie powinno odbywać się według pewnych zasad przekazanych podczas szkolenia. Na samym dole zlecenia powinny się znajdować rzeczy najcięższe, a im wyżej tym powinno układać się towar lżejszy o mniejszych rozmiarach. Zlecenie powinno być ułożone w sposób przejrzysty dla kontrolującego. Umownie większy nacisk kładziony jest na składanie asortymentu w sposób umożliwiający dokładne sprawdzenie, lecz część magazynierów nie stosuje się do takich zaleceń. Niektórzy klienci życzą sobie ułożenie towaru,, aby można było rozpoznać jego towar i ilość nie rozfoliowując palety. Jest to duży problem, gdyż w środku takiego zamówienia powstaje duża pusta przestrzeń, która nie pozwala na dobre foliowanie palet.
Zabezpieczeniem palet zajmują się przede wszystkim osoby zatrudnione na czas sezonu. Czynność ta wykonywana jest w sposób niedbały i jakiś procent zamówień uszkadzana jest podczas transportu. Osoba zabezpieczająca paletę przed zafoliowaniem powinna poukładać opakowania w taki sposób, aby góra palety była jak najbardziej płaska. Spowoduje to, że takie zamówienie będzie bardziej stabilne i zmniejszy ryzyko uszkodzenia w transporcie. Przez większość osób niestety ten punkt zabezpieczania palet jest pomijany.