Skuteczne zarządzanie firmą bez dysponowania zaawansowanym systemem informatycznym wspomagającym podejmowanie decyzji, staje się we współczesnym świecie coraz trudniejsze. Okres, w którym przedsiębiorstwa wykorzystywały wyłącznie programy finansowo-księgowe, z oddzielnie funkcjonującymi aplikacjami dotyczącymi produkcji, magazynowania czy spedycji, dobiega nieuchronnie końca. Uzyskanie czytelnego, jednolitego obrazu funkcjonowania firmy, który jest wypadkową ogromnej ilości zjawisk zachodzących w skomplikowanej grze rynkowej, może jedynie zagwarantować wdrożony i dobrze funkcjonujący zintegrowany system informatyczny (ZSI)[1].
ZIS można zdefiniować jako program komputerowy, narzędzie, które służy do integrowania danych pochodzących z wielu źródeł rozróżnianych za pomocą identyfikatorów, w określony strumień informacji.[2]
Odróżnić od systemu informatycznego trzeba system informacyjny, który stanowi zaprojektowaną i stosowaną w przedsiębiorstwie organizację pracy.[3]
Systemy informacyjne przedsiębiorstw działające na rzecz logistyki i wspomagane rozwiązaniami informatycznymi spełniają następujące funkcje:
- inicjujące (przetwarzanie zamówień, tworzenie dokumentów),
- planistyczne (prognozowanie zapotrzebowania zależnego i niezależnego),
- kontrolne (porównywanie wyników z założonymi standardami obsługi klienta),
- koordynacyjne (planowanie sprzedaży, harmonogramowanie produkcji, planowanie zapotrzebowania materiałowego),
- integrujące (łączące system przedsiębiorstwa z zewnętrznymi systemami odbiorców, dostawców, usługodawców, np. systemy EDI).[4]
Zintegrowany system informatyczny zazwyczaj składa się z wielu wyspecjalizowanych modułów odpowiedzialnych za różne strefy działalności przedsiębiorstwa. W pełni zintegrowane systemy informatyczne pozwalają na efektywne wspomaganie procesów planistycznych sprzedaży, jej prognozowanie, planowanie potrzeb materiałowych, bilansowanie dostępnych zasobów (ludzkich, wytwórczych, transportowych, magazynowych i finansowych). Najbardziej wyrafinowane systemy wspomagają także podejmowanie operacyjnych decyzji w transporcie i magazynowaniu. Jednak cechą charakterystyczną ZSI jest to, że wszystkie te aplikacje korzystają z tej samej bazy danych wspólnej dla całego przedsiębiorstwa. Dobrze działający ZSI czuwając nad całością prac wykonywanych w przedsiębiorstwie, jest w stanie dostarczyć cennych informacji dla wszystkich szczebli zarządzania w firmie. Odpowiednio obrobione dane będą podstawą do podejmowania przez zarząd decyzji strategicznych i zaplanowania polityki długofalowej. Dane pochodzące z tej samej bazy danych będą służyć również do podejmowania decyzji krótkookresowych , operacyjnych oraz do dokonywania bieżącej kontroli funkcjonowania firmy.
Dane zbierane przez system informatyczny i poddane skomplikowanym algorytmom dają podstawę do wspomagania zarządzania logistyką współczesnych przedsiębiorstw.
Dobrze funkcjonujący ZSI powinien w efekcie swojego działania doprowadzić do wielu pozytywnych zmian w każdej firmie. Celem zastosowania tego systemu jest obniżenie kosztów działania przedsiębiorstwa.
Zintegrowane systemy informatyczne zapewniają:
- bezpośrednią łączność z systemem Klienta,
- szybką i prostą procedurę rezerwacji zleceń,
- szybkość i niezawodność przekazywania informacji,
- optymalizację gospodarki magazynowej,
- sprawne raportowanie na temat przebiegu współpracy,
- zintegrowanie systemu księgowego z pozostałymi systemami.
Pozytywy z zastosowania ZSI są szeroko przedstawiane we wszystkich sferach, lecz istnieją pewne przeszkody wdrażania tego rodzaju oprogramowania. Jedną z ważniejszych przyczyn jest obawa firm przed dokonaniem niezbędnych zmian w ich funkcjonowaniu, które często mają rewolucyjny charakter. Wraz z wprowadzeniem ZSI musi ulec zmianie organizacja pracy. Wprowadzenie nowych procedur wymaga uzupełnienia wiedzy informatycznej i ekonomicznej przez personel. Obawy występują również o to, że specyfika działania przedsiębiorstwa nie zostanie w pełni objęta programami oferowanymi przez firmy informatyczne.
Jednak główną przyczyną nie wprowadzenia ZSI w przedsiębiorstwie jest wysoki koszt tego oprogramowania. Z kosztem tym wiąże się nie tylko zakup licencji na specjalistyczny program, ale również budowa właściwej platformy sprzętowej, a także nakłady związane z niezbędnymi modyfikacjami programu i wielomiesięcznym jego wdrożeniem przez firmę konsultingową.
Tabela 2 Wykorzystywanie rozwiązań teleinformatycznych i systemów wspomagania procesów w firmach logistycznych
| Usługa | Udział procentowy
(stan na 2001 rok) |
| Poczta elektroniczna | 94% |
| Internet | 92% |
| Samodzielny system IT księgowy i/lub kadrowy | 80% |
| Dzierżawione łącza telekomunikacyjne | 74% |
| Samodzielny system IT zarządzania finansowego | 58% |
| Samodzielny system IT magazynowy | 58% |
| Intranet | 38% |
| Samodzielny system IT zarządzania środkami transportu | 36% |
| System dużej bazy danych lub hurtownia danych | 34% |
| Inny samodzielny system IT | 26% |
| System CMR wspomagający kontakt z klientami | 18% |
| Zintegrowany system klasy MRP II/ERP | 12% |
Źródło: Logistyka XXI wieku –efektywność zarządzania procesami . www.logistykafirm.com
Jak wynika z badań podstawowe rozwiązania informatyczne wykorzystywane w firmach logistycznych to: wszechobecna poczta elektroniczna, Internet i system IT obsługujący kadry i płace. Jest to zestaw minimalny, który obsługuje każdego pracownika ułatwiając mu kontakty wewnętrzne i zewnętrzne (e-mail), zdobywanie informacji (Internet) oraz szybki dostęp do danych o swojej sytuacji pracowniczej. O szczebel wyżej znajdują się systemy zbliżające firmę do efektywnego zarządzania procesami finansowym, magazynowymi i transportowymi. Prawdziwa elitę przedsiębiorstw stanowią te, które dysponują hurtowniami danych oraz wysoce zintegrowanymi systemami wspomagającymi zarządzanie klasy MRP II/ERP.
—
[1] Jagiełło Tomasz, Informatyka w logistyce, Spedycja Transport Logistyka, Nr. 11/2002, str.36
[2] Majewski Jerzy, Informatyka dla logistyki, Poznań 2002, str. 20
[3] Ibidem, str.20
[4] Ibidem, str.17