Punkt składania zamówień

Do wyznaczenia momentu składania zamówienia możemy posłużyć się dwoma modelami. Są to: [1]

1. model poziomu zapasów wyznaczający moment zamawiania,
2. model stałego cyklu zamawiania.

W pierwszym modelu należy wyróżnić dwie podstawowe normy sterowania: [2]

1. poziom zapasu alarmowego A , informujący o konieczności niezwłocznego opracowania zamówienia i przekazania go dostawcy,
2. wielkość zamawianej partii Q.

Jest to tak zwany model “dwuskrzynkowy” (ang. two-bin-system). Polega on na tym, że towar składowany jest w dwóch miejscach ( “skrzynkach”). W jednym miejscu przechowuje się zapasy w ilości odpowiadającej poziomowi wyznaczającemu moment zamawiania (tak zwany poziom A), zaś w drugim pozostałą część. Wydawanie materiałów z magazynu następuje z drugiego miejsca składowania. W momencie, kiedy druga  “skrzynka” zostanie opróżniona i rozpoczęta zostanie pierwsza, jest to znak, że należy złożyć zamówienie, ponieważ zapas osiągnął poziom A. Do czasu, kiedy nadejdzie nowa dostawa poziom zapasu alarmowego może obniżyć się do zera, a w efekcie może doprowadzić do zastojów produkcji. Z tego też powodu nie należy lekceważyć tych sygnałów i już w momencie, kiedy poziom zapasów spadnie poniżej poziomu A (bezpieczeństwa) należy niezwłocznie zamówić materiały, ponieważ nie można wykluczyć np. nieterminowości dostawy. Dwuskrzynkowy model przedstawia rysunek poniżej.

Z momentem zamawiania wiąże się ilość zamawiania, czyli optymalna wielkość, która przy minimalnych kosztach jej utrzymania zapewnia ciągłość produkcji.

Rys. 1. Wyznaczanie momentu zamawiania

Źródło: Cz. Skowronek, Z. Sarjusz- Wolski,op. cit., s. 177.

Model stałego cyklu zamawiania wyznaczają normy: [3]

1. poziom zapasu maksymalnego S,
2. cykl zamawiania R.

Poziom S uwzględnia zaspokojenie przewidywanego popytu w okresie na który składa się suma cyklu zamawiania i średniego cyklu realizacji zamówień, a także obejmuje zapas bezpieczeństwa na wypadek dodatnich odchyleń od prognoz popytu.

Do ustalenia optymalnego cyklu zamówienia R wykorzystuje się wielkość optymalnej partii dostawy Q _opt oraz prognozę rocznego zapotrzebowania. W modelu tym wielkości partii dostawy są zmienne i wynikają z różnicy między normą maksymalnego poziomu S, a faktycznym zapasem w magazynie w dniu zamawiania. Inaczej można powiedzieć, że zamawiamy taką ilość, która jest uzupełnieniem posiadanego zapasu do poziomu maksymalnego S.

Rys. 2. Model stałego cyklu zamawiania

Źródło: W. Radzikowski, Z. Sarjusz-Wolski, op.cit., s.128.

Różnica pomiędzy tymi dwoma modelami sterowania zapasami polega na tym, iż w pierwszym cykl zamawiania jest zmienny, a zamawiana ilość stała (w dłuższym okresie). W drugim zaś jest przeciwnie – występuje stały cykl zamawiania, a zmienna wielkość dostawy.

Wybór określonego modelu uzależniony jest przede wszystkim od charakteru zapasów, wielkości i regularności zużycia, częstotliwości dostaw oraz możliwości bieżącego kontrolowania stanu magazynowego. Nie w każdym przedsiębiorstwie można bowiem stosować takie same zasady zarządzania zapasami. Inaczej będzie wyglądało sterowanie zapasami materiałów wykorzystywanych codziennie w procesie produkcyjnym, a inaczej materiałów zużywanych sporadycznie lub charakteryzujących się nieregularnym popytem.

W przypadku modelu poziomu zapasów podstawowe znaczenie ma prawidłowe określenie punktu składania zamówienia. Punkt ten powinien być ustalony w taki sposób, aby ilość materiałów znajdujących się w magazynie w momencie złożenia zamówienia wystarczyła do czasu nadejścia kolejnej dostawy. Oznacza to, że przy ustalaniu poziomu alarmowego należy uwzględnić zarówno wielkość przeciętnego zużycia, jak i czas realizacji zamówienia.

Jeżeli przykładowo przedsiębiorstwo zużywa przeciętnie 100 sztuk określonego materiału dziennie, natomiast czas realizacji dostawy wynosi 5 dni, to w najprostszym przypadku zamówienie powinno zostać złożone w momencie, kiedy stan zapasu osiągnie 500 sztuk. Taka ilość powinna wystarczyć na okres oczekiwania na kolejną dostawę. W rzeczywistości sytuacja nie zawsze jest jednak tak prosta. Dzienne zużycie może bowiem wzrosnąć, natomiast dostawca może zrealizować zamówienie z opóźnieniem. Z tego względu przedsiębiorstwa utrzymują dodatkowo zapas bezpieczeństwa.

Jeżeli do podanego przykładu przyjmiemy zapas bezpieczeństwa wynoszący 200 sztuk, punkt ponownego zamówienia nie będzie wynosił już 500, lecz 700 sztuk. Po osiągnięciu tego poziomu przedsiębiorstwo powinno złożyć kolejne zamówienie. Pozostałe 700 sztuk ma wówczas zapewnić możliwość normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa do czasu otrzymania dostawy, nawet jeżeli wystąpią pewne zakłócenia.

Można więc przyjąć, że w najprostszej postaci punkt ponownego zamówienia wynika z przewidywanego zapotrzebowania w czasie realizacji dostawy oraz utrzymywanego zapasu bezpieczeństwa. Wielkość zapasu bezpieczeństwa zależy natomiast od stopnia niepewności występującego zarówno po stronie zużycia materiałów, jak i po stronie dostaw.

Im bardziej nieregularne jest zapotrzebowanie, tym trudniej jest dokładnie określić moment złożenia kolejnego zamówienia. Podobnie jest w przypadku dostawców, którzy nie zawsze realizują zamówienia w ustalonym terminie. W takich warunkach zbyt niski poziom zapasu bezpieczeństwa zwiększa ryzyko wystąpienia niedoboru materiałów. Z drugiej strony utrzymywanie zbyt wysokiego zapasu powoduje wzrost kosztów magazynowania oraz zamrożenie środków finansowych przedsiębiorstwa.

Ustalenie punktu zamawiania wymaga więc znalezienia pewnej równowagi pomiędzy kosztami utrzymania zapasu a ryzykiem jego wyczerpania. Przedsiębiorstwo powinno dążyć do tego, aby zapasy były na tyle wysokie, żeby zapewniały ciągłość prowadzonej działalności, lecz równocześnie nie powinny przekraczać poziomu uzasadnionego ekonomicznie.

Istotne znaczenie ma również czas realizacji zamówienia. Obejmuje on okres od momentu zgłoszenia zapotrzebowania do chwili, kiedy zamówiony materiał może zostać faktycznie wykorzystany. Nie zawsze jest to wyłącznie czas transportu. W praktyce może obejmować także przygotowanie zamówienia, jego zatwierdzenie, przekazanie dostawcy, przygotowanie towaru przez dostawcę, transport, przyjęcie dostawy do magazynu oraz kontrolę ilościową i jakościową.

Jeżeli poszczególne etapy realizacji zamówienia trwają długo, punkt składania zamówień musi być odpowiednio wyższy. W przeciwnym przypadku istnieje możliwość, że zapasy wyczerpią się jeszcze przed nadejściem nowej dostawy. Z tego powodu skrócenie czasu realizacji dostawy pozwala przedsiębiorstwu zmniejszyć wielkość utrzymywanych zapasów.

Nie bez znaczenia pozostaje także niezawodność dostawcy. Jeżeli dostawca realizuje zamówienia regularnie, a czas dostawy jest przewidywalny, przedsiębiorstwo może ograniczyć poziom zapasu bezpieczeństwa. W przypadku częstych opóźnień lub zmian terminu dostawy konieczne może być natomiast zwiększenie zapasu zabezpieczającego. Można zatem powiedzieć, że jakość współpracy z dostawcami wpływa bezpośrednio na wielkość zapasów utrzymywanych przez przedsiębiorstwo.

Model poziomu zapasów wymaga stałego lub przynajmniej bardzo częstego kontrolowania ilości materiałów znajdujących się w magazynie. Przedsiębiorstwo musi bowiem wiedzieć, kiedy zapas osiągnie ustalony wcześniej poziom A. W tradycyjnych rozwiązaniach kontrola taka mogła wymagać ręcznego sprawdzania stanów magazynowych. Współcześnie zadanie to jest najczęściej realizowane przez systemy informatyczne rejestrujące każde przyjęcie i wydanie materiału.

Dzięki temu po osiągnięciu określonego poziomu zapasu system może automatycznie poinformować pracownika odpowiedzialnego za zaopatrzenie o konieczności przygotowania zamówienia. W niektórych przypadkach możliwe jest także automatyczne wygenerowanie propozycji zamówienia na określoną wcześniej ilość Q. Nie zmienia to jednak samej zasady działania modelu, ponieważ decyzja o zamówieniu nadal wynika z osiągnięcia przez zapas ustalonego poziomu.

Inaczej wygląda kontrola zapasów w modelu stałego cyklu zamawiania. W tym przypadku stan magazynu sprawdzany jest w określonych odstępach czasu, na przykład co tydzień, co dwa tygodnie lub raz w miesiącu. Zamówienia są więc składane w ustalonych terminach, niezależnie od tego, czy zapas osiągnął wcześniej określony poziom.

W dniu składania zamówienia przedsiębiorstwo ustala aktualny stan zapasów i oblicza ilość potrzebną do ich uzupełnienia do maksymalnego poziomu S. Jeżeli na przykład maksymalny poziom zapasu wynosi 2000 sztuk, a w dniu kontroli w magazynie znajduje się 800 sztuk, przedsiębiorstwo zamawia 1200 sztuk. Jeżeli natomiast stan magazynu wynosi 1500 sztuk, zamówienie będzie obejmowało jedynie 500 sztuk.

Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim możliwość łatwego planowania terminów składania zamówień. Ma to znaczenie zwłaszcza w przedsiębiorstwach korzystających regularnie z usług tych samych dostawców. Zamówienia mogą być wtedy grupowane, a dostawy realizowane według wcześniej ustalonego harmonogramu. Może to ułatwiać organizację transportu oraz ograniczać koszty związane z obsługą dużej liczby niewielkich dostaw.

Model stałego cyklu zamawiania posiada jednak także pewne ograniczenia. Ponieważ zapas nie jest kontrolowany pod kątem momentu osiągnięcia określonego poziomu pomiędzy kolejnymi terminami zamówień, może pojawić się ryzyko jego wcześniejszego wyczerpania. Zjawisko takie może wystąpić szczególnie w sytuacji nagłego wzrostu zapotrzebowania. Z tego względu poziom maksymalny S powinien uwzględniać nie tylko przewidywane zużycie w czasie realizacji dostawy, ale także zapotrzebowanie występujące do momentu kolejnego przeglądu zapasów.

Im dłuższy jest cykl zamawiania R, tym większy poziom zapasu trzeba z reguły utrzymywać. Jeżeli przedsiębiorstwo sprawdza zapasy tylko raz w miesiącu, musi zabezpieczyć się przed możliwością znacznego zużycia materiałów w okresie pomiędzy kolejnymi zamówieniami. Przy częstszym składaniu zamówień wielkość potrzebnego zapasu może być mniejsza.

Przy wyborze systemu sterowania zapasami należy także uwzględnić wartość poszczególnych materiałów. W odniesieniu do materiałów drogich przedsiębiorstwo może być zainteresowane dokładniejszą kontrolą ich stanu i częstszym monitorowaniem poziomu zapasów. Pozwala to ograniczać wartość kapitału zamrożonego w magazynie. W przypadku materiałów o niewielkiej wartości bardziej uzasadnione może być stosowanie prostszych metod zamawiania, ponieważ koszty szczegółowej kontroli mogłyby być nieproporcjonalne do uzyskiwanych korzyści.

W praktyce przedsiębiorstwa nie muszą również stosować wyłącznie jednego modelu w odniesieniu do wszystkich posiadanych zapasów. Poszczególne grupy materiałów mogą być zarządzane w różny sposób. Dla materiałów o dużym znaczeniu dla procesu produkcyjnego można stosować model poziomu zapasów i prowadzić stałą kontrolę ich ilości, natomiast w przypadku materiałów pomocniczych możliwe jest zastosowanie modelu stałego cyklu zamawiania.

Prawidłowe określenie punktu składania zamówień ma szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach produkcyjnych, ponieważ brak nawet jednego materiału lub elementu może uniemożliwić wykonanie gotowego produktu. Niedobór niewielkiej części może więc spowodować zatrzymanie całego procesu produkcyjnego. Koszt takiego przestoju może być znacznie wyższy niż koszt utrzymywania dodatkowego zapasu bezpieczeństwa.

Podobne znaczenie punkt składania zamówień ma w przedsiębiorstwach handlowych. Brak towaru w magazynie oznacza w tym przypadku brak możliwości realizacji zamówienia klienta. Jeżeli sytuacja taka powtarza się często, klient może zdecydować się na zakup u konkurencji. Właściwe sterowanie zapasami ma więc wpływ nie tylko na koszty działalności przedsiębiorstwa, ale również na poziom obsługi klientów.

Z drugiej strony nadmierne zapasy również nie są zjawiskiem korzystnym. Powodują konieczność wykorzystania większej powierzchni magazynowej, zwiększają koszty przechowywania, ubezpieczenia i obsługi magazynu. W przypadku niektórych produktów występuje ponadto ryzyko utraty wartości, uszkodzenia, przeterminowania lub technologicznego starzenia się zapasu. Dlatego dążenie do jak największego poziomu zapasów w celu uniknięcia braków nie jest rozwiązaniem ekonomicznie uzasadnionym.

Punkt składania zamówień powinien być zatem ustalany z uwzględnieniem rzeczywistych warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa. Konieczna jest analiza wielkości zużycia, terminowości dostaw, długości cyklu realizacji zamówienia, kosztów magazynowania oraz konsekwencji ewentualnego braku zapasu. Parametry A, Q, S oraz R nie powinny być traktowane jako wielkości ustalone raz na zawsze. Zmiany popytu, warunków dostaw czy kosztów mogą powodować konieczność ich ponownego określenia.

Systematyczna analiza poziomu zapasów umożliwia dostosowanie momentu oraz wielkości zamówień do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. W ten sposób można jednocześnie zmniejszać ryzyko powstawania braków materiałowych oraz ograniczać koszty wynikające z utrzymywania nadmiernych zapasów. Odpowiednio wyznaczony punkt składania zamówień jest więc jednym z podstawowych elementów racjonalnego zarządzania zapasami i wpływa bezpośrednio na sprawność procesów zaopatrzenia, produkcji oraz sprzedaży.

[1] W. Radzzikowski, Z. Sarjusz-Wolski, Metody optymalizacji decyzji logistycznych, TSZ, Toruń, 1994, s. 125.

[2] Cz. Skowronek, Z. Sarjusz-Wolski, op. cit., s. 176.

[3] Ibidem, s. 179.