System ewidencji, kalkulacji i rozliczania kosztów infrastruktury kolejowej w Polsce powinien być opracowany według zasad stosowanych w Unii Europejskiej. Określone to zostało w Dyrektywie nr 91/440/WE z dnia 27 lipca 1991 r. o rozwoju kolei Wspólnoty i Dyrektywie nr 95/19/WE z dnia 19 czerwca 1995 r. o alokacji zdolności infrastruktury kolejowej i pobieraniu opłat za infrastrukturę.
Dyrektywa nr 91/440/WE określa niezbędne środki jakie powinny podjąć państwa członkowskie dla funkcjonowania przedsiębiorstw kolejowych. Dyrektywa ta nakłada na koleje członkowskie UE obowiązek wprowadzenia rozdzielenia kosztów związanych z infrastrukturą od kosztów działalności eksploatacyjnej (obligatoryjnie w zakresie rachunkowości i dowolnie
w zakresie organizacji). Przewidziany jest obowiązek osobnego prowadzenia rachunków dla działalności związanej z zarządzaniem infrastrukturą kolejową i odnoszących się do świadczenia usług transportowych. System ten ma przeciwdziałać przepływowi pomocy państwa między tymi dwiema sferami działalności. Państwo zapewnia rozwój i modernizację narodowej infrastruktury kolejowej a przedsiębiorstwa kolejowe korzystające z niej wnoszą odpowiednie opłaty za jej użytkowanie. Istotne jest zatem ustalenie metod i narzędzi określających koszty infrastruktury transportu kolejowego.
Dyrektywa nr 91/440/WE w art. 3 określa, iż przez infrastrukturę kolejową rozumie się całość elementów traktowanych w załączniku I część 3 A Rozporządzenia nr 2598/70 Komisji EWG z dnia 18 grudnia 1970 r. odnoszących się do ustalania zawartości różnych pozycji schematów księgowości załącznika I Rozporządzenia nr 1108/70 z dnia 4 czerwca 1970 r. w sprawie środków trwałych zaliczanych do infrastruktury. W związku ze zmianami w technice kolejowej jakie nastąpiły od chwili powstania wyżej wymienionych zarządzeń w 1993 r. w ramach prac grupy roboczej Międzynarodowego Związku Kolei (UIC) do spraw infrastruktury zweryfikowano zakres kosztów infrastruktury oraz uzgodniono elementy kosztów, które powinny być uwzględnione przy ustalaniu opłat a użytkowanie infrastruktury.
Dla prawidłowego wdrożenia postanowień zawartych w Dyrektywie 91/440/WE Rada przyjęła dwie komplementarne Dyrektywy:
- Dyrektywa nr 95/18/WE z dnia 19 czerwca 1995 r. o koncesjonowaniu przedsiębiorstw kolejowych,
- Dyrektywa nr 95/19/WE z dnia 19 czerwca 1995 r. w sprawie przyznawania dostępu do infrastruktury kolejowej i pobieraniu opłat za dostęp do infrastruktury.
W pracach nad zadaniem dotyczącym metod kalkulacji i metod określania kosztów infrastruktury transportu kolejowego wg zasad określonych w UE szczególnie ważną, z wyżej wymienionych, jest Dyrektywa nr 95/19/WE. Zostały w niej określone zasady i procedury związane z przydzieleniem zdolności przepustowej infrastruktury kolejowej i pobieraniem opłat za korzystanie z tej infrastruktury. Dyrektywa ta definiuje dostęp do infrastruktury, a także określa organy dokonujące przydziału oraz kroki jakie może podjąć państwo członkowskie dla zapewnienia priorytetu w przydziale dostępu do infrastruktury. Dyrektywa nr 95/19/WE określa zasady prowadzenia rachunku kosztów. Rachunkowość prowadzona przez zarządzającego infrastrukturą powinna zbilansować na normalnych zasadach handlowych w określonym przedziale czasu dochód z opłat za infrastrukturę plus udział państwa (dotacje) z jednej strony i wydatki na infrastrukturę z drugiej strony. Opłaty mają być wnoszone do zarządzającego infrastrukturą a ich poziom powinien być określony w zależności od rodzaju usług, czasu, sytuacji na rynku i jakości infrastruktury.
Powyższe Dyrektywy powinny być uwzględniane w pracach nad metodą kalkulacji i systemem określania kosztów infrastruktury kolejowej w Polsce w celu dostosowania do realiów gospodarki rynkowej i integracji z UE.
W ciągu ostatnich trzydziestu lat Rada i Komisja Wspólnot Europejskich zatwierdziła, biorąc pod uwagę postanowienia Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Gospodarczą i postępujący proces integracji, szereg aktów prawnych związanych z infrastrukturą transportu kolejowego. Najważniejsze z nich to:
- Rozporządzenie (EWG) nr 1192/69 Rady z dnia 26 czerwca 1969 r.
o wspólnych regułach dla normalizacji kont przedsiębiorstw kolejowych - Rozporządzenie (EWG) nr 1108/70 Rady z dnia 4 czerwca 1970 r. wprowadzające system księgowy dla wydatków na infrastrukturę
w transporcie kolejowym, drogowym i w żegludze śródlądowej. - Rozporządzenie (EWG) nr 2598/70 Komisji z 18 grudnia 1970 r. precyzujące pozycje, które mają być włączone w różnych rubrykach w formularzach zestawień rachunkowych, przedstawionych w Aneksie i do Rozporządzeń Rady (EWG) nr 1108/70 z 4 czerwca 1970 r.
- Rozporządzenie EWG nr 2116/78 Komisji z dnia 7 września 1978 r. dotyczące zmiany Rozporządzenia EWG nr 2598/70 precyzującego pozycje, które mają być włączone w różnych rubrykach formularzy zestawień rachunkowych, przedstawionych w Aneksie i do Rozporządzenia Rady EWG nr 1108/70
z 4 czerwca 1970 r. - Rozporządzenie EWG nr 2183/78 Rady z dnia 19 września 1978 r. dotyczące wytyczenia jednolitych zasad rachunku kosztów przedsiębiorstw kolejowych.
- Rozporządzenie (EWG) nr 1384/79 Rady z dnia 25 czerwca 1979 r.
o zmianie Rozporządzenia (EWG) nr 1108/70 wprowadzające system księgowy dla wydatków na infrastrukturę w transporcie kolejowym, drogowym i żegludze śródlądowej. - Rozporządzenie (EWG) nr 3021/81 Rady z dnia 19 października 1981 r.
o adaptacji, w skutek przystąpienia Grecji, Rozporządzenia (EWG) nr 1108/70 wprowadzające system księgowy dla wydatków na infrastrukturę
w transporcie kolejowym, drogowym i żegludze śródlądowej. - Rozporządzenie (EWG) nr 1889/84 Rady z dnia 26 czerwca 1984 r. dotyczące interesu wspólnotowego leżącego w odpowiednich krokach w dziedzinie infrastruktury transportowej.
- Rozporządzenie (EWG) nr 3620/84 Rady z dnia 19 grudzień 1984 r.
o szczególnych akcjach w dziedzinie infrastruktury transportowej. - Rozporządzenie (EWG) nr 1738 Rady z dnia 25 czerwca 1993r. dotyczące przeprowadzenia programu w dziedzinie infrastruktury transportowej ze względu na zakończenie integrującego się rynku transportowego.
Wśród tych 10 Rozporządzeń podstawową rolę w tym opracowaniu odgrywają Rozporządzenia nr 1108/70 i nr 2598/70, gdyż to one określają ogólne zasady systemu księgowego kosztów infrastruktury w transporcie kolejowym i tym samym wykaz urządzeń zaliczanych do infrastruktury. Zgodnie z nimi w grupie roboczej UIC – 3F ds. infrastruktury w 1992 r. zweryfikowano i uściślono definicję z 1990 r. Ostatecznie sformułowana określa, iż infrastruktura kolejowa obejmuje tory główne, tory pomocnicze (dodatkowe), tory z urządzeniami do rozrządu oraz tereny, na których znajdują się elementy infrastruktury, z wyjątkiem prywatnych bocznic i torów usytuowanych w warsztatach naprawczych taboru, lokomotywowniach i zajezdniach pojazdów trakcyjnych.