Na podstawie zaprezentowanych powyżej definicji logistyki oraz jej tendencji rozwojowych można uzyskać całościowy i adekwatny obraz nowoczesnej koncepcji logistyki. W tym celu należy wskazać na kilka jej właściwości i założeń stanowiących o istocie i walorach nowoczesnej koncepcji logistyki. Te właściwości i założenia mówią, że: [1]
- logistyka jest koncepcją planowania, sterowania, organizowania i kontrolowania fizycznego obiegu towarów i jego informacyjnych uwarunkowań, wymagającą systemowego ujścia,
- przepływy towarowe i informacyjne tworzą system, który może rozciągnąć się na różne ogniwa, fazy, podsystemy,
- koncepcja logistyki jest osadzona na współzależnych, ścisłych związkach w obrębie funkcjonalnych, strukturalnych i instytucjonalnych aspektów procesu fizycznego obiegu towarów,
- integracja realnych komponentów logistyki (transport, magazynowanie, kształtowanie zapasów, planowanie, czynności obsługi klientów itp.) znajduje odbicie w tworzeniu zintegrowanych systemów organizacyjnych informacyjno – regulacyjnych zapewniających i stymulujących realizację pożądanych celów,
- logistyka stanowi orientację efektywnościową w ujęciu systemowym, opierającą się na kompleksowej analizie oraz kształtowaniu poziomu i struktury kosztów, a w której centralną rolę odgrywa odpowiedni poziom i jakość świadczonych usług (szybkość i terminowość realizacji zamówień, jakość i niezawodność dostaw itp.)
- logistyka stanowi źródło odkrywania oraz kształtowania nowych potencjałów i zdolności kreowania i korzyści zapewniających długotrwały wzrost efektywności przedsiębiorstwa,
- koncepcja logistyczna jest osadzona na realiach rynku, tzn., że bazą i przesłanką logistyki powinno być podejście zorientowane na wymagania rynku oraz możliwości wszystkich (operatywnych i strategicznych ) działań oraz decyzji i rozwiązań w sferze jego kształtowania i rozwoju,
- logistyka stanowi “potencjał” i instrument strategiczny marketingu wspomagający w sposób długofalowy przedsięwzięcia komponenty strategii rynkowej przedsiębiorstwa determinując jej skuteczność,
- zintegrowane struktury logistyczne mają charakter dynamiczny, co zwiększa zdolność dostosowania się przedsiębiorstw do zmian na rynku oraz zmian w zakresie ekonomicznych, technicznych i organizacyjnych warunków gospodarowania,
- aktywny i integracyjny aspekt logistyki przejawia się w jej funkcji koordynacyjnej, przenikającej podstawowe klasyczne sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa i cały proces gospodarowania,
- logistyka jest zorientowana na wykorzystanie zależności i efektów synergicznych.
Systemowe ujęcie logistyki
Jednym z podstawowych założeń logistyki jest traktowanie procesów przepływu jako systemu wzajemnie powiązanych elementów. Oznacza to, że poszczególne działania, takie jak transport, magazynowanie, utrzymywanie zapasów, obsługa zamówień czy przepływ informacji, nie powinny być analizowane w oderwaniu od siebie.
Decyzja podjęta w jednym obszarze może bowiem wpływać na funkcjonowanie innych części systemu. Przykładowo ograniczenie liczby magazynów może prowadzić do zmniejszenia kosztów utrzymania infrastruktury i zapasów, ale jednocześnie może powodować wydłużenie odległości transportowych oraz wzrost kosztów dostaw do klientów.
Podobnie zwiększenie częstotliwości dostaw może zmniejszyć poziom zapasów, lecz jednocześnie podwyższyć koszty transportu i obsługi zamówień. Z tego względu ocena decyzji logistycznych powinna uwzględniać ich wpływ na cały system.
Podejście systemowe wymaga więc odejścia od optymalizacji pojedynczych czynności na rzecz poszukiwania rozwiązania korzystnego dla całego przedsiębiorstwa. Najniższy koszt jednego elementu nie musi oznaczać najniższych kosztów całkowitych.
Integracja przepływów materialnych i informacyjnych
Istotną cechą nowoczesnej logistyki jest również integracja przepływu dóbr z przepływem informacji. Fizyczne przemieszczanie materiałów i produktów nie może być realizowane prawidłowo bez odpowiednich danych dotyczących zapotrzebowania, stanów magazynowych, terminów dostaw czy możliwości produkcyjnych.
Informacja poprzedza wiele działań logistycznych. Zamówienie złożone przez klienta uruchamia proces przygotowania towaru, jego kompletowania, pakowania i wysyłki. Informacja o spadku stanu magazynowego może natomiast powodować konieczność złożenia zamówienia u dostawcy.
Przepływ informacji towarzyszy również realizacji procesu. Pozwala śledzić status zamówienia, położenie przesyłki czy przebieg dostawy. Po zakończeniu procesu informacje są wykorzystywane do rozliczeń, kontroli oraz oceny jakości realizacji.
Współzależność przepływów materialnych i informacyjnych powoduje, że jakość informacji bezpośrednio wpływa na sprawność logistyki. Dane powinny być aktualne, dokładne i dostępne w odpowiednim czasie.
Błędna informacja o stanie magazynu może spowodować przyjęcie zamówienia, którego przedsiębiorstwo nie będzie w stanie zrealizować. Nieaktualne dane o zapotrzebowaniu mogą prowadzić natomiast do nadmiernych zapasów albo braków materiałowych.
Integracja funkcji przedsiębiorstwa
Logistyka ma także charakter integracyjny wewnątrz samego przedsiębiorstwa. Przenika bowiem wiele tradycyjnych obszarów działalności, takich jak zaopatrzenie, produkcja, sprzedaż, transport, magazynowanie czy finanse.
Poszczególne działy przedsiębiorstwa mogą posiadać różne cele. Dział zakupów może dążyć do uzyskania niższych cen poprzez zamawianie większych partii materiałów, natomiast dział finansowy może być zainteresowany ograniczeniem wartości zapasów i kapitału w nich zamrożonego.
Dział produkcji może preferować długie serie produkcyjne, ponieważ ograniczają one liczbę przezbrojeń maszyn. Z punktu widzenia magazynu i sprzedaży duże partie mogą jednak prowadzić do wzrostu zapasów wyrobów gotowych.
Rola logistyki polega między innymi na koordynowaniu takich działań w sposób umożliwiający osiąganie celów całego przedsiębiorstwa. Konieczne jest więc uwzględnianie skutków decyzji nie tylko dla jednego działu, ale również dla pozostałych obszarów działalności.
Orientacja na klienta
Jedną z najważniejszych właściwości logistyki jest orientacja na potrzeby odbiorcy. Sprawność systemu logistycznego powinna być oceniana nie tylko na podstawie wysokości kosztów, ale również poziomu obsługi klienta.
Odbiorca oczekuje przede wszystkim, że właściwy produkt zostanie dostarczony w odpowiedniej ilości i jakości, w uzgodnione miejsce oraz w określonym terminie. Znaczenie ma także niezawodność dostawy oraz możliwość uzyskania informacji o realizowanym zamówieniu.
Z punktu widzenia klienta opóźniona dostawa może oznaczać problem niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo osiągnęło przy jej organizacji niskie koszty transportu. Podobnie brak produktu w magazynie może prowadzić do utraty sprzedaży, nawet jeżeli niski poziom zapasów był korzystny z punktu widzenia kosztów ich utrzymania.
Właściwa polityka logistyczna powinna więc uwzględniać zarówno efektywność kosztową, jak i wymagania rynku.
Koszty a poziom obsługi
Jednym z podstawowych problemów logistyki jest znalezienie właściwej relacji pomiędzy poziomem kosztów a jakością obsługi klienta.
Bardzo wysoki poziom obsługi może wymagać utrzymywania dużych zapasów, rozbudowanej sieci magazynów oraz wykorzystywania szybkich środków transportu. Wszystko to powoduje wzrost kosztów.
Z drugiej strony nadmierne ograniczanie kosztów może prowadzić do pogorszenia dostępności produktów, wydłużenia czasu dostawy i zwiększenia liczby opóźnień.
Nie chodzi więc o osiągnięcie najniższych kosztów bez względu na skutki. Celem jest uzyskanie takiej kombinacji kosztów i poziomu obsługi, która będzie najbardziej korzystna dla przedsiębiorstwa.
W praktyce oznacza to konieczność analizowania oczekiwań klientów oraz określania, jakie elementy obsługi mają dla nich największe znaczenie. W jednej branży kluczowy może być bardzo krótki czas dostawy, w innej większe znaczenie będzie miała regularność i niezawodność.
Efektywność procesów logistycznych
Logistyka jest silnie zorientowana na efektywność. Oznacza to dążenie do racjonalnego wykorzystywania zasobów przy jednoczesnym zachowaniu wymaganej sprawności przepływów.
Efektywność może być osiągana poprzez skracanie czasu realizacji zamówień, ograniczanie zbędnych przemieszczeń, lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej, poprawę wykorzystania środków transportu czy zmniejszenie nadmiernych zapasów.
Znaczenie ma również ograniczanie błędów. Nieprawidłowo skompletowane zamówienie, wysłanie niewłaściwego produktu albo dostawa do błędnego miejsca powodują dodatkowe koszty i pogarszają poziom obsługi.
Poprawa efektywności nie zawsze wymaga więc zmniejszenia kosztów poprzez ograniczanie zasobów. Często większe znaczenie ma lepsza organizacja istniejących procesów.
Logistyka jako źródło przewagi konkurencyjnej
Sprawnie funkcjonujący system logistyczny może stanowić istotne źródło przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
Jeżeli przedsiębiorstwo potrafi realizować zamówienia szybciej, dokładniej i bardziej niezawodnie niż konkurenci, może zwiększać atrakcyjność swojej oferty nawet wtedy, gdy sam produkt nie różni się znacząco od produktów innych firm.
Przewaga może wynikać również z niższych kosztów. Lepsza organizacja transportu, magazynowania i zapasów może pozwolić przedsiębiorstwu ograniczyć wydatki, a tym samym zwiększyć rentowność albo zaoferować bardziej konkurencyjne ceny.
Logistyka może więc oddziaływać zarówno na stronę kosztową, jak i na poziom obsługi klienta.
W wielu branżach szybkość i niezawodność dostaw stały się jednym z podstawowych kryteriów wyboru dostawcy. Oznacza to, że logistyka nie pełni już wyłącznie funkcji pomocniczej wobec produkcji czy sprzedaży, ale może bezpośrednio wpływać na pozycję przedsiębiorstwa na rynku.
Powiązanie logistyki z marketingiem
Współpraca logistyki z marketingiem wynika przede wszystkim ze wspólnej orientacji na klienta. Marketing określa potrzeby rynku oraz kształtuje ofertę przedsiębiorstwa, natomiast logistyka odpowiada w dużej mierze za fizyczną realizację obietnic składanych odbiorcy.
Jeżeli przedsiębiorstwo deklaruje szybką realizację zamówień, musi posiadać system logistyczny umożliwiający dotrzymanie takiego zobowiązania. Sama promocja nie wystarczy, jeżeli produkt nie będzie dostępny w odpowiednim miejscu i czasie.
Poziom obsługi logistycznej staje się więc elementem oferty rynkowej. Klient może brać pod uwagę nie tylko cenę i cechy produktu, ale także termin dostawy, sposób realizacji zamówienia czy łatwość zwrotu.
Logistyka wspomaga zatem działania marketingowe, tworząc warunki do ich rzeczywistej realizacji.
Elastyczność systemów logistycznych
Nowoczesne systemy logistyczne powinny charakteryzować się zdolnością do dostosowywania się do zmian zachodzących na rynku.
Popyt na produkty może ulegać wahaniom, zmieniać się mogą oczekiwania odbiorców, ceny transportu, dostępność surowców czy możliwości dostawców. Przedsiębiorstwo powinno być przygotowane do reagowania na takie zmiany.
Elastyczność może oznaczać możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wielkości dostaw, zmianę źródła zaopatrzenia, wykorzystanie innego magazynu albo zmianę sposobu transportu.
Znaczenie ma również zdolność do szybkiego reagowania na zakłócenia. Awaria środka transportu, opóźnienie dostawcy czy nagły wzrost popytu mogą wymagać podjęcia decyzji w bardzo krótkim czasie.
Im bardziej sztywny jest system logistyczny, tym trudniej reagować na takie sytuacje. Z tego względu elastyczność jest jednym z ważniejszych warunków sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa w zmiennym otoczeniu.
Koordynacyjna funkcja logistyki
Logistyka pełni również funkcję koordynacyjną. Jej zadaniem jest zapewnienie odpowiedniego współdziałania poszczególnych czynności i uczestników procesu.
Koordynacja dotyczy zarówno działań realizowanych wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i współpracy z dostawcami, przewoźnikami, pośrednikami i odbiorcami.
Przepływy muszą być odpowiednio zsynchronizowane. Dostawa materiałów powinna następować w czasie odpowiadającym potrzebom produkcji, produkcja powinna uwzględniać wielkość przewidywanej sprzedaży, natomiast dystrybucja powinna być dostosowana do terminów wymaganych przez odbiorców.
Brak koordynacji prowadzi do powstawania nadmiernych zapasów, opóźnień, przestojów oraz zbędnych kosztów.
Logistyka pozwala więc łączyć wiele działań w jeden uporządkowany proces.
Efekt synergiczny
Ważnym założeniem logistyki jest również wykorzystanie efektu synergicznego. Oznacza on sytuację, w której odpowiednie współdziałanie kilku elementów pozwala osiągnąć wynik lepszy niż suma rezultatów uzyskiwanych przez każdy z nich oddzielnie.
Przykładem może być połączenie właściwego zarządzania zapasami, sprawnej wymiany informacji i odpowiednio zorganizowanego transportu. Każdy z tych elementów oddzielnie może przynosić określone korzyści, ale dopiero ich właściwa koordynacja może pozwolić jednocześnie zmniejszyć zapasy, skrócić czas dostawy i poprawić poziom obsługi.
Efekt synergiczny może występować również we współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami. Dostawca i odbiorca, którzy wymieniają informacje o zapotrzebowaniu i planach produkcyjnych, mogą lepiej przygotowywać dostawy i ograniczać poziom zapasów.
Wykorzystanie takich zależności stanowi jeden z podstawowych celów integracji logistycznej.
Strategiczny charakter logistyki
Wraz z rozwojem nowoczesnych koncepcji zarządzania logistyka zaczęła być traktowana nie tylko jako działalność operacyjna, ale również jako element strategii przedsiębiorstwa.
Decyzje dotyczące lokalizacji magazynów, wyboru dostawców, organizacji sieci dystrybucji czy sposobu obsługi klientów mają charakter długoterminowy i mogą wpływać na pozycję przedsiębiorstwa przez wiele lat.
Niektóre z tych decyzji wymagają znacznych nakładów inwestycyjnych i są trudne do szybkiego odwrócenia. Budowa centrum logistycznego, zakup floty transportowej czy wdrożenie rozbudowanego systemu informatycznego powinny więc wynikać z długofalowych celów firmy.
Strategiczne znaczenie logistyki przejawia się również w kształtowaniu relacji z dostawcami i odbiorcami. Stabilna współpraca może pozwalać na ograniczanie zapasów, skracanie czasu dostaw i poprawę przewidywalności procesów.
Logistyka jako koncepcja dynamiczna
Logistyka nie jest koncepcją niezmienną. Rozwija się wraz ze zmianami zachodzącymi w gospodarce, technologii i zachowaniach klientów.
Rozwój systemów informatycznych umożliwia szybszą wymianę danych i dokładniejsze sterowanie przepływami. Automatyzacja magazynów pozwala zwiększać wydajność operacji, natomiast nowe rozwiązania transportowe wpływają na możliwości organizacji dostaw.
Równocześnie zmieniają się wymagania klientów. Skracanie oczekiwanego czasu realizacji zamówień, wzrost znaczenia handlu elektronicznego czy większa liczba indywidualnych dostaw powodują konieczność ciągłego dostosowywania systemów logistycznych.
Dynamiczny charakter logistyki oznacza więc potrzebę stałego analizowania procesów i wprowadzania zmian odpowiadających warunkom rynkowym.
Znaczenie nowoczesnej koncepcji logistyki
Nowoczesne podejście do logistyki opiera się przede wszystkim na integracji, koordynacji oraz systemowym spojrzeniu na przepływy dóbr i informacji.
Nie wystarcza już sprawna realizacja pojedynczych czynności. Konieczne jest takie ich powiązanie, aby cały proces prowadził do osiągania celów przedsiębiorstwa.
Logistyka powinna więc łączyć efektywność kosztową z wysoką jakością obsługi, zdolność do planowania z elastycznym reagowaniem na zmiany oraz działania operacyjne z celami strategicznymi.
Właśnie te cechy odróżniają nowoczesne podejście logistyczne od tradycyjnego traktowania transportu, magazynowania i zapasów jako odrębnych funkcji. Współczesna logistyka stanowi zintegrowaną koncepcję zarządzania przepływami, której znaczenie wykracza daleko poza sam fizyczny ruch produktów.
[1] P. Blaik, Logistyka, op. cit., s. 35-36.