Koszty związane z dostawą produktów ponoszone są w celu uzupełnienia zapasów. Potrzebne produkty mogą być pozyskiwane z zewnątrz bądź też produkowane wewnątrz firmy. Wówczas można powiedzieć, że koszty dostaw uwzględniają koszty zamawiania lub/i koszty przestawienia produkcji.
Do koszów zamawiania można zaliczyć wydatki związane ze składowaniem i realizacją zamówień u dostawców zewnętrznych i nie uwzględniające wydatków przeznaczonych na produkcję własną. Koszty te zawierają elementy zarówno stałe jak i zmienne. Koszt stały występuje przy każdorazowym składaniu i realizacji danego zamówienia. Utrzymuje się on na stałym poziomie w stosunku do liczby złożonych zamówień i spada wraz ze wzrostem ich wielkości.
Wydatki zmienne związane są z następującymi czynnościami:[1]
- przegląd składowanego zapasu,
- przygotowanie i realizacja dokumentacji związanej z zamówieniem,
- wybór dostawcy – porównanie możliwych źródeł,
- realizacja zamówionych dostaw,
- przyjmowanie odpowiedniej dokumentacji,
- sprawdzanie i przegląd dostarczonych produktów,
- przygotowanie i realizacja zapłaty.
Koszty przestawienia produkcji stanowią wydatki mogące wystąpić przy modyfikacji linii produkcyjnej w celu wytworzenia różnych serii produktów niezbędnych do odtworzenia zapasów w firmie. Wówczas stały koszt przestawienia produkcji zawiera wydatki związane z wykorzystaniem wyposażenia inwestycyjnego, koniecznego przy przestawianiu urządzeń produkcyjnych.
Z punktu widzenia logistycznych strategii firmy istotne jest rozdzielenie stałych i zmiennych składników kosztów dostaw (zamawiania lub/i przestawienia produkcji). Kalkulacja kosztów dostaw stanowi podstawę decyzji strategicznych. Powinna ona koncentrować się na ustaleniu zmiennej części tych wydatków.
Kalkulacja rocznych kosztów zamówień / przestawień opiera się na ustaleniu kosztu związanego z poszczególnymi zamówieniami lub przestawieniami. Roczna ilość zamówień/ przestawień oddziałuje na ich roczny, całkowity koszt. Jest ona odwrotnie proporcjonalna do wielkości zamówienia lub/i liczby wytworzonych sztuk po przestawieniu produkcji.
Zależność kosztów od wielkości zamówienia
Wielkość jednorazowego zamówienia ma bezpośredni wpływ na poziom kosztów dostaw. Jeżeli przedsiębiorstwo zamawia niewielkie partie produktów, musi częściej powtarzać cały proces zamawiania. Powoduje to zwiększenie liczby operacji związanych z przygotowaniem dokumentów, kontaktami z dostawcą, odbiorem dostawy oraz jej rozliczeniem.
Jeżeli natomiast wielkość zamówienia zostanie zwiększona, liczba zamówień składanych w ciągu roku ulega zmniejszeniu. W rezultacie obniża się roczny koszt zamawiania. Zależność ta jest jednym z podstawowych elementów wykorzystywanych przy ustalaniu optymalnej wielkości partii dostawy.
Przykładowo, jeżeli roczne zapotrzebowanie przedsiębiorstwa wynosi 12 000 sztuk danego produktu, a jednorazowe zamówienie obejmuje 1000 sztuk, w ciągu roku konieczne będzie złożenie 12 zamówień. Gdyby wielkość jednorazowej dostawy zwiększono do 2000 sztuk, liczba zamówień spadłaby do 6.
Nie oznacza to jednak, że zwiększanie wielkości zamówienia zawsze prowadzi do zmniejszenia całkowitych kosztów przedsiębiorstwa. Większa dostawa powoduje bowiem wzrost przeciętnego poziomu zapasu, a tym samym zwiększa koszty jego utrzymania. Powstaje więc zależność pomiędzy kosztami zamawiania a kosztami utrzymywania zapasów.
Im mniejsza jest partia dostawy, tym większa liczba zamówień, ale jednocześnie niższy przeciętny stan zapasu. Im większa partia, tym mniejsza liczba zamówień i niższe koszty ich obsługi, lecz wyższe koszty magazynowania i finansowania zapasu.
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa istotne jest zatem znalezienie takiej wielkości dostawy, przy której łączny poziom obu grup kosztów będzie możliwie najniższy.
Koszt pojedynczego zamówienia
Podstawowe znaczenie dla kalkulacji ma określenie kosztu przypadającego na jedno zamówienie. Nie powinien on obejmować wartości kupowanego produktu, lecz wydatki wynikające bezpośrednio z przygotowania i realizacji procesu zamówienia.
Do kosztów tych można zaliczyć między innymi czas pracy pracowników zajmujących się kontrolą zapasu, przygotowaniem dokumentacji zakupowej, wyborem dostawcy, przekazaniem zamówienia oraz jego późniejszym rozliczeniem.
Kosztem może być również obsługa przyjęcia dostawy. Towar po przybyciu do przedsiębiorstwa musi zostać odebrany, sprawdzony pod względem ilościowym i często jakościowym, a następnie wprowadzony do ewidencji i przekazany do odpowiedniego miejsca składowania.
Jeżeli każda dostawa wymaga wykonania podobnego zestawu czynności, część kosztów będzie występowała niezależnie od wielkości zamówienia. Złożenie zamówienia na 100 sztuk produktu może więc wymagać wykonania niemal takiej samej pracy administracyjnej jak zamówienie 1000 sztuk.
Z tego powodu zwiększanie wielkości jednorazowej partii powoduje rozłożenie kosztu zamówienia na większą liczbę jednostek produktu. Jednostkowy koszt obsługi dostawy ulega wówczas obniżeniu.
Roczne koszty zamawiania
Roczne koszty zamawiania można określić poprzez pomnożenie kosztu pojedynczego zamówienia przez liczbę zamówień składanych w ciągu roku.
Jeżeli koszt przygotowania i realizacji jednego zamówienia wynosi 150 zł, a przedsiębiorstwo składa 20 zamówień rocznie, roczny koszt zamawiania wynosi 3000 zł. Gdyby liczba zamówień została ograniczona do 10, przy niezmienionym koszcie pojedynczego zamówienia roczne koszty spadłyby do 1500 zł.
Liczba zamówień wynika natomiast z relacji pomiędzy rocznym zapotrzebowaniem a wielkością pojedynczej partii dostawy. W przypadku stałego zapotrzebowania zwiększenie wielkości partii powoduje więc zmniejszenie liczby dostaw.
W praktyce kalkulacja może być bardziej złożona, ponieważ koszt realizacji poszczególnych zamówień nie zawsze pozostaje całkowicie stały. Może być uzależniony od rodzaju produktu, sposobu dostawy, liczby dostawców lub zakresu kontroli wymaganej przy przyjęciu towaru.
Nie zmienia to jednak podstawowej zasady, zgodnie z którą wysoka częstotliwość składania zamówień zwiększa koszty związane z ich obsługą.
Koszty przestawienia produkcji
Podobna zależność występuje w przedsiębiorstwach, które uzupełniają zapasy poprzez własną produkcję. W tym przypadku zamiast kosztów zamawiania występują koszty związane z przygotowaniem procesu produkcyjnego do wytworzenia kolejnej partii.
Przestawienie produkcji może wymagać zatrzymania maszyny, wymiany narzędzi, regulacji urządzeń, przygotowania odpowiednich materiałów oraz wykonania prób przed rozpoczęciem właściwej produkcji. Czynności te powodują zarówno bezpośrednie wydatki, jak i straty wynikające z czasu, w którym urządzenia nie wytwarzają produktów.
Jeżeli przedsiębiorstwo produkuje wiele różnych wyrobów przy wykorzystaniu tej samej linii produkcyjnej, konieczność częstego jej przestawiania może stanowić istotny składnik kosztów.
Wytwarzanie małych partii pozwala ograniczyć wielkość zapasów, ale wymaga częstszych przezbrojeń. Produkowanie dużych partii zmniejsza liczbę przestawień, ale powoduje zwiększenie ilości gotowych produktów pozostających w magazynie.
Także tutaj konieczne jest więc znalezienie właściwego kompromisu pomiędzy kosztami przygotowania produkcji a kosztami utrzymania zapasu.
Znaczenie kosztów przestawienia zależy w dużym stopniu od rodzaju procesu produkcyjnego. W niektórych przedsiębiorstwach zmiana produkowanego wyrobu może trwać zaledwie kilka minut, w innych natomiast przygotowanie linii zajmuje kilka godzin, a nawet dłużej.
Im wyższy jest koszt przezbrojenia, tym większa może być ekonomicznie uzasadniona partia produkcyjna. Ograniczenie czasu i kosztów przestawienia pozwala natomiast produkować krótsze serie bez znacznego wzrostu kosztów.
Wielkość partii a częstotliwość dostaw
Wielkość partii dostawy wpływa nie tylko na koszty zamawiania, ale także na sposób funkcjonowania całego systemu logistycznego.
Duże partie oznaczają rzadsze dostawy. Mogą one ułatwiać organizację transportu i ograniczać liczbę przyjęć magazynowych, lecz jednocześnie wymagają większej powierzchni składowania.
Małe partie dostarczane częściej zmniejszają natomiast poziom zapasów, ale wymagają sprawnej organizacji zaopatrzenia i wysokiej terminowości dostawcy.
Wybór właściwego rozwiązania zależy więc także od warunków współpracy z dostawcami. Jeżeli dostawca znajduje się blisko przedsiębiorstwa i może realizować częste dostawy, możliwe jest utrzymywanie mniejszych zapasów. Jeżeli czas dostawy jest długi lub dostawca znajduje się w znacznej odległości, częstsze składanie niewielkich zamówień może być trudniejsze lub droższe.
Istotną rolę odgrywają również koszty transportu. Dostawa dużej partii może pozwolić lepiej wykorzystać ładowność pojazdu, a tym samym obniżyć koszt przewozu przypadający na jednostkę produktu. W przypadku małych partii część zdolności przewozowej może pozostawać niewykorzystana.
Nie można więc analizować kosztów zamawiania w całkowitym oderwaniu od pozostałych kosztów logistycznych.
Rabaty ilościowe
Na decyzję dotyczącą wielkości partii wpływać mogą również rabaty oferowane przez dostawcę. Cena jednostkowa produktu może spadać wraz ze wzrostem ilości objętej jednym zamówieniem.
Zakup większej partii może wtedy prowadzić do obniżenia kosztu zakupu. Przedsiębiorstwo powinno jednak sprawdzić, czy uzyskana oszczędność rzeczywiście przewyższa dodatkowe koszty związane z przechowywaniem większego zapasu.
Jeżeli rabat jest niewielki, zwiększenie partii wyłącznie w celu jego uzyskania może okazać się niekorzystne. Większa ilość materiału wymaga bowiem zaangażowania dodatkowego kapitału i może prowadzić do wzrostu kosztów magazynowania.
W przypadku produktów narażonych na utratę wartości pojawia się również ryzyko, że część zapasu nie zostanie wykorzystana przed jego przestarzeniem lub pogorszeniem właściwości.
Dlatego ocena rabatu ilościowego powinna uwzględniać nie tylko cenę zakupu, ale również konsekwencje zwiększenia poziomu zapasów.
Znaczenie czasu realizacji zamówienia
Na koszty tworzenia zapasów wpływa także długość cyklu realizacji zamówienia. Okres ten rozpoczyna się w momencie stwierdzenia potrzeby uzupełnienia zapasu, a kończy w chwili, gdy zamówiony produkt jest dostępny do wykorzystania.
Cykl realizacji może obejmować czas potrzebny na przygotowanie zamówienia, jego przekazanie dostawcy, przygotowanie towaru, transport oraz przyjęcie do magazynu.
Długi czas realizacji powoduje konieczność wcześniejszego składania zamówień oraz często wymaga utrzymywania wyższego zapasu bezpieczeństwa. Przedsiębiorstwo musi bowiem zabezpieczyć się przed możliwością wyczerpania zapasu w czasie oczekiwania na dostawę.
Skrócenie cyklu dostawy może pozwolić na zmniejszenie wielkości utrzymywanych rezerw. Z tego względu przy ocenie dostawcy ważna jest nie tylko cena oferowanych produktów, ale również szybkość i regularność realizacji zamówień.
Automatyzacja procesu zamawiania
Koszty dostaw mogą być również ograniczane poprzez usprawnienie samego procesu składania zamówień. Wykorzystanie systemów informatycznych pozwala zmniejszyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie oraz przyspieszyć przepływ informacji.
System może na przykład automatycznie kontrolować poziom zapasów i sygnalizować moment osiągnięcia ustalonego punktu zamówienia. Może także przygotować propozycję zamówienia na podstawie bieżącego stanu magazynu i przewidywanego zapotrzebowania.
Automatyzacja może ograniczyć czas pracy potrzebny do przygotowania dokumentacji, zmniejszyć liczbę błędów oraz przyspieszyć przekazywanie informacji do dostawców.
Jeżeli koszt obsługi pojedynczego zamówienia zostanie dzięki temu obniżony, przedsiębiorstwo może bardziej opłacalnie korzystać z częstszych dostaw w mniejszych partiach.
Ma to istotne znaczenie, ponieważ zmniejszenie kosztu składania zamówienia wpływa na ekonomicznie uzasadnioną wielkość dostawy. Im niższy jest koszt jednego zamówienia, tym mniejsze partie można zamawiać bez znacznego wzrostu całkowitych kosztów.
Koszty tworzenia zapasów a zapas bezpieczeństwa
Koszty dostaw należy również rozpatrywać w powiązaniu z poziomem zapasu bezpieczeństwa. Zapasy takie są utrzymywane w celu zabezpieczenia przedsiębiorstwa przed nieprzewidzianymi wahaniami popytu lub opóźnieniami dostaw.
Jeżeli dostawy są nieregularne, przedsiębiorstwo może być zmuszone do utrzymywania większego zapasu bezpieczeństwa. W efekcie pozornie tani dostawca może powodować dodatkowe koszty związane z koniecznością gromadzenia większych rezerw.
Z kolei dostawca zapewniający krótkie i przewidywalne terminy realizacji może umożliwić obniżenie poziomu zapasu. Nawet jeżeli jego cena jest nieco wyższa, całkowity koszt zaopatrzenia może być korzystniejszy.
Ocena kosztów dostaw nie powinna więc ograniczać się wyłącznie do ceny produktu ani kosztu pojedynczego zamówienia.
Znaczenie kalkulacji całkowitych kosztów
Przy podejmowaniu decyzji logistycznych szczególnego znaczenia nabiera analiza całkowitych kosztów. Obniżenie jednego składnika nie zawsze prowadzi bowiem do poprawy wyniku przedsiębiorstwa.
Zmniejszenie liczby zamówień obniża koszty administracyjne, lecz jednocześnie prowadzi do zwiększenia wielkości dostaw. Powoduje to wzrost przeciętnego poziomu zapasu, kosztów magazynowania oraz wartości kapitału zaangażowanego w zapasy.
Z drugiej strony bardzo częste zamawianie niewielkich partii pozwala zmniejszyć zapasy, ale zwiększa liczbę operacji związanych z obsługą dostaw.
Podobna zależność występuje w produkcji. Długie serie zmniejszają liczbę przestawień urządzeń, lecz zwiększają zapas wyrobów. Krótkie serie ograniczają zapasy, ale powodują częstsze przezbrajanie linii.
Zadaniem przedsiębiorstwa nie jest więc minimalizowanie wyłącznie kosztów zamawiania lub kosztów przestawienia produkcji. Należy dążyć do takiego ustalenia wielkości dostaw i partii produkcyjnych, aby ograniczać całkowite koszty związane z tworzeniem i utrzymywaniem zapasów.
Optymalna wielkość zamówienia
Zależności pomiędzy kosztami zamawiania i utrzymywania zapasów stanowią podstawę wyznaczania optymalnej wielkości zamówienia. Wraz ze wzrostem partii dostawy koszty zamawiania maleją, natomiast koszty utrzymania zapasów rosną.
Punkt, w którym suma tych kosztów osiąga najniższą wartość, określa wielkość partii najbardziej korzystną z ekonomicznego punktu widzenia.
W praktyce wyznaczenie takiej wielkości wymaga znajomości rocznego zapotrzebowania, kosztu pojedynczego zamówienia oraz kosztu utrzymania jednostki zapasu w określonym okresie.
Obliczenia takie opierają się zazwyczaj na pewnych założeniach upraszczających. Przyjmuje się między innymi względnie stałe zapotrzebowanie oraz przewidywalne warunki dostaw. W rzeczywistych warunkach gospodarczych popyt i czas realizacji zamówienia mogą jednak ulegać zmianom.
Dlatego wielkość wynikająca z obliczeń nie powinna być traktowana jako wartość niezmienna. Powinna być okresowo weryfikowana wraz ze zmianami kosztów, wielkości sprzedaży, warunków dostaw oraz możliwości magazynowych przedsiębiorstwa.
Racjonalizacja kosztów dostaw
Ograniczanie kosztów dostaw może odbywać się na wiele sposobów. Jednym z nich jest zmniejszenie kosztów administracyjnych związanych z obsługą zamówień. Innym może być skrócenie czasu przestawiania urządzeń produkcyjnych lub poprawa współpracy z dostawcami.
Znaczenie ma także właściwe planowanie potrzeb materiałowych. Dokładniejsze prognozowanie pozwala zmniejszyć liczbę nagłych zamówień i ograniczyć sytuacje, w których przedsiębiorstwo musi korzystać z droższych, przyspieszonych dostaw.
Korzystne może być również łączenie zamówień na różne produkty u jednego dostawcy. Pozwala to zmniejszyć liczbę operacji administracyjnych oraz często lepiej wykorzystać środki transportu.
Nie w każdym przypadku należy jednak dążyć do maksymalnego ograniczenia liczby dostaw. Jeżeli zmniejszenie częstotliwości zamawiania prowadzi do znacznego wzrostu zapasów, całkowite koszty mogą wzrosnąć.
Koszty dostaw powinny być więc analizowane jako część całego systemu gospodarowania zapasami. Dopiero uwzględnienie kosztów zamawiania, przestawienia produkcji, transportu, magazynowania i finansowania zapasów pozwala ocenić rzeczywistą opłacalność określonego sposobu zaopatrzenia.
Prawidłowe ustalenie wielkości i częstotliwości dostaw ma bezpośredni wpływ zarówno na poziom kosztów przedsiębiorstwa, jak i na ciągłość jego funkcjonowania. Zbyt rzadkie dostawy mogą prowadzić do nadmiernego wzrostu zapasów, natomiast zbyt częste zwiększają koszty obsługi zamówień. Racjonalna polityka dostaw powinna więc zmierzać do osiągnięcia takiej równowagi, która zapewni ciągłość zaopatrzenia przy możliwie niskich całkowitych kosztach logistycznych.
[1] D. Kempny, Zapasy w systemie logistycznym firmy, s. 36