Koszty związane z dostawą produktów ponoszone są w celu uzupełnienia zapasów. Potrzebne produkty mogą być pozyskiwane z zewnątrz bądź też produkowane wewnątrz firmy. Wówczas można powiedzieć, że koszty dostaw uwzględniają koszty zamawiania lub/i koszty przestawienia produkcji.
Do koszów zamawiania można zaliczyć wydatki związane ze składowaniem i realizacją zamówień u dostawców zewnętrznych i nie uwzględniające wydatków przeznaczonych na produkcję własną. Koszty te zawierają elementy zarówno stałe jak i zmienne. Koszt stały występuje przy każdorazowym składaniu i realizacji danego zamówienia. Utrzymuje się on na stałym poziomie w stosunku do liczby złożonych zamówień i spada wraz ze wzrostem ich wielkości.
Wydatki zmienne związane są z następującymi czynnościami:[1]
- 1. przegląd składowanego zapasu,
- 2. przygotowanie i realizacja dokumentacji związanej z zamówieniem,
- 3. wybór dostawcy – porównanie możliwych źródeł,
- 4. realizacja zamówionych dostaw,
- 5. przyjmowanie odpowiedniej dokumentacji,
- 6. sprawdzanie i przegląd dostarczonych produktów,
- 7. przygotowanie i realizacja zapłaty.
Koszty przestawienia produkcji stanowią wydatki mogące wystąpić przy modyfikacji linii produkcyjnej w celu wytworzenia różnych serii produktów niezbędnych do odtworzenia zapasów w firmie. Wówczas stały koszt przestawienia produkcji zawiera wydatki związane z wykorzystaniem wyposażenia inwestycyjnego, koniecznego przy przestawianiu urządzeń produkcyjnych.
Z punktu widzenia logistycznych strategii firmy istotne jest rozdzielenie stałych i zmiennych składników kosztów dostaw (zamawiania lub/i przestawienia produkcji). Kalkulacja kosztów dostaw stanowi podstawę decyzji strategicznych. Powinna ona koncentrować się na ustaleniu zmiennej części tych wydatków.
Kalkulacja rocznych kosztów zamówień / przestawień opiera się na ustaleniu kosztu związanego z poszczególnymi zamówieniami lub przestawieniami. Roczna ilość zamówień/ przestawień oddziałuje na ich roczny, całkowity koszt. Jest ona odwrotnie proporcjonalna do wielkości zamówienia lub/i liczby wytworzonych sztuk po przestawieniu produkcji.
[1] D. Kempny, Zapasy w systemie logistycznym firmy, s. 36