Prace magisterskie

Prace magisterskie z hotelarstwa

„Fidelio” – Micros Systems, Inc.

3.7/5 - (14 votes)

Ogólne informacje o producencie:

Firma Micros zajmuje się tworzeniem oprogramowania oraz produkcją odpowiedniego sprzętu dla hotelarstwa i gastronomii od ponad 20 lat. Produkty tej firmy sprzedawane są poprzez sieć przedstawicielstw oraz autoryzowanych dystrybutorów na całym świecie. Na uwagę zasługuje fakt, iż wiele dużych łańcuchów hotelowych używa właśnie jej wyrobów.

Ogólne informacje o dystrybutorze:

Dystrybutorem oprogramowania Micros’u na Polskę jest firma Hugin Sweda Polska. Została utworzona przez Hugin Sweda Datensysteme GmbH, jako jej przedstawiciel na terenie Polski. Jest przedstawicielem kilku firm produkujących najlepsze systemy dla branży hotelarsko-gastronomicznej.

Dzięki własnemu doświadczeniu i wsparciu logistycznemu ze strony Hugin Sweda Datensysteme występuje w roli Generalnego Wykonawcy przy realizacji dużych przedsięwzięć informatycznych w branży hotelarsko – gastronomicznej.

W skład produktów firmy Micros wchodzą:

  1. Zintegrowany pakiet systemów komputerowych dla hoteli:
  • Fidelio Front Office
  • Fidelio Food & Beverage
  • Fidelio Sales & Catering
  1. Systemy dla gastronomii:
  • Micros 2700
  • Micros 8700

Wszystkie oferowane przez firmę systemy są w pełni zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami i dostosowane do waluty EURO.

Systemy Fidelio

Na rynku polskim programy systemu  Fidelio i Micros są dostępne w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej – do wyboru przez kupującego. Zmiany w systemach polegają głównie na wprowadzeniu polskich liter (system Fidelio) oraz dostosowaniu ich do polskich przepisów prawa:

  • faktury i rejestry VAT i rachunków uproszczonych,
  • fiskalność,
  • kasa walutowa zgodna z  polskim prawem bankowym.

Wszystkie sprzedawane systemy objęte są bezpłatną gwarancją producenta. Są one stale udoskonalane przez programistów z Micros – Fidelio. Nowe wersje systemów wprowadzane są przeciętnie co pół roku i w postaci tak zwanych upgrade¢ów dostarczane są użytkownikom bezpłatnie. Stale realizowane są plany perspektywiczne firmy, a więc już dziś tworzone są systemy, które użytkownicy otrzymają za 2 – 3 lata.

Fidelio Front Office Management

Program przeznaczony jest do użytkowania w hotelu dowolnej wielkości. Fidelio może być wykorzystywany w wersji jednostanowiskowej lub w sieci Novell NetWare. Nie jest to wyłącznie system recepcyjny, ze względu na posiadane funkcje statystyczne służy jako poważne narzędzia dla działów sprzedaży i marketingu.

Ogromna różnorodność funkcji dostępnych w programie jest wynikiem wieloletniej współpracy informatyków Fidelio i użytkowników systemu z całego świata. Na szczególną uwagę zasługują funkcje systemu związane z obsługą grup, sposobami rozliczeń pobytu oraz możliwości współpracy Fidelio Front Office z innymi systemami wykorzystywanymi w hotelu.

Fidelio współpracuje z:

  • centralami telefonicznymi i systemami Call Accounting,
  • systemami gastronomicznymi,
  • systemami zamków elektronicznych,
  • systemami płatnej telewizji,
  • systemami zarządzania zużyciem energii,
  • systemami mini-barów elektronicznych,
  • systemami centralnej rezerwacji,
  • systemami księgowymi.

Cechy Fidelio Front Office

  • Oszczędność czasu gościa i pracowników. Natychmiastowy podgląd informacji dzięki klawiszom funkcyjnym w dowolnym momencie pracy systemu.
  • Minimalizacja strat finansowych. Program pozwala tworzyć „czarne listy”, dłużników oraz system podpowiedzi cen, które zabezpieczają pracowników recepcji przed błędami i niewłaściwymi decyzjami.
  • Redukcja kosztów własnych działalności. Poprawa organizacji pracy przez dostęp do pełnych informacji, automatyzacja wydruków: z programu nocnego, kart pobytowych, potwierdzeń rezerwacji. System pomocy (pickbox) usprawniający pracę.
  • Zapamiętywanie indywidualnych potrzeb gościa. Dzięki kartom adresowym możliwe jest zapamiętanie wszelkich, także nietypowych upodobań każdego gościa.
  • Usprawnienie pracy recepcji i zabezpieczenie przed pomyłkami. Tworzenie pakietów dodatkowych usług wliczonych w cenę pokoju. Przypisanie odpowiednich cen i rabatów dla gości i firm.
  • Zabezpieczenia przed nieuczciwością pracowników. Możliwe jest prześledzenie dowolnych operacji wykonanych w systemie. Każde działanie jest rejestrowane i przypisywane wykonującym je pracownikom.
  • Bezpieczeństwo danych systemowych. Program chroniony jest systemem haseł wewnętrznych, którym odpowiadają uprawnienia do dokonywania wybranych operacji.
  • Efektywne i racjonalne wykorzystanie pracowników. Moduł Housekeeping umożliwia odpowiedni podział pracy pomiędzy osoby obsługi pięter (pokojowe).
  • Usprawnienie pracy księgowości. Program umożliwia podgląd i wydruk wystawionych przez system dokumentów sprzedaży. Przekazywanie dowolnych informacji do systemów Finansowo-Księgowych w postaci pliku tekstowego.
  • Realne planowanie i analiza uzyskiwanych wyników. Dzięki rozbudowanemu modułowi sprawozdań i zestawień możliwa jest analiza osiąganych wyników, a także planowanie przychodów w nadchodzącym okresie sprawozdawczym.
  • Wszechstronność. Współpracuje z innymi systemami obsługującymi różnorodne funkcje w hotelu.

Wymagania techniczne

System dla pojedynczego stanowiska

  • PC: 486DX 33 MHz CPU, 8 Mb RAM (16 Mb dla Win95), dysk twardy 270 Mb lub więcej, karta VGA z kolorowym monitorem, napęd dyskietek (3.5”), 150/250 Mb wewnętrzne lub zewnętrzne urządzenie do zabezpieczania danych.
  • System operacyjny: MS-DOS 6.0/6.2 Windows 95 (DOS Box).

Sieć

  • Serwer: 486DX, 33 MHz, 24 do 32 Mb RAM (więcej w przypadku większych dysków twardych), dysk twardy według potrzeb, dwie szybkie 32-Bitowe karty sieciowe.
  • PC Workstation: 486DX, 8 Mb RAM (16 Mb dla Win95), napęd dyskietek, dysk twardy 270Mb, monitor kolorowy, karta sieciowa.
  • Interfejs PC: 486DX, 25 MHz, 4 Mb RAM, jeden napęd dyskietek, monitor kolorowy karta VGA, dwa Porty seryjne, multiseryjna karta w miarę potrzeb, karta sieciowa.
  • Karty sieciowe: zalecana Ethernet, Novell NE-2000+3, Intel EtherExpress-16, 3Com Etherlink, Compaq NetFlex Familie, HP 100 Vb-AnyLAN.
  • System operacyjny: Novell NetWare 3.12, 4.10.

Wybrane funkcje programu

 Rezerwacja

  • automatyczny lub manualny przydział kategorii „cena wolna”,
  • dostępność pokoi oraz informacja o pakietach cenowych na klawiszu funkcyjnym,
  • automatyczne drukowanie definiowanych przez użytkownika potwierdzeń rezerwacji,
  • możliwość wyszukania rezerwacji według wielu możliwych kryteriów,
  • modyfikacje, anulowania i reaktywowania rezerwacji w dowolnym momencie,
  • wszystkie rezerwacje połączone z historią gości, grup, firm i biur podróży.

Ekran obrazujący edycję rezerwacji w programie Fidelio

Recepcja

  • automatyczny lub manualny przydział pokoi dla gości z rezerwacją lub bez,
  • automatyczny transfer przedpłaty na rachunek gościa po check-in,
  • wykaz wolnych pokoi według typów i cech pokoi na klawiszu funkcyjnym,
  • system zarządzania wiadomościami dla gości indywidualnych i grupowych,
  • historia pokoju z możliwością wydrukowania kopii rachunku za dowolny pobyt,
  • zautomatyzowana funkcja przyjęcia całej grupy lub pojedynczo jej uczestników,
  • zablokowanie dostępu do innych systemów dla grup turystycznych.

Ekran obrazujący zmianę w danych gościa w programie Fidelio

Kasa

  • definiowany przez użytkownika format rachunku – drukowanie w pięciu językach,
  • rachunek uproszczony i faktura VAT zgodnie z polskimi przepisami,
  • nielimitowana liczba możliwości dzielenia i grupowania obciążeń na rachunku, całkowity lub selektywny transfer obciążeń z innego lub na inny rachunek,
  • kompletna historia rachunków za dowolny dzień od momentu startu FIDELIO,
  • wymiana walut i czeków podróżniczych – automatyczne naliczanie  prowizji.

 Housekeeping

  • możliwość zmiany statusu pokoju przez interfejs telefoniczny lub telewizyjny,
  • ustalanie częstotliwości zmian kompletów pościeli i ręczników dla gości,
  • wyłączanie pokoi w określonym przedziale czasowym również w przyszłości,
  • przydzielanie pokoi dla grup bez konieczności wpisywania nazwisk,
  • możliwość wprowadzania różnych poziomów overbooking (przebukowanie) na określone dni,
  • graficzne przedstawienie obłożenia pokoi w układzie globalnym i typów pokoi w dniu.

Ekran obrazujący dane dla służby pięter w programie Fidelio

Raporty

  • generator raportów umożliwiający definiowanie raportów przez użytkownika,
  • raport segmentów rynku uwzględniający między innymi wpływy i średnią cenę za pokój,
  • statystyka narodowości w układzie rocznym lub miesięcznym,
  • statystyka firm – kalkulowanie wszystkich kluczowych danych również na przyszłość,
  • raport commision – automatyczne naliczanie prowizji dla biur podróży,
  • lista sprzątania – możliwość podzielenia brudnych pokoi równo między pokojowe,
  • raport managera – porównanie danych za zeszły rok.

Użytkownicy Fidelio Front Office

System Fidelio Front Office jest zainstalowany w ponad 4000 hotelach na całym świecie. Dostępne są 22 wersje językowe, w tym również wersja w języku polskim. Wybrały go dla swoich obiektów tak znane sieci hoteli jak: Hilton, Radisson, Sheraton, Accor.

W Polsce Fidelio Front Office wykorzystywany jest między innymi przez:

  • Hotel „Stok” – Wisła,
  • Hotel „Holiday Inn” – Gdańsk,
  • Hotel „City” – Bydgoszcz,
  • „Novotel” – Warszawa,
  • Hotel „Amber Baltic” – Międzyzdroje,
  • Hotel „Bristol” – Warszawa,
  • Hotel „Mercure” – Warszawa,
  • Hotel „Kasprowy” – Zakopane,
  • Hotel „Sheraton” – Warszawa,
  • Hotel „Radisson” – Szczecin,
  • Hotel „Marriott” – Warszawa,
  • Hotel „Forum” – Warszawa.

Fidelio Food & Beverage

System służy szeroko pojętemu wspomaganiu zarządzania hotelem. Stanowi miejsce, w którym zbierane są wszelkiego rodzaju informacje dotyczące obsługi magazynów hotelowych.

Fidelio Food & Beverage umożliwia precyzyjną kalkulację kosztów przygotowania potraw w gastronomii hotelowej oraz wszelkiego rodzaju usług świadczonych przez obsługę hotelu.

F&B współpracuje z systemem kas gastronomicznych Micros 8700, a także z Fidelio Sales & Catering.

Cechy Fidelio Food & Beverage

  • Oszczędność czasu pracy dyrekcji hotelu dzięki natychmiastowemu podglądowi informacji przy użyciu klawiszy funkcyjnych w dowolnym momencie pracy systemu.
  • Minimalizacja strat finansowych. Zakupy surowców żywnościowych i nieżywnościowych dokonywane są na podstawie faktycznych potrzeb każdego z działów hotelu.
  • Redukcja kosztów własnych. Zastosowanie systemu ogranicza zbędne zapasy magazynowe. Możliwość optymalizacji składu potraw dzięki definiowanym recepturom.
  • Zwiększenie zysków. Racjonalne ustalenie cen potraw w oparciu o dokonaną sprzedaż i koszt surowców zużytych do ich produkcji.
  • Poprawa organizacji pracy. Zastosowanie systemu wymusza uporządkowanie wewnętrznego obiegu informacji w hotelu.
  • Zabezpieczenia przed nieuczciwością pracowników. Dzięki systemowi możliwa jest ścisła kontrola rzetelności wprowadzanych informacji. Każde działanie jest rejestrowane i przypisywane wykonującym je pracownikom.
  • Zwiększenie efektywności pracy działu zaopatrzenia. Dzięki zastosowaniu systemu dokonywane są zakupy towarów faktycznie potrzebnych we właściwym czasie, u najlepszego dostawcy.
  • Bezpieczeństwo danych systemowych. Program chroniony jest systemem haseł wewnętrznych, którym odpowiadają uprawnienia do dokonywania wybranych operacji.
  • Usprawnienie pracy księgowości. Możliwości dostosowania w systemie cen magazynowych do potrzeb działu księgowości. Łatwy dostęp do stanów magazynowych i dokonanych transakcji.
  • Analiza dokonywanych zakupów. System umożliwia ścisłą kontrolę wszystkich elementów związanych z zakupami dokonywanymi przez dział zaopatrzenia. Wszystkie informacje są łatwo dostępne dla uprawnionych osób.

Wymagania techniczne:

  • Pentium 166 MMX, 16 Mb RAM, 50 Mb miejsca na dysku twardym,
  • System operacyjny: DOS – wersja 6.xx.

Wybrane funkcje programu

Szczególnego podkreślenia wymaga fakt, że system Food & Beverage w  kompleksowy sposób rozwiązuje szeroko pojęte problemy magazynowe hotelu. Możliwość prowadzenia magazynów nieżywnościowych w istotny sposób usprawnia i porządkuje wewnętrzny obieg informacji i ułatwia pracę działów zaopatrzenia.

Zaopatrzenie

  • automatyczne lub manualne deklarowanie ceny na zamówieniach składanych do dostawców,
  • możliwość składania zamówień na poziomie magazynów podręcznych i głównych,
  • możliwość automatycznej lokalizacji przez dział zaopatrzenia, zamówień z działów hotelu,
  • historia zakupów według dostawców i artykułów,
  • możliwość automatyzowania zamówień na zakupy wybranych artykułów,
  • definiowanie zamówień na podstawie maksymalnego i minimalnego stanu magazynowego.

Gospodarka magazynowa

  • automatyczne lub manualne tworzenie dokumentów przyjęć i przesunięć międzymagazynowych,
  • odrębny rejestr zwrotów do dostawców,
  • przywoływanie i korygowanie dokumentów,
  • możliwość dokonywania przesunięć surowców między magazynami na podstawie receptury lub półproduktu,
  • szczegółowy dziennik transakcji dla wybranego magazynu i artykułu,
  • pełen zakres procedur inwentaryzacyjnych wraz z wydrukami inwentaryzacyjnymi oraz możliwość wprowadzenia różnic inwentaryzacyjnych,
  • porównanie potencjalnego z faktycznym zdjęciem ze stanu magazynowego surowców.

Receptury

  • wyszukiwanie receptur według wybranego składnika,
  • możliwość automatycznej zmiany wybranych składników w zdefiniowanych recepturach,
  • receptura decyduje o zdjęciu ze stanu magazynu surowców wchodzących w jej skład,
  • możliwość definiowania współczynnika strat dla każdego składnika receptury,
  • automatyczne obliczanie kosztu własnego każdej receptury,
  • możliwość symulacji nowych receptur w porównaniu do istniejących bez ich anulowania,
  • możliwość drukowania informacji o przygotowaniu i sposobie serwowania dla każdej receptury.

Zarządzanie kosztami

  • pełna rejestracja sprzedaży pozycji menu z systemu rejestrującego sprzedaż gastronomiczną Micros 8700,
  • możliwość ręcznego wprowadzania sprzedaży i jej korygowania,
  • możliwość porównania sprzedaży i kosztów z różnych okresów,
  • kalkulowanie bankietów i imprez ze względu na ilość osób, ilość porcji, poniesiony koszt, wypracowany zysk oraz stosowaną marżę,
  • możliwość składania zamówień na podstawie kalkulacji imprezy, bankietu,
  • pełna analiza sprzedaży i kosztów,
  • możliwość weryfikacji pozycji menu ze względu na najlepszą lub najgorszą sprzedaż, zysk i koszt, sprzedaną ilość.

Raporty

  • generator raportów umożliwiający definiowanie raportów przez użytkownika,
  • pełna statystyka dokonanych transakcji w wybranym okresie inwentaryzacyjnym,
  • szczegółowe raporty związane z modułami zaopatrzenia, transakcji magazynowych, recepturami i zarządzanie kosztami,
  • możliwość drukowania raportów na podstawie podanego zakresu dat oraz numeru okresu inwentaryzacyjnego.

Użytkownicy Fidelio Food & Beverage w Polsce

Hotele:                      „Mercure” – Warszawa

„Festival” – Opole

„Forum” – Warszawa

„Bristol” – Warszawa

Samodzielne restauracje:„TGI Friday’s” – Gdańsk, Warszawa, Wrocław

Fidelio Sales & Catering

System służy wspomaganiu codziennej pracy działu sprzedaży i bankietów. Fidelio Sales & Catering jest systemem bardzo elastycznym. W zależności od danego modułu posiada funkcje:

  • S&C LITE.  Pomocny w pracy Działu Sprzedaży w zakresie zarządzania bazami klientów, czyli firm oraz osób kontaktowych. Umożliwia koordynację pracy poprzez wbudowaną funkcję kalendarza oraz grafiku spotkań,
  • S&C HOTEL. Oprócz funkcji S&C LITE pozwala dodatkowo na dokonywanie rezerwacji grupowych oraz generowanie kontraktów,
  • S&C GEM EXPRESS.  Zarządza samymi salami konferencyjnymi i bankietowymi.

Rezerwacje grupowe

  • stanowi najbardziej rozbudowany moduł o najszerszej integracji z programem Fidelio Front Office, dzięki któremu istnieje możliwość weryfikacji dostępności pokoi,
  • umożliwia wstępną obróbkę wszystkich rezerwacji grupowych dotyczących samych noclegów oraz zarządzanie salami konferencyjnymi od momentu wstępnej, niepotwierdzonej jeszcze rezerwacji, poprzez jej modyfikację i ustalanie niezbędnych szczegółów, aż do generowania ostatecznego kontraktu,
  • po ostatecznym potwierdzeniu rezerwacji jest ona przesyłana do programu Fidelio Front Office i oddana pod zarząd Recepcji,
  • program automatycznie kalkuluje wszystkie przychody z danej imprezy,
  • oferty oraz kontrakty generowane bezpośrednio z programu mogą być drukowane w kilku językach.

Rezerwacje sal konferencyjnych

  • Sale konferencyjne – możliwość zdefiniowania wszystkich sal konferencyjnych z ich kombinacjami oraz wszelkimi możliwymi ustawieniami i cenami,
  • Menu – możliwość zdefiniowania wszystkich oferowanych produktów żywnościowych oraz gotowych zestawów menu wraz z wielkością porcji i cenami,
  • Sprzęt – możliwość definiowania sprzętu wykorzystywanego przy organizacji konferencji, taki jak: umeblowanie, dekoracje i sprzęt techniczny.

Pozostałe elementy

Z systemem S&C współpracuje również moduł LAPTOP, który pozwala przedstawicielom działu sprzedaży i bankietów pracować z Fidelio poza biurem, oraz moduł ROOM PLANNER – program graficzny umożliwiający rysowanie sal konferencyjnych i bankietowych ze stałym lub specjalnym ustawieniem – tym samym zaprezentowanie projektu klientowi przed rozpoczęciem realizacji. Każdy z wymienionych modułów posiada sekcję standardowych raportów.

W Polsce użytkownikami systemu Fidelio Sales & Catering są:

  • Hotel „Forum” – Warszawa,
  • Hotel „Holiday Inn” – Gdańsk,
  • Hotel „Marriott” – Warszawa.

Micros – systemy gastronomiczne

Kasy systemu MICROS to systemy komputerowe dla gastronomii obejmujące swym zasięgiem fast-foody, małe i średnie restauracje oraz gastronomię hotelową.

MICROS jest zaprojektowany jako system otwarty. Jest to obecnie ogólna tendencja przy tworzeniu systemów komputerowych, a zatem to, co zostanie zaproponowane i wykonane dziś, za kilka lat będzie współgrało z istniejącymi w przyszłości urządzeniami. Unowocześnienie istniejącego systemu będzie polegało na dołączeniu nowych elementów bez rezygnowania ze starych.

Do prawidłowego funkcjonowania firma Micros jako system operacyjny wybrała produkt Santa Cruz Operation (SCO) nazywany Open Desktop (ODT), który oparty jest na systemie operacyjnym UNIX.

System gastronomiczny MICROS wykorzystywany jest przez kilkadziesiąt tysięcy użytkowników na całym świecie. Jest to system bardzo uniwersalny, mogący pracować zarówno w wersji jednostanowiskowej, jak i w sieciach od kilku do kilkunastu stanowisk. Wszystkie kasy systemu MICROS sprzedane w Polsce od początku lat 90-tych pracują do dzisiaj. Bez żadnych trudności „przeszły po drodze” wprowadzenia podatku VAT i denominację. Obecnie z powodzeniem funkcjonują w kilkudziesięciu instalacjach w Polsce, a o jakości sprzętu i jego możliwościach może świadczyć fakt, że system ten jest używany przez tak dużych klientów, jak hotele sieci Sheraton, Marriott, Radisson SAS.

System gastronomiczny Micros rozprowadzany jest w dwóch wersjach:

  • MICROS 2700 – jest to system kas gastronomicznych, które mogą pracować jako samodzielne urządzenia lub połączone tworzyć sieć z możliwością zarządzania przez komputer PC,
  • MICROS 8700 HMS – jest to system, który został zaprojektowany tak, aby z łatwością pasował do instalacji każdej wielkości. W charakterze serwera systemu wykorzystywany jest komputer klasy PC. Skalowana architektura pozwala w prosty sposób dodawać urządzenia POS. Na tej podstawie firma MICROS stworzyła doskonały program do zarządzania gastronomią i dostarcza go razem ze sprzętowymi pakietami Point of Sale (POS). Funkcja ta zapewnia nieprzerwaną pracę punktów sprzedaży (na przykład kas kelnerskich) w trakcie wykonywania zmian w bazie danych (na przykład wprowadzenie nowych pozycji menu).

Użytkownicy Micros 8700 w Polsce

Hotele:        „Stok” – Wisła,

„Radisson” – Szczecin,

„Wrocław” – Wrocław,

„Mercure” – Warszawa,

„Victoria” – Warszawa,

„Sheraton” – Warszawa,

Restauracje:    „TGI Friday’s” – Gdańsk,

„TGI Friday’s” – Warszawa,

„TGI Friday’s” – Wrocław.

Procesy funkcjonalne w hotelu ARKA – MEGA S.A.

5/5 - (3 votes)

Najważniejszym regulatorem zewnętrznym w regulacji procesów funkcjonalnych kompleksu sanatoryjno-hotelowego jest centrum i ustalane przez nie normy formalno-prawne. Państwo reguluje m.in. zadania, jakie sanatorium uzdrowiskowe musi zapewnić pacjentowi skierowanemu na leczenie bądź rehabilitację, które przedstawiają się następująco:[1]

  • świadczenie całodobowej opieki zdrowotnej w warunkach sanitarnych;
  • zapewnienie całodobowej opieki lekarskiej i pielęgniarskiej;
  •  umożliwienie dokonania zabiegów przewidzianych programem leczenia;
  •  dostęp do świadczeń profilaktycznych;
  • edukacja zdrowotna.

Powyższe zadania wymagają posiadania odpowiedniego zaplecza sanatoryjno-noclegowego i gastronomicznego, które badany podmiot posiada i ciągle rozwija. W ramach leczenia sanatoryjnego, został powołany w przedsiębiorstwie osobny Dział Medyczny, spełniający powyższe wymogi.

Rynkowe regulacje dla ARKA – MEGA S.A. mają mniejsze znaczenie w kontekście konkurencji, co spowodowane jest specyfiką rynku sanatoryjnego oraz tym, że podmiot jest liderem na rynku lokalnym usług sanatoryjno-hotelowych występujących nad polskim morzem.

Występująca w modelowym rynku konkurencji doskonałej alokacja zasobów nie ma zastosowania w przypadku usług leczniczych i rehabilitacyjnych. Podażową stroną na rynku jest Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) w osobie Dyrektora Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego, który w ramach corocznych negocjacje ustala indywidualne kontrakty z poszczególnymi jednostkami sanatoryjnymi.

Podstawową przewagą konkurencyjną Arka Medical SPA, jest kompletność oferty, w której skład wchodzą wszelkie zabiegi sanatoryjno-rehabilitacyjne, w Arce zgrupowane w jednym obiekcie,w innych obiektach dostępna jedynie częściowo. A w zakresie funkcjonalnym, ARKA – MEGA S.A. była pierwszym przedsiębiorstwem na polskim wybrzeżu, które wdrożyło więcej niż 2 systemy jakościowe i od kilku lat jest ciągle pierwszym i jedynym podmiotem, posiadającym 5 niezależnych systemów zarządzania. Są to Zintegrowany System Zarządzania wg normy PN-EN ISO 9001:2009, System Zarządzania Środowiskowego wg normy PN-EN ISO 14001:2005, System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg PN-N-18001:2004, System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji ISO/IEC 27001:2005, oraz system Zarządzania Bezpieczeństwem Żywienia wg PN-EN ISO 22000:2006.

Misją przedsiębiorstwa jest spełniać oczekiwania Gości, dając im najwyższy poziom usług hotelowych, w wyjątkowym miejscu, przepięknie położonym pomiędzy piaszczystą plażą a ekoparkiem, w samym sercu jednego z największych polskich uzdrowisk – Kołobrzegu. A myślą przewodnią: „Jesteśmy po to, byś czuł się szczęśliwszy”.

Obecna strategia przedsiębiorstwa jest spisana i opiera się na stałym monitoringu rynku klientów oraz konkurencji, przy maksymalnym wykorzystaniu narzędzi bezpośredniego dotarcia do klienta (z pomocą internetu czy newslettera), aktywnie poszukując nowych ścieżek dotarcia do klienta. Aktywne rozszerzenie portfela dotychczasowych i nowych klientów, gwarantując maksymalny poziom obłożenia obiektu przy jednoczesnej minimalizacji kosztów reklam  zewnętrznych,  przesuwaniu środków na rozszerzanie wachlarza usług i funkcji wewnętrznych (rozbudowa restauracji, saun, kryty kort tenisowy, sala kinowa) oraz aktywne podnoszenie jakości usług i produktów.

Proces ciągłego doskonalenia organizacji należy do najważniejszych w przypadku chęci przetrwania przedsiębiorstwa. Celem zarządu jest w sposób ciągły doskonalić skuteczność i wydajność procesów, stosując politykę jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego, cele jakości, politykę środowiskową, cele środowiskowe, politykę bezpieczeństwa i higieny pracy, cele BHP, wyniki audytów, analizę danych, działania korygujące i zapobiegawcze oraz przegląd przez kierownictwo. Doskonalenie może dotyczyć zmian w procesach lub w samej organizacji.

W badanym przedsiębiorstwie ustanowiono procedurę postępowania w przypadku konieczności działań korygujących. Działania korygujące dotyczą sytuacji, w których występują niezgodności. Odstępstwa od standardów i procedur w opisie i funkcjonowaniu jednostki identyfikowane są z takich źródeł informacji jak:

  • reklamacje klientów;
  • niezgodności wewnętrznych usług i wyrobów z wymaganiami;
  • zdarzenia związane z aspektami środowiskowymi; zdarzenia związane z BHP;
  • rezultaty okresowego przeglądu wykonywanego przez kierownictwo;
  • raporty z audytów wewnętrznych;
  • dane wyjściowe z analizy danych;
  • dane wyjściowe z pomiarów zadowolenia klienta;
  • pomiary procesów.

Sposób postępowania w przypadku działań zapobiegawczych został opisany w procedurze: „Działania korygujące i zapobiegawcze”. Podejmowane są one w sytuacji, kiedy jeszcze nie wystąpiła niezgodność, ale istnieje potencjalna możliwość jej wystąpienia. W celu wykrycia, przeanalizowania i usunięcia przyczyn potencjalnych niezgodności, jako źródła informacji identyfikuje się potrzeby i oczekiwania klienta, analiza rynku; zdarzenia związane z aspektami środowiskowymi; zdarzenia związane z BHP; dane wyjściowe z przeglądu wykonywanego przez kierownictwo i analizy danych; pomiary zadowolenia klienta czy pomiary procesu.

Kultura postępowania angażująca ludzi aktywnie poszukujących możliwości funkcjonowania procesów, działań i wyrobów jest bardzo ważnym elementem zapewnienia kontynuacji działalności przedsiębiorstwa. Dlatego zarząd nadaje uprawnienia w taki sposób, że pracownicy otrzymujący upoważnienia przyjmują odpowiedzialność za identyfikowanie możliwości do doskonalenia funkcjonowania Spółki. Osiąga się to przez ustalanie celów dla poszczególnych pracowników i przedsięwzięć dla spółki, uznawanie i nagradzanie osiągnięć związanych z doskonaleniem, propozycje, obejmujące reagowanie zarządu we właściwym czasie oraz określanie sposobów działania w zakresie oddziaływania na środowisko.

Jednostka w celu odpowiedniego przetwarzania informacji, służących rozwojowi przedsiębiorstwa i umożliwiających podejmowanie decyzji stymulujących innowacje, utworzyła w swoich strukturach system informacyjny. Aby lepiej zarządzać informacją, przedsiębiorstwo identyfikuje swoje potrzeby informacyjne i udostępnia wewnętrzne i zewnętrzne źródła informacji oraz przetwarza informację na wiedzę wykorzystywaną przez poszczególne elementy organizacji czy wykorzystuje dane, informacje i wiedzę przy ustalaniu i realizacji strategii i celów oraz zapewnia odpowiednią ochronę i poufność oraz ocenia korzyści wynikające z wykorzystywania informacji w celu doskonalenia zarządzania informacją i wiedzą.

Obieg informacji i dokumentów został sformalizowany w wyniku kompleksowych zmian towarzyszących wspomnianej wcześniej inwestycji modernizacyjno-rozwojowej. Wraz ze wzrostem skali działalności przedsiębiorstwa, niezbędne okazało się ustalenie konkretnych procedur dotyczących obiegu informacji i dokumentów wewnątrz jednostki. Jednym z przykładów może być procedura określająca postępowanie w przypadku otrzymania faktury od kontrahenta. Wszelkie takie faktury trafiając do spółki, powinny trafić po 24 godzinach od odbioru w Dziale Finansowo-Księgowym, po wcześniejszym przejściu przez dział, którego dana faktura dotyczy i opisaniu przez kierownika tego działu.

Wszystkie dokumenty wymagane w systemie zarządzania są nadzorowane. Do przeprowadzenia procesu nadzoru została powołana procedura, określająca dokładnie zasady tego nadzoru. Obejmuje ona w szczególności zatwierdzanie przed wydaniem dokumentów pod kątem ich adekwatności, przegląd dokumentów i ich aktualizowanie w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzenia, zapewnienia zidentyfikowania zmiany i uaktualnienia statusu zmiany dokumentów, zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania, zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania, zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane oraz zapobieganie niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczania w przypadku ewentualnej archiwizacji.

W wyniku procesu inwestycyjnego i modernizacyjnego przeprowadzonego w latach poprzednich, nastąpiła rozbudowa struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, wynikająca ze znacznie zwiększonej skali działalności[2] a obejmująca rozszerzenie ilościowe i jakościowe istniejących już działów oraz rozbudowę poprzez zwiększenie ilości i poprawienie jakości świadczonych usług zarówno hotelowych, jak i gastronomicznych. Jako konsekwencja rozwoju i przystosowania struktury do nowych potrzeb jednostki, utworzony został dział audytu wewnętrznego i controllingu oraz sformalizowane biuro zarządu.

W ramach zmian funkcjonalnych, towarzyszących rozwojowi przedsiębiorstwa, wprowadzono regularne, cotygodniowe spotkania kadry zarządzającej, połączone z cyklem comiesięcznego raportowania i prezentowania informacji zarządczej przygotowanej przez poszczególne działy. Dodatkowo zdefiniowano na nowo system płacowy, w szczególności w kwestii dotyczącej premii sezonowych. Dotychczasowe funkcjonowanie premii sezonowych, które wypłacane były w okresie największego obłożenia, tj. w okresie letnim, zamieniono wprowadzając program nagrody rocznej. Niezależnie zastosowano dodatkowe wyróżnienia, nagrody dla pracowników miesiąca i roku.

Wprowadzono również rozbudowany system oceny pracowniczej przeprowadzanej corocznie, dokonujący oceny całokształtu wykonywanych zadań na zajmowanym stanowisku pracy, wynikających z zakresu obowiązków powierzonych przez pracodawcę. Ocenie tej podlegają pracownicy zatrudnieni na wszystkich stanowiskach, łącznie z kierowniczymi i dyrektorskimi, pod warunkiem zatrudnienia dłuższego niż okres 3 miesięcy. Jej celem jest kompleksowa ocena pracy pracowników pod kątem realizacji zadań, obowiązków i wytyczonych celów oraz określenia wszechstronnej przydatności pracownika do pracy na danym stanowisku. Przedmiotem zaś jest jakość i efektywność pracy, sposób wykonywania obowiązków służbowych, posiadane kwalifikacje zawodowe i ich podnoszenie a także postawa pracownika w pracy.

Dodatkowo rozbudowany został dotychczasowy dział marketingu, w którego skład włączono nowo utworzony dział rezerwacji i sprzedaży, liczący 6 osób. Do jego zadań należy prowadzenie większości spraw związanych z kontaktem z potencjalnymi klientami, w zakresie ustaleń i uzgodnień planowanych przyjazdów, ich terminów, planowania zbiegów w trakcie pobytu, zarówno w COBIR jak i w Galerii SPA. Ponadto pracownicy tego zespołu są w ciągłym kontakcie bezpośrednim z dotychczasowymi gośćmi obiektu, systematycznie rozbudowując bazę danych klientów. Istotną zmianą w tym zakresie było odciążenie pracowników głównej recepcji hotelowej, co korzystnie wpłynęło na jakość obsługi gości przebywających w danym momencie w hotelu. Jego struktura została przedstawiona na rysunku  12.

Z zadaniem dalszego zwiększenia możliwości rozwojowych, spółka rozpoczęła proces przygotowań do wejścia na giełdę papierów wartościowych, rozpoczęty poprzez zmiany prowadzonej formy działalności ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na spółkę akcyjną. Celem tego procesu jest łatwiejszy dostęp do kapitału poprzez wprowadzenie akcjonariatu giełdowego, wzrost wiarygodności kredytowej, zwiększenie prestiżu i znajomości marki czy możliwość konwersji zadłużenia na nowe akcje.

Kolejnym etapem ekspansji, także terytorialnej, było pozyskanie ponadto obiektu hotelowego Orlinek w Karpaczu, położonego u stóp najwyższego szczytu Karkonoszy, Śnieżki. Główny celem tego przedsięwzięcia jest rozwój ARKA – MEGA S.A poprzez z jednej strony ekspansję na nowych rynkach zbytu, w drugiej zaś poprzez poszerzenie swojej oferty o nowe miejsce oferowanych usług – polskie góry, w uzupełnieniu dotychczasowej lokalizacji na wybrzeżu. W efekcie poprzez stworzenie nowoczesnego kompleksu hotelowo-apartamentowego osiągnięty ma być wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku krajowym i międzynarodowym.  Rozpoczęte przygotowania do inwestycji, mające na celu rozbudowę i modernizację hotelu do poziomu obiektu 4-gwiazdkowego, liczącego ponad 400 miejsc noclegowych oraz posiadającego rozszerzoną funkcjonalność w zakresie SPA & WELLNESS oraz konferencyjną. W ramach inwestycji zaplanowano również budowę przylegającego  do głównego obiektu kompleksu apartamentów. W zakresie mierników, planowany jest wzrost zdolności sprzedaży usług nowego obiektu na poziomie 65 000 a 80 000 osobodni rocznie.

Rys. 12. Schemat organizacyjny działu marketingu i sprzedaży ARKA – MEGA S.A.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie informacji spółki.

Zmiany zapoczątkowane inwestycją w zakresie rozbudowy i modernizacji, przeprowadzoną w latach 2006-2008, znacznie przyspieszyły proces rozwoju przedsiębiorstwa. Obecnie w podmiocie przeważają procesy funkcjonalne, ze szczególnym uwzględnieniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania, które sytuują ARKA – MEGA S.A. jako przedsiębiorstwo prowadzące działalność w sektorze usług sanatoryjno-hotelowych, na poziomie strategicznym.

[1] Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o lecznictwie uzdrowiskowym, uzdrowiskach i obszarach ochrony uzdrowiskowej oraz o gminach uzdrowiskowych, Dz.U. nr 167, poz. 1399, z późń. zm., art. 9.

[2] Skala działalności w zakresie posiadanych łóżek zwiększyła się niemal o 500%, przychody wzrosły również o niecałe 500%, zatrudnienie zwiększono o 300% w porównaniu przed wspomnianą inwestycją.

„Recepcja” – PPHU Elmatech

5/5 - (4 votes)

Ogólne wiadomości o producencie

Firma PPHU Elmatech zajmuje się przede wszystkim produkcją narzędzia do obsługi recepcji hotelowej – komputerowego systemu „Recepcja”, który został przystosowany do współpracy (podobnie jak program Sihot) z systemem do kontroli i zarządzania gastronomią – „Gastro”. Firma zajmuje się także instalowaniem sieci komputerowych opartych na systemie Novell NetWare, podłączaniem i obsługą Internetu oraz wdrażaniem produkowanych przez siebie systemów hotelowych, gastronomicznych, finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych. Poza tym w jej ofercie dostępne są: centrale telefoniczne, systemy przywoławcze oraz rejestratory i koncentratory energii elektrycznej.

Cechy systemu Recepcja

Meldunki

  • meldowanie gości indywidualnych, grup, konferencji, grup oczekujących. W ekranie meldunkowym można określić pakiet usług dodatkowych (wyżywienie, parkingi, usługi dodatkowe),
  • automatyczne wyszukiwanie danych meldunkowych w przypadku kolejnego meldunku,
  • automatyczne wyszukiwanie danych o firmie (nazwa firmy, NIP),
  • wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego rachunku, z dowolną formą płatności,
  • dowolna możliwość zmian danych meldunkowych,
  • możliwość rozliczania poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju,
  • pełne zestawienia pokoi zajętych, wolnych, zarezerwowanych w podanym dniu lub za dowolny okres,
  • szybki podgląd informacji o zameldowanych gościach
  • informacja o ilości przyjazdów w podanym dniu.

Rezerwacje

  • pełny moduł rezerwacji,
  • rezerwacje grup, konferencji, osób oczekujących,
  • zestawienia rezerwacji,
  • przegląd archiwum rezerwacji,
  • zestawienia wykorzystania pokoi, rezerwacji – rozliczenia z biurami podróży,
  • zestawienia przyjazdów gości indywidualnych, grup – w podanych terminach, według numeru rezerwacji,
  • zestawienia obłożenia hotelu, grup – w formie graficznej oraz obliczeniowej,
  • zestawienia obrotów biur turystycznych,
  • możliwość wydruków w dowolnych konfiguracjach.

Rachunki

  • moduł rachunków: rozliczenia częściowe, całkowite „z góry”- wszystkie formy płatności,
  • rachunki za pobyt grup krajowych oraz zagranicznych – faktury eksportowe,
  • przegląd finansowo rzeczowy działalności za wybrany okres,
  • przeglądy zaliczek, zestawienia,
  • księgowanie usług na pokoje hotelowe,
  • nieograniczona ilość usług dodatkowych.

Raporty

  • pełny raport kasowy (z możliwością wydruków dekretów księgowych). Raport zawiera wykazy wystawionych faktur w podziale na formy płatności, saldo kasy, raport sprzedanych usług, udzielonych zniżek, rabatów, anulowanych rachunków itp.,
  • przeglądy raportów kasowych,
  • raporty dla służby pięter, kuchni o ilości posiłków, itp.,
  • raporty usług dodatkowych,
  • raport wpływów ze sprzedaży usług,
  • raport dla GUS,
  • raport wykorzystania pokoi hotelowych,
  • pełny raport finansowy hotelu.

Pełna książka meldunkowa

  • pełna książka meldunkowa zawierająca wszystkie niezbędne dane określone przepisami,
  • możliwość wyszukiwania danych meldunkowych według dowolnie zadanej selekcji: imię, nazwisko, termin pobytu, numer pokoju itp.,
  • możliwość wydrukowania specyfikacji sprzedanych usług,
  • przypisanie do meldunku gościa firmy.

Rejestry

  • rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych – możliwość wydruku w dowolnej konfiguracji na przykład według formy płatności,
  • możliwość wydruku duplikatów, podglądu dekretów księgowych,
  • rejestry grup zorganizowanych,
  • rejestr rozmów telefonicznych zapłaconych, niezapłaconych (rozmowy z pokoi wpisywane są bezpośrednio na rachunek pokojowy),
  • rejestr dziennika budzeń,
  • rejestr państw – możliwość edycji i dopisywania,
  • rejestr stałych gości hotelowych, określanie zniżek, wyboru pokoju, upodobań itp.,
  • rejestr „persona non grata” – powiadomienie automatyczne podczas meldunku,
  • rejestr firm – wpis automatyczny, szukanie według nazwy, NIP itp.

Pełna obsługa drukarki fiskalnej (z poziomu programu)

  • raport dobowy, okresowy,
  • raport o ilości gotówki, zmiana obsługi kasy, itp.

Funkcje systemowe

  • deklaracja dowolnej ilości pokoi w podziale na ilość miejsc i standard, ilość dni pobytu,
  • deklaracja dowolna cenników (na pokoju może być na przykład 10 różnych cen),
  • deklaracja cenników według cen pokoi, osób w pokoju lub cennika ofertowego,
  • deklaracja dowolnych usług, stawek podatkowych, cen jednostkowych, określenie sposobu księgowania na konta księgowe.

Kasa

  • sprzedaż indywidualna dowolnej ilości usług,
  • zestawienie obrotów kasy,
  • zestawienie obrotów biletów, żetonów, innych artykułów,
  • przegląd kasy, saldo, raport kasowy,
  • edycja wydanych dokumentów.

Funkcje dodatkowe

  • pełna obsługa sprzedaży oraz zakupu dewiz za pomocą modułu kantoru,
  • pełna archiwizacja wszystkich danych w żądanych okresach, na dyskietki, na dysk twardy lub inny nośnik za pomocą modułu archiwum,
  • moduł rozliczeń pracy służby pięter,
  • oprogramowanie do współpracy z płatnym parkingiem hotelowym,
  • oprogramowanie do wypożyczalni sprzętu, koni itp.,
  • dostępność do obsługi programu za pomocą haseł, bądź za pomocą magnetycznych kart identyfikacyjnych.

Wybrani użytkownicy:

  • Hotel „Gołębiewski” – Mikołajki,
  • Hotel „Gołębiewski” – Białystok,
  • Hotel „Mielec”- Krynica,
  • Hotel „Katowice” – Katowice,
  • Hotel „Silvia” – Gliwice,
  • Hotel „Salamandra” – Zakopane,
  • Hotel „Olimpijski” – Ciechanów,
  • Hotel „Tulipan” – Ustroń.

Program gastronomiczny Gastro

Gastro jest kompleksowym programem do sprzedaży i rozliczania gastronomii w restauracjach, kawiarniach, dyskotekach, barach, pizzeriach itp. Składa się ze sprzedawanych niezależnie dwóch programów :

Gastro Szef –  program kalkulacyjny rozliczający gastronomię. Współpracuje z różnymi typami kas fiskalnych oraz programem sprzedaży Gastro POS. Umożliwia szybkie i dokładne rozliczenie i kontrolę gastronomii, co pozwala, oprócz prawidłowego kierowania przedsiębiorstwem, upewnić się, czy wszyscy pracownicy danej firmy są rzetelni i uczciwi.

Gastro POS – jest to program sprzedaży przypominający pracę na zwykłej kasie, z tą różnicą, że klawisze są wyświetlane na ekranie (podobnie jak w systemach Micros). Jest to pierwsza tego typu w pełni polska aplikacja gastronomiczna.

Elastyczność systemu Gastro pozwala go stosować zarówno w dużych przedsiębiorstwach gastronomicznych i hotelowych, jak i w małych punktach bezpośredniej sprzedaży na jednym komputerze. Odpowiednie użycie poszczególnych elementów pozwala stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczania gastronomii od dostaw surowców  do sprzedaży i wydania potraw, alkoholi, piwa i napoi.

Gastro Szef – moduł ten w przejrzysty sposób prezentuje:

  • sprzedaż potraw, napoi itp. w poszczególnych punktach sprzedaży według różnych kryteriów i przekrojów,
  • zużycie surowców na podstawie kart kalkulacyjnych, porównanie sprzedaży z kosztem,
  • ceny kalkulacyjne potraw według rzeczywistych kosztów zakupu surowców, marża potraw wraz z sygnalizacją przekroczenia zakładanego przedziału marży optymalnej,
  • produkcję wyrobów gotowych i półproduktów,
  • informuje o przekroczonych stanach minimalnych, maksymalnych i zalegających magazyny, o wszelkich zmianach stanów magazynowych, składnikach brakujących do przygotowania potraw,
  • ile zmienia się cena zakupu jakiegoś surowca w stosunku do poprzednich dostaw (kontrola dostaw),
  • wartość przychodów, rozchodów, sprzedaży w cenach zakupu i sprzedaży oraz osiągniętej marży na każdy dzień i miesiąc,
  • dziennik pracy każdego kelnera, obroty i prowizje.

Przykładowy ekran z kartą kalkulacyjną potrawy w programie Gastro

Ogromną zaletą programu jest możliwość podłączenia do komputera kas fiskalnych, na których rejestrują sprzedaż kelnerzy, co pozwala stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczania gastronomii od dostaw surowców do sprzedaży potraw. Komunikacja z kasami jest dwukierunkowa. Z jednej strony  program wysyła do kas informacje o artykułach (nazwy, ceny, itp.), grupach towarowych, kelnerach, rozkładzie klawiatury, z drugiej strony program pobiera z kas informacje o sprzedaży  potraw, obrocie syntetycznym całej kasy oraz poszczególnych kelnerów. Dzięki takiemu rozwiązaniu kasy po wstępnym zaprogramowaniu przez serwis, nie wymagają żadnej umiejętności programowania, gdyż całość wymiany danych przejmowana jest przez program Gastro.

Gastro POS – cechy programu:

  • identyfikacja kelnera kodem lub kartą magnetyczną,
  • możliwość wprowadzenia systemu kasjersko-kelnerskiego (kasjer bonuje za kelnera – z pełną kontrolą rozliczeń),
  • zakładanie nowych rachunków na stoły lub osoby, zmiana obsługi stołu, łączenie lub rozdzielanie rachunków,
  • stały podgląd rachunku,
  • całość menu na klawiszach bezpośredniego dostępu,
  • możliwość bonowania za pomocą kodu PLU oraz czytnika kodów kreskowych (w sklepie hotelowym),
  • wydruk zamówień na drukarce fiskalnej lub drukarkach zamówień w kuchni i barze,
  • poziomy cen oraz funkcja „happy hours” (automatyczne przestawianie poziomu cen o zaprogramowanej godzinie),
  • możliwość korekt rachunków przed i po wydrukowaniu zamówienia (ustalenie uprawnień do wykonania korekt),
  • możliwość ustalenia czasu wydania potraw w  kuchni i bufecie,
  • rabaty, obsługa kart magnetycznych stałego klienta (karty rabatowe),
  • narzuty , serwisy hotelowe,
  • modyfikacja potraw – zastąpienie jednego składnika potrawy innym, na przykład frytki zamiast ziemniaków,
  • dodatkowe informacje – wydruk informacji dla kuchni (np. bez soli, przysmażone itd.),
  • współpraca z automatycznymi dozownikami napoi i alkoholi firmy Hartek,
  • różne formy płatności – gotówka, karty kredytowe, czeki,
  • możliwość przerzucenia rachunku do recepcji hotelowej,
  • płatność kartą magnetyczną – wewnętrzna sprzedaż bezgotówkowa polegająca na wykupieniu przez klienta na wstępie do dużego rozległego lokalu magnetycznej karty depozytowej z określonym limitem,
  • wydruk rachunków blankietowych na specjalizowanych drukarkach rachunków lub typowych drukarkach atramentowych i laserowych,
  • zakończenie rachunkiem wstępnym (do zaakceptowania przez klienta  w eleganckich lokalach), paragonem fiskalnym lub fakturą,
  • tryb szybkiej sprzedaży dla lokali typu pizzeria,
  • współpraca z drukarkami fiskalnymi POSNET, ELZAB, EMAR-DUO.

Program Gastro POS współpracuje także z systemami do obsługi recepcji hotelowej.

W zakresie tym  zawiera:

  • grafik pokoi pozwalający rezerwować, potwierdzać , wyłączać i sprzedawać pokoje,
  • automatyczny odczyt z programów taryfikujących przez centrale telefoniczne,
  • książkę meldunkową,
  • możliwość pełnego sprzężenia z systemem gastronomicznym przy użyciu kart magnetycznych,
  • prowadzenie raportu kasowego,
  • możliwość pracy w normalnym trybie na klawiaturze (bez ekranu dotykowego).

Regulatory funkcjonowania przedsiębiorstwa hotelowego ARKA – MEGA S.A.

5/5 - (2 votes)

Arka – Mega S.A. posiada dwa obiekty hotelowe położone nad samym morzem, w północno-wschodniej części kołobrzeskiej dzielnicy uzdrowiskowej. W obu z nich, tj. w Arka Medical SPA i Ośrodek Sanatoryjno-Wczasowy Mega (OSW Mega), prowadzona jest działalność leczniczo-rehabilitacyjno-wypoczynkowa z zakresu chorób układu krążenia, oddechowego, narządów ruchu i ogólnej odnowy biologicznej, obiekty są przygotowane na przyjęcie grup konferencyjnych. OSW Mega przystosowany jest ponadto do przyjmowania osób z ograniczoną sprawnością ruchową.

Planowanie, będące jednym z podstawowych zadań systemu zarządzania, dokonywane jest w głównej mierze przez zarząd, przy współpracy z zespołami poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Planowanie skupia się przede wszystkim na budżetowaniu kosztowo-przychodowym na okres 12 miesięcy. Plan przychodowy budżetu opiera się na danych i prognozach przygotowywanych przez dział marketingu i sprzedaży w zakresie planowanego wykorzystania pokoi przez poszczególne grupy klientów komercyjnych oraz konferencyjnych. W przypadku planowania obłożenia przez kuracjuszy z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ), negocjacje prowadzone są przez zarząd spółki przy współpracy z działem medycznym w celu dostarczenia informacji do budżetu w odniesieniu do tej grupy klientów. Przy budżetowaniu kosztów na najbliższy okres obrachunkowy, informacji dostarczają wszystkie działy organizacji, które następnie są, przy ścisłej współpracy działu księgowo-ekonomicznego, przetwarzane na zapisy księgowe i przedstawiane w formie prognozowanych wyników i wskaźników ekonomicznych. Realizacja planów sprzedażowych jest rozdzielona w następujący sposób: za klientów z NFZ odpowiedzialny jest dział medyczny, za klientów indywidualnych dział sprzedaży, natomiast za klientów grupowych dział marketingu.

Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, przedstawiony na rysunku 11., obrazuje strukturę organizacyjną badanego podmiotu i stanowi również bardzo uogólniony model jego przepływu informacji. Kadra zarządzająca stanowi 7% ogółu zatrudnionych. Struktura została zaprojektowana w taki sposób, żeby każdy dział realizował swój element usługi końcowej. Wszystkie poszczególne działy podlegają pośrednio lub bezpośrednio pod zarząd, co przekłada się również na obieg informacji, rozpoczynając od najniższego szczebla aż do szczebla najwyższego, gdzie podejmowane są ostateczne decyzje z uwzględnieniem strategicznych planów jednostki.

W celu sprawowania kontroli zarządczej, został powołany Dział Audytu Wewnętrznego i Controllingu (DAW), wchodzący w skład biura zarządu. Jego głównymi celami działania jest systematyczna ocena systemów kontroli zarządczej wraz z jej adekwatnością, skutecznością i efektywnością. Ponadto dział ten zajmuje się badaniami zgodności wyznaczonych celów jednostki poprzez koordynowanie procesu planowania i zarządzanie procesem budżetowania oraz przekazywaniem informacji controllingowych, wykorzystywanych w procesie decyzyjnym. Jednym z jego najważniejszych zadań jest przeprowadzanie kontroli i audytów wewnętrznych na podstawie rocznych planów audytów, ustalanych odgórnie przez zarząd.

Dodatkowo zajmuje się projektowaniem sprawozdawczości zarządczej, raportów rozliczania usług, klientów, segmentów rynku, działów i oddziałów przedsiębiorstwa, rozliczaniem inwentaryzacji przeprowadzanych w gastronomii oraz ścisłą współpracą z zarządem i kadrą kierowniczą. Pracownicy DAW posiadają uprawnienia do wykonywania audytów wewnętrznych, wykonywania czynności doradczych w obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa, korzystania, podczas procesu przeprowadzania audytu, ze wszystkich pomieszczeń, dokumentów i informacji oraz do uzyskiwania niezbędnych wyjaśnień, nie posiada jednak uprawnień do wykonywania zadań wchodzących w zakres zarządzania jednostką.

Odpowiedzialność pracowników DAW nie dotyczy procesów zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej ale poprzez wnioski i uwagi powstałe w wyniku przeprowadzonych audytów i kontroli, wspomagają zarząd oraz kadrę kierowniczą we właściwej realizacji tych procesów.

W celu poprawienia zarządzania przedsiębiorstwem zarząd opracował i wdrożył Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ), którego zadaniem jest doskonalenie systemu zarządzania w aspektach jakościowych[1], środowiskowych[2], bezpieczeństwa i higieny pracy[3], bezpieczeństwa informacji[4] i bezpieczeństwa zdrowotnego żywności[5]. System ten obejmuje swoim zakresem usługi hotelowe, wczasowe, rehabilitacyjno-lecznicze, gastronomiczne oraz SPA.

W ramach swojej działalności, spółka posiada dwa hotele: 4-gwiazdkowy Hotel Arka Medical Spa, który jest jednym z największych hoteli oferujących SPA na polskim wybrzeżu, oferując ponad 1 000 miejsc w pokojach jedno-, dwu- i trzyosobowych oraz w apartamentach oraz mniejszy ośrodek OSW MEGA, znajdujący się również w Kołobrzegu. W ramach obiektu ARKA Medical SPA znajduje się wyodrębnione centrum świadczenia usług zdrowotnych, spełniające wymogi ustawy o lecznictwie uzdrowiskowym[6] oraz w pełni funkcjonalna galeria SPA.

Średnie zatrudnienie w przedsiębiorstwie w 2014 r. wynosi 328 osób, z czego największy udział pracowników związanych z gastronomią, którzy stanowią 37,20% zatrudnionych ogółem oraz pracowników housekeepingu, odpowiedzialnych m.in. za sprzątanie, którzy stanowią 17,06% zatrudnionych.

W związku z wieloraką specyfiką prowadzonej działalności, opierającej się na usługach hotelowych, sanatoryjnych i konferencyjnych, w badanym przedsiębiorstwie system operacyjny posiada różne mechanizmy funkcjonalne, odpowiednie do regulowanej działalności. Cechy wspólne systemów dotyczą ich celu, którym jest maksymalizacja EBITDA[7].

Podstawowymi przychodami działalności hotelowej jest wynajem pokoi, który badane przedsiębiorstwo generuje poprzez sprzedaż pokoi jednoosobowych, dwuosobowych typu Komfort i Komfort +, pokoi z widokiem na morze, pokoi familijnych cze apartamentów. Z działalności sanatoryjnej przychody generowane są z kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ), zależnego od liczby sanitariuszy, rozdzielonych w ramach corocznych negocjacji.

Tabela 3. Struktura przychodów

Rodzaj gości Udział w obłożeniu Udział w przychodach
NFZ 59% 44%
Grupy zagraniczne 18% 19%
Osoby indywidualne 22% 31%
konferencje, imprezy okolicznościowe 1% 1%

Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów ARKA – MEGA S.A.

Struktura przychodów przedsiębiorstwa i obłożenia w podziale na rodzaj gości, przedstawiona powyżej w tabeli 3., wskazuje zależność między obłożeniem a przychodami. Mimo znacznie większego obłożenia przez pacjentów z NFZ, w porównaniu do indywidualnych oraz grupowych klientów części hotelowej na przestrzeni roku, ich udział w przychodach był relatywnie niższy. Oznacza to, iż większe przychody generowane są na klientów komercyjnych, niż z kuracjuszy NFZ.

W ramach swojej działalności, przedsiębiorstwo oferuje również usługi dostępne dla obu grup będących w hotelu, w formie galerii SPA, oferującej masaże i zabiegi kosmetyczne czy w formie Centrum Odnowy Biologicznej i Rehabilitacji (COBIR), w ramach którego można skorzystać z zabiegów leczniczych i rehabilitacyjnych oraz w formie usług gastronomicznych dostępnych na terenie obiektu. Pozostała infrastruktura zawiera kort tenisowy, bilard, ściankę wspinaczkową, siłownię, baseny z morską wodą i strefę saun.

Pobyt sanatoryjny trwa 21 dni, podczas którego poza wypoczynkiem, kuracjusze odbywają obowiązkowe, ustalone przez lekarza zabiegi, odbywające się nieodpłatnie w ramach pobytu. Proces przeprowadzany jest wyłącznie przez lekarzy, samo planowanie zabiegów, tj. ustalanie terminów i częstotliwości – prowadzi obsługa COBIR. Istniejąca dla każdego gościa możliwość odpłatnego wykupienia dodatkowych zabiegów leczniczych i rehabilitacyjnych, również najpierw musi zostać zaopiniowana przez lekarza prowadzącego, dostępnego na terenie obiektu.

Podstawowa sprzedaż indywidualna i rezerwacyjna, realizowana jest poprzez recepcję oraz dział sprzedaży, podlegający pod dział marketingu i sprzedaży. W ramach recepcji funkcjonują trzy odrębne jednostki, zajmujące się sprzedażą poszczególnych usług znajdujących się w przedsiębiorstwie i należy tu recepcja główna, zajmująca się działalnością hotelową, recepcja SPA, odpowiadająca za sprzedaż i rezerwacje zabiegów w galerii SPA oraz galeria COBIR odpowiedzialna za sprzedaż i rezerwacje zabiegów leczniczych i rehabilitacyjnych.

W celu maksymalnego zaangażowania pracowników wytworzono rozbudowany system motywacyjny. Prognozowaniem potrzeb kadrowych oraz planowaniem zatrudnienia zajmują się dyrektorzy i kierownicy działów i odbywa się z uwzględnieniem przyszłych potrzeb kadrowych, co oznacza odpowiedź na pytanie ilu pracowników, od kiedy i z jakimi kwalifikacjami planuje się zatrudnić. Planowanie obejmuje również sferę doskonalenia zawodowego obecnych pracowników. Planując zatrudnienie bierze się pod uwagę również, komu z obecnych pracowników i w jaki sposób będą podnoszone kwalifikacje zawodowe, aby mógł sprostać nowym zadaniom w przyszłości. Wszelkie plany zatrudnienia ostatecznie muszą zostać zaakceptowane przez zarząd.

W celu stosowania przejrzystych zasad rekrutacji i zwiększenia szans na zatrudnienie kandydatów odpowiadających wymaganiom stanowiskowym, wprowadzono procedurę rekrutacji. Została ona podzielona na cztery etapy i rozpoczyna się od przygotowania procesu rekrutacji, tj. zgłoszenia bezpośredniemu przełożonemu potrzebę na zatrudnienie pracownika, które następuje w formie pisemnej. Potem następuje weryfikacja kandydatów do pracy, później rozmowa kwalifikacyjna z weryfikacją końcową i ostatecznie przygotowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem kandydata do pracy.

W ramach systemu motywacyjnego wprowadzono ocenę pracowniczą, której proces rozpoczyna się poinformowaniem o wyznaczonym terminie ocenianego. Przedmiotem rozmowy oceniającej jest przekazanie ocenianemu informacji o okresie za jaki sporządzona jest ocena i terminie sporządzenia oceny na piśmie oraz omówienie z pracownikiem sposobu realizacji przez niego obowiązków wnikających z zakresu czynności na zajmowanym przez niego stanowisku pracy i obowiązków, a także omówienie spełniania przez ocenianego kryteriów oceny oraz omówienie i określenie w porozumieniu z ocenianym zakresu wiedzy i umiejętności wymagających rozwinięcia w celu lepszego wykonywania przez niego obowiązków. Po zakończeniu rozmowy oceniający jest zobowiązany do poinformowania ocenianego o dalszym trybie procedury dokonywania okresowej oceny.

Ponadto zastosowano rozbudowany system szkoleń pracowniczych, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. Polityka szkoleniowa obejmuje realizację szerokiego programu szkoleń dla wszystkich zespołów pracowniczych, dostosowywane do kompetencji kadrowych oraz potrzeb organizacji.

W ramach systemu marketingowego w przedsiębiorstwie występuje dział marketingu i sprzedaży, którego podstawowym celem jest maksymalizacja sprzedaży. W ramach działu rezerwacji i sprzedaży, będącego częścią działu marketingowego i sprzedaży, znajdują się pracownicy odpowiedzialni za całościowy kontakt z klientem od momentu przedstawienia oferty do potwierdzenia rezerwacji i wpłacenia zaliczki.

Zasady cenotwórstwa, stosowane w badanym przedsiębiorstwie, są zróżnicowane i zależne od wielu czynników, takich jak: pory roku, dnia tygodnia, imprez masowych odbywających się w okolicy oraz w mniejszym stopniu od oferty konkurencji. W ramach tych zasad tworzone są promocje pakietowe, które obejmują pobyty zintegrowane z zabiegami zarówno relaksacyjnymi jak i leczniczymi i sportowymi.

Podstawową metodą dotarcia do klienta jest metoda bezpośrednia, głównie za pomocą internetu i własnej strony hotelu oraz portali społecznościowych. Przedsiębiorstwo posiada również bazę dotychczasowych gości, do których regularnie rozsyłany jest newsletter. W mniejszym stopniu stopniu stosowany jest telemarketing, powszechny jest natomiast marketing wewnętrzny, przedstawiający pełną informację na temat usług i ofert dostępnych na terenie hotelu. Powyższym zajmuje się dział ds. promocji i marketingu, którego dodatkową funkcją jest przedstawienie oferty i uczestniczenie w targach branżowych i imprezach wystawienniczych.

Często wykorzystywany jest również sponsoring klubów sportowych, poprzez m.in. wspieranie lokalnego dziecięcego klubu szachowego oraz organizacja wszelkiego rodzaju wydarzeń kulturalnych i rozrywkowych dostępnych nie tylko dla gości hotelowych. Ponadto w przedsiębiorstwie występuje program partnerski, oferujący zniżki i dodatki dla stałych klientów.
Zasady dystrybucji w systemie marketingowym obejmują przede wszystkim sposób dotarcia do klienta docelowego i realizowane jest na dwóch głównych płaszczyznach. Pierwszą jest nawiązywanie współpracy krótko- i długookresowej z biurami turystycznymi i touroperatorami posiadającymi w swojej ofercie wypoczynek w Polsce w celu pozyskania klienta grupowego zarówno z Polski, jak i z zagranicy.

W Dziale Marketingu i Sprzedaży znajdują się osoby odpowiedzialne za rynek polski klienta indywidualnego, osobno za rynek konferencji i szkoleń, rynek skandynawski i sprzedaż przez internet, także za rynki wschodnie, dodatkowo trzy osoby odpowiedzialne za indywidualny i grupowy rynek niemiecki oraz osoba odpowiedzialna za współpracę z krajowymi biurami podróży i kwestie rozliczeniowo-finansowe.

W ramach dystrybucji w przedsiębiorstwie najczęściej stosowanymi mediami reklamy są środki masowego przekazu, wydawnictwa specjalistyczne, reklamy zewnętrzne czy reklamy w prasie, obejmujące zarówno prezentację konkretnych produktów i pakietów, jak i reklamę ogólną mającą na celu wzrost świadomości marki.

Celem systemu ekonomiczno-finansowego jest maksymalizacja zysku netto. W jego ramach poruszają się głównie dwa działy: Księgowo-Finansowy i Audytu Wewnętrznego. Oba odpowiedzialne są za ewidencję gospodarczą, z czego Dział Audytu Wewnętrznego i Controllingu (DAW) za jej kontrolę. Kierownik Działu Księgowo-Finansowego, obejmującego jego zastępcę oraz samodzielne księgowe, pełni jednocześnie w przedsiębiorstwie rolę dyrektora finansowego i głównego księgowego. Osoby te odpowiedzialne są za sposoby generowania wpływów i wydatków w przedsiębiorstwie, ustalają poziom finansowania w zależności od potrzeb jednostki i decydują o przepływie środków finansowych wraz z ich przydziałem i kontrolą.

Wymienione powyżej regulatory dotyczą wewnętrznej strefy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Regulatory zewnętrzne natomiast są uwarunkowaniem mechanizmu procesów funkcjonalnych i zostały omówione w następnym rozdziale [tej pracy magisterskiej].

[1] ISO 9001:2000

[2] ISO 14001:2004

[3] PN-N-18001:2004

[4] ISO/IEC 27001/2005

[5] HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point )

[6] Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o lecznictwie uzdrowiskowym, uzdrowiskach i obszarach ochrony uzdrowiskowej oraz o gminach uzdrowiskowych, Dz.U. nr 167, poz. 1399, z późn. zm.

[7] Jest to zysk przedsiębiorstwa przed potrąceniem odsetek od zaciągniętych kredytów, podatków oraz po dodaniu amortyzacji. W analizach finansowych często obliczany jako zysk operacyjny + amortyzacja.

Wstęp pracy dyplomowej o systemach hotelowych

5/5 - (2 votes)

Praca nasza dotyczy informatyzacji obsługi hoteli. Jest to zagadnienie bardzo obszerne, ponieważ w ostatnich latach zarówno usługi turystyczne, jak i informatyka przeżywają intensywny rozkwit. Podejmując ten temat chcieliśmy przybliżyć zasady działania i możliwości programów komputerowych używanych w nowoczesnych obiektach hotelarskich.

Branża ta dynamicznie się rozwija. W dużej mierze jest to związane z rosnącą liczbą turystów odwiedzających nasz kraj. W 1990 roku do Polski przyjechało około 19 milionów turystów, a w 1997 roku było ich blisko 88 milionów. Pierwsze symptomy zachodzących zmian to wzrost standardów technicznych, rosnąca liczba obiektów hotelowych oraz nowa kadra wywodząca się z coraz liczniej powstających szkół turystycznych i hotelarskich. Trudno więc dziwić się rosnącej liczbie firm, które oferują właścicielom hoteli coraz szerszą gamę usług oraz produktów, a nie są to tylko meble, wyposażenie łazienek czy zastawy serwisowe.

Coraz więcej firm inwestuje w oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Systemy informatyczne pomagają rozwiązywać problemy związane zarówno z procesami produkcji, magazynowania, transportu jak i sprzedaży, księgowania czy też marketingu.

Wprowadzenie do hoteli nowoczesnych urządzeń informatycznych i telekomunikacyjnych powinno znacząco wpłynąć na przyspieszenie i poprawę jakości obsługi gościa hotelowego. Być może nie każdy recepcjonista od razu przystosuje się do nowych warunków, ale będzie musiał pogodzić się z tym, że sumowaniem czasu i kosztów rozmów telefonicznych zajmą się systemy taryfikacji central abonenckich, a nie jak dotychczas stoper. Z kolei książkę meldunkową zastąpi mu elektroniczny odpowiednik. Jednak na razie komputer w recepcji nie jest jeszcze standardem, szczególnie dotyczy to średnich i małych obiektów hotelarskich.

Proces informatyzacji to nie tylko kwestia instalacji odpowiedniego komputera. Duże znaczenie ma wybór oprogramowania, które ma wpływ na prawidłowe funkcjonowanie danego obiektu. Producenci coraz większą uwagę zwracają nie tylko na łatwość obsługi, ale również na funkcjonalność i możliwości tworzonych przez siebie systemów. O systemach hotelowych traktuje rozdział czwarty.

Część menadżerów hoteli zdecydowała się na zakup specjalistycznych programów już parę lat temu. Niestety większość z nich korzysta z przestarzałego środowiska Microsoft DOS, w związku z tym są nieelastyczne i niepraktyczne w obsłudze. Jednak mogą pochwalić się największą liczbą instalacji, ponieważ nowe systemy pracujące w środowiskach takich jak Linux czy Windows pojawiły się na rynku stosunkowo niedawno i dzięki swoim zaletom dopiero zaczynają opanowywać rynek software’owy. Informacje o środowisku – systemach operacyjnych zamieściliśmy w rozdziale trzecim.

Nasza praca zawiera także informacje uzyskane z obiektów hotelarskich usytuowanych na terenie całej Polski. Opis przeprowadzonych przez nas badań środowiska komputerowego w hotelarstwie zamieszczony jest w rozdziale pierwszym.