„Sihot Win” – GUBSE GmbH – system dla hoteli

5/5 - (1 vote)

Ogólne informacje o producencie

Producentem programu hotelowego Sihot jest firma GUB Software-Entwicklung GmbH, której udziałowcem jest koncern BOSCH. Siedziba firmy znajduje się w Völklingen (Niemcy). Oprócz tego posiada dystrybutorów na terenie Europy, między innymi w takich krajach jak: Finlandia, Hiszpania i Polska.

Adres firmy:

GUB Software-Entwicklung GmbH
Rathausstrasse 75-79
D-66333 Völklingen

Deutschland
Tel.: +49 (06898) 91 31 0
Fax.: +49 (06898) 91 33 44

Ogólne informacje o dystrybutorze

Dystrybutorem programu Sihot na Polskę jest Przedsiębiorstwo Przemysłowo Handlowe TEX Sp. z o.o. Rozpoczęło swoją działalność w listopadzie 1989 roku. Firma jest w 100% własnością prywatną i powstała wyłącznie z kapitału polskiego. W początkowym okresie podstawową działalnością firmy była sprzedaż drukarek komputerowych oraz sprzętu elektronicznego dla firm komputerowych. Wprowadzenia na polski rynek systemu hotelowego Sihot firma podjęła się w październiku 1998 roku.

Adres firmy: P.P.H. TEX Sp. z o.o., ul. Prusimska 7, 60-427 Poznań, tel. (067) 84 98 600, fax.: (067) 84 88 325

Sihot Win

Sihot Win jest systemem pracującym w środowisku Windows, a sieciową platformą dla niego jest Windows NT. Biorąc pod uwagę ogólną powszechność Windows i znajomość aplikacji pisanych dla tego systemu, praca w tym programie nie wymaga specjalnych umiejętności, a graficzny interfejs oferowany przez Windows czyni ją o wiele przyjemniejszą i bardziej zrozumiałą aniżeli przy programach pracujących w środowisku tekstowym. Jak każdy program dla Windows, Sihot posiada dostępną w każdej chwili pomoc kontekstową. Dodatkowym atutem jest możliwość pełnej wymiany danych i wykorzystania ich na wszelkie możliwe sposoby oferowane przez Windows.

Program jest skalowalny oraz bardzo mocno sparametryzowany, przez co nadaje się do obsługi hoteli każdej wielkości. Doskonale obsługuje hotele połączone w sieć, umożliwiając płynną wymianę danych pomiędzy obiektami (na przykład poprzez modem). Program współpracuje z centralą telefoniczną, zamkami elektronicznymi w drzwiach pokojowych, kasami fiskalnymi oraz zewnętrznymi programami gastronomicznymi i księgowymi. Współpracuje również z Internetem, dając (w ramach uprawnień) możliwość przeglądania wolnych miejsc w hotelu, a także dokonywanie rezerwacji.

Sihot Win składa się z kilku modułów podstawowych oraz dodatkowych, które mogą, lecz nie muszą, występować w pakiecie. Współpracuje także z systemem gastronomicznym Gastro, który w tym celu został specjalnie zmodyfikowany (opis systemu Gastro został zamieszczony na stronie 95).

Zgodnie z nowymi zasadami obowiązującymi w Unii Europejskiej program jest dwuwalutowy, to znaczy, że zawsze pracuje w dwóch wybranych walutach na przykład PLN i DEM lub DEM i USD itp. Przełączenie w tryb pracy drugiej waluty odbywa się przez naciśnięcie kombinacji dwóch klawiszy w dowolnym miejscu programu.

Moduł Rezerwacji

Najważniejszym (z „hotelarskiego” punktu widzenia) jest moduł rezerwacji. W związku z tym tutaj właśnie położono największy nacisk, aby ułatwić i zautomatyzować pracę. Dokonano tego dzięki zastosowaniu mechanizmów Windows typu „drag & drop” (ciągnij i upuść).

Diagram hotelu (Zazwyczaj podstawowy ekran pracy recepcji i działu rezerwacji)

  • pokazuje przyporządkowanie poszczególnych gości do konkretnego pokoju w określonym terminie,
  • umożliwia dowolne przenoszenie i wydłużanie rezerwacji bez konieczności wprowadzania dodatkowych zmian,
  • pokazuje stan pokoju,
  • umożliwia skalowanie okna w zależności od ilości pokoi, ilości dni itd.,
  • umożliwia wyświetlanie i filtrowanie tylko interesujących nas informacji.

Z diagramu hotelu możliwe jest dokonanie rezerwacji, zameldowanie, wymeldowanie wraz z wystawieniem rachunku, dostęp do konta gościa z możliwością księgowania usług. Wykorzystany prawy przycisk myszki daje szybki dostęp do podstawowych informacji.

Ekran obrazujący diagram rezerwacji w programie Sihot

Plan Kategorii

  • pokazuje wykorzystanie pokoi hotelowych poszczególnych kategorii w konkretnym terminie; umożliwia dokonywanie rezerwacji grupowych.

Rezerwacja

  • wpis danych dotyczących rezerwacji,
  • rozbudowana kartoteka rezerwacji umożliwia w późniejszym terminie odszukiwanie i sortowanie informacji,
  • korzystanie z kartoteki gości, wyszukiwanie z wykorzystaniem różnorodnych kryteriów selekcji,
  • zadeklarowanie pól obligatoryjnych do wypełnienia przez pracowników działu rezerwacji,
  • wysyłanie potwierdzeń rezerwacji,
  • możliwość automatycznego przydzielania wolnych pokoi,
  • edycja danych w ramach przydzielonych uprawnień.

Ekran obrazujący edycję rezerwacji w programie Sihot

Kasa

  • kasa otwierana jest automatycznie przy uruchamianiu programu,
  • każdemu użytkownikowi można przydzielić kasę o unikalnym numerze,
  • możliwość wprowadzenia stanów początkowych w dowolnych walutach,
  • rejestracja wszelkich operacji (gotówka, inne formy),
  • zawiera „kantor” umożliwiający wymianę walut z wydrukiem pokwitowania.

Rachunki

  • możliwość wydrukowania wyciągu z konta gościa,
  • automatyczne księgowanie usług na konto gościa zamawiającego,
  • możliwość przeksięgowania usług pomiędzy kontami gości,
  • możliwość wystawienia rachunku grupowego dla podanych pokoi,
  • możliwość podziału rachunku do pojedynczych usług, z możliwością zmiany formy płatności i nabywcy,
  • możliwość wystawienia „z góry” rachunku za pobyt.

 Ekran obrazujący listę rachunków w programie Sihot

Recepcja

W zależności od wielkości hotelu, podziału ról i przydziału uprawnień, w tym module dokonuje się zameldowania i wymeldowania gości wprowadzonych już przez dział rezerwacji. Można to oczywiście wykonać bezpośrednio na diagramach.

Check-In

  • przyjęcie gościa z rezerwacji (jedno kliknięcie na diagramie hotelu),
  • przyjęcie gościa bez rezerwacji (walk-in),
  • anulacja rezerwacji,
  • każdy fakt rezerwacji i jej anulacji pozostaje zapisany w historii.

Check-Out

  • wymeldowanie gościa,
  • wystawienie rachunku/faktury,
  • możliwość wystawienia rachunków/faktur grupowych,
  • możliwość przenoszenia płatności na inne konta.

Biuro (Back Office)

W dalszej części opisane są funkcje programu, które organizują pracę reszty hotelu, tej „niewidocznej” dla gościa.

Winien/Ma

  • umożliwia przeglądanie nierozliczonych zobowiązań gości.

Szukanie dłużnika

  • przeglądanie sald, otwartych rachunków, przeterminowanych rachunków, płatności kredytowych itp.

Obliczanie prowizji

  • pozwala na obliczanie prowizji dla biur turystycznych, agencji bądź zamawiającego.

Procedura zamknięcia

  • uruchomienie procedur zamknięcia zdefiniowanego okresu (na przykład: doby, tygodnia, miesiąca).

Zaksięgowane usługi (przeglądanie, dokonywanie zmian), wydruki.

Zaksięgowane płatności (przeglądanie, dokonywanie zmian), wydruki.

Zarządzanie

Status pokoju

  • służy do przeglądania statusu pokoju (stanu higieny i stanu technicznego),
  • umożliwia zmianę statusu pojedynczego bądź grupy pokoi.

Ekran obrazujący status pokoi w programie Sihot

 

Przegląd przyjazdów

  • umożliwia przeglądanie i wydruk list przyjazdów,
  • pozwala na druk kart meldunkowych dla danych z rezerwacji.

Przegląd gości w hotelu

  • przegląd i wydruk wszystkich gości zameldowanych w hotelu,
  • szukanie i sortowanie w oparciu o różnorodne kryteria,
  • możliwość utworzenia list gości w oparciu o rezerwacje (również list wstecznych).

Przegląd wyjazdów – przegląd i wydruk następujących list:

  • goście wyjeżdżający danego dnia,
  • goście wymeldowani danego dnia,
  • goście jeszcze nie wymeldowani danego dnia.

Obłożenie hotelu

  • umożliwia wgląd w aktualną sytuację hotelu z uwzględnieniem otwartych przyjazdów i wyjazdów bieżącego dnia,
  • pozwala jednocześnie na symulację obłożenia w przyszłości z uwzględnieniem spodziewanych przyjazdów i wyjazdów na dany dzień.

Przegląd posiłków

  • narzędzie niezbędne do planowania pracy kuchni w hotelach o szerokim zakresie wyżywienia,
  • tworzy prognozę dotyczącą liczby spodziewanych śniadań, obiadów i kolacji,
  • wylicza usługi stałe dla wszystkich zameldowanych lub wpisanych do rezerwacji.

Blokowanie/odblokowanie pokoju

  • służy do zarządzania pokojami,
  • umożliwia blokowanie bądź odblokowanie pokoi wyłączonych z użycia (na przykład na czas remontu).

Zaksięgowanie usług

  • szybkie księgowanie wybranych usług dla konkretnego pokoju,
  • szybkie zaksięgowanie tej samej usługi dla grupy pokoi.

Książka telefoniczna

  • baza telefonów często wykorzystywanych przez użytkowników programu,
  • umożliwia tworzenie własnych podgrup, ułatwiających wyszukiwanie, na przykład: telefony pracowników hotelu, telefony restauracji serwujących dania włoskie itd.

Rzeczy znalezione

  • informacje o rzeczach znalezionych, pozostawionych przez gości,
  • umożliwia szybkie znalezienie informacji o danym przedmiocie.

 Marketing

Programy dostarczające informacje i statystyki dotyczące sprzedaży.

Ceny-Info

  • informacja o cenach pakietów usług w wybranych kategoriach.

Prognoza

  • wylicza obrót w określonym czasie z podziałem na pojedynczych gości i firmy,
  • umożliwia zarządzanie rezerwacjami w taki sposób aby zoptymalizować ceny pokoi oraz obrót.

Statystyka obrotów

  • wszechstronna analiza obrotu według różnych kryteriów,
  • dostęp do danych o obrotach określonego zamawiającego,
  • analiza dla zamawiających pogrupowanych.

Kartoteka Selekcja Gości

  • umożliwia selekcję gości według podanych kryteriów,
  • pozwala na eksport do programów zewnętrznych celem dalszych opracowań, na przykład celem korespondencji seryjnej.

 Listy

    W systemie dostępny jest w każdej chwili pakiet wielu list. Możliwe jest między innymi wydrukowanie zestawień dotyczących: gości (na przykład list urodzin), przyjazdów i ogólnie wszelkich ruchów odbywających się w hotelu, księgowań, posiłków itp. Liczba zestawień jest bardzo bogata, a zakres filtrów wykorzystywany przez użytkownika, pozwala na wybranie konkretnych informacji.

Serwer

Personel

  • pozwala na wprowadzenie pracowników hotelu do kartoteki,
  • przydziela numery identyfikacyjne, na podstawie których możliwe jest na przykład wprowadzanie danych przez telefon w pokoju gościa.

Techniczna kontrola pomieszczeń

  • umożliwia odnalezienie informacji dotyczącej kto i kiedy zgłaszał uwagi dotyczące konkretnego pokoju,
  • zuka zarówno po numerach identyfikacyjnych personelu jak i po numerach pokoi.

Informacja o stanie pokoju

  • umożliwia dokonywanie zmian dotyczących pokoi, takich jak: blokowanie funkcji telefonu, blokowanie funkcji Pay-TV,
  • pozwala sprawdzić czy gość korzystał z mini-baru, z Pay-TV itp.,
  • pozwala wprowadzić godzinę budzenia gościa,
  • pozwala zmienić język na obowiązujący w kraju gościa, co zmienia ustawienia centrali telefonicznej.

Lista Napraw

  • wyświetla i drukuje wszystkie usterki zgłoszone przez personel,
  • pozwala na zarządzanie pokojami oraz personelem technicznym.

Opłaty pokoju

    Przegląd i wydruk usług księgowanych za pomocą centrali telefonicznej, czyli opłat za telefon, mini-bar, Pay-TV.

Roczne zestawienie opłat telefonicznych

    Roczny przegląd wykorzystania aparatów telefonicznych wykorzystywany między innymi przy statystykach hotelu.

Księgowanie nie zaksięgowanych usług

    Księgowanie usług które nie zostały automatycznie zaksięgowane na konto, na przykład dla gościa nie zameldowanego.

Budzenie

  • wyświetla godziny budzenia dla poszczególnych pokoi,
  • umożliwia ustawianie lub anulacje godzin budzenia,
  • powiadamia o fakcie nie obudzenia gościa.

Centrala telefoniczna

    Zestaw podprogramów do konfigurowania połączeń oraz rozliczeń rozmów telefonicznych. W zestawie znajduje się między innymi:

  • wprowadzanie aparatów do systemu,
  • nadawanie PIN poszczególnym użytkownikom w celu rozliczenia rozmów,
  • tworzenie grup rozliczeniowych celem uzyskania faktycznych kosztów rozmów.

Bankiet

    Jest to opcjonalny moduł obsługujący sale bankietowe i konferencyjne. W swej budowie posiada wiele funkcji zaczerpniętych z programu hotelowego począwszy od rezerwacji poprzez statystyki a skończywszy na wielorakim sposobie rozliczeń. Program posiada diagram miejsc z którym postępuje się podobnie jak z rezerwacjami w programie recepcyjnym. Dobre opanowanie modułu recepcyjnego sprowadza do minimum konieczność specjalnych szkoleń do pracy z modułem Bankiet.

 Eksport

    Zestaw podprogramów umożliwiający eksport większości danych do aplikacji zewnętrznych celem dodatkowej obróbki (np. Word, Excel, Access). Eksport umożliwia przesyłanie danych dotyczących rezerwacji, kontyngentów, rachunków, marketingu. Pozwala zatem na tworzenie własnych analiz dotyczących wszystkich działów hotelu oraz przesłanie danych do programu pełnej księgowości.

 Serwis

    W ramach umowy serwisowej wszelkie zmiany, poprawki, usuwanie usterek, odbywa się w sposób zdalny (poprzez modem). Skrócony zostaje zatem do minimum czas reakcji serwisu oraz termin naprawy, co jest niezwykle cennym czynnikiem dla pracy takiego przedsiębiorstwa jakim jest hotel.

 Wymagania techniczne

  • komputer klasy PC , procesor Pentium 133 MHz, 16 MB RAM, 500 MB HDD, monitor kolorowy o rozdzielczości 800×600, myszka,
  • serwer powinien być wyposażony dodatkowo w urządzenia archiwizujące oraz wieloportową kartę I/O.

Lista wybranych użytkowników systemu w Polsce:

  • Hotel „Hevelius” – Gdańsk (281 pokoi),
  • „Dom Marynarza” – Szczecin (139 pokoi),
  • Hotel „Vivaldi” – Poznań (52 pokoje),
  • Hotel „Magda” – Licheń (120 pokoi),
  • Hotel „Astor” – Jastrzębia Góra (112 pokoi).

W chwili obecnej [w trakcie powstawania tej pracy dyplomowej] program jest wdrożony i pracuje w ponad 500 hotelach w całej Europie.

Dodaj komentarz