Ogólne informacje o producencie
Firma Mikrotel została założona w sierpniu 1991 roku. Od początku swojej działalności, do końca maja 1999 roku firma wyprodukowała i sprzedała ponad 30 000 central abonenckich, z których korzysta 470 000 Polaków. Liczby te są potwierdzeniem popularności i zaufania klientów do marki Mikrotel.
Mikrotel jest nie tylko producentem central abonenckich dla firm i instytucji. Firma zajmuje się również produkcją urządzeń telekomunikacyjnych dla odbiorców indywidualnych, Systemu Oprogramowania Hotelowego CHART oraz jest wyłącznym dystrybutorem na Polskę urządzeń PCM – angielskiego producenta TELSPEC.
W kolekcji firmy znajdują się liczne nagrody i wyróżnienia zdobyte podczas targów i imprez telekomunikacyjnych, między innymi trzy Złote Medale INTERTELECOM (‘94,’95,’98) – najważniejszych krajowych targów telekomunikacyjnych.
Adres firmy:
MIKROTEL Sp. z o.o.
Trakt św. Wojciecha 31-37
80-044 Gdańsk
tel.: (058) 30 06 461
fax.: (058) 30 06 470
System oprogramowania hotelowego Chart pojawił się w sprzedaży w marcu 1997 roku. Opracowaniem programu zajęła się firma Mikrotel, która była do tej pory znana jako producent abonenckich central telefonicznych. Co miało wpływ na taką decyzję? Przyczyn było kilka. Duże znaczenie miały sygnały napływające od przedstawicieli handlowych i serwisantów firmy o zapotrzebowaniu hotelarzy na specjalistyczne oprogramowanie współpracujące z centralą telefoniczną.
System Chart jest programem hotelowym pracującym w środowisku Windows. Twórcy oprogramowania doszli do wniosku, że w czasach dominacji oprogramowania Microsoft, rosnącej popularności Internetu, wprowadzanie na rynek programu pracującego na przykład w środowisku DOS byłoby nieporozumieniem. Ponadto, środowisko Windows to gwarancja łatwej i przejrzystej obsługi.
Wymagania techniczne
- komputer typu PC,
- procesor typu Pentium,
- 32 MB RAM,
- stacja dysków 3,5” – 1,44 MB,
- 4 MB wolnej przestrzeni na twardym dysku do instalacji,
- dowolna drukarka komputerowa,
- system operacyjny Windows 95/98.
Struktura modułowa
Modułowa struktura oprogramowania umożliwia jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika. Każdorazowo potencjalny nabywca – hotel może wybrać funkcje, które będą mu naprawdę potrzebne, kierując się zasadą: „płacę za rzeczy, z których korzystam”.
Program podzielony jest na cztery moduły:
- moduł Recepcja,
- moduł Zestawienia,
- moduł Internet,
- moduł Gastronomia.
Moduł recepcja
Jako pierwszy element systemu został wdrożony Moduł Recepcja – umożliwiający sprawną obsługę gości hotelowych na stanowisku recepcyjnym. W ciągu dwóch lat od rozpoczęcia sprzedaży został zainstalowany w ponad stu obiektach hotelowych. Dzięki takiemu wynikowi system Chart jest niekwestionowanym liderem na polskim rynku w segmencie oprogramowania hotelowego w środowisku Windows. Aktualnie w sprzedaży jest już wersja 2.00 modułu Recepcja. Została ona uzupełniona o następujące możliwości:
- eksport rachunków do programu Finanse i Księgowość systemu Symfonia,
- ilościowe planowanie żywienia,
- współpraca z dowolną centralą abonencką – poprzez rejestrator firmy Contec.
Firma Mikrotel ponad rok temu nawiązała kontakt z firmą Altkom Matrix z Warszawy, co zaowocowało podpisaniem umowy o współpracy. Altkom Matrix jest producentem najpopularniejszego na rynku (ponad 19 000 wdrożeń) pakietu oprogramowania w dziedzinie zarządzania, o nazwie Symfonia.
Skutkiem podpisania wyżej wspomnianej umowy jest dostosowanie modułu Recepcja do współpracy z programem Symfonia. Program o nazwie Chartofk umożliwia przesyłanie dokumentów księgowych z automatyczną dekretacją do programu Finanse i Księgowość.
Diagram rezerwacji
Pierwszym elementem systemu, z którym spotyka się osoba obsługująca system, jest diagram rezerwacji. Podstawową zaletą diagramu jest jego przejrzystość. Użytkownik może szybko odnaleźć dane niezbędne do dokonania rezerwacji. Diagram ułatwia wprowadzenie nowych rezerwacji, zmiany istniejących, a także pozwala na pełną orientację w zakresie obłożenia pokoi.
Wszystkie operacje można wykonywać za pomocą myszki nie opuszczając diagramu. Wybranie numeru pokoju pozwala na zapoznanie się z podstawowymi informacjami, dotyczącymi między innymi stanu pokoju. Z kolei wybranie daty z kalendarium umożliwia wyświetlenie na ekranie dnia tygodnia, a nawet solenizantów obchodzących w danym dniu imieniny.
Ekran obrazujący diagram rezerwacji w programie Chart
Księga rezerwacji i meldunków
Podstawowymi narzędziami w pracy recepcjonisty są księgi: meldunkowa i rezerwacji. Moduł Recepcja oferuje ich elektroniczne odpowiedniki. Z chwilą otwarcia elektronicznej księgi, na ekranie pojawiają się następujące dane:
- liczba zameldowanych gości,
- liczba meldunków,
- liczba zajętych oraz wolnych pokoi.
Recepcjonista ma bezpośredni wgląd do listy gości hotelowych wraz z informacjami dotyczącymi personaliów osoby zameldowanej (danych firmy) oraz zajmowanego pokoju. Jeśli recepcjonista ma do czynienia z wymagającym rozmówcą, może mu udzielić szczegółowych informacji, na przykład, czy pokój jest z widokiem na morze. W przypadku gości, którzy po raz kolejny odwiedzają hotel recepcjonista nie musi ponownie wpisywać ich danych. Wszystkie dane gości hotelowych są przechowywane w pamięci i w momencie meldunku komputer automatycznie wyszukuje informacje o odpowiedniej osobie.
Ekran obrazujący księgę meldunkową w programie Chart
Księga żywienia
W obiektach oferujących oprócz usług noclegowych także gastronomiczne, przydatne może okazać się tworzenie raportów dotyczących ilości posiłków przygotowanych przez kuchnię na każdy dzień. Umożliwia to między innymi optymalizację wykorzystania zapasów magazynów żywnościowych.
Księga żywienia, w którą wyposażony jest moduł Recepcja, umożliwia przede wszystkim wydruk raportów na dany dzień, uwzględniających ilość posiłków potrzebnych do obsługi gości zameldowanych w obiekcie, rezerwacji dokonanych na dany dzień oraz ewentualnych osób dodatkowych. Oprócz uwzględnienia rodzaju posiłków (śniadania, obiady, kolacje itp.) w programie zdefiniować można posiłki standardowe, połówkowe, a także różne zestawy, na przykład: wegetariański, specjalny.
Diagram żywienia pozwala na bieżące zmiany stanu zamówionych przez gościa posiłków, na przykład, gdy jest zainteresowany tylko obiadami.
Zestawienie pokoi
Recepcjonista powinien na bieżąco wiedzieć co dzieje się w pokojach hotelowych (o ile nie przekracza to pewnych norm). Zestawienie pokoi pozwala recepcjoniście na podgląd pokoju, uwzględniający następujące opcje:
- stan pokoju,
- obecność gości w pokojach,
- pozostawione wiadomości,
- konieczność budzenia,
- obywatelstwo gościa,
- blokady telefonów.
Wybranie numeru pokoju pozwala na uzyskanie dokładniejszych danych (poza wymienionymi wcześniej), takich jak:
- korespondencja,
- pokój w trakcie sprzątania,
- naprawy,
- wykaz przeprowadzonych rozmów telefonicznych,
- numer rezerwacji,
- numer meldunku.
Każdy z pokoi można ustawić w stan sprzątania lub remontu – zgodnie ze stanem faktycznym.
Ekran obrazujący status pokoi w programie Chart
Współpraca z centralą abonencką
Współpraca z największym w Polsce producentem systemów billingowych – firmą Contec – zaowocowała przystosowaniem modułu Recepcja do pracy ze wszystkimi centralami abonenckimi oferowanymi na rynku polskim.
Zapewnienie gościom dostępu do łączności telefonicznej jest jednym z kryteriów oceny poziomu oferowanych usług hotelowych. Współpraca systemu Chart z abonencką centralą telefoniczną Mikrotel oraz systemami taryfikacji firmy Contec zapewnia rejestrację i taryfikację wszystkich rozmów przeprowadzonych przez gości oraz pracowników hotelu. Baza danych systemu Chart rejestruje i umożliwia wydruk następujących danych:
- numer wewnętrzny abonenta,
- data,
- godzina rozpoczęcia rozmowy,
- wybrany numer abonenta zewnętrznego,
- numer taryfy, według której jest naliczany,
- koszt rozmowy,
- koszt połączenia.
Współpraca z centralami abonenckimi Mikrotel umożliwia ograniczenie możliwości korzystania z połączeń wychodzących. W poszczególnych pokojach hotelowych można wyznaczyć limity złotówkowe, uniemożliwić połączenia międzymiastowe lub międzynarodowe.
Rachunki
Dla gościa hotelowego duże znaczenie ma jakość i czas obsługi. Bardzo czasochłonne jest regulowanie wszelkiego rodzaju płatności. W większości przypadków rachunek za pobyt nie jest jedyną należnością, którą musi zapłacić gość. System Chart umożliwia wystawienie rachunku za pobyt łącznie z innymi usługami, takimi jak: korzystanie z parkingu, wynajem sali konferencyjnej, posiłki, rozmowy telefoniczne itp.
System pozwala na wydruk i edycję następujących dokumentów:
- faktura VAT,
- rachunek uproszczony,
- dokumenty KP i KW,
- paragon fiskalny,
- korekta do faktur VAT/ rachunku uproszczonego.
Współpraca z drukarką fiskalną
Wprowadzenie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych ma wpływ na komputeryzację obiektów hotelowych. Współpraca z drukarką fiskalną jest obecnie standardową usługą oferowaną przez program hotelowy. System Chart współpracuje z drukarką fiskalną Posnet oraz Elzab FP-600. Umożliwia to realizację następujących funkcji:
- wydruk paragonów fiskalnych,
- tworzenie raportów dobowych i okresowych.
Archiwum
Baza danych – archiwum – jest przydatna w sytuacji, kiedy trzeba ponownie wystawić rachunek lub zrobić korektę. Pozwala także zaoszczędzić czas recepcjonisty w momencie meldowania osoby, która po raz kolejny korzysta z usług hotelu. Dane gościa są odnajdywane i automatycznie wpisywane do księgi meldunkowej. Archiwum jest „skarbnicą” wiedzy o firmach, dzięki której można bardzo szybko uzyskać informacje o numerach telefonów, telefaksów, numerze NIP itp. Bazy danych mogą być nieocenionym źródłem danych, niezbędnych przy kalkulacji cen w hotelu czy wysyłce zaproszeń.
Archiwizacja
Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub księgowością dokonują analiz dotyczących gości przebywających w hotelu i rachunków wystawionych przez recepcjonistę. Proces archiwizacji pozwala na przenoszenie danych tworzonych przez system Chart, co z kolei umożliwia ich przetwarzanie w edytorach tekstu czy arkuszach kalkulacyjnych. Rozwiązania zastosowane w programie do archiwizacji umożliwiają także tak zwane pakowanie danych, co w praktyce oznacza możliwość umieszczenia dużej ilości informacji na dyskietce. Jest to pomocne ze względu na bezpieczeństwo danych. W razie jakiejkolwiek awarii wystawione rachunki, księga meldunkowa itp. mogą być łatwo odtworzone. Poza tym, duże ilości danych, na przykład rachunki z danego roku, nie muszą obciążać twardego dysku, ale mogą być dowolnie nazwane, gromadzone i uporządkowane na dyskietkach. Dodatkowo istnieje możliwość wglądu w archiwum wykonanych podczas archiwizacji operacji, co może być istotne, gdy trudno skojarzyć pochodzenie pliku lub jego zawartość.
Moduł Zestawienia
Podstawowym zadaniem modułu Zestawienia jest tworzenie sprawozdań potrzebnych do prowadzenia wewnętrznej księgowości oraz wymagań Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego. Moduł pozwala również na kontrolę pracy recepcjonisty. Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub recepcją mają dostęp do informacji dotyczących czynności wykonywanych przez recepcjonistę podczas zmiany. Większość zestawień oprócz formy tabelarycznej można przedstawić w formie graficznej (diagramy i wykresy), co zwiększa czytelność raportów. Oprócz sprawozdań wymaganych przez urzędy, moduł pomaga właścicielowi przy ocenie zestawień, analiz dla własnych potrzeb (na przykład wskaźników obłożenia hotelu, opłacalności wynajmu miejsc itp.).
Podstawowe raporty oferowane przez moduł Zestawienia:
- rejestr rachunków – zestawienie VAT,
- rejestr paragonów fiskalnych,
- rejestr dokumentów KP – KW,
- wykorzystanie obiektu w poszczególnych miesiącach,
- goście zagraniczni w obiekcie hotelowym,
- przegląd księgi meldunkowej i rezerwacji,
- raport dobowy – rachunki wystawione podczas zmiany.
Rejestr rachunków można sporządzać w oparciu o różne kryteria:
- rodzaj rachunku (faktura VAT, rachunek uproszczony),
- rodzaj płatności (gotówka, przelew, karta kredytowa),
- data wystawienia rachunku (dany okres, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, poprzedni rok itp.).
Ekran obrazujący przykładowe zestawienia w programie Chart
Moduł Internet
Dynamiczny rozwój sieci Internet nie pozostaje bez wpływu na środowisko hotelarzy. Coraz więcej hoteli i pensjonatów umieszcza w Internecie własne strony WWW. W świecie widoczna jest tendencja wzrostu rezerwacji dokonywanych poprzez Internet. Co więcej, w przypadku dokonania rezerwacji w ten sposób hotele udzielają rabatów. W Polsce ten proces nie jest rozpowszechniony, należy się jednak liczyć z rosnącym zainteresowaniem tego typu zamówieniami. Obserwacja stron WWW wskazuje na zwiększającą się liczbę formularzy rezerwacji zamieszczanych przez polskie hotele. Jednak nie było do tej pory na polskim rynku oprogramowania hotelowego sprzężonego z siecią Internet. Wchodzący w skład systemu Chart moduł Internet automatycznie wybiera z poczty internetowej za pomocą słowa „klucza” korespondencję związaną z rezerwacją. Po otrzymaniu informacji na ekranie komputera pojawia się okno nowej rezerwacji z wypełnionymi danymi rezerwacyjnymi. Potwierdzenie rezerwacji przez recepcjonistę jest natychmiast przekazywane na adres e-mail gościa. Niezbędnym warunkiem do realizacji funkcji oferowanych przez moduł Recepcja jest posiadanie przez hotel adresu e-mail.
Ekran obrazujący internetowe rezerwacje w programie Chart
Moduł gastronomia
Obsługa gościa hotelowego to nie tylko kwestia zapewnienia wygodnego noclegu. W większości przypadków goście korzystają z usług hotelowej kuchni. Między innymi dlatego zdecydowano się na opracowanie modułu Gastronomia, wchodzącego w skład systemu Chart, który wkrótce zostanie wprowadzony do sprzedaży.
Główne funkcje modułu Gastronomia:
- prowadzenie magazynów żywnościowych wraz z obsługą dokumentacji magazynowej (dokumenty MM, RW, PZ, KS, ZD),
- nadzór nad towarami magazynowanymi – sygnalizacja końca terminu ważności, towarów przeterminowanych oraz pochodzących z różnych dostaw),
- możliwość drukowania samodzielnie formatowanej karty dań,
- obsługa sali restauracyjnej – możliwość dokonywania rezerwacji stolików oraz prowadzenia księgi gastronomicznej dla rezerwacji,
- księga gastronomiczna oraz możliwość prowadzenia bazy faktur wspólnie lub rozłącznie z modułem Recepcja,
- współpraca z kasą fiskalną – Sharp, drukarką fiskalną Posnet.
CHART na targach
System oprogramowania hotelowego Chart był do tej pory pokazywany podczas targów Komputer Expo ’97 w Warszawie, Polhotel ’97 w Bydgoszczy, Intertelecom ’97 i ’98 w Lodzi.
W 1997 roku firma Mikrotel otrzymała za moduł Recepcja Złoty Medal V Międzynarodowych Targów Sprzętu, Urządzeń i Wyposażenia Hoteli „Polhotel ‘97”.
W 1998 roku System Teleinformatyczny Chart 200 składający się z systemu Chart oraz centrali abonenckiej Mikrotel 200 został nagrodzony Złotym Medalem na IX Międzynarodowych Targach Łączności Intertelecom ’98 w Łodzi.
Chart pod ochroną
Firma Mikrotel zarejestrowała System Oprogramowania Hotelowego Chart w stowarzyszeniu PRO – Polski Rynek Oprogramowania, które jest jedyną organizacją w Polsce, która uzyskała pozwolenie Ministerstwa Kultury i Sztuki na zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi do programów komputerowych.
Stowarzyszenie prowadzi aktywną działalność skierowaną przeciw piractwu w ramach Agencji Ochrony Praw Autorskich Informatyki i Telekomunikacji. Każde oprogramowanie chronione przez stowarzyszenie PRO, oznaczone jest odpowiednim symbolem umieszczonym na ogół na karcie licencyjnej dołączonej do legalnie zakupionego oprogramowania.
Lista wybranych użytkowników systemu
- Hotel „Nadmorski” – Gdynia,
- Hotel „MCB” – Warszawa,
- Hotel „Papuga Park” – Bielsko Biała,
- Hotel „Instal” – Opole,
- Hotel „Pod Orłem” – Jastarnia,
- Hotel „Lido” – Jurata,
- Hotel „Renusz” – Gdańsk,
- Hotel „Płock” – Płock,
- Sanatorium uzdrowiskowe „Jubilat” – Wisła.