Producentem programu Gość jest firma Pc-Best, która działa na rynku oprogramowania komputerowego od 1990 roku. Początkowo firma zajmowała się wyłącznie systemami dla rachunkowości. Przykładem może być system księgowy „Sfinks”, który obecnie jest użytkowany przez ponad 600 firm na terenie całego kraju.
Od 1993 roku Pc-Best rozpoczął pracę nad pakietem oprogramowania dla hotelarstwa. Efektem tych działań są systemy Gość i Uczta. Technologia stosowana przez Pc-Best pozwala na dokonywanie szybkich adaptacji językowych systemów hotelarskich. Aktualnie system dostępny jest także w wersji rosyjskiej.
swobodnie definiowany opis hotelu (standardy, pokoje),
swobodnie definiowany cennik usług z możliwością pamiętania pięciu cenników jednocześnie,
rezerwacja z dowolnym wyprzedzeniem czasowym,
możliwość rejestrowania przedpłat (zadatków),
przypisywanie obciążeń do rezerwacji przed przyjazdem gościa (grupy),
szybka procedura obsługi grup,
baza danych gości stałych, niepożądanych, firm i biur turystycznych,
możliwość wykonania rezerwacji w każdym miejscu programu („gorący klawisz”),
grafik zajętości pokoi dostępny w każdej chwili pracy z programem,
przydzielanie pokoi w sposób automatyczny, manualny lub mieszany,
Ekran obrazujący główne menu programu Gość
drukowanie potwierdzenia rezerwacji, kart pobytu i innych formularzy hotelowych również na blankietach ozdobnych,
bieżące śledzenie salda gościa, pokoju, grupy,
pełna obsługa rozliczeń finansowych z rejestrami VAT i paragonami fiskalnymi włącznie,
obsługa rozliczeń grupy z możliwością wydzielenia sald indywidualnych i rozdzielenia na dowolną liczbę faktur/rachunków/paragonów,
drukowanie faktur i rachunków w dwóch językach jednocześnie (ilość języków nieograniczona),
szeroki zestaw funkcji dostępnych we wszystkich momentach pracy programu na klawisz funkcyjny (budzenia, rozkład jazdy, telefony, numery kierunkowe, kalkulator, system wewnętrznych informacji, imieniny, pomoc językowa itd.),
pełna obsługa raportów kasowych,
lista śniadań,
listy żywieniowe dla systemu turnusowego,
odczytywanie w recepcji rachunków restauracyjnych gościa bezpośrednio z kas gastronomicznych.
bogaty zestaw wydruków pomocniczych dla różnych służb hotelowych,
szeroki zestaw wydruków analizujących wskaźniki obłożenia, średnie ceny itd.,
możliwość szybkiego wdrażania wydruków indywidualnie dla klienta (również poprzez modem),
historia pokoi wraz z okresami wyłączeń, wyposażenie itp.,
mocny system zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem,
„czarna skrzynka” rejestrująca i identyfikująca wszystkie czynności wykonane w systemie,
obsługa urządzeń fiskalnych,
możliwość bezpośredniej współpracy z centralami telefonicznymi,
rozliczanie rozmów telefonicznych,
połączenie z systemem finansowo-księgowym.
Wybrani użytkownicy
Hotel „Sportowy” – Biała Podlaska,
Hotel „Apollo” – Bydgoszcz,
Hotel „Korona” – Częstochowa,
Hotel „Bankowiec” – Gdańsk,
Hotel „Lech” – Gniezno,
Hotel „Klimczok” – Szczyrk,
Hotel „Grand” – Wrocław,
Hotel „Krystyna” – Szczytno.
Cechy systemu Uczta:
Program przeznaczony jest do obsługi magazynów kuchennych i przyległych, a także do przygotowywania i rozliczania kalkulacji żywieniowych w zakładach żywienia zamkniętego (stołówki) oraz rozliczania sprzedaży w zakładach żywienia otwartego (restauracje).
program posiada dwa moduły operacyjne:
– moduł UCZTA – do stołówki,
– moduł KELNER – restauracje,
program prowadzi identyczne kartoteki magazynowe na magazynie głównym „00” oraz dowolnych podmagazynach – w tym podmagazyny fiskalnych kas gastronomicznych XCEL 261,
w obrębie kartoteki magazynowej prowadzone są karty dostaw szczegółowych, pozwalające prowadzić na jednej kartotece magazynowej dostawy w różnych pojemnościach zakupowych lub od różnych producentów,
Ekran obrazujący główne menu programu Uczta
karta dostawy (szczegółowa) posiada dodatkowy opis – drugą cześć nazwy, jednostkę miary zakupową, według której prowadzony jest ruch towarów, jednostkę miary rozliczeniową (recepturalną), mnożnik przeliczeniowy między jednostkami, cenę magazynową dostawy według ilości zakupu, cenę kalkulacyjną według ilości rozliczeniowej, datę dostawy oraz datę terminu przydatności do spożycia,
dokumenty magazynowe ewidencjonowane są w trzech osobnych opcjach programu:
– dokumenty PZ,
– dokumenty RW – powiązane z kalkulacjami,
– inne dokumenty magazynowe – BO, korekty, protokoły strat i ubytków,
dokumenty RW można obsługiwać bezpośrednio z opcji Kalkulacji żywieniowych, z jedną kalkulacją może być związana dowolna ilość RW-szek,
program prowadzi dwie ewidencje pomocnicze – tak zwane książki kucharskie:
– receptury potraw – opis składników z zamiennikami na 10 porcji,
– zestawy potraw – opis struktury i składników zestawów składających się z potraw prostych – również na 10 składników,
dla receptur, zestawów i kalkulacji można dokonywać wyceny w oparciu o ceny ostatnie, maksymalne i średnio-ważone. Dla receptur i zestawów można obliczać wartość energetyczną i zestawienie składników odżywczych (białko, węglowodany, tłuszcze, witaminy itp.) na podstawie wprowadzonych tabel norm,
książki kucharskie służą pomocą przy tworzeniu kalkulacji żywieniowych. Określając strukturę kalkulacji odnoszącą się do receptur potraw lub zestawów na zasadzie określenia ilości porcji – otrzymamy automatyczne obliczenie składników potrzebnych do przygotowania posiłków. Mamy dodatkowo możliwość określania kalkulacji z ręki, według własnego zestawienia składników,
Ekran obrazujący kalkulację receptury w programie Uczta
zapotrzebowanie kalkulacji żywieniowej może być zrealizowane za pomocą jednej lub kilku RW-szek związanych z daną kalkulacją. Odpowiednie mechanizmy ułatwiają tworzenia RW-szek na podstawie listy potrzebnych składników,
dodatkowo do kalkulacji można doliczyć wszelkiego rodzaju koszty robocizny i sprzętu,
kalkulacje można łączyć w dłuższe ciągi żywieniowe, tak zwane „transze żywienia”. Transza odpowiada, na przykład, 14-dniowemu turnusowi wczasowemu i łączy wszystkie koszty (bezpośrednie i pośrednie). Pozwala także porównać z wartościami planowanymi ( ilość dni * ilość porcji * stawka dzienna),
na bieżąco można porównywać zestawienie składników potrzebnych i pobranych w obrębie danej kalkulacji,
program umożliwia również planowanie zakupów na 7 dni do przodu, w oparciu o przygotowane wyprzedzająco kalkulacje. I w tym przypadku porównywane są składniki potrzebne i już pobrane. Plan zakupów można robić na dowolny dzień i wielokrotnie przeliczać porównanie,
program UCZTA ma bezpośrednie powiązanie z programem GOŚĆ – udostępnia dyspozycje żywieniowe i listy zestawcze dla kuchni identycznie jak program GOŚĆ (czerpie informacje z sieci z tych samych danych),
w przypadku komunikacji z kasami gastronomicznymi UPOS XCEL 261 zapewnia bezpośrednią obsługę tych urządzeń. Możliwe jest odczytywanie sprzedaży i utargu wprost do rejestru sprzedaży modułu KELNER,
szeroki zakres wydruków i standardowe możliwości selekcji szybkiej i selekcji ustawialnej pozwala na bardzo efektywne wykorzystywanie danych zarejestrowanych w programie.
Firma Mikrotel została założona w sierpniu 1991 roku. Od początku swojej działalności, do końca maja 1999 roku firma wyprodukowała i sprzedała ponad 30 000 central abonenckich, z których korzysta 470 000 Polaków. Liczby te są potwierdzeniem popularności i zaufania klientów do marki Mikrotel.
Mikrotel jest nie tylko producentem central abonenckich dla firm i instytucji. Firma zajmuje się również produkcją urządzeń telekomunikacyjnych dla odbiorców indywidualnych, Systemu Oprogramowania Hotelowego CHART oraz jest wyłącznym dystrybutorem na Polskę urządzeń PCM – angielskiego producenta TELSPEC.
W kolekcji firmy znajdują się liczne nagrody i wyróżnienia zdobyte podczas targów i imprez telekomunikacyjnych, między innymi trzy Złote Medale INTERTELECOM (‘94,’95,’98) – najważniejszych krajowych targów telekomunikacyjnych.
Adres firmy:
MIKROTEL Sp. z o.o.
Trakt św. Wojciecha 31-37
80-044 Gdańsk
tel.: (058) 30 06 461
fax.: (058) 30 06 470
System oprogramowania hotelowego Chart pojawił się w sprzedaży w marcu 1997 roku. Opracowaniem programu zajęła się firma Mikrotel, która była do tej pory znana jako producent abonenckich central telefonicznych. Co miało wpływ na taką decyzję? Przyczyn było kilka. Duże znaczenie miały sygnały napływające od przedstawicieli handlowych i serwisantów firmy o zapotrzebowaniu hotelarzy na specjalistyczne oprogramowanie współpracujące z centralą telefoniczną.
System Chart jest programem hotelowym pracującym w środowisku Windows. Twórcy oprogramowania doszli do wniosku, że w czasach dominacji oprogramowania Microsoft, rosnącej popularności Internetu, wprowadzanie na rynek programu pracującego na przykład w środowisku DOS byłoby nieporozumieniem. Ponadto, środowisko Windows to gwarancja łatwej i przejrzystej obsługi.
Wymagania techniczne
komputer typu PC,
procesor typu Pentium,
32 MB RAM,
stacja dysków 3,5” – 1,44 MB,
4 MB wolnej przestrzeni na twardym dysku do instalacji,
dowolna drukarka komputerowa,
system operacyjny Windows 95/98.
Struktura modułowa
Modułowa struktura oprogramowania umożliwia jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika. Każdorazowo potencjalny nabywca – hotel może wybrać funkcje, które będą mu naprawdę potrzebne, kierując się zasadą: „płacę za rzeczy, z których korzystam”.
Program podzielony jest na cztery moduły:
moduł Recepcja,
moduł Zestawienia,
moduł Internet,
moduł Gastronomia.
Moduł recepcja
Jako pierwszy element systemu został wdrożony Moduł Recepcja – umożliwiający sprawną obsługę gości hotelowych na stanowisku recepcyjnym. W ciągu dwóch lat od rozpoczęcia sprzedaży został zainstalowany w ponad stu obiektach hotelowych. Dzięki takiemu wynikowi system Chart jest niekwestionowanym liderem na polskim rynku w segmencie oprogramowania hotelowego w środowisku Windows. Aktualnie w sprzedaży jest już wersja 2.00 modułu Recepcja. Została ona uzupełniona o następujące możliwości:
eksport rachunków do programu Finanse i Księgowość systemu Symfonia,
ilościowe planowanie żywienia,
współpraca z dowolną centralą abonencką – poprzez rejestrator firmy Contec.
Firma Mikrotel ponad rok temu nawiązała kontakt z firmą Altkom Matrix z Warszawy, co zaowocowało podpisaniem umowy o współpracy. Altkom Matrix jest producentem najpopularniejszego na rynku (ponad 19 000 wdrożeń) pakietu oprogramowania w dziedzinie zarządzania, o nazwie Symfonia.
Skutkiem podpisania wyżej wspomnianej umowy jest dostosowanie modułu Recepcja do współpracy z programem Symfonia. Program o nazwie Chartofk umożliwia przesyłanie dokumentów księgowych z automatyczną dekretacją do programu Finanse i Księgowość.
Diagram rezerwacji
Pierwszym elementem systemu, z którym spotyka się osoba obsługująca system, jest diagram rezerwacji. Podstawową zaletą diagramu jest jego przejrzystość. Użytkownik może szybko odnaleźć dane niezbędne do dokonania rezerwacji. Diagram ułatwia wprowadzenie nowych rezerwacji, zmiany istniejących, a także pozwala na pełną orientację w zakresie obłożenia pokoi.
Wszystkie operacje można wykonywać za pomocą myszki nie opuszczając diagramu. Wybranie numeru pokoju pozwala na zapoznanie się z podstawowymi informacjami, dotyczącymi między innymi stanu pokoju. Z kolei wybranie daty z kalendarium umożliwia wyświetlenie na ekranie dnia tygodnia, a nawet solenizantów obchodzących w danym dniu imieniny.
Ekran obrazujący diagram rezerwacji w programie Chart
Księga rezerwacji i meldunków
Podstawowymi narzędziami w pracy recepcjonisty są księgi: meldunkowa i rezerwacji. Moduł Recepcja oferuje ich elektroniczne odpowiedniki. Z chwilą otwarcia elektronicznej księgi, na ekranie pojawiają się następujące dane:
liczba zameldowanych gości,
liczba meldunków,
liczba zajętych oraz wolnych pokoi.
Recepcjonista ma bezpośredni wgląd do listy gości hotelowych wraz z informacjami dotyczącymi personaliów osoby zameldowanej (danych firmy) oraz zajmowanego pokoju. Jeśli recepcjonista ma do czynienia z wymagającym rozmówcą, może mu udzielić szczegółowych informacji, na przykład, czy pokój jest z widokiem na morze. W przypadku gości, którzy po raz kolejny odwiedzają hotel recepcjonista nie musi ponownie wpisywać ich danych. Wszystkie dane gości hotelowych są przechowywane w pamięci i w momencie meldunku komputer automatycznie wyszukuje informacje o odpowiedniej osobie.
Ekran obrazujący księgę meldunkową w programie Chart
Księga żywienia
W obiektach oferujących oprócz usług noclegowych także gastronomiczne, przydatne może okazać się tworzenie raportów dotyczących ilości posiłków przygotowanych przez kuchnię na każdy dzień. Umożliwia to między innymi optymalizację wykorzystania zapasów magazynów żywnościowych.
Księga żywienia, w którą wyposażony jest moduł Recepcja, umożliwia przede wszystkim wydruk raportów na dany dzień, uwzględniających ilość posiłków potrzebnych do obsługi gości zameldowanych w obiekcie, rezerwacji dokonanych na dany dzień oraz ewentualnych osób dodatkowych. Oprócz uwzględnienia rodzaju posiłków (śniadania, obiady, kolacje itp.) w programie zdefiniować można posiłki standardowe, połówkowe, a także różne zestawy, na przykład: wegetariański, specjalny.
Diagram żywienia pozwala na bieżące zmiany stanu zamówionych przez gościa posiłków, na przykład, gdy jest zainteresowany tylko obiadami.
Zestawienie pokoi
Recepcjonista powinien na bieżąco wiedzieć co dzieje się w pokojach hotelowych (o ile nie przekracza to pewnych norm). Zestawienie pokoi pozwala recepcjoniście na podgląd pokoju, uwzględniający następujące opcje:
stan pokoju,
obecność gości w pokojach,
pozostawione wiadomości,
konieczność budzenia,
obywatelstwo gościa,
blokady telefonów.
Wybranie numeru pokoju pozwala na uzyskanie dokładniejszych danych (poza wymienionymi wcześniej), takich jak:
korespondencja,
pokój w trakcie sprzątania,
naprawy,
wykaz przeprowadzonych rozmów telefonicznych,
numer rezerwacji,
numer meldunku.
Każdy z pokoi można ustawić w stan sprzątania lub remontu – zgodnie ze stanem faktycznym.
Ekran obrazujący status pokoi w programie Chart
Współpraca z centralą abonencką
Współpraca z największym w Polsce producentem systemów billingowych – firmą Contec – zaowocowała przystosowaniem modułu Recepcja do pracy ze wszystkimi centralami abonenckimi oferowanymi na rynku polskim.
Zapewnienie gościom dostępu do łączności telefonicznej jest jednym z kryteriów oceny poziomu oferowanych usług hotelowych. Współpraca systemu Chart z abonencką centralą telefoniczną Mikrotel oraz systemami taryfikacji firmy Contec zapewnia rejestrację i taryfikację wszystkich rozmów przeprowadzonych przez gości oraz pracowników hotelu. Baza danych systemu Chart rejestruje i umożliwia wydruk następujących danych:
numer wewnętrzny abonenta,
data,
godzina rozpoczęcia rozmowy,
wybrany numer abonenta zewnętrznego,
numer taryfy, według której jest naliczany,
koszt rozmowy,
koszt połączenia.
Współpraca z centralami abonenckimi Mikrotel umożliwia ograniczenie możliwości korzystania z połączeń wychodzących. W poszczególnych pokojach hotelowych można wyznaczyć limity złotówkowe, uniemożliwić połączenia międzymiastowe lub międzynarodowe.
Rachunki
Dla gościa hotelowego duże znaczenie ma jakość i czas obsługi. Bardzo czasochłonne jest regulowanie wszelkiego rodzaju płatności. W większości przypadków rachunek za pobyt nie jest jedyną należnością, którą musi zapłacić gość. System Chart umożliwia wystawienie rachunku za pobyt łącznie z innymi usługami, takimi jak: korzystanie z parkingu, wynajem sali konferencyjnej, posiłki, rozmowy telefoniczne itp.
System pozwala na wydruk i edycję następujących dokumentów:
faktura VAT,
rachunek uproszczony,
dokumenty KP i KW,
paragon fiskalny,
korekta do faktur VAT/ rachunku uproszczonego.
Współpraca z drukarką fiskalną
Wprowadzenie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych ma wpływ na komputeryzację obiektów hotelowych. Współpraca z drukarką fiskalną jest obecnie standardową usługą oferowaną przez program hotelowy. System Chart współpracuje z drukarką fiskalną Posnet oraz Elzab FP-600. Umożliwia to realizację następujących funkcji:
wydruk paragonów fiskalnych,
tworzenie raportów dobowych i okresowych.
Archiwum
Baza danych – archiwum – jest przydatna w sytuacji, kiedy trzeba ponownie wystawić rachunek lub zrobić korektę. Pozwala także zaoszczędzić czas recepcjonisty w momencie meldowania osoby, która po raz kolejny korzysta z usług hotelu. Dane gościa są odnajdywane i automatycznie wpisywane do księgi meldunkowej. Archiwum jest „skarbnicą” wiedzy o firmach, dzięki której można bardzo szybko uzyskać informacje o numerach telefonów, telefaksów, numerze NIP itp. Bazy danych mogą być nieocenionym źródłem danych, niezbędnych przy kalkulacji cen w hotelu czy wysyłce zaproszeń.
Archiwizacja
Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub księgowością dokonują analiz dotyczących gości przebywających w hotelu i rachunków wystawionych przez recepcjonistę. Proces archiwizacji pozwala na przenoszenie danych tworzonych przez system Chart, co z kolei umożliwia ich przetwarzanie w edytorach tekstu czy arkuszach kalkulacyjnych. Rozwiązania zastosowane w programie do archiwizacji umożliwiają także tak zwane pakowanie danych, co w praktyce oznacza możliwość umieszczenia dużej ilości informacji na dyskietce. Jest to pomocne ze względu na bezpieczeństwo danych. W razie jakiejkolwiek awarii wystawione rachunki, księga meldunkowa itp. mogą być łatwo odtworzone. Poza tym, duże ilości danych, na przykład rachunki z danego roku, nie muszą obciążać twardego dysku, ale mogą być dowolnie nazwane, gromadzone i uporządkowane na dyskietkach. Dodatkowo istnieje możliwość wglądu w archiwum wykonanych podczas archiwizacji operacji, co może być istotne, gdy trudno skojarzyć pochodzenie pliku lub jego zawartość.
Moduł Zestawienia
Podstawowym zadaniem modułu Zestawienia jest tworzenie sprawozdań potrzebnych do prowadzenia wewnętrznej księgowości oraz wymagań Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego. Moduł pozwala również na kontrolę pracy recepcjonisty. Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub recepcją mają dostęp do informacji dotyczących czynności wykonywanych przez recepcjonistę podczas zmiany. Większość zestawień oprócz formy tabelarycznej można przedstawić w formie graficznej (diagramy i wykresy), co zwiększa czytelność raportów. Oprócz sprawozdań wymaganych przez urzędy, moduł pomaga właścicielowi przy ocenie zestawień, analiz dla własnych potrzeb (na przykład wskaźników obłożenia hotelu, opłacalności wynajmu miejsc itp.).
Podstawowe raporty oferowane przez moduł Zestawienia:
rejestr rachunków – zestawienie VAT,
rejestr paragonów fiskalnych,
rejestr dokumentów KP – KW,
wykorzystanie obiektu w poszczególnych miesiącach,
goście zagraniczni w obiekcie hotelowym,
przegląd księgi meldunkowej i rezerwacji,
raport dobowy – rachunki wystawione podczas zmiany.
Rejestr rachunków można sporządzać w oparciu o różne kryteria:
rodzaj rachunku (faktura VAT, rachunek uproszczony),
rodzaj płatności (gotówka, przelew, karta kredytowa),
data wystawienia rachunku (dany okres, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, poprzedni rok itp.).
Ekran obrazujący przykładowe zestawienia w programie Chart
Moduł Internet
Dynamiczny rozwój sieci Internet nie pozostaje bez wpływu na środowisko hotelarzy. Coraz więcej hoteli i pensjonatów umieszcza w Internecie własne strony WWW. W świecie widoczna jest tendencja wzrostu rezerwacji dokonywanych poprzez Internet. Co więcej, w przypadku dokonania rezerwacji w ten sposób hotele udzielają rabatów. W Polsce ten proces nie jest rozpowszechniony, należy się jednak liczyć z rosnącym zainteresowaniem tego typu zamówieniami. Obserwacja stron WWW wskazuje na zwiększającą się liczbę formularzy rezerwacji zamieszczanych przez polskie hotele. Jednak nie było do tej pory na polskim rynku oprogramowania hotelowego sprzężonego z siecią Internet. Wchodzący w skład systemu Chart moduł Internet automatycznie wybiera z poczty internetowej za pomocą słowa „klucza” korespondencję związaną z rezerwacją. Po otrzymaniu informacji na ekranie komputera pojawia się okno nowej rezerwacji z wypełnionymi danymi rezerwacyjnymi. Potwierdzenie rezerwacji przez recepcjonistę jest natychmiast przekazywane na adres e-mail gościa. Niezbędnym warunkiem do realizacji funkcji oferowanych przez moduł Recepcja jest posiadanie przez hotel adresu e-mail.
Ekran obrazujący internetowe rezerwacje w programie Chart
Moduł gastronomia
Obsługa gościa hotelowego to nie tylko kwestia zapewnienia wygodnego noclegu. W większości przypadków goście korzystają z usług hotelowej kuchni. Między innymi dlatego zdecydowano się na opracowanie modułu Gastronomia, wchodzącego w skład systemu Chart, który wkrótce zostanie wprowadzony do sprzedaży.
Główne funkcje modułu Gastronomia:
prowadzenie magazynów żywnościowych wraz z obsługą dokumentacji magazynowej (dokumenty MM, RW, PZ, KS, ZD),
nadzór nad towarami magazynowanymi – sygnalizacja końca terminu ważności, towarów przeterminowanych oraz pochodzących z różnych dostaw),
możliwość drukowania samodzielnie formatowanej karty dań,
obsługa sali restauracyjnej – możliwość dokonywania rezerwacji stolików oraz prowadzenia księgi gastronomicznej dla rezerwacji,
księga gastronomiczna oraz możliwość prowadzenia bazy faktur wspólnie lub rozłącznie z modułem Recepcja,
współpraca z kasą fiskalną – Sharp, drukarką fiskalną Posnet.
CHART na targach
System oprogramowania hotelowego Chart był do tej pory pokazywany podczas targów Komputer Expo ’97 w Warszawie, Polhotel ’97 w Bydgoszczy, Intertelecom ’97 i ’98 w Lodzi.
W 1997 roku firma Mikrotel otrzymała za moduł Recepcja Złoty Medal V Międzynarodowych Targów Sprzętu, Urządzeń i Wyposażenia Hoteli „Polhotel ‘97”.
W 1998 roku System Teleinformatyczny Chart 200 składający się z systemu Chart oraz centrali abonenckiej Mikrotel 200 został nagrodzony Złotym Medalem na IX Międzynarodowych Targach Łączności Intertelecom ’98 w Łodzi.
Chart pod ochroną
Firma Mikrotel zarejestrowała System Oprogramowania Hotelowego Chart w stowarzyszeniu PRO – Polski Rynek Oprogramowania, które jest jedyną organizacją w Polsce, która uzyskała pozwolenie Ministerstwa Kultury i Sztuki na zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi do programów komputerowych.
Stowarzyszenie prowadzi aktywną działalność skierowaną przeciw piractwu w ramach Agencji Ochrony Praw Autorskich Informatyki i Telekomunikacji. Każde oprogramowanie chronione przez stowarzyszenie PRO, oznaczone jest odpowiednim symbolem umieszczonym na ogół na karcie licencyjnej dołączonej do legalnie zakupionego oprogramowania.
Realizując temat naszej pracy staraliśmy się wybrać najważniejsze według nas oraz jedne z najczęściej używanych systemów hotelowych w polskich obiektach. Mamy nadzieję, że przynajmniej przybliżyliśmy to środowisko, jakże ważne u progu XXI wieku.
Uważamy, że praca ta może służyć jako informator dla osób zainteresowanych wyborem i kupnem odpowiedniego oprogramowania do obsługi obiektów hotelarskich. Może też być dobrym materiałem pomocnym w nauczaniu osób zainteresowanych pracą w hotelarstwie.
Warto zaznaczyć, że informatyka oraz sprzęt komputerowy cały czas się rozwijają, dlatego też w niedalekiej przyszłości możemy się spodziewać nowych programów lub ulepszonych wersji już istniejących, które będą zawierać funkcje dziś jeszcze niedostępne dla użytkowników.
Ze względów praktycznych nie byliśmy w stanie zawrzeć w tej pracy informacji o wszystkich systemach dostępnych na rynku. Natomiast w opisie tych wybranych przedstawiliśmy funkcje najistotniejsze dla hotelarzy, które wiążą się z pracą części hotelowej, recepcji, gastronomii, a także działów finansowych i księgowych. Bardziej dociekliwi nie będą mieli jednak problemów z otrzymaniem dokładnych wiadomości w siedzibie lub u dystrybutorów firmy produkującej dany program.
Pisząc pracę mieliśmy okazję zapoznać się z programami, o których istnieniu wcześniej nie wiedzieliśmy, jak również mieliśmy możliwość sprawdzenia zasad ich działania. W naszej ocenie najkorzystniej wypadły dwa programy, a mianowicie ProHOTT 2000 oraz Chart, który jest przeznaczony dla średnich i mniejszych obiektów hotelarskich. Uważamy, że właśnie te dwa programy są szczególnie godne polecenia, ponieważ są to produkty polskich programistów, a ich standard oraz możliwości nie odbiegają od innych, znanych systemów hotelowych produkcji zagranicznej.
Podsumowując naszą pracę chcemy zauważyć, że temat ten jest bardzo obszerny i w miarę rozwoju rynku oprogramowania hotelowego, a także gastronomicznego, wymaga kontynuacji.
Pragniemy serdecznie podziękować wszystkim osobom, które przyczyniły się do powstania tej pracy. Szczególne wyrazy wdzięczności należą się panu mgr Jerzemu Iwaniukowi za opiekę merytoryczną nad pracą i pomoc w jej realizacji.
Bibliografia
Ball Bill – „Poznaj Linux”, wyd. Mikom, 1999r.
Cieślak Krzysztof – „Windows i sieci komputerowe”, wyd. Helion, 1998r.
Derfler Frank – „Poznaj sieci”, wyd. Mikom, 1999r.
Moncur Michael, Chellis James – „IntranetWare/NovellWare”, wyd. Mikom, 1997r.
Moritsugu Steve & DTR Business Systems – „Poznaj UNIX”, wyd. Mikom, 1999r.
Firma Hogatex tworzy oprogramowanie dla hotelarstwa od 1980 roku. Jej produkty są dostępne do wszystkich powszechnie znanych platform. Przetłumaczone zostały na 14 języków i są używane w ponad 40 państwach. Produkty tej firmy używane są między innymi przez takie łańcuchy hotelowe jak: Accor, Holiday Inn, Ibis, Mercure, Novotell, Park Plaza Hotels & Restaurants, Ramada i wiele innych.
Siedziba firmy znajduje się w Monachium – Niemcy. Dokładny adres:
Hogatex Software GmbH
Stefan-George-Ring 23
D-81929 München
tel. +49/89 99 31 30
fax. +49/89/99 313-111
„Starlight” Hotel Management System
Jednym z oferowanych przez firmę Hogatex produktów do zarządzania hotelem jest system Starlight HMS. Został opracowany na podstawie wieloletnich doświadczeń programistów firmy związanych z branżą hotelarską.
System ten został zaprojektowany do używania na następujących platformach:
SCO UNIX oraz UNIX Ware,
IBM AIX,
SUN SOLARIS,
Windows NT oraz 95/98.
Starlight HMS ma budowę modułową, dzięki której można korzystać tylko z wybranych, potrzebnych części systemu. Składają się na niego:
Hogatex Starlight Front Office – moduł do obsługi recepcji,
Hogatex Starlight Sales & Marketing – sprzedaż i marketing,
Hogatex Starlight Conference & Banqueting – konferencje i bankiety,
Hogatex Starlight International Financial Management – zarządzanie finansami,
Inventory Management – zarządzanie inwentarzem,
Point Of Sale system – zarządzanie punktami sprzedaży,
Yield Management – zarządzanie cenami,
HogaNET Internet Reservation Software – rezerwacje przez Internet.
Z danych, które zostały wprowadzone w jednym z modułów, można korzystać we wszystkich pozostałych częściach systemu Starlight.
W naszej pracy opisaliśmy dwa moduły zasługujące na szczególną uwagę: Hogatex Starlight Front Office oraz HogaNET Internet Reservation Software.
Starlight Front Office
System Hogatex Front Office dostarczany jest w dwóch wersjach:
Windows – wersja graficzna,
DOS (ASCII) – wersja tekstowa.
Wystarczy jedna instalacja, aby używać obydwu wersji równocześnie (także na platformie UNIX).
Wybrane funkcje programu
Archiwum
centralny indeks gości, firm i biur podróży,
użytkownik może określić, jaką formę indeksu gości komputer ma wyświetlić,
wyszukiwanie gościa według nazwiska, imienia, osoby kontaktowej, miejsca zamieszkania, numeru telefonu, albo szeregu innych kryteriów,
wersja dla Windows pozwala wysłać e-mail’a bezpośrednio z indeksu gości, używając Microsoft Outlook (adres e-mail’owy jest automatycznie przenoszony do Microsoft Outlook),
zapis życzeń gościa – analiza jego zachowań, aby tworzyć celne kampanie sprzedaży oraz kampanie marketingowe.
Ekran obrazujący spis gości w programie Starlight Front Office
Rezerwacja
rezerwacje indywidualne i grupowe wraz z automatycznym przydzielaniem pokoi dla grup,
funkcje wyszukiwania rezerwacji według numeru rezerwacji, nazwiska, nazwy firmy, narodowości, nazwy grupy, numeru lub kategorii pokoju,
daty przyjazdu lub wyjazdu, okresu czasu zamieszkania,
dogodne zarządzanie pakietami cen,
ceny pokoi pokazywane w jakiejkolwiek walucie włączając Euro,
automatyczne wywoływanie ulubionych lub preferowanych przez gościa pokoi,
system korespondencji bazujący na programie Microsoft Word z możliwością używania technologii OLE. Bezpośrednio z menu rezerwacji można utworzyć połączenie z Microsoft Word i wybrać standardową formę potwierdzenia rezerwacji,
zmiany w istniejących rezerwacjach,
opcja bezpośredniej rezerwacji w planie pokoi przez zwykłe podświetlenie żądanego okresu czasu,
baza fotografii pokoi oraz planów lokacyjnych, przy pomocy której można z łatwością udzielić konkretnych informacji.
Ekran obrazujący rozkład pokoi w programie Starlight Front Office
Dostępność pokoi
informacje dotyczące: typu, kategorii, stanu rezerwacji, przydziałów danego pokoju,
graficzna prezentacja statusów pokoi w 35 typach diagramów,
graficzny plan pokoju wraz z informacją o jego statusie.
Waluta Euro
ceny pokoi podawane w Euro albo w jakiejkolwiek innej walucie,
automatyczny pokaz salda w walucie narodowej i Euro.
Ekran obrazujący dostępność pokoi w programie Starlight Front Office
Zintegrowany moduł marketingu pocztowego
generuje etykiety albo pliki Microsoft Word Merge,
selekcja gości według numeru pobytu, dokonanego obrotu, kraju, kodu pocztowego, daty urodzenia, wieku itd.,
rozciągnięte kryteria selekcji umożliwiają połączenia do plików z rezerwacjami lub historią (na przykład porównanie rezerwacji z różnych okresów. Dzięki temu uzyskujemy informacje na temat upodobań gości – określone terminy przyjazdów itp.).
Rachunki
możliwość używania różnych form faktur,
określenie przepisów wystawiania rachunków, obsługa przekazów itd.,
możliwość druku w pięciu dodatkowych językach poza narodowym,
wymeldowanie grupy może być połączone z wydrukiem rachunków, faktur itp.,
uwzględnia prawa fiskalne z ponad czterdziestu krajów.
Korespondencja
korespondencja, taka jak: oferty, potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia wystawienia rachunków, jest automatycznie kompilowana do Microsoft Word i drukowana, faksowana lub wysyłana e-mail’em,
system automatycznie archiwizuje całą korespondencję każdego gościa lub firmy, która go finansuje (chronologiczny dostęp w Microsoft Word).
Obsługa
pełny, graficzny interfejs użytkownika,
operowanie myszką, klawiszami funkcyjnymi lub klawiaturą,
udostępniona dla użytkownika pomoc w każdym momencie jego pracy,
wersja wielojęzyczna – użytkownik określa język, gdy zaczyna pracę,
możliwość określenia dostępności funkcji dla poszczególnych użytkowników.
Inne cechy systemu
działanie non-stop – baza danych w pełni reorganizuje się sama, kiedy kontynuuje się pracę,
możliwość używania innych programów podczas pracy tego systemu,
zarządzanie depozytem z jedną lub większą ilością cen,
tworzenie rozmaitych statystyk, takich jak:
– raporty zarządzania,
– raporty finansowe,
– raporty sprzedaży,
– raporty rozliczeniowe,
– statystyki ryczałtów,
– raporty części gastronomicznejitd.
Hogatex dostarcza kilkaset interfejsów do systemów zewnętrznych, takich jak:
– systemów telefonicznych,
– systemów POS,
– systemów kluczy magnetycznych,
– płatnej telewizji,
– systemów rejestrowania gotówki,
– systemów kart SMART,
– systemów zarządzania energią,
– systemów zarządzania cenami,
– systemów centralnej rezerwacji,
– systemów GDS.
Wszystkie interfejsy pracują „w tle” w serwerze.
HogaNET
Jest to rozwiązanie firmy Hogatex umożliwiające sprzedaż pokoi za pomocą Internetu. Program ten umożliwia szybkie i ekonomiczne dostanie się na potencjalnie największy rynek świata, bez konieczności inwestowania w nowy personel lub badanie Internetu.
HogaNET oferuje gościom możliwość zakładania rezerwacji przy pomocy wypróbowanej technologii, dzięki której spełniana jest najbardziej powszechna potrzeba użytkowników Internetu – chcą oni, aby wszystko było wykonywane natychmiastowo. Poza tym, plusem tego „wirtualnego pracownika” przyjmującego rezerwacje jest to, że „pracuje” on 24 godziny na dobę i 365 dni w roku.
Na czasie oszczędzają też pracownicy hotelu, którzy nie muszą odbierać telefonów związanych z rezerwacją pokoi, ponieważ przepływ informacji następuje pomiędzy gościem i serwerem sieciowym HogaNET. Następnie dopiero te dane są przesyłane do komputera hotelowego. Dzięki temu pośrednictwu żaden potencjalny gość nie może dostać się bezpośrednio do systemu hotelowego. Centralny serwer HogaNET chroni dane, co znaczy, że używając tego urządzenia nie trzeba martwić się o ochronę przed hackerami i bezpieczeństwo danych.
Decydując się na skorzystanie z tej oferty, można zaoszczędzić do kilkunastu tysięcy dolarów, gdyż nie trzeba kupować własnego serwera sieciowego, który udostępnia firma.
Jeśli istnieje taka potrzeba, specjaliści Hogatexu mogą pomóc nabywcy programu w zaprojektowaniu własnej strony internetowej hotelu.
Program jest przyjazny dla użytkownika i jego gości. Wypełniają oni tylko dwie pokazujące się na ekranie maski potrzebnymi danymi. W przypadku stałych gości wystarczy, że wpiszą swój „numer gościa” i hasło, a informacje na temat jego osoby same się uaktywnią.
Osobliwość „Dynamic Contingency” oznacza, że personel hotelu nie ma żadnej dodatkowej pracy związanej z dzieleniem dostępnych pokoi z przeznaczaniem ich na sprzedaż internetową. Przy instalowaniu HogaNET w hotelu, programowane są warunki, na jakich chce się sprzedawać zakwaterowanie przez Internet. Na przykład jeżeli w dzień poprzedzający dzisiejszy o 14 dni, ponad 30 pokoi jest jeszcze możliwych do nabycia, automatycznie 10 pokoi mogłoby być oferowanych drogą wirtualną. Zależnie od biznes planu, można zaprogramować cały szereg takich kontyngentów. Można oczywiście przy użyciu menu bezzwłocznie anulować rezerwacje tą samą drogą na jakikolwiek okres czasu, w którym spodziewane jest pełne zakwaterowanie hotelu.
Funkcja celu w przypadku struktury kapitałowej jednostki, której celem głównym jest maksymalizacja swojej wartości, określa przede wszystkim wzorce, jakie przedsiębiorstwo powinno przyjąć. Widoczna w badanym podmiocie tendencja zwiększania udziału kapitałów własnych w finansowaniu majątku, spowodowała również znaczny wzrost zysku operacyjnego. W przypadku wzrostu udziału kapitałów własnych z 31% do 45% r/r, zysk spółki wzrósł o 80% w tym samym okresie czasu, co oznacza, przy przeznaczeniu wypłaty dywidendy na poziomie niższym niż 100% wypracowanego zysku na zwiększenie kapitałów własnych przedsiębiorstwa, dalszy jego wzrost w finansowaniu majątku i w konsekwencji realizację celu głównego.
Wysokość finansowania się kapitałem obcym stanowi o skłonności do ryzyka, jakie jest zdolne podjąć przedsiębiorstwo. W związku ze znaczną inwestycją, jaką poczyniła spółka w zakresie rozbudowy i modernizacji posiadanego obiektu hotelowego, konieczne było znaczne finansowanie obce. Zachowanie organizacyjne jednostki z tych lat można określić jako ekspansywne i agresywne, ponieważ wiązało się ze znacznym ryzykiem. Inwestycja przyniosła pozytywny skutek i korzyści z niej płynące przyczyniają się do sukcesywnego realizowania celu podstawowego podmiotu. W najprostszym ujęciu, określając wartość przedsiębiorstwa jako sumę bilansową, obserwuje się znaczny jej wzrost, ponieważ aż o 30% r/r w latach 2012/2013. W podanym przykładzie zadłużenie i finansowanie się kapitałem obcym miało na celu długookresowe zwiększenie wartości całego przedsiębiorstwa.
W celu ustalenia polityki jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego, przedsiębiorstwo zakłada, iż celem podstawowym przedsiębiorstwa w zakresie jakości jest świadczenie usługi na najwyższym jakościowo poziomie, której konsekwencją będzie uzyskanie dodatnich wyników ekonomicznych w każdym roku obrachunkowym oraz zapewnienie bezpieczeństwa żywności przy uwzględnieniu dostawców i partnerów.[1] Cele te mogą być przedmiotem przeglądu i korekty przez kierownictwo, podczas okresowo przeprowadzanych audytów.
Wdrożenie tak podjętej polityki nakłada w sposób zdecydowany konieczność pokazania i dokumentowania zdolności do zaspokajania oczekiwań klientów, spełniania wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością i bezpieczeństwa żywności.
W przedsiębiorstwie kładzie się duży nacisk na jakość oferowanych usług, obsługi, jakości ubioru pracowników, czy ich zachowania wobec klientów. W ramach ujednolicenia procedur, wprowadzono np. regulację odnoszącą się do prowadzenia klienta przez cały jego pobyt, od przyjazdu aż do wymeldowania.
Określone zostały i udokumentowane oraz zatwierdzone cele w zakresie bezpieczeństwa żywności wyrobów ze wskazaniem poszczególnych etapów produkcji i roli określonych osób w realizacji tych celów. Cele te są zgodne z polityką jakości i bezpieczeństwa żywności i obejmują zadania niezbędne do spełnienia wymagań dotyczących bezpieczeństwa zdrowotnego wyrobów spożywczych i związanych z nimi procesów. Przy ich określaniu wzięto pod uwagę działania niezbędne do ich realizacji w odniesieniu do wyrobów, związanych z nimi operacji oraz procesów i sprecyzowano:
przydział odpowiednich zasobów oraz odpowiedzialności i uprawnień personelu w odpowiednich obszarach;
kwalifikacje i doświadczenie pracowników wykonujących określone czynności; stosowne procesy, procedury i instrukcje;
kryteria przyjęcia określonych wymagań w zakresie bezpieczeństwa zdrowotnego wyrobów;
właściwe działania oceniające i weryfikujące realizację poszczególnych celów w oparciu o określone kryteria realizacji w określonych przedziałach czasowych;
wymagane zapisy związane z realizacją celów.
Ponadto zdefiniowano i wprowadzono cele i zadania środowiskowe dla poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Są to cele mierzalne i spójne z polityką środowiskową, przy ustalaniu których spółka brała pod uwagę wymogi prawne i formalne, mogące jej dotyczyć. Przedsiębiorstwo uważa, ze jej podstawowym celem w zakresie środowiskowym jest zarządzanie jednostką w sposób jak najbardziej przyjazny dla środowiska, z uwzględnieniem wszystkich działań wykonywanych w spółce a wynikających z charakteru jej funkcjonowania tj. usług wczasowo-leczniczych, jak również poza nią – w odniesieniu do wszystkich zainteresowanych stron.[2]
Wdrożenie tak pojętej polityki nakłada w sposób zdecydowany konieczność pokazania i dokumentowania zdolności do spełniania wymagań i stałej poprawy skuteczności systemu zarządzania środowiskowego i zapobiegania zanieczyszczeniom. Realizacja powyższego celu, opiera się na ciągłym doskonaleniu wyrobów i usług uwzględniając aspekty zdrowotne oraz na włączeniu wszystkich pracowników w realizację polityki spółki dotyczącej jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego. Takie kryteria jak bezpieczeństwo żywnościowe, porządek, czystość dają świadectwo zachowania każdego z pracowników, czego skutki mogą być odczuwalne poprzez zadowolenie klientów, wyrażające się wzrostem ich zleceń i zaufaniu, jakim obdarzają jednostkę. Określone zostały i udokumentowane oraz zatwierdzone cele i zadania środowiskowe dla poszczególnych działów jednostki. Cele i zadania są mierzalne i spójne z polityką środowiskową. Przy ustanawianiu celów spółka brała pod uwagę wymagania prawne i inne, które mogą jej dotyczyć.
Podstawowym celem w zakresie Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP) jest zarządzanie spółką w sposób zgodny z wymaganiami BHP i z uwzględnieniem wszystkich działań wykonywanych w spółce a wynikających z charakteru jej funkcjonowania, tj. usług wczasowo-leczniczych, jak również poza nią w odniesieniu do wszystkich zainteresowanych stron.[3] Powyższe jest odpowiednie do charakteru działań spółki i związanymi z nimi zagrożeniami oraz stanowi ramy do ustalania i przeglądania celów ogólnych i szczegółowych jednostki dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Przy ustanawianiu celów uwzględniono wymagania prawne i inne, zidentyfikowane zostały zagrożenia, oceniono ryzyko zawodowe, wzięto pod uwagę możliwości techniczne i finansowe, uwzględniony został interes przedsiębiorstwa a także punkt widzenia zainteresowanych stron.
Powyższe cele obejmują posiadanie kompetentnego, przeszkolonego i podnoszącego swoje kwalifikacje personelu oraz wyposażenie go w niezbędne do realizacji usług kompetencje, realizowane poprzez proces zarządzania zasobami ludzkimi. Dodatkowo dotyczą dokładnego zrozumienia potrzeb i oczekiwań klientów poprzez proces przeglądu umowy i sprawne funkcjonowanie działu marketingu. Terminowe dostarczanie zamówionych wyrobów, zgodnych z zamówieniami, poprzez proces zakupów u akceptowanych i okresowo weryfikowanych dostawców, realizowane jest przez dział, który danego zamówienia dokonał. Największe znaczenie ma to w przypadku gastronomii, gdzie gospodarka zasobami jest niezwykle istotna, ze względu na krótką trwałość większości z zamawianych produktów. Terminowa i niezawodna realizacja usługi oraz ciągłe ich doskonalenie w celu zmniejszenia reklamacji klientów, przy udziale procesu realizacji usługi, wykonywana jest przez poszczególne działy operacyjne. Analiza pomiarów zadowolenia klienta i innych zainteresowanych stron w celu doskonalenia funkcjonowania przedsiębiorstwa, jest realizowany procesem pomiarów przez dział marketingu. Odbywa się to m.in. poprzez ankiety, przygotowywane i dostarczane każdemu gościowi przez Dział Marketingu i Sprzedaży z prośbą o wypełnienie i pozostawienie do końca pobytu. W ramach ankiety znajdują się pytania dotyczące poszczególnych działów i obejmują:
w przypadku recepcji ocenę powitania gości, uprzejmość, kompetencje i sprawność obsługi oraz przygotowanie wyjazdu i wymeldowania;
pytania o czystość, wystrój i stan techniczny pokoi;
uprzejmość i kompetencje obsługi gastronomii oraz urozmaicenie i jakość potraw;
pytania o obsługę i jakość wykonywanych usług zabiegów rehabilitacyjnych i galerii SPA;
o atrakcyjność oferty przygotowanej przez dział marketingu, jakość materiałów informacyjnych zarówno w hotelu, jak i na stronie internetowej.
Po wykonaniu analizy zagregowanych zbiorczo odpowiedzi, na comiesięcznych, cyklicznych spotkaniach kadry zarządzającej, przedstawiane są wnioski, wskazywano miejsca słabsze i wymagające korekty, jak również funkcje dobrze działające i wymagające ich podtrzymywania i doskonalenia. Wykrywanie w porę niezgodności wewnętrznych, związanych z wyrobami i usługami realizowane jest poprzez proces nadzorowania usługi nie spełniającej wymagań działu audytu wewnętrznego i controllingu. Trafne podejmowanie decyzji dotyczących funkcjonowania spółki, wykonywane przez zarząd, poprzez proces analizy danych oraz ostatecznie stopniowe doskonalenie celów strategicznych jednostki w celu usprawnienia jej funkcjonowania, z pomocą procesu ciągłego doskonalenia.
W celu doskonalenia funkcjonowania i zapewnienia sprawnej realizacji celów w badanej jednostce stosuje się audyty wewnętrzne. Prowadzone są pomiary i monitorowanie zadowolenia klienta, które oparte są na przeglądzie informacji z nim związanej i obejmują one informacje zwrotne dotyczące różnych aspektów wyrobu ze szczególnym uwzględnieniem systemu HACCP, Zarządzania Środowiskiem i BHP, oraz wymagania klienta i informacje wynikające z umowy czy potrzeby rynkowe, dane dotyczące dostarczania usługi lub informacje związane z oddziaływaniem partnerów biznesowych na środowisko i BHP oraz informacje związane z konkurencją. Przedsiębiorstwo współpracuje ze swoimi klientami w celu przewidywania przyszłych ich potrzeb, co bezpośrednio wpływa na cel podstawowy, jaki założyła sobie badana jednostka w postaci zwiększania udziału w rynku zbytu.
W celu oceny mocnych i słabych stron systemu zarządzania przeprowadzane w Spółce są audyty wewnętrzne. Audyt wewnętrzny działa jako narzędzie zarządzania, służące do oceny każdego wytypowanego procesu lub działania. Audyt wewnętrzny dostarcza niezależnego narzędzia do wykorzystania w uzyskaniu dowodu obiektywnego, określające czy zostały spełnione istniejące wymagania. Zagadnienia brane pod uwagę w audycie wewnętrznym to m.in.:
skuteczność i efektywność wdrożenia procesów;
możliwość ciągłego doskonalenia; zdolność procesów; skuteczne i efektywne wykorzystanie metod statystycznych;
wykorzystanie techniki informatycznej;
analiza danych dotycząca kosztów i jakości;
skuteczne i efektywne wykorzystanie zasobów;
oddziaływanie na środowisko czy stan bezpieczeństwa i higieny pracy.
W ramach realizowania celu systemu marketingowego, jakim jest uzyskanie wzrostu sprzedaży, w przedsiębiorstwie znacznie zwiększono współpracę z zagranicznymi biurami podróży. W zakresie rynku niemieckiego obecnie obejmuje ona grupę ponad 50 partnerów, na rynku rosyjskim 24 głównie z okręgu kaliningradzkiego oraz 6 biur obsługujących rynek skandynawski, sprzedających i organizujących dla swoich klientów pobyty rehabilitacyjne i wypoczynkowe nad polskim morzem. Oddelegowanie częściowej sprzedaży na zewnątrz przedsiębiorstwa, pozwoliło na ograniczenie kosztów, głównie poprzez uniknięcie tworzenia punktów sprzedażowych poza granicami kraju. W przedstawionej wcześniej strukturze przychodów, widać wyraźny udział gości zagranicznych w ich generowaniu.
Zarząd, poprzez zaangażowanie i wspomaganie pracowników, doskonali zarówno skuteczność, jak i efektywność organizacji. Przedsiębiorstwo, dla osiągnięcia swoich celów oraz doskonalenia jego funkcjonowania, zachęca pracowników do angażowania się i rozwoju poprzez udział w prowadzonych szkoleniach, klarowne określanie ich odpowiedzialności i uprawnień oraz ustanawianie celów indywidualnych i zespołowych, a także umożliwianie włączania się w ustanawianie celów i w podejmowanie decyzji czy uznawanie i nagradzanie oraz ułatwianie otwartego, dwukierunkowego przekazywania informacji wraz z ciągłym przeglądem potrzeb pracowników.
W drodze realizacji celów systemu motywacyjnego i pracy, jednostka wprowadziła konkretne rozwiązania dotyczące zwiększenia zaangażowania pracowników, m. in. poprzez rozwinięty system szkoleń. Kierownicy poszczególnych działów, w ramach dorocznego budżetowania kosztowego, przedstawiają, do omówienia i zatwierdzenia, projekty planów szkoleniowych, w których prezentują konkretne tematy szkoleń, proponowaną formę (wewnętrzne lub zewnętrzne), ustalają wstępnie szkoleniowca w przypadku szkoleń wewnętrznych, określają przybliżony koszt szkoleń i przede wszystkim wskazują pracowników objętych programem szkoleniowym. W badanym okresie koszty spółki kształtowały się na poziomie 150 tys. zł rocznie z tytułu szkoleń pracowniczych.
Elementami determinującymi potrzeby dotyczące szkoleń są zmiany wynikające z charakteru procesów przedsiębiorstwa, stopnia rozwoju ludzi oraz kultury organizacyjnej. Celem jest zapewnienie pracownikom wiedzy i umiejętności, które wraz z ich doświadczeniem, podnoszą ich kompetencje. Spełnienie wymagań i potrzeb, rosnących oczekiwań klienta i innych stron zainteresowanych oferowanymi im usługami, są szczególnym tematem szkoleń i kształcenia. Wszyscy pracownicy są uświadamiani, jakie konsekwencje dla jednostki niesie niespełnienie wymagań. W celu zachęcenia pracowników do angażowania się w sprawy przedsiębiorstwa, szkolenia obejmują wizję przyszłości organizacji, jej politykę i cele, zmiany organizacyjne i rozwój czy inicjowanie i wdrożenie procesów doskonalenia oraz korzyści wynikające z kreatywności i innowacyjności, ponadto wpływ pracodawcy na społeczeństwo, na środowisko, wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy oraz programy wprowadzające dla nowych pracowników czy programy okresowego uaktualniania wiedzy dla pracowników już zatrudnionych.
Funkcjonująca w ARKA – MEGA S.A. ścieżka kariery zawodowej posiada pozytywny wpływa na identyfikowanie się pracowników z misją i celami spółki, stabilizuje zatrudnienie a także prowadzi do powstawania grupy kompetentnych i doświadczonych pracowników, predestynowanych do obejmowania stanowisk z coraz szerszym zakresem kompetencji i odpowiedzialności. Powstająca w ten sposób własna rezerwa kadrowa spółki jest pozytywnym elementem rozwoju organizacyjnego.
[1] Polityka jakości i bezpieczeństwa zdrowotnego ARKA – MEGA S.A.
