Jednym ze sposobów zachęcających do podjęcia pracy w danej firmie jest zapewnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego. Dotyczy to w szczególności wybitnych specjalistów. Jest to niewątpliwie czynnik motywacyjny, zwłaszcza dla osoby mającej miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zakładu pracy.
W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych takie świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 tej ustawy.
Wartość świadczenia polegającego na bezpłatnym udostępnieniu pracownikowi mieszkania służbowego powinna być również uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne tego pracownika.
Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników:
- w hotelu pracowniczym
- w kwaterach prywatnych wynajmowanych na potrzeby zbiorowego zakwaterowania – do 500 zł miesięcznie na każdego pracownika z osobna.
Na marginesie, powyższe zwolnienie można zastosować tylko wówczas, gdy miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a pracownik nie korzysta z podwyższonych z tego tytułu kosztów uzyskania przychodów (art. 21 ust. 14 ustawy).
Czy świadczenia dodatkowe na rzecz pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Odpowiedź jest twierdząca, pod warunkiem że pracodawca uzasadni cel wydatków ponoszonych z tego tytułu.
Przypomnijmy, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Do takich kosztów zalicza się również wydatki, których nie można bezpośrednio przypisać do konkretnego przychodu, dotyczące m.in. funkcjonowania firmy, czyli odnoszące się do całej działalności podatnika.
W praktyce dla pracodawcy to oznacza, że takimi kosztami mogą być wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów (z wyjątkiem wyłączonych ustawowo). Od 1 stycznia 1995 r., co do zasady, wszelkie wydatki poniesione przez pracodawcę na rzecz pracowników (poza zastrzeżonymi w ustawie) stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawcy.
Na mocy ustawy z 2 grudnia 1994 r. o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania oraz niektórych innych ustaw (DzU z 1995 r. nr 5, poz. 25) skreślony został pkt 35 w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowiący, że nie można uznać za koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez podatnika pośrednio na rzecz pracowników, jeżeli obowiązek ich ponoszenia nie wynika z układu zbiorowego pracy lub innych aktów prawnych.
Należy jednak pamiętać, że wydatki pracodawcy powinny mieć racjonalne uzasadnienie. Jeżeli więc pracodawca uzasadni odpowiednio cel poniesionych wydatków na dodatkowe świadczenia pracownicze, może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, tak jak pozostałe wydatki poniesione na rzecz pracowników.