„Recepcja” – PPHU Elmatech

5/5 - (3 votes)

Ogólne wiadomości o producencie

Firma PPHU Elmatech zajmuje się przede wszystkim produkcją narzędzia do obsługi recepcji hotelowej – komputerowego systemu „Recepcja”, który został przystosowany do współpracy (podobnie jak program Sihot) z systemem do kontroli i zarządzania gastronomią – „Gastro”. Firma zajmuje się także instalowaniem sieci komputerowych opartych na systemie Novell NetWare, podłączaniem i obsługą Internetu oraz wdrażaniem produkowanych przez siebie systemów hotelowych, gastronomicznych, finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych. Poza tym w jej ofercie dostępne są: centrale telefoniczne, systemy przywoławcze oraz rejestratory i koncentratory energii elektrycznej.

Cechy systemu Recepcja

Meldunki

  • meldowanie gości indywidualnych, grup, konferencji, grup oczekujących. W ekranie meldunkowym można określić pakiet usług dodatkowych (wyżywienie, parkingi, usługi dodatkowe),
  • automatyczne wyszukiwanie danych meldunkowych w przypadku kolejnego meldunku,
  • automatyczne wyszukiwanie danych o firmie (nazwa firmy, NIP),
  • wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego rachunku, z dowolną formą płatności,
  • dowolna możliwość zmian danych meldunkowych,
  • możliwość rozliczania poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju,
  • pełne zestawienia pokoi zajętych, wolnych, zarezerwowanych w podanym dniu lub za dowolny okres,
  • szybki podgląd informacji o zameldowanych gościach
  • informacja o ilości przyjazdów w podanym dniu.

Rezerwacje

  • pełny moduł rezerwacji,
  • rezerwacje grup, konferencji, osób oczekujących,
  • zestawienia rezerwacji,
  • przegląd archiwum rezerwacji,
  • zestawienia wykorzystania pokoi, rezerwacji – rozliczenia z biurami podróży,
  • zestawienia przyjazdów gości indywidualnych, grup – w podanych terminach, według numeru rezerwacji,
  • zestawienia obłożenia hotelu, grup – w formie graficznej oraz obliczeniowej,
  • zestawienia obrotów biur turystycznych,
  • możliwość wydruków w dowolnych konfiguracjach.

Rachunki

  • moduł rachunków: rozliczenia częściowe, całkowite „z góry”- wszystkie formy płatności,
  • rachunki za pobyt grup krajowych oraz zagranicznych – faktury eksportowe,
  • przegląd finansowo rzeczowy działalności za wybrany okres,
  • przeglądy zaliczek, zestawienia,
  • księgowanie usług na pokoje hotelowe,
  • nieograniczona ilość usług dodatkowych.

Raporty

  • pełny raport kasowy (z możliwością wydruków dekretów księgowych). Raport zawiera wykazy wystawionych faktur w podziale na formy płatności, saldo kasy, raport sprzedanych usług, udzielonych zniżek, rabatów, anulowanych rachunków itp.,
  • przeglądy raportów kasowych,
  • raporty dla służby pięter, kuchni o ilości posiłków, itp.,
  • raporty usług dodatkowych,
  • raport wpływów ze sprzedaży usług,
  • raport dla GUS,
  • raport wykorzystania pokoi hotelowych,
  • pełny raport finansowy hotelu.

Pełna książka meldunkowa

  • pełna książka meldunkowa zawierająca wszystkie niezbędne dane określone przepisami,
  • możliwość wyszukiwania danych meldunkowych według dowolnie zadanej selekcji: imię, nazwisko, termin pobytu, numer pokoju itp.,
  • możliwość wydrukowania specyfikacji sprzedanych usług,
  • przypisanie do meldunku gościa firmy.

Rejestry

  • rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych – możliwość wydruku w dowolnej konfiguracji na przykład według formy płatności,
  • możliwość wydruku duplikatów, podglądu dekretów księgowych,
  • rejestry grup zorganizowanych,
  • rejestr rozmów telefonicznych zapłaconych, niezapłaconych (rozmowy z pokoi wpisywane są bezpośrednio na rachunek pokojowy),
  • rejestr dziennika budzeń,
  • rejestr państw – możliwość edycji i dopisywania,
  • rejestr stałych gości hotelowych, określanie zniżek, wyboru pokoju, upodobań itp.,
  • rejestr „persona non grata” – powiadomienie automatyczne podczas meldunku,
  • rejestr firm – wpis automatyczny, szukanie według nazwy, NIP itp.

Pełna obsługa drukarki fiskalnej (z poziomu programu)

  • raport dobowy, okresowy,
  • raport o ilości gotówki, zmiana obsługi kasy, itp.

Funkcje systemowe

  • deklaracja dowolnej ilości pokoi w podziale na ilość miejsc i standard, ilość dni pobytu,
  • deklaracja dowolna cenników (na pokoju może być na przykład 10 różnych cen),
  • deklaracja cenników według cen pokoi, osób w pokoju lub cennika ofertowego,
  • deklaracja dowolnych usług, stawek podatkowych, cen jednostkowych, określenie sposobu księgowania na konta księgowe.

Kasa

  • sprzedaż indywidualna dowolnej ilości usług,
  • zestawienie obrotów kasy,
  • zestawienie obrotów biletów, żetonów, innych artykułów,
  • przegląd kasy, saldo, raport kasowy,
  • edycja wydanych dokumentów.

Funkcje dodatkowe

  • pełna obsługa sprzedaży oraz zakupu dewiz za pomocą modułu kantoru,
  • pełna archiwizacja wszystkich danych w żądanych okresach, na dyskietki, na dysk twardy lub inny nośnik za pomocą modułu archiwum,
  • moduł rozliczeń pracy służby pięter,
  • oprogramowanie do współpracy z płatnym parkingiem hotelowym,
  • oprogramowanie do wypożyczalni sprzętu, koni itp.,
  • dostępność do obsługi programu za pomocą haseł, bądź za pomocą magnetycznych kart identyfikacyjnych.

Wybrani użytkownicy:

  • Hotel „Gołębiewski” – Mikołajki,
  • Hotel „Gołębiewski” – Białystok,
  • Hotel „Mielec”- Krynica,
  • Hotel „Katowice” – Katowice,
  • Hotel „Silvia” – Gliwice,
  • Hotel „Salamandra” – Zakopane,
  • Hotel „Olimpijski” – Ciechanów,
  • Hotel „Tulipan” – Ustroń.

Program gastronomiczny Gastro

Gastro jest kompleksowym programem do sprzedaży i rozliczania gastronomii w restauracjach, kawiarniach, dyskotekach, barach, pizzeriach itp. Składa się ze sprzedawanych niezależnie dwóch programów :

Gastro Szef –  program kalkulacyjny rozliczający gastronomię. Współpracuje z różnymi typami kas fiskalnych oraz programem sprzedaży Gastro POS. Umożliwia szybkie i dokładne rozliczenie i kontrolę gastronomii, co pozwala, oprócz prawidłowego kierowania przedsiębiorstwem, upewnić się, czy wszyscy pracownicy danej firmy są rzetelni i uczciwi.

Gastro POS – jest to program sprzedaży przypominający pracę na zwykłej kasie, z tą różnicą, że klawisze są wyświetlane na ekranie (podobnie jak w systemach Micros). Jest to pierwsza tego typu w pełni polska aplikacja gastronomiczna.

Elastyczność systemu Gastro pozwala go stosować zarówno w dużych przedsiębiorstwach gastronomicznych i hotelowych, jak i w małych punktach bezpośredniej sprzedaży na jednym komputerze. Odpowiednie użycie poszczególnych elementów pozwala stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczania gastronomii od dostaw surowców  do sprzedaży i wydania potraw, alkoholi, piwa i napoi.

Gastro Szef – moduł ten w przejrzysty sposób prezentuje:

  • sprzedaż potraw, napoi itp. w poszczególnych punktach sprzedaży według różnych kryteriów i przekrojów,
  • zużycie surowców na podstawie kart kalkulacyjnych, porównanie sprzedaży z kosztem,
  • ceny kalkulacyjne potraw według rzeczywistych kosztów zakupu surowców, marża potraw wraz z sygnalizacją przekroczenia zakładanego przedziału marży optymalnej,
  • produkcję wyrobów gotowych i półproduktów,
  • informuje o przekroczonych stanach minimalnych, maksymalnych i zalegających magazyny, o wszelkich zmianach stanów magazynowych, składnikach brakujących do przygotowania potraw,
  • ile zmienia się cena zakupu jakiegoś surowca w stosunku do poprzednich dostaw (kontrola dostaw),
  • wartość przychodów, rozchodów, sprzedaży w cenach zakupu i sprzedaży oraz osiągniętej marży na każdy dzień i miesiąc,
  • dziennik pracy każdego kelnera, obroty i prowizje.

Przykładowy ekran z kartą kalkulacyjną potrawy w programie Gastro

Ogromną zaletą programu jest możliwość podłączenia do komputera kas fiskalnych, na których rejestrują sprzedaż kelnerzy, co pozwala stworzyć całościowy, skomputeryzowany system rozliczania gastronomii od dostaw surowców do sprzedaży potraw. Komunikacja z kasami jest dwukierunkowa. Z jednej strony  program wysyła do kas informacje o artykułach (nazwy, ceny, itp.), grupach towarowych, kelnerach, rozkładzie klawiatury, z drugiej strony program pobiera z kas informacje o sprzedaży  potraw, obrocie syntetycznym całej kasy oraz poszczególnych kelnerów. Dzięki takiemu rozwiązaniu kasy po wstępnym zaprogramowaniu przez serwis, nie wymagają żadnej umiejętności programowania, gdyż całość wymiany danych przejmowana jest przez program Gastro.

Gastro POS – cechy programu:

  • identyfikacja kelnera kodem lub kartą magnetyczną,
  • możliwość wprowadzenia systemu kasjersko-kelnerskiego (kasjer bonuje za kelnera – z pełną kontrolą rozliczeń),
  • zakładanie nowych rachunków na stoły lub osoby, zmiana obsługi stołu, łączenie lub rozdzielanie rachunków,
  • stały podgląd rachunku,
  • całość menu na klawiszach bezpośredniego dostępu,
  • możliwość bonowania za pomocą kodu PLU oraz czytnika kodów kreskowych (w sklepie hotelowym),
  • wydruk zamówień na drukarce fiskalnej lub drukarkach zamówień w kuchni i barze,
  • poziomy cen oraz funkcja „happy hours” (automatyczne przestawianie poziomu cen o zaprogramowanej godzinie),
  • możliwość korekt rachunków przed i po wydrukowaniu zamówienia (ustalenie uprawnień do wykonania korekt),
  • możliwość ustalenia czasu wydania potraw w  kuchni i bufecie,
  • rabaty, obsługa kart magnetycznych stałego klienta (karty rabatowe),
  • narzuty , serwisy hotelowe,
  • modyfikacja potraw – zastąpienie jednego składnika potrawy innym, na przykład frytki zamiast ziemniaków,
  • dodatkowe informacje – wydruk informacji dla kuchni (np. bez soli, przysmażone itd.),
  • współpraca z automatycznymi dozownikami napoi i alkoholi firmy Hartek,
  • różne formy płatności – gotówka, karty kredytowe, czeki,
  • możliwość przerzucenia rachunku do recepcji hotelowej,
  • płatność kartą magnetyczną – wewnętrzna sprzedaż bezgotówkowa polegająca na wykupieniu przez klienta na wstępie do dużego rozległego lokalu magnetycznej karty depozytowej z określonym limitem,
  • wydruk rachunków blankietowych na specjalizowanych drukarkach rachunków lub typowych drukarkach atramentowych i laserowych,
  • zakończenie rachunkiem wstępnym (do zaakceptowania przez klienta  w eleganckich lokalach), paragonem fiskalnym lub fakturą,
  • tryb szybkiej sprzedaży dla lokali typu pizzeria,
  • współpraca z drukarkami fiskalnymi POSNET, ELZAB, EMAR-DUO.

Program Gastro POS współpracuje także z systemami do obsługi recepcji hotelowej.

W zakresie tym  zawiera:

  • grafik pokoi pozwalający rezerwować, potwierdzać , wyłączać i sprzedawać pokoje,
  • automatyczny odczyt z programów taryfikujących przez centrale telefoniczne,
  • książkę meldunkową,
  • możliwość pełnego sprzężenia z systemem gastronomicznym przy użyciu kart magnetycznych,
  • prowadzenie raportu kasowego,
  • możliwość pracy w normalnym trybie na klawiaturze (bez ekranu dotykowego).