„ReHot” – GiP Sp. z o.o. – system hotelowy

Ogólne informacje o producencie:

Producentem systemu rezerwacji i recepcji hotelowej ReHot  jest Przedsiębiorstwo Projektowo-Wdrożeniowe „GiP” Spółka z o.o., które skupia wieloletnich pracowników ORBIS-u, doskonale znających zagadnienia komputeryzacji hoteli i biur turystycznych. Dlatego też system ten używany jest głównie w hotelach tej sieci. Zajmuje się także produkcją oprogramowania dla gastronomii, biur podróży oraz biur kongresów.

Oferowane przez „GiP” systemy pracują na komputerach typu IBM PC działających niezależnie lub połączonych w sieci opartej na systemie Novell NetWare.

Adres firmy: GiP Spółka z o.o., ul. Astronomów 3, 01-450 Warszawa, tel./fax.: (0 22) 37 55 75, 37 50 78, 37 51 30

System recepcji hotelowej ReHot

ReHot to kompleksowy system obsługi recepcji i rezerwacji hotelowej, o szerokim zakresie funkcji. Opracowany w Polsce, jest stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się przepisów, (denominacja, wprowadzenie podatku VAT, fiskalizacja). Stosowany jest w dziesiątkach hoteli w całym kraju.

System może być używany w hotelach różnej wielkości, od kilku do kilkuset pokoi. Działa na jednym komputerze PC lub w sieci lokalnej, zarówno z dedykowanym serwerem (Novell NetWare, Windows NT) jak i bez serwera (Personal NetWare, Lantastic,    Windows 95/98). Współpracuje z centralami telefonicznymi, drukarkami fiskalnymi, systemami zamków magnetycznych, mini-barów i pay-TV, kasami gastronomicznymi i oprogramowaniem finansowo-księgowym.

Cechy charakterystyczne systemu

• pełny zestaw funkcji rezerwacyjnych i recepcyjnych, dostosowanych do polskich warunków i przepisów,
• niewielkie wymagania sprzętowe (stanowiska z system operacyjnym MS-DOS),
• pełne zabezpieczenie danych i ciągłości funkcjonowania systemu,
• automatyczne odtwarzanie danych po awarii sprzętu lub zaniku zasilania,
• dubler komputera głównego zdolny w każdej chwili do przejęcia jego funkcji,
• zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do funkcji systemu,
• współpraca z infrastrukturą techniczną hotelu: centralą telefoniczną, zamkami magnetycznymi, urządzeniem room-status, kasami gastronomicznymi, pay-TV, mini-barami, systemem finansowo­-księgowym.

Podstawowe funkcje użytkowe

Rezerwacja

• definiowane allotmenty i typy pokoi,
• rezerwacje grupowe i indywidualne (z wykorzystaniem kartoteki gości stałych),
• bilans i grafik rezerwacji,
• lista przyjazdów.

Recepcja

• szybkie meldowanie gości indywidualnych i grup,
• rejestracja danych meldunkowych,
• wydruk kart pobytowych,
• listy meldunkowe gości,
• informacja o pokojach i gościach,
• wymeldowanie.

Rachunki gości

• obciążenia (za pokoje i usługi ekstra),
• zapłaty (różne formy płatności),
• wydruk rachunków,
• wypisy z rachunków,
• rozbijanie i przenoszenie rachunków.

Służba pięter

• bieżąca wymiana informacji między służbą pięter i recepcją,
• szybka aktualizacja stanu pokoi (przez łącza telefoniczne),
• przegląd stanu pokoi.

Zamykanie doby hotelowej

• automatyczne obciążanie rachunków,
• raporty księgowań, recepcji, kasowe i statystyczne,
• listy pobytów, śniadań, obiadów, kolacji.

Inne funkcje

• kartoteka gości stałych,
• „czarna księga”.

Lista wybranych użytkowników

około 40 hoteli sieci „ORBIS”, między innymi: „Victoria”, „Europejski”, „Grand” i „Vera” w Warszawie, „Marina”, „Gdynia” i „Grand” w Trójmieście, „Forum”, „Francuski” i „Continental” w Krakowie, „Merkury”, „Polonez” i „Novotel” w Poznaniu, a także w sieci hoteli „Gromada”, między innymi: „Rodło” w Pile, „Świętokrzyski” w Cedzynie, „Gazda” w Zakopanem, oraz wielu innych miejscach, jak „Dom Polonii” w Pułtusku, „Logos” w Krakowie, „Exbud” we Wrocławiu czy „Feliks” w Warszawie.

Funkcje użytkowe i interfejsy

Kartoteki stałe

• słownik biur podróży/kontrahentów,
• definicje świadczonych usług wraz z cenami, możliwość łączenia usług w zestawy oraz definicje form płatności,
• możliwość prowadzenia cennika w walutach obcych,
• „czarna księga” – lista gości niepożądanych w hotelu,
• kartoteka gości stałych zawierająca wszystkie dane personalne oraz statystykę pobytu gościa,
• definicje operatorów i ich upoważnień.

Rezerwacja

• definicja typów pokoi i ich ilości w allotmentach,
• urealnienie wykorzystania allotmentów,
• rezerwacja dla gości indywidualnych i grup z bieżącym bilansowaniem zasobów, dostęp do „czarnej księgi” i kartoteki gości stałych,
• definiowalne wydruki potwierdzeń rezerwacji połączone z automatycznym faksowaniem,
• lista przyjazdów na dzień następny,
• grafik rezerwacji,
• urealnienie bilansu rezerwacji,
• lista niedojazdów,
• rozliczenie prowizji dla biur podróży.

Dysponent

• szybki check-in gości indywidualnych i grup (z rezerwacji i z „ulicy”),
• check-in gości indywidualnych i grup (z rezerwacji i z „ulicy”),
• check-in z „historii”,
• check-in z kartoteki gości stałych,
• anulacja check-in z rezerwacji,
• przydział i zmiana cen(y) pokoju(i),
• zmiana pokoju, okresu pobytu i innych informacji o gościu lub grupie,
• wydruk karty pobytu,
• obciążanie rachunku gościa lub grupy innymi usługami,
• automatyczne sprawdzanie pierwszych znaków nazwiska w „czarnej księdze”,
• listy meldunkowe,
• raport stanu obłożenia hotelu,
• bilans rezerwacji,
• wymeldowanie gościa lub grupy (check-out),
• anulacja check-out.

Kasa hotelowa – złotowa

• prowadzenie i przeglądanie rachunków gości i grup,
• zakładanie rachunku dla gości lub grup nie mieszkających w hotelu,
• rejestracja obciążeń za zrealizowane usługi na rachunku gościa lub grupy,
• rejestracja zapłat w różnych formach płatności,
• rozbicie rachunku na rachunki boczne,
• transfer pozycji rachunkowych między rachunkami bocznymi,
• druk rachunku próbnego i finalnego,
• wydruk paragonu fiskalnego w wersji fiskalnej,
• wydruk faktur VAT i rachunków uproszczonych oraz faktur VAT korygujących,
• połączenie z kasą walutową – przekazanie salda gościa do operacji wymiany walut,
• raport bieżący kasy i kasjera,
• raport form płatności bezgotówkowych,
• bilans i grafik grupy.

Kasa walutowa

• prowadzenie tabeli kursowej,
• wymiana walut wg aktualnej tabeli kursowej,
• raport kasy i kasjera (zrealizowane operacje wymiany i rozliczenie walut),
• zestawienia: W4 (dla banku: gotówki i czeków), różnic kursowych,
• zestawienia i raporty okresowe.

Zaplecze

• rejestracja obciążeń dodatkowymi usługami na rachunkach gości,
• raporty bieżące obciążeń za dodatkowe usługi, obciążeń za telefony.

Służba pięter

• aktualizacja statusu pokoi (room-status),
• wyłączanie pokoi z eksploatacji i oznaczanie ich niesprawności,
• grafik stanu pokoi dla służby pięter.

Zamknięcie / otwarcie doby hotelowej

• funkcja realizowana jest bardzo szybko, raporty dobowe można drukować niezależnie.
• naliczenie wszystkich transakcji dziennych,
• doliczenie do rachunków obciążeń za usługi ciągłe,
• grafik pokoi dla dysponentów.

Raporty dobowe

• raport recepcji,
• dzienne księgowania według liczników lub według pokoi,
• raport kasy,
• raport form płatności bezgotówkowych (czeków, voucher’ów, kart kredytowych),
• saldo – lisa
• lista śniadań,
• lista przyjazdów,
• dziennik zmian pokoi i okresu pobytu gościa,
• grafik obłożenia pokoi,
• sprzedaży zafakturowanej (ufiskalnionej, korekty, ogółem),
• rachunków zamkniętych,
• rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych,
• statystyki ilościowe i wartościowe według krajów i według biur podróży.

Raporty okresowe

• sprzedaży wykonanej za miesiąc, rok lub dowolny okres,
• sprzedaży zafakturowanej za miesiąc, rok lub dowolny okres,
• rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych.

Informacja o gościach

• informacja bieżąca o gościach,
• informacja z archiwum bieżącego lub zewnętrznego o gościach.

Statystyki

• statystyka hotelu ilościowa, wartościowa i cen średnich,
• segmentacja pokoi,
• rozliczenie kart corporate rate,
• statystyka wybranego kontrahenta,
• raporty statystyczne za wybrany okres dla wybranych kontrahentów lub krajów.

System ReHot współpracuje także z drukarkami fiskalnymi POSNET oraz z następującymi centralami telefonicznymi: Alcatel, Ericsson, Kapsch, Panasonic, Siemens, Telesis. Zakres realizowanych funkcji zależy od typu i możliwości centrali:

• rozliczenie bieżące rozmów wykonanych przez gościa z pokoju hotelowego,
• rozliczenie okresowe rozmów wykonanych z „numerów niepokojowych”, na przykład służbowych lub wynajmowanych przez obce firmy,
• przeniesienie należności wynikających z bieżącego stanu liczników na konta gości hotelowych,
• wydruk historii rozmów licznika wyzerowanego,
• obsługa „zdarzeń Room Status”, to znaczy przekazywanie do systemu recepcyjnego za pośrednictwem centrali telefonicznej informacji o stanie przygotowania pokoju hotelowego (pokój sprzątnięty, skontrolowany-czysty, skontrolowany-brudny, wyłączony z eksploatacji, z usterkami technicznymi, itp.). Realizacja funkcji Room Status zależy od możliwości centrali telefonicznej.
• odblokowywanie telefonu w momencie check-in gościa,
• blokowanie telefonu w momencie check-out gościa.

Współpraca z kasami gastronomicznymi (ADS Anlier, Micros)

• automatyczne przesyłanie rachunków gastronomicznych, płatnych w recepcji, na konto gościa,
• informacja o gościu na kasie gastronomicznej,
• wykorzystanie interfejsu do automatycznego fakturowania sprzedaży w systemie gastronomicznym GaH.

Współpraca z systemami zamków magnetycznych (VingCard, TimeLox, TesalEvva)

• programowanie kart (kluczy), dla gości, sprzężone z funkcjami check-in, check-out, zmiana pokoju,
• odczyt zawartości karty.

Współpraca z systemem Pay-TV (Asis, Prodac, VMS) – zakres realizowanych funkcji zależy od możliwości telewizora oraz rodzaju wybranego interfejsu:

• automatyczne przeniesienie należności za Pay TV, gier wideo na rachunek gościa,
• check-in/check-out – informacja o gościu przekazywana do systemu,
• blokowanie i odblokowywanie dostępu do Pay-TV,
• podgląd własnego rachunku w pokoju,
• przesyłanie wiadomości z systemu ReHot na telewizor w pokoju,
• możliwość budzenia,
• rejestracja transakcji mini-barów.

Rozliczanie Mini Barów

• rejestracja transakcji przez służbę pięter ręczna lub z wykorzystaniem interfejs do systemu PayTV,
• automatyczne obciążanie rachunków gości oraz korekty sprzedaży,
• rejestracja obciążeń na rachunkach gości w kasie,
• prowadzenie kartoteki PLU dla mini-barów z podziałem na grupy towarowe i stawki VAT. Każde PLU ma trzy ceny (sprzedażną, kalkulacyjną, zakupu), które można przydzielić do różnych asortymentów,
• definicja pokoi z mini-barami z podziałem na rewiry oraz asortyment znajdujący się w mini-barze, definicje asortymentów,
• dzienne raporty: listy uzupełnień do pokoi, lista transakcji,
• historia gościa, historia pokoju,
• rozliczenia dzienne i okresowe w cenach sprzedaży i kalkulacyjnych z wykazem strat, obciążeń wprowadzonych w kasie oraz podziałem na grupy towarowe,
• statystyki sprzedaży – okresowe, według asortymentu i według rewirów lub pokoi.