Hotelarstwo. Prace mgr z hotelarstwa

Ogólne informacje o producencie

HS Partner Pro-Test S.A. powstał w 1999 roku. Jest  kontynuatorem tradycji Pro-Test Spółka z o.o. utworzonej w 1987 roku. Jest również liderem wśród firm tworzących oprogramowanie ekonomiczno-finansowe, magazynowe, hotelowe i gastronomiczne.

Z programów autorstwa HS Partner Pro-Test korzysta łącznie blisko 1200 firm różnych branż (ponad 4300 stanowisk pracy) na terenie całego kraju.

Programy tworzone przez HS Partner Pro-Test są na bieżąco dostosowywane do zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych. Przy opracowywaniu nowych wersji wykorzystywane są najnowsze osiągnięcia techniki.

Wdrażaniem programów zajmują się specjaliści od zagadnień księgowych, hotelarsko-gastronomicznych i informatycznych. Po okresie wdrożenia HS Partner Pro-Test otacza użytkowników stałą opieką, w tym również udziela pomocy przez telefon i modem. Ponadto oferuje kilka wariantów umów serwisowych dostosowanych do różnych potrzeb i wymagań klienta.

Adres firmy: HS Partner Pro-Test S.A., ul. Siedmiogrodzka 5 wejście E, 01-204 Warszawa, tel.: (022) 632 35 32, fax.: (022) 632 08 32

Firma HS Partner Pro-Test S.A. wypuściła na rynek software’owy pakiet programów, które łącznie tworzą Zintegrowany System Do Zarządzania Hotelem:

• ProHOTT 2000 – program hotelowy.
• ProGASS 2000 – program gastronomiczny.

Program gastronomiczny ProGASS 2000 zapewnia kompleksową ewidencję materiałów, towarów oraz usług zgodnie z ustawą o rachunkowości, w takich dziedzinach przedsiębiorstwa jak: zaopatrzenie i gospodarka magazynowa.

• ProRESS 2000 – program restauracyjny.

Program restauracyjny ProRESS 2000 został zaprojektowany specjalnie do obsługi sprzedaży w różnego rodzaju obiektach gastronomicznych. Może być wykorzystywany zarówno w wysokiej klasy restauracjach, jak i w kawiarniach, barach szybkiej obsługi czy stołówkach pracowniczych. Zapewnia on całkowitą zgodność z polskimi przepisami fiskalnymi.

• ProFINN 2000 – program ekonomiczno-finansowy.

System ekonomiczno-finansowy ProFINN 2000 jest jednym z wielu programów wspomagających pracę działów finansowo-księgowych i ekonomicznych przedsiębiorstwa.

• ProMAGG 2000 – program ewidencji magazynowej.

System ewidencji magazynowej ProMAGG 2000 jest jednym z wielu programów wspomagających prowadzenie sprzedaży i gospodarki magazynowej firm. Nadaje się dla przedsiębiorstw o różnych profilach działalności (handel, usługi, produkcja).

Wymienione programy mogą być również wykorzystywane pojedynczo i znajdują zastosowanie w restauracjach, pubach, dyskotekach, centrach rozrywki oraz firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych różnych branż.

Ponieważ od samego początku pakiet był przystosowany do pracy na różnych platformach, w tym na platformach typu UNIX (na przykład: Unix SCO, Unix Interactive, HP 9000), jego wersja linuxowa pojawiła się wkrótce po tym, jak Linux był dostępny na rynku polskim. O ile liczba sprzedanych dotychczas wersji UNIX-owych jest niewielka, o tyle udział sprzedaży wersji linuxowych w stosunku do łącznej sprzedaży stale rośnie.

Przyczynia się do tego między innymi:

1. wielodostępna i wielozadaniowa architektura systemu operacyjnego Linux – sprzyjająca aplikacjom wielodostępnym, które non-stop odwołują się do wspólnych zasobów danych,
2. przetwarzanie programów – odbywające się w Linux-ie wyłącznie na serwerze. Ze stanowiska do serwera wysyłane są wyłącznie kody naciskanych klawiszy, natomiast z serwera do stanowiska kody znaków ekranu terminala. Zapewnia to:

• wielokrotny wzrost prędkości przetwarzania danych (fragmenty programów i baz danych nie „przepychają” się przez sieć połączeń),
• zwiększone techniczne bezpieczeństwo danych (awaria połączeń sieciowych lub stanowiska pracy nie przerywa logicznego ciągu operacji będących w trakcie realizacji),
• brak potrzeby wyposażania stanowisk pracy w stabilizator i podtrzymywacz napięcia, gdyż jego zanik na stanowisku nie ma wpływu na techniczne bezpieczeństwo danych. Urządzenia takie, jak również oprogramowanie dokonujące automatycznego i bezpiecznego zamknięcia zasobów we wspomnianej sytuacji, musi posiadać jedynie serwer,
• możliwość emulowania w najnowszych wersjach Linux-a środowiska dosowego, novellowego i windowsowego – pozwalająca podłączyć serwer linuxowy jako kolejny serwer do istniejącej już w firmie sieci komputerowej, definiując dostępne dla obu rozwiązań wspólne obszary dyskowe do przesyłania danych (na przykład grafika, dane do arkuszy kalkulacyjnych, banków, przejmowanie danych z innych i wysyłanie do innych programów). Podłączenie takie nie wymaga dodatkowego okablowania i jednocześnie umożliwia operatorowi uruchamianie programów z różnych serwerów oraz z dysku lokalnego na swoim stanowisku pracy,
• możliwość jednoczesnego uruchomienia na tym samym stanowisku pracy kilku programów w różnych sesjach, na przykład w jednej sesji wprowadza się dane – jednocześnie przetwarzając je lub drukując w tym samym czasie w sesji drugiej. W innych systemach operacyjnych na ogół jest to niemożliwe lub wymaga szczególnych zabiegów,
• wielostopniowy system zabezpieczeń i ochrony przed ingerencją osób postronnych oraz bezpieczniejsze przechowywanie danych – związane z dużo mniejszym ryzykiem uszkodzenia ich przez programy powodujące destrukcję posiadanych zbiorów (tak zwane wirusy) ze względu na ich niewielką liczbę,
• komunikowanie się z programem na odległość poprzez modem, nie wymagające zakupu żadnego dodatkowego oprogramowania,
• przyśpieszenie działania programów pracujących pod systemem operacyjnym Linux – wymagające wyłącznie „doposażenia” serwera w zwiększoną pamięć operacyjną oraz wzmocnienie lub zainstalowanie kolejnego procesora,
• bezpłatny dostęp do Linux-a, jako systemu operacyjnego (na przykład za pośrednictwem Internetu), bez względu na ilość podłączonych do niego stanowisk pracy.

ProHOTT 2000

Komputerowy program hotelowy ProHOTT 2000 został zaprojektowany specjalnie dla hoteli, moteli, pensjonatów i ośrodków wczasowych. Poprzez wykorzystanie nowej technologii interaktywnego ekranu dotykowego, system wnosi całkowicie nową jakość pracy. Sterowanie nim odbywa się poprzez dotykanie ekranu palcami, dzięki czemu nauka i obsługa są intuicyjnie proste oraz szybkie.

Jego zalety doceniło wielu użytkowników, wśród których znajdują się:

• zarząd i sieć 55 hoteli Orbis S.A.,
• Hotel „Jan III Sobieski” – Warszawa,
• Hotel „Reytan” – Warszawa,
• Hotel „Dedek” – Warszawa,
• Hotel „Bryza” – Jurata,
• Hotel „Wodnik” – Łeba,
• Hotel „Bornit” – Szklarska Poręba,
• Sanatorium Uzdrowiskowe – Ciechocinek,
• Zespół Szkół Hotelarsko-Gastronomicznych w Warszawie,
• Sodexho Polska w Warszawie.

Dzięki zastosowaniu systemu operacyjnego Linux, ProHOTT 2000 posiada ogromne możliwości integracyjne:

• umożliwia współdziałanie z dowolnym urządzeniem zewnętrznym, między innymi takim jak: telefax, telefon, telewizor, klucz elektroniczny, kasa gastronomiczna, tablica z kursami walut, itd.,
• umożliwia współdziałanie z dowolnym, dającym się połączyć, oprogramowaniem (system FK, edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, itd.).

Program ProHOTT 2000 podzielony jest na kilka części, z których korzystają poszczególne działy hotelowe. Ich działanie jest zintegrowane, co umożliwia przesyłanie informacji pomiędzy nimi (np. o gościu czy pokojach).

Rezerwacja

• zaawansowane zakresy wyszukiwania i sortowania danych,
• korzystanie z bazy gości stałych, firm i instytucji oraz biur podróży,
• rezerwacje gwarantowane, nie gwarantowane, oczekujące i grupowe,
• wybór daty przyjazdu i wyjazdu z kalendarza,
• natychmiastowa informacja o dostępności pokoi,
• możliwość określenia wszystkich czynników wpływających na cenę pokoju:

– firma,

– biuro podróży,

– segment rynku,

– dorośli i dzieci,

– sezon,

– inne (dostawki, zwierzęta, parking, garaż, taksa klimatyczna, posiłki),

• użytkownik pamięta tylko kod ceny, a program:

poda wartość ceny,

– jeśli cena jest walutowa, przeliczy ją na złotówki,

– zmieni cenę w odpowiedni dzień, jeśli cena jest weekendowa lub sezonowa,

– podzieli cenę w pożądany sposób pomiędzy współlokatorów,

• program poinformuje o specjalnych cenach rabatowych przydzielonych firmom, instytucjom, biurom podróży oraz gościom indywidualnym,
• możliwość przydzielenia konkretnego pokoju odpowiadającego indywidualnym preferencjom gościa określonym przy jego karcie adresowej,
• potwierdzenia rezerwacji (drukowane lub wysyłane faksem, modemem),
• możliwość wpłacenia depozytu rezerwacyjnego dowolną formą płatności,
• anulowanie rezerwacji, unikalny numer anulacji, potwierdzenie anulowania,
• wybrane kryteria wyszukiwania rezerwacji:

– nazwisko gościa lub nazwa firmy,

– data przyjazdu, wyjazdu, pobytu,

– typ lub numer pokoju,

– inne dane z karty adresowej gościa (na przykład kraj, miasto, imię),

• rezerwacje grupowe:

– proste wprowadzenie i obsługa rezerwacji serii grup,

– lista grupy możliwa do wprowadzenia przed i po przyjeździe grupy,

– grupowy przydział pokoi,

– grupowy Check-in,

– możliwość dokonywania zmian w liście grupy po jej wmeldowaniu do hotelu,

– zmiany w rezerwacjach powielane dla wszystkich uczestników,

– możliwość transferu obciążeń w ramach grupy oraz rachunek zbiorczy,

– grupowy Check-out,

• lista oczekujących,
• overbooking.

Ekran obrazujący wyszukiwanie rezerwacji w programie ProHOTT 2000

Recepcja i służba pięter

• przyjęcie gościa z rezerwacji i bez rezerwacji,
• wydruk kart pobytu,
• przydział pokoju według jego cech (na przykład piętra lub widoku),
• możliwość uzupełnienia lub poprawienia danych po wmeldowaniu gościa,
• możliwość domeldowania współlokatora do mieszkającego gościa,
• możliwość łączenia i rozłączania współlokatorów,
• automatyczne wmeldowanie i wymeldowanie grupy,
• zmiana pokoju z automatycznym przeniesieniem transakcji,
• karty adresowe dla gości indywidualnych i firm,
• możliwość przydzielania specjalnej ceny dla gości i firm,
• lista gości i firm niepożądanych w hotelu,
• dane statystyczne dla gości i firm dostępne od momentu zainstalowania programu,
• siatka pokoi z wykazanymi statusami,
• wyłączenie pokoju na dowolny termin z podaniem powodu wyłączenia,
• status całego hotelu w bieżącej chwili i prognozowany,
• zaawansowane techniki zostawiania informacji dla:

– gościa przez innych gości hotelowych lub poza hotelowych,

– gościa przez pracowników hotelu,

– pracowników hotelu przez innych pracowników,

– pracowników hotelu przez gościa,

– systemu przez pracowników hotelu (w celu wykonania automatycznych działań na rezerwacji).

Ekran obrazujący edytowanie rezerwacji w programie ProHOTT 2000

Kasa

• nieograniczone możliwości podziału rachunku i wyboru płatnika,
• rozbudowany rachunek informacyjny,
• rachunki z góry i w trakcie pobytu,
• dzielone formy płatności na rachunku,
• transfery obciążeń między kontami gości,
• raport kasowy:

– pogotowie złotówkowe i walutowe,

– wypłaty i wpłaty gotówki poza rachunkiem,

• fiskalność realizowana przez podłączenie drukarki fiskalnej,
• faktura VAT i rachunek uproszczony,
• faktura i rachunek korygujący,
• rozliczenia fiskalne:

– rejestrowanie sprzedaży dziennej i zafakturowanej,

– rejestry faktur VAT i faktur korygujących,

– rejestry rachunków uproszczonych i korygujących,

– rejestr transakcji wysłanych na drukarki fiskalne,

– zbiorcze zestawienie transakcji zafakturowanych,

• wystawienie rachunków dla gości nie mieszkających w hotelu.

Ekran obrazujący wystawianie rachunku w programie ProHOTT 2000

Bezpieczeństwo i kontrola

• rozbudowany system dostępu na poziomie działu lub indywidualnego użytkownika,
• dostępny w każdej chwili pełen rejestr operacji dokonywanych przez użytkowników:

– rezerwacja, pobyt gościa,

– obciążenia gości za usługi,

– operacje kasowe,

– rozmowy telefoniczne,

– sprzątanie pokoi,

• aktualne stany gotówki kasjerów,
• rejestr korekt i storn oraz udzielonych gościom rabatów.

Uwagi ogólne do modułu podstawowego

• zamknięcie doby hotelowej przez Nocny Program, który przeprowadza archiwizację danych, indeksowanie i porządkowanie plików,
• polskie litery,
• kalkulator walutowy,
• rozbudowane raporty można przed wydrukiem obejrzeć na ekranie, wydrukować w dowolnej liczbie kopii,
• prowizje dla biur podróży,
• rozbudowane dane historyczne:

– historia pokoju,

– historia rezerwacji,

– historia gościa i firmy,

– historia rachunków,

– historia transakcji zafakturowanych,

– duplikaty wszystkich dokumentów kasowych,

• zestaw podstawowych danych i funkcji dostępnych w każdej chwili:

– prognoza obłożenia i dostępności na dowolną datę,

– skrócona dostępność pokoi,

– raporty.

Interfejs do programu księgowego

• wysyłanie w pliku tekstowym danych o:

– każdym rachunku oddzielnie,

– zbiorczej sprzedaży wykonanej i zafakturowanej według kodów transakcji,

– rachunki przelewowe z danymi klienta,

– płatności.

Interfejs do systemu telefonicznego

• przesyłanie obciążeń telefonicznych bezpośrednio na rachunek gościa,
• automatyczne blokowanie linii telefonicznej po wymeldowaniu gościa,
• automatyczne odblokowanie linii telefonicznej po wmeldowaniu gościa,
• przesyłanie bazowych danych o gościu (nazwisko, imię, język) na wyświetlacz telefonu.

Interfejs do programu restauracyjnego

• automatyczne obciążenie rachunku gościa z podziałem transakcji wg stawek VAT,
• możliwość sprawdzenia z kasy restauracyjnej, kto mieszka w danym pokoju:

– według  numeru pokoju,

– według nazwiska lub części nazwiska,

– program pokazuje wszystkich gości mieszkających w jednym pokoju,

• pełna informacja o gościu z kasy restauracyjnej:

– imię i nazwisko, kod grzecznościowy,

– data przyjazdu i wyjazdu,

– numer pokoju,

– kod ceny,

– metoda płatności,

– limit kredytowy,

– czy gość jest VIP-em,

• możliwość obciążania na konta sztuczne (konferencje, bankiety, grupy),
• informacja o statusie gościa, pokoju lub systemu:

– po wymeldowaniu,

– przed wmeldowaniem,

– pusty pokój,

– nieistniejący pokój,

– nocny program w toku,

• możliwość zablokowania w recepcji kredytu restauracyjnego – kelner może przesłać obciążenia na pokój,
• do systemu recepcyjnego przechodzi automatycznie numer rachunku restauracyjnego, możliwość wyszukiwania według tego numeru.