W samym centrum przepięknej krainy pojezierza Ełckiego leży miejscowość Ełk. To jedno z nielicznych miast w Polsce, gdzie w centrum znajduje się jezioro. Jezioro Ełckie, o powierzchni ponad 5 km2, wraz z przepływającą przez nie rzeką Ełk stanowi doskonały szlak wodny do uprawiania turystyki kajakowej i żeglarstwa.75 Dzięki dogodnej lokalizacji Hotel Rydzewski w Ełku jest idealnym miejscem dla turystów jak i dla osób podróżujących służbowo. Dzięki adaptacji sali dawnego Teatru „Orzeł” udało się właścicielowi hotelu uratować kurtynę teatralną pochodzącą z XIX wieku.
Dwugwiazdkowy Hotel „Rydzewski” znajduje się w centrum Ełku, w pobliżu dworca PKP i PKS. Hotel powstał w roku 1994 i ma bardzo duże doświadczenie i swój staż na rynku Ełckim. Hotel „Rydzewski” dysponuje 100 miejscami noclegowymi w 53 pokojach. Hotel posiada 13 pokoi jednoosobowych, 31 pokoi dwuosobowych, 7 pokoi trzyosobowych i dwa luksusowo wyposażone apartamenty. Wszystkie pokoje posiadają TV kablową, telefon, łazienkę z kabiną prysznicową, umywalką, WC, galanterią hotelową, telefon, lodówkę. Śniadania wliczone są w cenę noclegu w formie bufetu. Doba hotelowa liczona jest od godziny 14.00 – 12.00 następnego dnia. Główny atut hotelu „Rydzewski” to jego restauracja, w której zawsze przykłada się dużą wagę do jakości serwowanych potraw. Godziny otwarcia restauracji od 7.00 – 22.00.
Organizowane są różnego rodzaju imprezy np. uroczystości rodzinne (wesela, komunie, chrzciny), uroczystości firmowe (bale kanałowe, jubileuszowe), okolicznościowe (sylwester, andrzejki), plenerowe (grille, ogniska), jak również hotel oferuje swoje usługi cateringowe. Organizowane imprezy przeznaczone są nawet do 250 osób. Hotel zajmuje się również organizacją różnego rodzaju szkoleń i konferencji. Centrum konferencyjne posiada 4 sale klimatyzowane: teatralna na parterze, która przeznaczona jest do 300 osób, bocianie gniazdo znajdujące się na III piętrze dla 80 osób, balkonowa znajdująca się na I piętrze z przeznaczeniem dla 60 osób, jak również posiada salę kameralną znajdującą się na parterze i mieści 25 osób. W przypadku organizacji szkolenia wraz z noclegiem, sala konferencyjna jest gratis. Hotel również posiada parking strzeżony, który również jest za darmo. W skład wyposażenia sal konferencyjnych wchodzą: projektor multimedialny, rzutnik pisma i slajdów, TV, magnetowid, flipchart, ekran, nagłośnienie, zaciemnienie sali.
Rezerwację miejsca noclegowego można zrobić osobiście w hotelu „Rydzewski”, bądź poprzez stronę internetową rydzewski.pl . W hotelu znajduje się bar, pralnia oraz scena teatralna z widownią na 400 osób gdzie odbywają się widowiska i przedstawienia różnego rodzaju. Na życzenie gości hotelowych istnieje możliwość zorganizowania szeregu imprez towarzyszących np. Przejażdżka kolejką wąskotorową w stylu retro, rejs statkiem, jednodniowa wycieczka do Wilna. By goście hotelowi mogli aktywnie spędzić czas Hotel „Rydzewski” dysponuje również kręgielnią, gdzie dysponują czterema profesjonalnie wyposażonymi torami do gry. W hotelu znajduje się również sala bilardowa, gdzie do dyspozycji klientów są dwa profesjonalne stoły bilardowe. Ponadto sala gier wyposażona jest w automaty do gry zręcznościowej, piłkarzyki, darta oraz cymbergaja. Dodatkową informacją o obiekcie jest możliwość zabrania ze sobą na pobyt w hotelu zwierzęta, przyjmowane są płatności kartą płatniczą, dostęp do komputera i internetu, wypożyczalnia rowerów, jest również możliwość zamówienia busa. Obsługa hotelowa posługuje się w języku angielskim i niemieckim.76
Klient przedsiębiorstwa turystycznego powinien odgrywać najważniejszą rolę w procesie produkcji i świadczenia usługi turystycznej. Dlatego bardzo ważna jest rola pracowników, którzy zajmują się bezpośrednią obsługą tych klientów, do takich pracowników w hotelu „Rydzewski” należą: pracownik recepcji, kierownik recepcji hotelowej, pracownik gastronomii hotelowej (barman, szef kuchni, kelner), kierownik gastronomii hotelowej oraz dyrektor hotelu.77 Recepcjonista ma najczęstszy kontakt z gościem hotelowym i w cyklu obsługi klienta odgrywa kluczową rolę (przed przybyciem gościa do hotelu – telefoniczna rezerwacja i prezentacja oferty hotelu, w trakcie zameldowania i w trakcie pobytu – koordynacja oferowanych przez hotel usług oraz w trakcie wymeldowania).
75 Lijewski T., Mikułowski B., Wyrzykowski J., Geografia Turystyki Polski, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, 1998, s. 267
76 Hotel Rydzewski, Witryna internetowa, rydzewski.pl, stan z 23.05.2008.
77 Panasiuk A., Ekonomika Turystyki, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 2006, s. 213
Producentem systemu rezerwacji i recepcji hotelowej ReHot jest Przedsiębiorstwo Projektowo-Wdrożeniowe „GiP” Spółka z o.o., które skupia wieloletnich pracowników ORBIS-u, doskonale znających zagadnienia komputeryzacji hoteli i biur turystycznych. Dlatego też system ten używany jest głównie w hotelach tej sieci. Zajmuje się także produkcją oprogramowania dla gastronomii, biur podróży oraz biur kongresów.
Oferowane przez „GiP” systemy pracują na komputerach typu IBM PC działających niezależnie lub połączonych w sieci opartej na systemie Novell NetWare.
ReHot to kompleksowy system obsługi recepcji i rezerwacji hotelowej, o szerokim zakresie funkcji. Opracowany w Polsce, jest stale rozwijany i dostosowywany do zmieniających się przepisów, (denominacja, wprowadzenie podatku VAT, fiskalizacja). Stosowany jest w dziesiątkach hoteli w całym kraju.
System może być używany w hotelach różnej wielkości, od kilku do kilkuset pokoi. Działa na jednym komputerze PC lub w sieci lokalnej, zarówno z dedykowanym serwerem (Novell NetWare, Windows NT) jak i bez serwera (Personal NetWare, Lantastic, Windows 95/98). Współpracuje z centralami telefonicznymi, drukarkami fiskalnymi, systemami zamków magnetycznych, mini-barów i pay-TV, kasami gastronomicznymi i oprogramowaniem finansowo-księgowym.
Cechy charakterystyczne systemu
pełny zestaw funkcji rezerwacyjnych i recepcyjnych, dostosowanych do polskich warunków i przepisów,
niewielkie wymagania sprzętowe (stanowiska z system operacyjnym MS-DOS),
pełne zabezpieczenie danych i ciągłości funkcjonowania systemu,
automatyczne odtwarzanie danych po awarii sprzętu lub zaniku zasilania,
dubler komputera głównego zdolny w każdej chwili do przejęcia jego funkcji,
zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do funkcji systemu,
współpraca z infrastrukturą techniczną hotelu: centralą telefoniczną, zamkami magnetycznymi, urządzeniem room-status, kasami gastronomicznymi, pay-TV, mini-barami, systemem finansowo-księgowym.
Podstawowe funkcje użytkowe
Rezerwacja
definiowane allotmenty i typy pokoi,
rezerwacje grupowe i indywidualne (z wykorzystaniem kartoteki gości stałych),
bilans i grafik rezerwacji,
lista przyjazdów.
Recepcja
szybkie meldowanie gości indywidualnych i grup,
rejestracja danych meldunkowych,
wydruk kart pobytowych,
listy meldunkowe gości,
informacja o pokojach i gościach,
wymeldowanie.
Rachunki gości
obciążenia (za pokoje i usługi ekstra),
zapłaty (różne formy płatności),
wydruk rachunków,
wypisy z rachunków,
rozbijanie i przenoszenie rachunków.
Służba pięter
bieżąca wymiana informacji między służbą pięter i recepcją,
szybka aktualizacja stanu pokoi (przez łącza telefoniczne),
przegląd stanu pokoi.
Zamykanie doby hotelowej
automatyczne obciążanie rachunków,
raporty księgowań, recepcji, kasowe i statystyczne,
listy pobytów, śniadań, obiadów, kolacji.
Inne funkcje
kartoteka gości stałych,
„czarna księga”.
Lista wybranych użytkowników
około 40 hoteli sieci „ORBIS”, między innymi: „Victoria”, „Europejski”, „Grand” i „Vera” w Warszawie, „Marina”, „Gdynia” i „Grand” w Trójmieście, „Forum”, „Francuski” i „Continental” w Krakowie, „Merkury”, „Polonez” i „Novotel” w Poznaniu, a także w sieci hoteli „Gromada”, między innymi: „Rodło” w Pile, „Świętokrzyski” w Cedzynie, „Gazda” w Zakopanem, oraz wielu innych miejscach, jak „Dom Polonii” w Pułtusku, „Logos” w Krakowie, „Exbud” we Wrocławiu czy „Feliks” w Warszawie.
Funkcje użytkowe i interfejsy
Kartoteki stałe
słownik biur podróży/kontrahentów,
definicje świadczonych usług wraz z cenami, możliwość łączenia usług w zestawy oraz definicje form płatności,
możliwość prowadzenia cennika w walutach obcych,
„czarna księga” – lista gości niepożądanych w hotelu,
kartoteka gości stałych zawierająca wszystkie dane personalne oraz statystykę pobytu gościa,
definicje operatorów i ich upoważnień.
Rezerwacja
definicja typów pokoi i ich ilości w allotmentach,
urealnienie wykorzystania allotmentów,
rezerwacja dla gości indywidualnych i grup z bieżącym bilansowaniem zasobów, dostęp do „czarnej księgi” i kartoteki gości stałych,
definiowalne wydruki potwierdzeń rezerwacji połączone z automatycznym faksowaniem,
lista przyjazdów na dzień następny,
grafik rezerwacji,
urealnienie bilansu rezerwacji,
lista niedojazdów,
rozliczenie prowizji dla biur podróży.
Dysponent
szybki check-in gości indywidualnych i grup (z rezerwacji i z „ulicy”),
check-in gości indywidualnych i grup (z rezerwacji i z „ulicy”),
check-in z „historii”,
check-in z kartoteki gości stałych,
anulacja check-in z rezerwacji,
przydział i zmiana cen(y) pokoju(i),
zmiana pokoju, okresu pobytu i innych informacji o gościu lub grupie,
wydruk karty pobytu,
obciążanie rachunku gościa lub grupy innymi usługami,
automatyczne sprawdzanie pierwszych znaków nazwiska w „czarnej księdze”,
listy meldunkowe,
raport stanu obłożenia hotelu,
bilans rezerwacji,
wymeldowanie gościa lub grupy (check-out),
anulacja check-out.
Kasa hotelowa – złotowa
prowadzenie i przeglądanie rachunków gości i grup,
zakładanie rachunku dla gości lub grup nie mieszkających w hotelu,
rejestracja obciążeń za zrealizowane usługi na rachunku gościa lub grupy,
rejestracja zapłat w różnych formach płatności,
rozbicie rachunku na rachunki boczne,
transfer pozycji rachunkowych między rachunkami bocznymi,
druk rachunku próbnego i finalnego,
wydruk paragonu fiskalnego w wersji fiskalnej,
wydruk faktur VAT i rachunków uproszczonych oraz faktur VAT korygujących,
połączenie z kasą walutową – przekazanie salda gościa do operacji wymiany walut,
raport bieżący kasy i kasjera,
raport form płatności bezgotówkowych,
bilans i grafik grupy.
Kasa walutowa
prowadzenie tabeli kursowej,
wymiana walut wg aktualnej tabeli kursowej,
raport kasy i kasjera (zrealizowane operacje wymiany i rozliczenie walut),
zestawienia: W4 (dla banku: gotówki i czeków), różnic kursowych,
zestawienia i raporty okresowe.
Zaplecze
rejestracja obciążeń dodatkowymi usługami na rachunkach gości,
raporty bieżące obciążeń za dodatkowe usługi, obciążeń za telefony.
Służba pięter
aktualizacja statusu pokoi (room-status),
wyłączanie pokoi z eksploatacji i oznaczanie ich niesprawności,
grafik stanu pokoi dla służby pięter.
Zamknięcie / otwarcie doby hotelowej
funkcja realizowana jest bardzo szybko, raporty dobowe można drukować niezależnie.
naliczenie wszystkich transakcji dziennych,
doliczenie do rachunków obciążeń za usługi ciągłe,
grafik pokoi dla dysponentów.
Raporty dobowe
raport recepcji,
dzienne księgowania według liczników lub według pokoi,
raport kasy,
raport form płatności bezgotówkowych (czeków, voucher’ów, kart kredytowych),
saldo – lisa
lista śniadań,
lista przyjazdów,
dziennik zmian pokoi i okresu pobytu gościa,
grafik obłożenia pokoi,
sprzedaży zafakturowanej (ufiskalnionej, korekty, ogółem),
rachunków zamkniętych,
rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych,
statystyki ilościowe i wartościowe według krajów i według biur podróży.
Raporty okresowe
sprzedaży wykonanej za miesiąc, rok lub dowolny okres,
sprzedaży zafakturowanej za miesiąc, rok lub dowolny okres,
rejestr faktur VAT i rachunków uproszczonych.
Informacja o gościach
informacja bieżąca o gościach,
informacja z archiwum bieżącego lub zewnętrznego o gościach.
Statystyki
statystyka hotelu ilościowa, wartościowa i cen średnich,
segmentacja pokoi,
rozliczenie kart corporate rate,
statystyka wybranego kontrahenta,
raporty statystyczne za wybrany okres dla wybranych kontrahentów lub krajów.
System ReHot współpracuje także z drukarkami fiskalnymi POSNET oraz z następującymi centralami telefonicznymi: Alcatel, Ericsson, Kapsch, Panasonic, Siemens, Telesis. Zakres realizowanych funkcji zależy od typu i możliwości centrali:
rozliczenie bieżące rozmów wykonanych przez gościa z pokoju hotelowego,
rozliczenie okresowe rozmów wykonanych z „numerów niepokojowych”, na przykład służbowych lub wynajmowanych przez obce firmy,
przeniesienie należności wynikających z bieżącego stanu liczników na konta gości hotelowych,
wydruk historii rozmów licznika wyzerowanego,
obsługa „zdarzeń Room Status”, to znaczy przekazywanie do systemu recepcyjnego za pośrednictwem centrali telefonicznej informacji o stanie przygotowania pokoju hotelowego (pokój sprzątnięty, skontrolowany-czysty, skontrolowany-brudny, wyłączony z eksploatacji, z usterkami technicznymi, itp.). Realizacja funkcji Room Status zależy od możliwości centrali telefonicznej.
odblokowywanie telefonu w momencie check-in gościa,
blokowanie telefonu w momencie check-out gościa.
Współpraca z kasami gastronomicznymi (ADS Anlier, Micros)
automatyczne przesyłanie rachunków gastronomicznych, płatnych w recepcji, na konto gościa,
informacja o gościu na kasie gastronomicznej,
wykorzystanie interfejsu do automatycznego fakturowania sprzedaży w systemie gastronomicznym GaH.
Współpraca z systemami zamków magnetycznych (VingCard, TimeLox, TesalEvva)
programowanie kart (kluczy), dla gości, sprzężone z funkcjami check-in, check-out, zmiana pokoju,
odczyt zawartości karty.
Współpraca z systemem Pay-TV (Asis, Prodac, VMS) – zakres realizowanych funkcji zależy od możliwości telewizora oraz rodzaju wybranego interfejsu:
automatyczne przeniesienie należności za Pay TV, gier wideo na rachunek gościa,
check-in/check-out – informacja o gościu przekazywana do systemu,
blokowanie i odblokowywanie dostępu do Pay-TV,
podgląd własnego rachunku w pokoju,
przesyłanie wiadomości z systemu ReHot na telewizor w pokoju,
możliwość budzenia,
rejestracja transakcji mini-barów.
Rozliczanie Mini Barów
rejestracja transakcji przez służbę pięter ręczna lub z wykorzystaniem interfejs do systemu PayTV,
automatyczne obciążanie rachunków gości oraz korekty sprzedaży,
rejestracja obciążeń na rachunkach gości w kasie,
prowadzenie kartoteki PLU dla mini-barów z podziałem na grupy towarowe i stawki VAT. Każde PLU ma trzy ceny (sprzedażną, kalkulacyjną, zakupu), które można przydzielić do różnych asortymentów,
definicja pokoi z mini-barami z podziałem na rewiry oraz asortyment znajdujący się w mini-barze, definicje asortymentów,
dzienne raporty: listy uzupełnień do pokoi, lista transakcji,
historia gościa, historia pokoju,
rozliczenia dzienne i okresowe w cenach sprzedaży i kalkulacyjnych z wykazem strat, obciążeń wprowadzonych w kasie oraz podziałem na grupy towarowe,
statystyki sprzedaży – okresowe, według asortymentu i według rewirów lub pokoi.
Producentem programu Gość jest firma Pc-Best, która działa na rynku oprogramowania komputerowego od 1990 roku. Początkowo firma zajmowała się wyłącznie systemami dla rachunkowości. Przykładem może być system księgowy „Sfinks”, który obecnie jest użytkowany przez ponad 600 firm na terenie całego kraju.
Od 1993 roku Pc-Best rozpoczął pracę nad pakietem oprogramowania dla hotelarstwa. Efektem tych działań są systemy Gość i Uczta. Technologia stosowana przez Pc-Best pozwala na dokonywanie szybkich adaptacji językowych systemów hotelarskich. Aktualnie system dostępny jest także w wersji rosyjskiej.
swobodnie definiowany opis hotelu (standardy, pokoje),
swobodnie definiowany cennik usług z możliwością pamiętania pięciu cenników jednocześnie,
rezerwacja z dowolnym wyprzedzeniem czasowym,
możliwość rejestrowania przedpłat (zadatków),
przypisywanie obciążeń do rezerwacji przed przyjazdem gościa (grupy),
szybka procedura obsługi grup,
baza danych gości stałych, niepożądanych, firm i biur turystycznych,
możliwość wykonania rezerwacji w każdym miejscu programu („gorący klawisz”),
grafik zajętości pokoi dostępny w każdej chwili pracy z programem,
przydzielanie pokoi w sposób automatyczny, manualny lub mieszany,
Ekran obrazujący główne menu programu Gość
drukowanie potwierdzenia rezerwacji, kart pobytu i innych formularzy hotelowych również na blankietach ozdobnych,
bieżące śledzenie salda gościa, pokoju, grupy,
pełna obsługa rozliczeń finansowych z rejestrami VAT i paragonami fiskalnymi włącznie,
obsługa rozliczeń grupy z możliwością wydzielenia sald indywidualnych i rozdzielenia na dowolną liczbę faktur/rachunków/paragonów,
drukowanie faktur i rachunków w dwóch językach jednocześnie (ilość języków nieograniczona),
szeroki zestaw funkcji dostępnych we wszystkich momentach pracy programu na klawisz funkcyjny (budzenia, rozkład jazdy, telefony, numery kierunkowe, kalkulator, system wewnętrznych informacji, imieniny, pomoc językowa itd.),
pełna obsługa raportów kasowych,
lista śniadań,
listy żywieniowe dla systemu turnusowego,
odczytywanie w recepcji rachunków restauracyjnych gościa bezpośrednio z kas gastronomicznych.
bogaty zestaw wydruków pomocniczych dla różnych służb hotelowych,
szeroki zestaw wydruków analizujących wskaźniki obłożenia, średnie ceny itd.,
możliwość szybkiego wdrażania wydruków indywidualnie dla klienta (również poprzez modem),
historia pokoi wraz z okresami wyłączeń, wyposażenie itp.,
mocny system zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem,
„czarna skrzynka” rejestrująca i identyfikująca wszystkie czynności wykonane w systemie,
obsługa urządzeń fiskalnych,
możliwość bezpośredniej współpracy z centralami telefonicznymi,
rozliczanie rozmów telefonicznych,
połączenie z systemem finansowo-księgowym.
Wybrani użytkownicy
Hotel „Sportowy” – Biała Podlaska,
Hotel „Apollo” – Bydgoszcz,
Hotel „Korona” – Częstochowa,
Hotel „Bankowiec” – Gdańsk,
Hotel „Lech” – Gniezno,
Hotel „Klimczok” – Szczyrk,
Hotel „Grand” – Wrocław,
Hotel „Krystyna” – Szczytno.
Cechy systemu Uczta:
Program przeznaczony jest do obsługi magazynów kuchennych i przyległych, a także do przygotowywania i rozliczania kalkulacji żywieniowych w zakładach żywienia zamkniętego (stołówki) oraz rozliczania sprzedaży w zakładach żywienia otwartego (restauracje).
program posiada dwa moduły operacyjne:
– moduł UCZTA – do stołówki,
– moduł KELNER – restauracje,
program prowadzi identyczne kartoteki magazynowe na magazynie głównym „00” oraz dowolnych podmagazynach – w tym podmagazyny fiskalnych kas gastronomicznych XCEL 261,
w obrębie kartoteki magazynowej prowadzone są karty dostaw szczegółowych, pozwalające prowadzić na jednej kartotece magazynowej dostawy w różnych pojemnościach zakupowych lub od różnych producentów,
Ekran obrazujący główne menu programu Uczta
karta dostawy (szczegółowa) posiada dodatkowy opis – drugą cześć nazwy, jednostkę miary zakupową, według której prowadzony jest ruch towarów, jednostkę miary rozliczeniową (recepturalną), mnożnik przeliczeniowy między jednostkami, cenę magazynową dostawy według ilości zakupu, cenę kalkulacyjną według ilości rozliczeniowej, datę dostawy oraz datę terminu przydatności do spożycia,
dokumenty magazynowe ewidencjonowane są w trzech osobnych opcjach programu:
– dokumenty PZ,
– dokumenty RW – powiązane z kalkulacjami,
– inne dokumenty magazynowe – BO, korekty, protokoły strat i ubytków,
dokumenty RW można obsługiwać bezpośrednio z opcji Kalkulacji żywieniowych, z jedną kalkulacją może być związana dowolna ilość RW-szek,
program prowadzi dwie ewidencje pomocnicze – tak zwane książki kucharskie:
– receptury potraw – opis składników z zamiennikami na 10 porcji,
– zestawy potraw – opis struktury i składników zestawów składających się z potraw prostych – również na 10 składników,
dla receptur, zestawów i kalkulacji można dokonywać wyceny w oparciu o ceny ostatnie, maksymalne i średnio-ważone. Dla receptur i zestawów można obliczać wartość energetyczną i zestawienie składników odżywczych (białko, węglowodany, tłuszcze, witaminy itp.) na podstawie wprowadzonych tabel norm,
książki kucharskie służą pomocą przy tworzeniu kalkulacji żywieniowych. Określając strukturę kalkulacji odnoszącą się do receptur potraw lub zestawów na zasadzie określenia ilości porcji – otrzymamy automatyczne obliczenie składników potrzebnych do przygotowania posiłków. Mamy dodatkowo możliwość określania kalkulacji z ręki, według własnego zestawienia składników,
Ekran obrazujący kalkulację receptury w programie Uczta
zapotrzebowanie kalkulacji żywieniowej może być zrealizowane za pomocą jednej lub kilku RW-szek związanych z daną kalkulacją. Odpowiednie mechanizmy ułatwiają tworzenia RW-szek na podstawie listy potrzebnych składników,
dodatkowo do kalkulacji można doliczyć wszelkiego rodzaju koszty robocizny i sprzętu,
kalkulacje można łączyć w dłuższe ciągi żywieniowe, tak zwane „transze żywienia”. Transza odpowiada, na przykład, 14-dniowemu turnusowi wczasowemu i łączy wszystkie koszty (bezpośrednie i pośrednie). Pozwala także porównać z wartościami planowanymi ( ilość dni * ilość porcji * stawka dzienna),
na bieżąco można porównywać zestawienie składników potrzebnych i pobranych w obrębie danej kalkulacji,
program umożliwia również planowanie zakupów na 7 dni do przodu, w oparciu o przygotowane wyprzedzająco kalkulacje. I w tym przypadku porównywane są składniki potrzebne i już pobrane. Plan zakupów można robić na dowolny dzień i wielokrotnie przeliczać porównanie,
program UCZTA ma bezpośrednie powiązanie z programem GOŚĆ – udostępnia dyspozycje żywieniowe i listy zestawcze dla kuchni identycznie jak program GOŚĆ (czerpie informacje z sieci z tych samych danych),
w przypadku komunikacji z kasami gastronomicznymi UPOS XCEL 261 zapewnia bezpośrednią obsługę tych urządzeń. Możliwe jest odczytywanie sprzedaży i utargu wprost do rejestru sprzedaży modułu KELNER,
szeroki zakres wydruków i standardowe możliwości selekcji szybkiej i selekcji ustawialnej pozwala na bardzo efektywne wykorzystywanie danych zarejestrowanych w programie.
Firma Mikrotel została założona w sierpniu 1991 roku. Od początku swojej działalności, do końca maja 1999 roku firma wyprodukowała i sprzedała ponad 30 000 central abonenckich, z których korzysta 470 000 Polaków. Liczby te są potwierdzeniem popularności i zaufania klientów do marki Mikrotel.
Mikrotel jest nie tylko producentem central abonenckich dla firm i instytucji. Firma zajmuje się również produkcją urządzeń telekomunikacyjnych dla odbiorców indywidualnych, Systemu Oprogramowania Hotelowego CHART oraz jest wyłącznym dystrybutorem na Polskę urządzeń PCM – angielskiego producenta TELSPEC.
W kolekcji firmy znajdują się liczne nagrody i wyróżnienia zdobyte podczas targów i imprez telekomunikacyjnych, między innymi trzy Złote Medale INTERTELECOM (‘94,’95,’98) – najważniejszych krajowych targów telekomunikacyjnych.
Adres firmy:
MIKROTEL Sp. z o.o.
Trakt św. Wojciecha 31-37
80-044 Gdańsk
tel.: (058) 30 06 461
fax.: (058) 30 06 470
System oprogramowania hotelowego Chart pojawił się w sprzedaży w marcu 1997 roku. Opracowaniem programu zajęła się firma Mikrotel, która była do tej pory znana jako producent abonenckich central telefonicznych. Co miało wpływ na taką decyzję? Przyczyn było kilka. Duże znaczenie miały sygnały napływające od przedstawicieli handlowych i serwisantów firmy o zapotrzebowaniu hotelarzy na specjalistyczne oprogramowanie współpracujące z centralą telefoniczną.
System Chart jest programem hotelowym pracującym w środowisku Windows. Twórcy oprogramowania doszli do wniosku, że w czasach dominacji oprogramowania Microsoft, rosnącej popularności Internetu, wprowadzanie na rynek programu pracującego na przykład w środowisku DOS byłoby nieporozumieniem. Ponadto, środowisko Windows to gwarancja łatwej i przejrzystej obsługi.
Wymagania techniczne
komputer typu PC,
procesor typu Pentium,
32 MB RAM,
stacja dysków 3,5” – 1,44 MB,
4 MB wolnej przestrzeni na twardym dysku do instalacji,
dowolna drukarka komputerowa,
system operacyjny Windows 95/98.
Struktura modułowa
Modułowa struktura oprogramowania umożliwia jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika. Każdorazowo potencjalny nabywca – hotel może wybrać funkcje, które będą mu naprawdę potrzebne, kierując się zasadą: „płacę za rzeczy, z których korzystam”.
Program podzielony jest na cztery moduły:
moduł Recepcja,
moduł Zestawienia,
moduł Internet,
moduł Gastronomia.
Moduł recepcja
Jako pierwszy element systemu został wdrożony Moduł Recepcja – umożliwiający sprawną obsługę gości hotelowych na stanowisku recepcyjnym. W ciągu dwóch lat od rozpoczęcia sprzedaży został zainstalowany w ponad stu obiektach hotelowych. Dzięki takiemu wynikowi system Chart jest niekwestionowanym liderem na polskim rynku w segmencie oprogramowania hotelowego w środowisku Windows. Aktualnie w sprzedaży jest już wersja 2.00 modułu Recepcja. Została ona uzupełniona o następujące możliwości:
eksport rachunków do programu Finanse i Księgowość systemu Symfonia,
ilościowe planowanie żywienia,
współpraca z dowolną centralą abonencką – poprzez rejestrator firmy Contec.
Firma Mikrotel ponad rok temu nawiązała kontakt z firmą Altkom Matrix z Warszawy, co zaowocowało podpisaniem umowy o współpracy. Altkom Matrix jest producentem najpopularniejszego na rynku (ponad 19 000 wdrożeń) pakietu oprogramowania w dziedzinie zarządzania, o nazwie Symfonia.
Skutkiem podpisania wyżej wspomnianej umowy jest dostosowanie modułu Recepcja do współpracy z programem Symfonia. Program o nazwie Chartofk umożliwia przesyłanie dokumentów księgowych z automatyczną dekretacją do programu Finanse i Księgowość.
Diagram rezerwacji
Pierwszym elementem systemu, z którym spotyka się osoba obsługująca system, jest diagram rezerwacji. Podstawową zaletą diagramu jest jego przejrzystość. Użytkownik może szybko odnaleźć dane niezbędne do dokonania rezerwacji. Diagram ułatwia wprowadzenie nowych rezerwacji, zmiany istniejących, a także pozwala na pełną orientację w zakresie obłożenia pokoi.
Wszystkie operacje można wykonywać za pomocą myszki nie opuszczając diagramu. Wybranie numeru pokoju pozwala na zapoznanie się z podstawowymi informacjami, dotyczącymi między innymi stanu pokoju. Z kolei wybranie daty z kalendarium umożliwia wyświetlenie na ekranie dnia tygodnia, a nawet solenizantów obchodzących w danym dniu imieniny.
Ekran obrazujący diagram rezerwacji w programie Chart
Księga rezerwacji i meldunków
Podstawowymi narzędziami w pracy recepcjonisty są księgi: meldunkowa i rezerwacji. Moduł Recepcja oferuje ich elektroniczne odpowiedniki. Z chwilą otwarcia elektronicznej księgi, na ekranie pojawiają się następujące dane:
liczba zameldowanych gości,
liczba meldunków,
liczba zajętych oraz wolnych pokoi.
Recepcjonista ma bezpośredni wgląd do listy gości hotelowych wraz z informacjami dotyczącymi personaliów osoby zameldowanej (danych firmy) oraz zajmowanego pokoju. Jeśli recepcjonista ma do czynienia z wymagającym rozmówcą, może mu udzielić szczegółowych informacji, na przykład, czy pokój jest z widokiem na morze. W przypadku gości, którzy po raz kolejny odwiedzają hotel recepcjonista nie musi ponownie wpisywać ich danych. Wszystkie dane gości hotelowych są przechowywane w pamięci i w momencie meldunku komputer automatycznie wyszukuje informacje o odpowiedniej osobie.
Ekran obrazujący księgę meldunkową w programie Chart
Księga żywienia
W obiektach oferujących oprócz usług noclegowych także gastronomiczne, przydatne może okazać się tworzenie raportów dotyczących ilości posiłków przygotowanych przez kuchnię na każdy dzień. Umożliwia to między innymi optymalizację wykorzystania zapasów magazynów żywnościowych.
Księga żywienia, w którą wyposażony jest moduł Recepcja, umożliwia przede wszystkim wydruk raportów na dany dzień, uwzględniających ilość posiłków potrzebnych do obsługi gości zameldowanych w obiekcie, rezerwacji dokonanych na dany dzień oraz ewentualnych osób dodatkowych. Oprócz uwzględnienia rodzaju posiłków (śniadania, obiady, kolacje itp.) w programie zdefiniować można posiłki standardowe, połówkowe, a także różne zestawy, na przykład: wegetariański, specjalny.
Diagram żywienia pozwala na bieżące zmiany stanu zamówionych przez gościa posiłków, na przykład, gdy jest zainteresowany tylko obiadami.
Zestawienie pokoi
Recepcjonista powinien na bieżąco wiedzieć co dzieje się w pokojach hotelowych (o ile nie przekracza to pewnych norm). Zestawienie pokoi pozwala recepcjoniście na podgląd pokoju, uwzględniający następujące opcje:
stan pokoju,
obecność gości w pokojach,
pozostawione wiadomości,
konieczność budzenia,
obywatelstwo gościa,
blokady telefonów.
Wybranie numeru pokoju pozwala na uzyskanie dokładniejszych danych (poza wymienionymi wcześniej), takich jak:
korespondencja,
pokój w trakcie sprzątania,
naprawy,
wykaz przeprowadzonych rozmów telefonicznych,
numer rezerwacji,
numer meldunku.
Każdy z pokoi można ustawić w stan sprzątania lub remontu – zgodnie ze stanem faktycznym.
Ekran obrazujący status pokoi w programie Chart
Współpraca z centralą abonencką
Współpraca z największym w Polsce producentem systemów billingowych – firmą Contec – zaowocowała przystosowaniem modułu Recepcja do pracy ze wszystkimi centralami abonenckimi oferowanymi na rynku polskim.
Zapewnienie gościom dostępu do łączności telefonicznej jest jednym z kryteriów oceny poziomu oferowanych usług hotelowych. Współpraca systemu Chart z abonencką centralą telefoniczną Mikrotel oraz systemami taryfikacji firmy Contec zapewnia rejestrację i taryfikację wszystkich rozmów przeprowadzonych przez gości oraz pracowników hotelu. Baza danych systemu Chart rejestruje i umożliwia wydruk następujących danych:
numer wewnętrzny abonenta,
data,
godzina rozpoczęcia rozmowy,
wybrany numer abonenta zewnętrznego,
numer taryfy, według której jest naliczany,
koszt rozmowy,
koszt połączenia.
Współpraca z centralami abonenckimi Mikrotel umożliwia ograniczenie możliwości korzystania z połączeń wychodzących. W poszczególnych pokojach hotelowych można wyznaczyć limity złotówkowe, uniemożliwić połączenia międzymiastowe lub międzynarodowe.
Rachunki
Dla gościa hotelowego duże znaczenie ma jakość i czas obsługi. Bardzo czasochłonne jest regulowanie wszelkiego rodzaju płatności. W większości przypadków rachunek za pobyt nie jest jedyną należnością, którą musi zapłacić gość. System Chart umożliwia wystawienie rachunku za pobyt łącznie z innymi usługami, takimi jak: korzystanie z parkingu, wynajem sali konferencyjnej, posiłki, rozmowy telefoniczne itp.
System pozwala na wydruk i edycję następujących dokumentów:
faktura VAT,
rachunek uproszczony,
dokumenty KP i KW,
paragon fiskalny,
korekta do faktur VAT/ rachunku uproszczonego.
Współpraca z drukarką fiskalną
Wprowadzenie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą urządzeń fiskalnych ma wpływ na komputeryzację obiektów hotelowych. Współpraca z drukarką fiskalną jest obecnie standardową usługą oferowaną przez program hotelowy. System Chart współpracuje z drukarką fiskalną Posnet oraz Elzab FP-600. Umożliwia to realizację następujących funkcji:
wydruk paragonów fiskalnych,
tworzenie raportów dobowych i okresowych.
Archiwum
Baza danych – archiwum – jest przydatna w sytuacji, kiedy trzeba ponownie wystawić rachunek lub zrobić korektę. Pozwala także zaoszczędzić czas recepcjonisty w momencie meldowania osoby, która po raz kolejny korzysta z usług hotelu. Dane gościa są odnajdywane i automatycznie wpisywane do księgi meldunkowej. Archiwum jest „skarbnicą” wiedzy o firmach, dzięki której można bardzo szybko uzyskać informacje o numerach telefonów, telefaksów, numerze NIP itp. Bazy danych mogą być nieocenionym źródłem danych, niezbędnych przy kalkulacji cen w hotelu czy wysyłce zaproszeń.
Archiwizacja
Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub księgowością dokonują analiz dotyczących gości przebywających w hotelu i rachunków wystawionych przez recepcjonistę. Proces archiwizacji pozwala na przenoszenie danych tworzonych przez system Chart, co z kolei umożliwia ich przetwarzanie w edytorach tekstu czy arkuszach kalkulacyjnych. Rozwiązania zastosowane w programie do archiwizacji umożliwiają także tak zwane pakowanie danych, co w praktyce oznacza możliwość umieszczenia dużej ilości informacji na dyskietce. Jest to pomocne ze względu na bezpieczeństwo danych. W razie jakiejkolwiek awarii wystawione rachunki, księga meldunkowa itp. mogą być łatwo odtworzone. Poza tym, duże ilości danych, na przykład rachunki z danego roku, nie muszą obciążać twardego dysku, ale mogą być dowolnie nazwane, gromadzone i uporządkowane na dyskietkach. Dodatkowo istnieje możliwość wglądu w archiwum wykonanych podczas archiwizacji operacji, co może być istotne, gdy trudno skojarzyć pochodzenie pliku lub jego zawartość.
Moduł Zestawienia
Podstawowym zadaniem modułu Zestawienia jest tworzenie sprawozdań potrzebnych do prowadzenia wewnętrznej księgowości oraz wymagań Urzędu Skarbowego i Głównego Urzędu Statystycznego. Moduł pozwala również na kontrolę pracy recepcjonisty. Osoby zarządzające obiektem hotelowym lub recepcją mają dostęp do informacji dotyczących czynności wykonywanych przez recepcjonistę podczas zmiany. Większość zestawień oprócz formy tabelarycznej można przedstawić w formie graficznej (diagramy i wykresy), co zwiększa czytelność raportów. Oprócz sprawozdań wymaganych przez urzędy, moduł pomaga właścicielowi przy ocenie zestawień, analiz dla własnych potrzeb (na przykład wskaźników obłożenia hotelu, opłacalności wynajmu miejsc itp.).
Podstawowe raporty oferowane przez moduł Zestawienia:
rejestr rachunków – zestawienie VAT,
rejestr paragonów fiskalnych,
rejestr dokumentów KP – KW,
wykorzystanie obiektu w poszczególnych miesiącach,
goście zagraniczni w obiekcie hotelowym,
przegląd księgi meldunkowej i rezerwacji,
raport dobowy – rachunki wystawione podczas zmiany.
Rejestr rachunków można sporządzać w oparciu o różne kryteria:
rodzaj rachunku (faktura VAT, rachunek uproszczony),
rodzaj płatności (gotówka, przelew, karta kredytowa),
data wystawienia rachunku (dany okres, bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, poprzedni rok itp.).
Ekran obrazujący przykładowe zestawienia w programie Chart
Moduł Internet
Dynamiczny rozwój sieci Internet nie pozostaje bez wpływu na środowisko hotelarzy. Coraz więcej hoteli i pensjonatów umieszcza w Internecie własne strony WWW. W świecie widoczna jest tendencja wzrostu rezerwacji dokonywanych poprzez Internet. Co więcej, w przypadku dokonania rezerwacji w ten sposób hotele udzielają rabatów. W Polsce ten proces nie jest rozpowszechniony, należy się jednak liczyć z rosnącym zainteresowaniem tego typu zamówieniami. Obserwacja stron WWW wskazuje na zwiększającą się liczbę formularzy rezerwacji zamieszczanych przez polskie hotele. Jednak nie było do tej pory na polskim rynku oprogramowania hotelowego sprzężonego z siecią Internet. Wchodzący w skład systemu Chart moduł Internet automatycznie wybiera z poczty internetowej za pomocą słowa „klucza” korespondencję związaną z rezerwacją. Po otrzymaniu informacji na ekranie komputera pojawia się okno nowej rezerwacji z wypełnionymi danymi rezerwacyjnymi. Potwierdzenie rezerwacji przez recepcjonistę jest natychmiast przekazywane na adres e-mail gościa. Niezbędnym warunkiem do realizacji funkcji oferowanych przez moduł Recepcja jest posiadanie przez hotel adresu e-mail.
Ekran obrazujący internetowe rezerwacje w programie Chart
Moduł gastronomia
Obsługa gościa hotelowego to nie tylko kwestia zapewnienia wygodnego noclegu. W większości przypadków goście korzystają z usług hotelowej kuchni. Między innymi dlatego zdecydowano się na opracowanie modułu Gastronomia, wchodzącego w skład systemu Chart, który wkrótce zostanie wprowadzony do sprzedaży.
Główne funkcje modułu Gastronomia:
prowadzenie magazynów żywnościowych wraz z obsługą dokumentacji magazynowej (dokumenty MM, RW, PZ, KS, ZD),
nadzór nad towarami magazynowanymi – sygnalizacja końca terminu ważności, towarów przeterminowanych oraz pochodzących z różnych dostaw),
możliwość drukowania samodzielnie formatowanej karty dań,
obsługa sali restauracyjnej – możliwość dokonywania rezerwacji stolików oraz prowadzenia księgi gastronomicznej dla rezerwacji,
księga gastronomiczna oraz możliwość prowadzenia bazy faktur wspólnie lub rozłącznie z modułem Recepcja,
współpraca z kasą fiskalną – Sharp, drukarką fiskalną Posnet.
CHART na targach
System oprogramowania hotelowego Chart był do tej pory pokazywany podczas targów Komputer Expo ’97 w Warszawie, Polhotel ’97 w Bydgoszczy, Intertelecom ’97 i ’98 w Lodzi.
W 1997 roku firma Mikrotel otrzymała za moduł Recepcja Złoty Medal V Międzynarodowych Targów Sprzętu, Urządzeń i Wyposażenia Hoteli „Polhotel ‘97”.
W 1998 roku System Teleinformatyczny Chart 200 składający się z systemu Chart oraz centrali abonenckiej Mikrotel 200 został nagrodzony Złotym Medalem na IX Międzynarodowych Targach Łączności Intertelecom ’98 w Łodzi.
Chart pod ochroną
Firma Mikrotel zarejestrowała System Oprogramowania Hotelowego Chart w stowarzyszeniu PRO – Polski Rynek Oprogramowania, które jest jedyną organizacją w Polsce, która uzyskała pozwolenie Ministerstwa Kultury i Sztuki na zbiorowe zarządzanie prawami autorskimi do programów komputerowych.
Stowarzyszenie prowadzi aktywną działalność skierowaną przeciw piractwu w ramach Agencji Ochrony Praw Autorskich Informatyki i Telekomunikacji. Każde oprogramowanie chronione przez stowarzyszenie PRO, oznaczone jest odpowiednim symbolem umieszczonym na ogół na karcie licencyjnej dołączonej do legalnie zakupionego oprogramowania.
Realizując temat naszej pracy staraliśmy się wybrać najważniejsze według nas oraz jedne z najczęściej używanych systemów hotelowych w polskich obiektach. Mamy nadzieję, że przynajmniej przybliżyliśmy to środowisko, jakże ważne u progu XXI wieku.
Uważamy, że praca ta może służyć jako informator dla osób zainteresowanych wyborem i kupnem odpowiedniego oprogramowania do obsługi obiektów hotelarskich. Może też być dobrym materiałem pomocnym w nauczaniu osób zainteresowanych pracą w hotelarstwie.
Warto zaznaczyć, że informatyka oraz sprzęt komputerowy cały czas się rozwijają, dlatego też w niedalekiej przyszłości możemy się spodziewać nowych programów lub ulepszonych wersji już istniejących, które będą zawierać funkcje dziś jeszcze niedostępne dla użytkowników.
Ze względów praktycznych nie byliśmy w stanie zawrzeć w tej pracy informacji o wszystkich systemach dostępnych na rynku. Natomiast w opisie tych wybranych przedstawiliśmy funkcje najistotniejsze dla hotelarzy, które wiążą się z pracą części hotelowej, recepcji, gastronomii, a także działów finansowych i księgowych. Bardziej dociekliwi nie będą mieli jednak problemów z otrzymaniem dokładnych wiadomości w siedzibie lub u dystrybutorów firmy produkującej dany program.
Pisząc pracę mieliśmy okazję zapoznać się z programami, o których istnieniu wcześniej nie wiedzieliśmy, jak również mieliśmy możliwość sprawdzenia zasad ich działania. W naszej ocenie najkorzystniej wypadły dwa programy, a mianowicie ProHOTT 2000 oraz Chart, który jest przeznaczony dla średnich i mniejszych obiektów hotelarskich. Uważamy, że właśnie te dwa programy są szczególnie godne polecenia, ponieważ są to produkty polskich programistów, a ich standard oraz możliwości nie odbiegają od innych, znanych systemów hotelowych produkcji zagranicznej.
Podsumowując naszą pracę chcemy zauważyć, że temat ten jest bardzo obszerny i w miarę rozwoju rynku oprogramowania hotelowego, a także gastronomicznego, wymaga kontynuacji.
Pragniemy serdecznie podziękować wszystkim osobom, które przyczyniły się do powstania tej pracy. Szczególne wyrazy wdzięczności należą się panu mgr Jerzemu Iwaniukowi za opiekę merytoryczną nad pracą i pomoc w jej realizacji.
Bibliografia
Ball Bill – „Poznaj Linux”, wyd. Mikom, 1999r.
Cieślak Krzysztof – „Windows i sieci komputerowe”, wyd. Helion, 1998r.
Derfler Frank – „Poznaj sieci”, wyd. Mikom, 1999r.
Moncur Michael, Chellis James – „IntranetWare/NovellWare”, wyd. Mikom, 1997r.
Moritsugu Steve & DTR Business Systems – „Poznaj UNIX”, wyd. Mikom, 1999r.
