Prace z hotelarstwa

Zadania służby pięter

5/5 - (1 vote)

Jak już powiedziano, służba pięter jest jednym z działów departamentu obsługi gości. Ze względu na istotną rolę w procesie obsługi wymaga szczegółowego omówienia. Zadaniem służby pięter jest utrzymanie estetycznego wyglądu wnętrz (sprzątanie, mycie i czyszczenie pomieszczeń oraz sprzętów), a także konserwowanie urządzeń. Można powiedzieć, że od pracy tego działu zależy codzienna działalność każdego hotelu. Klasyfikacja hoteli jest zadaniem bardzo trudnym ze względu na to, że wielu z nich nie można przyporządkować do żadnej kategorii. Wymiernym kryterium, które to zadanie ułatwia, jest zakres i jakość usług służby pięter. Warto podkreślić, że różnice w zakresach czynności służby pięter między hotelami są ogromne.

Spośród wszystkich działów departamentu obsługi gości służba pięter najściślej współpracuje z recepcją. W większości hoteli pracownik recepcji nie ma prawa przydzielić gościowi pokoju, dopóki służba pięter nie zamelduje, że został posprzątany i sprawdzony przez inspektora.

Służba pięter jest kluczowym elementem funkcjonowania hoteli i obiektów noclegowych. Pracownicy tej służby są odpowiedzialni za utrzymanie porządku, czystości oraz komfortu gości. Poniżej znajduje się lista zadań, które zwykle należy do służby pięter:

  1. Sprzątanie pokoi: Służba pięter odpowiada za sprzątanie pokoi gościnnych, w tym odkurzanie, zmianę pościeli, mycie podłóg, czyszczenie łazienek, opróżnianie koszy na śmieci oraz uzupełnianie potrzebnych materiałów, takich jak ręczniki czy kosmetyki.
  2. Przygotowywanie pokoi na przyjazd gości: Pracownicy służby pięter mają za zadanie przygotować pokoje dla nowo przybyłych gości, co obejmuje zaaranżowanie pościeli, ustawienie mebli oraz sprawdzenie, czy wszystko jest w pełni sprawne.
  3. Utrzymywanie porządku na korytarzach i innych częściach wspólnych: Służba pięter dba również o czystość i porządek na korytarzach, schodach, windach oraz innych częściach wspólnych hotelu.
  4. Komunikacja z gośćmi: Pracownicy służby pięter często mają kontakt z gośćmi, udzielają im informacji na temat hotelu, obsługi pokojowej, udogodnień czy atrakcji w okolicy. W razie potrzeby, służba pięter może również pomóc gościom z problemami technicznymi czy utrzymaniem porządku w pokojach.
  5. Pranie i prasowanie: W niektórych hotelach służba pięter odpowiada również za pranie i prasowanie pościeli, ręczników oraz ubrań gości. W przypadku większych obiektów, te zadania mogą być zlecone specjalnej pralni.
  6. Uzupełnianie minibarów: Służba pięter zajmuje się również kontrolą i uzupełnianiem minibarów w pokojach gościnnych, dbając o to, aby goście mieli dostęp do napojów i przekąsek.
  7. Zarządzanie zgubionymi przedmiotami: W przypadku znalezienia zgubionych przedmiotów, służba pięter ma obowiązek zgłosić to recepcji oraz przechować je w wyznaczonym miejscu.
  8. Wsparcie innych działów hotelu: Służba pięter współpracuje z innymi działami hotelu, takimi jak recepcja, dział utrzymania czy gastronomia. Pracownicy mogą być również prosi o pomoc w przypadku organizacji imprez czy konferencji.

Właściwe funkcjonowanie służby pięter jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości usług w obiektach noclegowych. Satysfakcja i komfort gości zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze pracownicy służby pięter wykonują swoje zadania. Dlatego ważne jest, aby:

  1. Szkolenie i rozwój pracowników: Pracodawcy powinni dbać o szkolenie i rozwój pracowników służby pięter, aby byli oni przygotowani do efektywnego wykonywania swoich obowiązków. Warto również inwestować w systemy motywacyjne, które zachęcą personel do dbania o wysoką jakość świadczonych usług.
  2. Monitoring jakości pracy: Kierownictwo hotelu powinno regularnie monitorować jakość pracy służby pięter, weryfikować, czy obowiązki są prawidłowo wykonywane, oraz wprowadzać korekty w razie potrzeby.
  3. Zapewnienie odpowiednich narzędzi i materiałów: Pracownicy służby pięter muszą mieć dostęp do odpowiednich narzędzi i materiałów potrzebnych do sprzątania i utrzymania porządku. Dostarczenie odpowiedniej jakości produktów, takich jak środki czystości czy pościel, wpływa również na komfort gości.
  4. Dbałość o bezpieczeństwo: Służba pięter powinna być świadoma przepisów i zasad bezpieczeństwa obowiązujących w hotelu, aby chronić zarówno gości, jak i samych pracowników.
  5. Ochrona prywatności gości: Pracownicy służby pięter muszą przestrzegać zasad ochrony prywatności gości, takich jak odpowiednie zabezpieczanie danych osobowych czy szanowanie przestrzeni prywatnej gości podczas sprzątania pokojów.
  6. Dostosowywanie się do potrzeb gości: Służba pięter powinna być elastyczna i otwarta na indywidualne potrzeby oraz życzenia gości, oferując usługi dopasowane do ich oczekiwań, takie jak specjalne ustawienie mebli, dodatkowe ręczniki czy wczesne sprzątanie pokoju.

Współpraca z innymi działami hotelu, dbałość o rozwój pracowników oraz dostosowywanie się do potrzeb gości to kluczowe czynniki sukcesu służby pięter. Wykonywanie swoich zadań z zaangażowaniem i dbałością o detale pozwoli na utrzymanie wysokiej jakości usług i zadowolenia gości, co w dłuższej perspektywie przekłada się na sukces hotelu.

Systemy rezerwacji hotelowej

5/5 - (1 vote)

Sposoby rezerwacji

Pokój w hotelu lub stolik w restauracji można zarezerwować w rozmaity sposób. Klienci najczęściej:

  • korzystają z centralnego systemu rezerwacji;
  • korzystają z usług biura pośredniczącego w rezerwacji;
  • dokonują rezerwacji bezpośrednio w hotelu.

Na odrębne potraktowanie zasługuje z pewnych względów dokonywanie rezerwacji grupowych.

 Centralny system rezerwacji

Znaczna część hoteli jest podłączona do jednego lub kilku centralnych systemów rezerwacji. Za pośrednictwem tych systemów dokonuje się ponad jedną czwartą wszystkich rezerwacji w sektorze hotelarstwa. W użyciu są dwa podstawowe systemy: sieci afiliowane i nieafiliowane.

Afiliowana sieć rezerwacji jest to system rezerwacji stosowany w sieciach hoteli, w których wszystkie obiekty noclegowe są powiązane porozumieniem kontraktowym. Scentralizowany system rezerwacji pozwala na ujednolicenie procedury i zmniejsza koszty systemu. Nieafiliowane systemy rezerwacji tworzą na zasadzie dobrowolnego uczestnictwa hotele prowadzące odrębną działalność i nie zrzeszone w grupach. Przystąpienie do systemu daje hotelarzom korzyści podobne do tych, jakie uzyskują hotele należące do sieci. Sieć nieafiliowana, na wzór afiliowanej, prowadzi kampanię reklamową w imieniu wszystkich uczestników. W centralnym biurze rezerwacji na ogól instaluje się bezpłatną linię telefoniczną dla klientów, natomiast kontakt z hotelami podłączonymi do systemu odbywa się przeważnie za pośrednictwem komputerów.

 Biuro pośredniczące w rezerwacji

Biuro pośredniczące w rezerwacji odgrywa rolę zintegrowanego systemu rezerwacji produktów oferowanych przez firmy, które zawarły z nim stosowne umowy. Jego klientami są zwykle linie lotnicze, biura wynajmu samochodów i hotele. Chociaż większość biur korzysta z centralnych systemów rezerwacji, na prośbę gościa mogą się one kontaktować bezpośrednio z hotelem nienależącym do sieci.

 Bezpośrednia rezerwacja w hotelu

Znaczna część rezerwacji wpływa bezpośrednio do danego hotelu. Jeśli z tej formy korzysta odpowiednio duża liczba klientów, hotel może się zdecydować na utworzenie własnego działu rezerwacji, nawet gdy jest podłączony do centralnego systemu. Oprócz przyjmowania rezerwacji dział zajmuje się wówczas aktualizacją statusu pokoi i pełni funkcję łącznika między hotelem a centralnym systemem i biurami pośredniczącymi.

 Rezerwacje grupowe

Rezerwacji grupowych dokonują rozmaite instytucje, takie jak: stowarzyszenia i organizacje społeczne, organizatorzy konferencji, agencje podróży i operatorzy turystyczni. Formalności związane z rezerwacją zwykle załatwia pośrednik wynajęty przez grupę, który kontaktuje się z działem sprzedaży wybranego hotelu. Przyjmowanie rezerwacji grupowych wymaga szczególnej uwagi pracowników hotelu.

Grafik prac porządkowych w hotelu

3.5/5 - (2 votes)

Grafik prac porządkowych określa częstotliwość czyszczenia lub konserwacji przedmiotów i pomieszczeń. Te, które wymagają codziennego lub cotygodniowego sprzątania i czyszczenia, włącza się do rutynowego cyklu prac porządkowych, wykonywanych przez pracowników służby pięter. Pozostałe są sprawdzane przez inspektorów codzienne lub raz na tydzień i ujęte w programie generalnych porządków. Opracowanie grafiku wykonania programu oraz sporządzenie stosownych harmonogramów są odrębnymi elementami planowania. Na podstawie harmonogramu wykonania prac kierownik służby pięter rozdziela zadania między swoich pracowników.

Układając grafik generalnych porządków w pokojach hotelowych lub grafik innych prac niewchodzących w zakres standardowych zajęć, kierownik służby pięter powinien wziąć pod uwagę rozmaite czynniki. Przykładowo, jeśli jest to możliwe, prace te należy planować w dniach małego obłożenia hotelu. Ponadto termin porządków trzeba skoordynować z pracami innych działów, np. technicznego – jeśli przewiduje się poważniejszy remont urządzeń w kilku pokojach, generalne porządki należałoby zaplanować w tym samym czasie. Dzięki dobremu planowaniu hotel będzie mógł funkcjonować bez większych zakłóceń, wykonanie remontów i porządków nie będzie bowiem uciążliwe ani dla gości, ani dla reszty personelu.

Grafik prac porządkowych w hotelu jest niezbędny do utrzymania wysokiego poziomu higieny, organizacji i komfortu gości. Tworzenie efektywnego grafiku wymaga uwzględnienia różnych czynników, takich jak ilość personelu, wielkość obiektu, preferencje gości czy obłożenie hotelu. Poniżej przedstawiam przykładowy grafik prac porządkowych dla hotelu:

  1. Codzienne prace porządkowe:
    a. Sprzątanie pokoi: Pracownicy służby pięter sprzątają pokoje gościnne, co obejmuje zmianę pościeli, czyszczenie łazienek, odkurzanie oraz uzupełnianie potrzebnych materiałów (ręczniki, kosmetyki, napoje w minibarach).
    b. Czyszczenie części wspólnych: Korytarze, windy, hol, lobby, sale konferencyjne, restauracja, bar i inne obszary wspólne wymagają codziennego sprzątania i dezynfekcji.
    c. Opróżnianie koszy na śmieci: Konieczne jest codzienne opróżnianie koszy na śmieci w pokojach gościnnych, częściach wspólnych oraz pomieszczeniach technicznych.
    d. Serwisowanie toalet publicznych: Regularne sprzątanie i dezynfekcja toalet publicznych, uzupełnianie papieru toaletowego, mydła oraz ręczników papierowych.
  2. Prace tygodniowe:
    a. Pranie pościeli i ręczników: Zgodnie z potrzebami i polityką hotelu, prace pralnicze powinny być wykonywane co najmniej raz w tygodniu.
    b. Mycie okien: Mycie okien w pokojach gościnnych oraz częściach wspólnych powinno być wykonywane co najmniej raz w tygodniu.
    c. Kontrola stanu technicznego i serwis: Przegląd sprzętu i udogodnień w pokojach, takich jak telewizory, klimatyzacja czy oświetlenie, oraz naprawa ewentualnych usterek.
  3. Prace miesięczne:
    a. Głębokie czyszczenie pokoi: Raz na miesiąc powinno być przeprowadzone głębokie czyszczenie pokoi, obejmujące m.in. pranie zasłon, czyszczenie tapicerki mebli czy pranie dywanów.
    b. Kontrola stanu technicznego budynku: Przeprowadzenie kontroli instalacji elektrycznej, hydraulicznej, wentylacyjnej oraz innych systemów technicznych w hotelu.
    c. Dezynfekcja: Regularna dezynfekcja pomieszczeń hotelowych, zwłaszcza w czasie pandemii czy sezonu grypowego, może być przeprowadzana co miesiąc, aby zapewnić wysoki poziom higieny i bezpieczeństwa dla gości i personelu.
  4. Prace sezonowe:
    a. Prace ogrodowe: W zależności od pory roku, konieczne są prace ogrodowe, takie jak koszenie trawników, pielęgnacja roślin, sadzenie kwiatów czy usuwanie liści.
    b. Konserwacja basenu: W przypadku hoteli z basenem, należy regularnie przeprowadzać prace konserwacyjne, takie jak czyszczenie, kontrola pH wody czy sprawdzanie filtrów.
    c. Prace związane z utrzymaniem elewacji: Sezonowe prace konserwacyjne elewacji, takie jak malowanie czy czyszczenie, pomagają utrzymać atrakcyjny wygląd budynku.

Tworzenie grafiku prac porządkowych powinno uwzględniać indywidualne potrzeby hotelu, dostępność personelu oraz oczekiwania gości. Ważne jest również uwzględnienie czasu na nieprzewidziane sytuacje, takie jak awarie czy zwiększone obłożenie. Regularne monitorowanie i aktualizacja grafiku pozwoli na utrzymanie wysokiej jakości usług oraz komfortu gości.

Warto również pamiętać o elastyczności i możliwości dostosowania grafiku do zmieniających się potrzeb hotelu oraz gości. Współpraca z innymi działami hotelu, takimi jak recepcja czy dział gastronomii, pozwoli na lepsze zrozumienie potrzeb oraz oczekiwań gości, a także sprawniejsze rozwiązanie ewentualnych problemów. Efektywny grafik prac porządkowych jest kluczowy dla sukcesu hotelu i satysfakcji gości, dlatego warto poświęcić odpowiedni czas na jego opracowanie i wdrożenie.

Konserwacje i naprawy w hotelu

5/5 - (1 vote)

Konserwacja i naprawy

W niektórych hotelach służba pięter i dział techniczny są połączone i podlegają jednemu kierownictwu, tzn. dyrektorowi departamentu obsługi gości. Takie rozwiązanie nie powinno budzić sprzeciwów, zważywszy na to, że obydwie służby wykonują podobne zadania i muszą ze sobą ściśle współpracować. Pracownicy służby pięter z reguły pierwsi odkrywają usterki i jeśli nie potrafią ich usunąć samodzielnie, powiadamiają dział techniczny. Działania w zakresie konserwacji można podzielić na trzy kategorie:

  • regularne czynności porządkowe;
  • konserwacja bieżąca;
  • remonty planowe.

 Regularne czynności porządkowe

Regularne czynności porządkowe, wykonywane codziennie lub raz w tygodniu, służą utrzymaniu obiektu w dobrym stanie; można je powierzyć personelowi przeszkolonemu w podstawowym zakresie. Czynności te nie należą do podstawowych obowiązków personelu i nie sporządza się związanej z nimi odrębnej dokumentacji z pewnymi wyjątkami, do których należą: odkurzanie dywanów, mycie podłóg i łatwo dostępnych okien, sprzątanie pokoi i wymiana żarówek. Wiele z nich należy do obowiązków personelu służby pięter. Dbałość o schludny wygląd pomieszczeń sprzętów jest ważnym elementem programu konserwacji obiektu.

Konserwacja bieżąca

Czynności w zakresie konserwacji bieżącej można podzielić na trzy grupy:

  • przeglądy;
  • drobne naprawy;
  • wystawianie zleceń na wykonanie prac technicznych.

Przeglądem niektórych urządzeń zajmują się inspektorzy służby pięter w ramach obowiązków służbowych. Przykładowo, wspólnie z pokojówkami regularnie sprawdzają stan armatury łazienkowej, węzła sanitarnego itd. i w razie stwierdzenia usterek zawiadamiają dział techniczny. Przeglądy mają na celu nie tylko utrzymanie obiektu w odpowiednim stanie technicznym, lecz także zapewnienie komfortu gościom. Służba pięter musi szybko informować dział techniczny o wykrytych usterkach, ponieważ wówczas można je usunąć podczas sprzątania pokoju, bez potrzeby wyłączania go z grafiku. Niektóre hotele mają etatowych konserwatorów technicznych, którzy regularnie sprawdzają stan urządzeń w pokojach i dokonują niezbędnych napraw.

 Remonty planowe

W czasie bieżącej konserwacji urządzeń personel może wykryć poważne uszkodzenia, których usunięcie przekracza zdolności techniczne hotelowego konserwatora. O sprawie powiadamia się wówczas kierownika technicznego hotelu, który uwzględnia te uszkodzenia w harmonogramie prac remontowych. Tego rodzaju działania nazywa się planowymi remontami, a ich początkiem jest wystawienie zlecenia na wykonanie prac technicznych lub innego formalnego dokumentu. Zlecenia są zasadniczym narzędziem komunikowania się służby pięter z działem technicznym. W wielu hotelach mają one postać trzyczęściowego formularza i są dokumentami ścisłego zarachowania. Każda część jest drukowana w innym kolorze, ponieważ jest przeznaczona dla innego odbiorcy, np. jedna kopia jest wysyłana do dyrektora ds. eksploatacji obiektu, a dwie do działu technicznego – po jednej dla kierownika technicznego hotelu i wykonawcy. Osoba dokonująca naprawy uszkodzenia wpisuje do zlecenia liczbę przepracowanych godzin oraz rodzaj wykorzystanych części zamiennych i materiałów, po czym zwraca swoją kopię dyrektorowi ds. eksploatacji obiektu. Jeśli kopia nie zostanie dostarczona w określonym terminie, służba pięter wystawia następne zlecenie, które jest dla działu technicznego rodzajem ponaglenia w sprawie informacji o stopniu zaawansowania pracy przy usuwaniu usterki.

Dokumentacja sprzętu

Dział techniczny gromadzi dokumenty techniczne dotyczące wszystkich urządzeń używanych przez służbę pięter, a zatem: dane techniczne, informacje producenta, informacje o kosztach, instrukcje obsługi, gwarancje i inne informacje. Oprócz tego prowadzi metryczki poszczególnych urządzeń, w których znajdują się informacje o przeglądach i naprawach. W wielu hotelach techniczne archiwum sprzętu jest skomputeryzowane, co znacznie ułatwia znalezienie potrzebnej informacji w razie konieczności wymiany urządzenia. Decyzje w sprawie zakupu nowych urządzeń podejmuje dyrektor ds. eksploatacji hotelu.

Inwentaryzacja

Wśród działań dyrektora ds. eksploatacji, składających się na proces zarządzania obiektem, najważniejsze jest planowanie. Pierwszym etapem planowania jest dokonanie inwentaryzacji, czyli sporządzenie spisu przedmiotów i pomieszczeń znajdujących się w poszczególnych sekcjach hotelu, obsługiwanych przez służbę pięter. Spisy stanowią podstawę do opracowania procedur utrzymania pomieszczeń w czystości, programów szkolenia oraz ustalenia zakresu nadzoru inspektorów sekcji. Spisy są na ogól długie i dosyć skomplikowane, ponieważ w jednym obiekcie znajdują się zazwyczaj pokoje o różnym standardzie. Niekiedy trzeba sporządzać odrębne spisy dla każdego pokoju.

Cykl obsługi gościa hotelowego

5/5 - (2 votes)

Transakcje dokonywane przez gości podczas pobytu w hotelu składają się na tzw. cykl obsługi gościa, który można podzielić na cztery fazy:

  • przed przyjazdem;
  • przyjazd;
  • pobyt;
  • wyjazd.

Przed przyjazdem

W tej fazie gość wybiera hotel, w którym chciałby się zatrzymać. Kryteria i czynniki wpływające na wybór mogą być bardzo różne, np. wcześniejszy pobyt w danym hotelu, reklama, rekomendacja znajomych, lokalizacja, łatwość zarezerwowania pokoju, zachęta ze strony osoby przyjmującej rezerwację, cena pokoju i oferta dodatkowych usług. Niemałe znaczenie ma również zachowanie, wiedza i profesjonalizm pracownika działu rezerwacji, które mogą zadecydować o tym, że po krótkiej rozmowie telefonicznej potencjalny gość zdecyduje się na pobyt w danym hotelu. Stosunek do gościa i jego wymagań w trakcie rezerwowania miejsca wpływa na wizerunek hotelu. Jeśli pracownik hotelu zaakceptuje warunki rezerwacji podane przez gościa, to pokój zostanie sprzedany. Sprawny system rezerwacji, polegający na stałym monitorowaniu stanu obłożenia hotelu i przewidywaniu wielkości przychodów, pozwala maksymalnie zwiększyć sprzedaż. Analiza danych dostarczanych przez dział rezerwacji pomoże kierownictwu hotelu określić prawidłowości dotyczące rezerwacji pokoi.

Przyjazd

W tej fazie obsługa gościa polega na zameldowaniu go i przydzieleniu pokoju. Po przekroczeniu progu hotelu gość staje się handlowym partnerem firmy, którą reprezentuje pracownik recepcji. Zadaniem recepcjonisty jest wyjaśnić gościowi zasady i warunki transakcji oraz wysłuchać życzeń i wymagań gościa. Zameldowanie gościa, bez względu na to, czy jest to tylko wstępna rejestracja, czy pełna procedura, jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania recepcji. W trakcie formalności meldunkowych recepcjonista uzyskuje bowiem niezwykle istotne informacje, takie jak sposób płatności, długość pobytu, specjalne życzenia co do rodzaju pokoju oraz informuje gościa o cenie. Recepcja musi zatem wiedzieć, czy służba pięter przygotowała pokój, ponieważ szybko przekazana informacja o liczbie wolnych i posprzątanych pokoi ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia sprzedaży.

Kolejną niezwykle istotną sprawą jest sposób płatności za pobyt. Procedura meldowania gościa odgrywa tutaj istotną rolę, ponieważ jest okazją do zgromadzenia wszystkich niezbędnych informacji. Pracownik recepcji powinien podjąć odpowiednie kroki, aby zabezpieczyć płatność bez względu na jej formę (gotówka, czek, karta kredytowa, voucher lub inna).

Pobyt

W tej fazie cyklu obsługi reprezentantem hotelu w relacjach z gościem jest nadal dział recepcji, który odgrywa rolę koordynatora świadczonych usług. Pracownik recepcji powinien przekazywać gościowi informacje oraz zapewnić dostarczenie zamówionych przez niego sprzętów, produktów i usług. Najważniejszym celem jest zaspokojenie potrzeb gościa w taki sposób, aby w przyszłości zatrzymywał się w danym hotelu. Inną ważną sprawą w fazie pobytu jest zapewnienie gościowi bezpieczeństwa. Należy podkreślić, że właśnie w tej fazie gość dokonuje wielu transakcji, które zwiększają przychód hotelu. Większość z nich jest księgowana według stosownych procedur działu recepcji. Największą kwotowo pozycją na rachunku gościa jest zwykle opłata za pokój. Jeśli w fazie przyjazdu gość przedstawił wiarygodne dowody wypłacalności, można dopisywać wydatki gościa do rachunku bez pobierania należności. W wielu hotelach gości obowiązuje określony limit kredytu, w związku z czym pracownik recepcji powinien na bieżąco sprawdzać stany kont. Procedura nocnego audytu służy m.in. weryfikacji dokładności działu recepcji w prowadzeniu stosownej dokumentacji. Chociaż komputerowe programy rachunkowe pozwalają na sprawdzenie dokumentów rachunkowych w ciągu dnia, w większości hoteli tradycyjnie robi się to w nocy. Bez względu na to, jak i kiedy oblicza się należności gości, obciążanie rachunków opłatą za pokój jest rutynową czynnością działu recepcji.

Wyjazd

Wyjazd jest ostatnią fazą cyklu obsługi gościa. W tej fazie wykonuje się ostatnie czynności obsługi oraz dokonuje rozliczenia gościa. Przedostatnią usługą, jaką świadczy hotel, jest wymeldowanie gościa i założenie lub uzupełnienie karty klienta, zawierającej informacje o gościu, jego pobytach w hotelu itd., ostatnią zaś – wystawienie rachunku i przyjęcie zapłaty za pobyt. Po wymeldowaniu gościa pracownik recepcji powinien uaktualnić status pokoju i powiadomić służbę pięter o zmianie. Procedurę wymeldowania należy wykorzystać do ustalenia, czy gość był zadowolony z obsługi, a także zaproszenia go do ponownego przyjazdu.

Im więcej informacji o gościach zgromadzi hotel, tym lepiej będzie mógł przewidywać i zaspokajać ich potrzeby, i tym skuteczniejsza będzie strategia marketingu w odniesieniu do wielkości przychodów oraz ogólnej rentowności. Przy sporządzaniu kart klientów hotele często posługują się starymi kartami meldunkowymi. Odpowiednia baza danych pozwala lepiej zrozumieć potrzeby klientów i jest podstawą do opracowania strategii marketingu.