Jak już wspomniałem w poprzednich rozdziałach utworzenie spółki z o.o. przebiega w kilku etapach. Spółka z o.o. powstaje w wyniku aktu zawiązania, którym zasadniczo jest umowa.
Akty zawiązania wyodrębnia się spośród umów gospodarczych w oparciu o kryterium przedmiotu lub rodzaju działalności, w ramach których dochodzą do skutku. Aktem zawiązania jest akt woli założycieli dotyczący utworzenia spółki, określenia jej struktury i zasad funkcjonowania.Tego typu umowy są podstawą powstania spółki, regulują stosunki między wspólnikami oraz stosunki na zewnątrz spółki w granicach obowiązujących przepisów.
Zawierając umowę, wspólnicy są między sobą zobowiązani do zawarcia i utrzymania więzi spółkowej, gdyż cechą umowy spółki z o.o. jest wspólnota celu, a wierzycielem tego zobowiązania jest spółka, a nie poszczególni uczestnicy .Środkiem do osiągnięcia celu spółki są wkłady.
W przypadku umowy założycielskiej istnieje możliwość wykluczenia uwzględnienia wad oświadczeń woli powstałych przy zawarciu umowy spółki, co jest skutkiem rejestracji.
Przy zawarciu umów założycielskich obowiązuje zamknięty katalog form prawnych, w którym można założyć spółki. Do umów tego typu odnoszą się przepisy ogólne kodeksu cywilnego o czynnościach prawnych oraz szczegółowe przepisy kodeksu spółek handlowych. Mają tu także zastosowanie ograniczenia swobody kontraktowej natury zawarte w kodeksie cywilnym i szczegółowe w odniesieniu do spółek wynikające z kodeksu spółek handlowych.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest podstawowym dokumentem, który reguluje zasady funkcjonowania tej formy działalności gospodarczej. Spółka z o.o. jest jednym z najpopularniejszych typów spółek prawa handlowego w Polsce, której charakterystyka prawna opiera się na przepisach zawartych w Kodeksie spółek handlowych.
Przede wszystkim, umowa spółki z o.o. jest aktem założycielskim spółki, który musi zostać zawarty w formie aktu notarialnego (chyba że spółka zostaje założona przez jedną osobę, co jest dopuszczalne w Polsce). Umowa ta określa wszystkie podstawowe zasady dotyczące działalności spółki, a także prawa i obowiązki jej wspólników, co czyni ją kluczowym dokumentem w procesie jej funkcjonowania. Zawiera informacje dotyczące takich kwestii jak:
- firma spółki, czyli jej nazwa, pod którą działać będzie w obrocie prawnym,
- siedziba spółki, która wskazuje miejsce, gdzie będzie prowadzone jej główne biuro,
- przedmiot działalności spółki, czyli rodzaj działalności gospodarczej, jaką spółka zamierza prowadzić,
- wysokość kapitału zakładowego, który jest minimalną kwotą wkładów wniesionych przez wspólników, i nie może być niższy niż 5 000 zł,
- liczba i wysokość udziałów poszczególnych wspólników oraz sposób podziału zysków i strat,
- zasady reprezentacji spółki oraz sposób powoływania i odwoływania członków zarządu,
- czas trwania spółki, jeśli jest określony (w przypadku spółki na czas określony),
- procedura rozwiązywania sporów, jeżeli taka została przewidziana.
Umowa spółki z o.o. musi być zgodna z przepisami Kodeksu spółek handlowych, który określa, jakie elementy umowa musi zawierać oraz jakie są zasady jej zmian. Zgodnie z prawem, zmiana umowy spółki może nastąpić tylko na podstawie uchwały wspólników, przy spełnieniu odpowiednich warunków, takich jak wymagana większość głosów.
Kolejną istotną kwestią jest odpowiedzialność wspólników w spółce z o.o. Zgodnie z zasadą ograniczonej odpowiedzialności, wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wniesionych wkładów. Oznacza to, że ich osobisty majątek nie jest zagrożony w przypadku, gdy spółka nie jest w stanie spłacić swoich długów.
Warto również podkreślić, że w spółce z o.o. nie ma obowiązku posiadania organu nadzoru, jak ma to miejsce w przypadku spółek akcyjnych, co upraszcza jej strukturę organizacyjną. Zarząd, składający się z jednej lub większej liczby osób, odpowiada za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie na zewnątrz. Wspólnicy mogą kontrolować działania zarządu, ale nie muszą angażować się bezpośrednio w codzienne funkcjonowanie spółki.
Przechodzenie udziałów w spółce jest również istotnym elementem umowy. Zbycie udziału wymaga zazwyczaj zgody pozostałych wspólników, chyba że umowa stanowi inaczej. W przypadku zbycia udziału, nowy wspólnik staje się stroną umowy spółki, a jego prawa i obowiązki są związane z zapisami tej umowy.
Umowa spółki z o.o. ma kluczowe znaczenie nie tylko w kontekście założenia samej spółki, ale także w zapewnieniu jej stabilności i odpowiedniego funkcjonowania w przyszłości. Może stanowić ona podstawę do ewentualnych zmian, dostosowując spółkę do zmieniających się warunków rynkowych czy potrzeb wspólników, a także stanowić fundament dla rozwiązywania ewentualnych sporów wewnętrznych.